Documentao Escolar

Elaborado: Sueli Mara Scarin Barzon,

Heloisa Cristina de Silva Manano e Maria
Regina Cardoso
Ref. Bibliogrfica:
Secretaria de Estado da Educao, Vida
Escolar- Padronizao de Documentos
Escolares, SEESP-2013.
Para iniciar...
Ao mexer com documentos escolares, estou lidando
com vidas humanas!
Com seres que sonham e aspiram...
Que lutam, que brigam, que choram e que correm em
busca de uma vida melhor!
Minhas mos podem construir!
Minhas mos podem edificar!
To importante so os papis que passam pelas minhas
mos e s vezes fico a
pensar:
_ O que ser da vida desse amanh?
_ Ser que ter um futuro melhor?
_ Ser que para ele, surgir um novo sol?
Esse papel parece coisa to fria.
_ Ser que a vida deles fria e vazia? E a minha?
_ No! A minha vida cheia de amor!
Eu sonho, eu choro, eu luto, eu brigo, eu corro, eu
canto...!
O papel que parecia frio tocando em minhas mos ficou
quente e colorido
com cores dos sonhos dos Joss e das Marias que
trabalham durante o dia e que a noite estudam.
Que correria!
Sinto vivo o papel deles em minhas mos, prometo a
vocs Joss e Marias, que
suas vidas no sero vazias!
E com maior cuidado e ateno carimbo e assino os
papis, porm, eles nunca
sabero que seus destinos estiveram em minhas mos.
(Autor desconhecido
SUPERVISO DE ENSINO
Na estrutura organizacional da
Secretaria de Estado da Educao de
So Paulo (SESP), o Supervisor de
Ensino o agente fundamental para
o desenvolvimento das polticas
educacionais e auxilia na promoo
da qualidade de ensino e no
cumprimento da legalidade dos atos
escolares.
 Atribuies Gerais
Parceiro da equipe escolar, compartilhando
responsabilidades, na consolidao das propostas
pedaggicas das escolas da rede pblica, na
implementao de aes integradas voltadas para a
gesto da escola visando a melhoria dos resultados
da aprendizagem;
Assessor da equipe escolar na verificao de
documentao: informar s autoridades superiores,
por meio de termos de acompanhamento registrados
nas escolas e outros relatrios, as condies de
funcionamento pedaggico, administrativo, fsico,
material, bem como as demandas das escolas,
sugerindo medidas para superao das fragilidades,
quando houver.
Atribuies Especficas
da rea de Atuao do
Supervisor de Ensino
 No Sistema Estadual de
Educao
Assessorar, acompanhar, orientar, avaliar e
controlar os processos educacionais
implementados nas diferentes instncias do
Sistema de Ensino:
propondo alternativas para superao dos
aspectos a serem aperfeioados e/ou
revistos;
orientando os estabelecimentos de ensino
quanto ao cumprimento das normas legais
estabelecidas e das determinaes
emanadas das autoridades superiores;
Nas Unidades Escolares da Rede
Pblica Estadual
Assessorar as equipes escolares na
interpretao e cumprimento dos textos legais
e na verificao de documentao escolar;
Informar ao Dirigente Regional de Ensino, por
meio de termos de acompanhamento
registrados nas unidades escolares e
relatrios, as condies de funcionamento
pedaggico administrativo, fsico, material,
bem como as demandas das escolas,
sugerindo medidas para a superao das
fragilidades, quando houver.
 Em relao ao histrico escolar
Caber ao Supervisor de Ensino nas escolas
de sua responsabilidade:

a) inserir no Cadastro de Escola os dados oficiais de

autorizao e funcionamento da Unidade Escolar e
respectivos cursos;

b) atendido o estabelecido na alnea anterior inserir,

no caso de Unidades Escolares credenciadas pelo
Conselho Estadual de Educao para revalidao dos
diplomas e certificados de concluso de habilitaes
profissionais de nvel mdio, expedidos por
instituies estrangeiras, o ato oficial que
fundamenta a referida revalidao - Resoluo CFE 4,
de 7 de julho de 1980;
 Em relao ao histrico escolar
Caber ao Supervisor de Ensino nas escolas
de sua responsabilidade:
c) conferir esses dados quando cadastrados
anteriormente, retificando-os quando for o caso
e/ ou efetuando a insero de novos dados;
d) validar os dados disponibilizados e
confirmados pelo Diretor, vista do
cumprimento do previsto no Regimento e no
Plano Escolar, referentes ao ano/semestre
letivos de concluso dos alunos. - Portaria
Conjunta COGSP/CEI/CENP de 28/06/2002.
(GDAE)
 LDBEN 9394/96
Art. 12. Os estabelecimentos de ensino, respeitadas as normas
comuns e as do seu sistema de ensino, tero a incumbncia de:
II - administrar seu pessoal e seus recursos materiais e
financeiros;
VII - informar pai e me, conviventes ou no com seus filhos, e, se
for o caso, os responsveis legais, sobre a frequncia e
rendimento dos alunos, bem como sobre a execuo da proposta
pedaggica da escola;
(Redao dada pela Lei n 12.013, de 2009)
VIII notificar ao Conselho Tutelar do Municpio, ao juiz
competente da Comarca e ao respectivo representante do
Ministrio Pblico a relao dos alunos que apresentem
quantidade de faltas acima de cinquenta por cento do percentual
permitido em lei.(Includo pela Lei n 10.287, de 2001)
 DIRETOR DE ESCOLA
Na estrutura organizacional
da Secretaria, o Diretor de
Escola o profissional que se
ocupa da direo,
administrao, superviso e
coordenao da educao na
escola. Sua principal funo
gerenciar todo processo
educativo da escola.
 DIRETOR DE ESCOLA
Atribuies Gerais
Compete ao Diretor, em sua esfera de competncia, deve
garantir a concretizao da funo social da escola, liderando
o processo de construo de identidade de sua instituio, por
meio de uma eficiente gesto, nas seguintes dimenses:
de resultados educacionais do ensino e da aprendizagem;
participativa;
pedaggica;
dos recursos humanos;
dos recursos fsicos e financeiros.
Na rea de Gesto de Servios e Recursos
Promover a organizao da documentao e dos registros
escolares
 SECRETARIA DA ESCOLA
Estrutura de Recursos

Composta por: Gerente de

Organizao Escolar, Secretrio
de Escola, Agente de Organizao
Escolar, Oficial Administrativo e
Agente Administrativo; com suas
atribuies definidas nos termos
da Lei Complementar n
1.144/2011, Decreto n
57.462/2011 e Resoluo SE
 ATRIBUIES
Gerente de Organizao Escolar exerce a
gesto das atividades de responsabilidade
da Secretaria da Escola, responsabilizando-
se pelo acompanhamento e controle de sua
execuo, com vistas ao pleno
desenvolvimento dos trabalhos, a fim de
garantir o cumprimento das atividades e o
atendimento s necessidades da escola.
O Secretrio de Escola exerce atividades
relacionadas s aes da secretaria escolar,
que lhe forem determinadas pelo Gerente de
Organizao Escolar ou pelo Diretor de
Escola.
 ATRIBUIES
Agente de Organizao Escolar,
Oficial Administrativo e Agente
Administrativo:
Cabe desenvolver atividades no mbito
da organizao escolar, relacionadas com
a execuo de aes envolvendo a
secretaria escolar e o atendimento a
alunos e comunidade, de acordo com as
necessidades da escola, a saber:
 ATRIBUIES
I organizar e manter atualizados os pronturios
dos alunos, procedendo ao registro e
escriturao relativos vida escolar,
especialmente no que se refere matrcula,
frequncia e histrico escolar;
II providenciar a elaborao de diplomas,
certificados de concluso de srie e de cursos,
de aprovao em disciplinas e outros
documentos relativos vida escolar dos alunos;
III expedir comunicados equipe escolar sobre
a movimentao escolar dos alunos;
 ATRIBUIES
IV inserir, manter e atualizar dados dos alunos nos Sistemas
Informatizados Corporativos da Secretaria de Estado da Educao, tais
como:
efetivao de matrcula e manuteno da ficha cadastral dos alunos,
de acordo com a documentao civil, e atualizao do endereo
completo;
lanamento de todas as informaes referentes participao em
programas de distribuio de renda, transporte escolar e, quando for o
caso, de caracterizao de necessidade educacional especial;
lanamento da movimentao escolar, tais como transferncias,
ausncias, abandono e outros;
lanamento de notas e frequncia dos alunos, por componente
curricular, no Sistema de Avaliao e Frequncia;
registro do Rendimento Escolar Individualizado;
preparao da documentao e dados para consultas e publicao de
registro de concluintes de curso no sistema GDAE, Mdulo Concluintes ;
 ATRIBUIES
V organizar e manter atualizado o protocolo,
arquivo escolar, acervo de leis, decretos,
regulamentos, resolues, portarias e
comunicados de interesse da escola,
responsabilizando-se pela guarda de
documentos;
VI acompanhar as publicaes Oficial do
Estado;
VII responder, perante o superior
imediato, pela regularidade e autenticidade
dos registros da vida escolar dos alunos;
 ATRIBUIES
VIII cumprir normas legais, regulamentos,
decises e prazos estabelecidos para a
execuo dos trabalhos de sua
responsabilidade;
IX receber, registrar, preparar, distribuir e
instruir expedientes e ofcios, dando-lhes o
devido encaminhamento;
X atender aos servidores da escola e aos
alunos, prestando-lhes esclarecimentos sobre
escriturao e legislao, consultando o
superior imediato quando necessrio.
 PARTE II

ORIENTAES BSICAS
PROCEDIMENTOS DE
ESCRITURAO ESCOLAR
O QUE A ESCRITURAO
ESCOLAR
o registro sistemtico de todos os
fatos relativos instituio de ensino
Para que?
tem por finalidade assegurar, a
qualquer tempo, a regularidade e
autenticidade da vida escolar do
aluno e do funcionamento da
instituio.
 SECRETARIA DA ESCOLA
o setor responsvel pela
escriturao escolar, a quem cabe
registrar as ocorrncias de acordo
com a ordem e sequncia dos
acontecimentos, para que sirvam de
documentos comprobatrios da
trajetria escolar dos alunos, bem
como da vida funcional dos
servidores que nela atuam e da
prpria instituio.
VDEO: Atentos ao
Percurso
 VIDA ESCOLAR DO
ALUNO
inicia-se a partir da
matrcula.
O registro o
acompanhar por todo
seu percurso escolar.
 MATRCULA
A matrcula pode ser efetuada por:
a. ingresso: no 1 ano do Ensino
Fundamental, com base apenas na
idade;
b. classificao: baseada na
idade/srie/ano e competncia; e
c. reclassificao: a partir do 2 ano
do Ensino Fundamental;
 ETAPAS PRINCIPAIS
A matrcula envolve duas
etapas:
1. a entrega de documentao e
2.o registro no Sistema de
Cadastro de Alunos.
 QUEM REQUER A
MATRICULA?

A matrcula ser
requerida pelo aluno e/ou
por seu responsvel legal.
 DOCUMENTAO
A matricula efetivar mediante a entrega da
DOCUMENTAO abaixo elencada, que dever ser
arquivada em pronturio prprio:
1. Cpia da Certido de Nascimento ou
Casamento, conforme o caso;
2. Cpia do RG do aluno, caso o possua; se no
possuir orientar para providenciar.
3. Cpia de comprovante de endereo ou
declarao;
4. Aluno de 9 ano Cpia do CPF;
5. No caso de transferncia, Declarao de
Transferncia ou Histrico Escolar
 OBSERVAO:
Ainda que o aluno no possua a
documentao citada, a escola no
dever negar o acesso educao.
Sendo o aluno menor de idade e no
possuir a certido de nascimento,
encaminhar os responsveis legais
ao Conselho Tutelar para as
providncias cabveis.
De posse da documentao
do aluno, providenciar:
a) Consulta ao RA (registro de aluno)
no Sistema de Cadastro de Alunos -
conferir e atualizar os dados; Obs:
caso no possua RA, inserir os dados
pessoais do aluno para ger-lo.
b) Efetivar a matrcula no sistema de
cadastro de alunos e
c) Dar cincia, do Regimento Escolar,
ao Aluno e/ou Responsvel Legal.
 CLASSIFICAO

Classificar significa matricular o(a)

aluno(a) no(a) (ano/srie/termo)
adequado(a) a seu nvel de
competncia, respeitada a correlao
idade/srie.
Para quem adotar classificao:

para alunos no Ensino Fundamental e Mdio,

1. da prpria UE (promoo, reteno,
promoo parcial ou reteno parcial);
2. recebidos por transferncia de outras UEs
do pas ou do exterior;
3. que no comprovem escolaridade anterior,
mediante avaliao de competncia;
4. resultantes de processo de
reclassificao, observado o critrio de
idade e competncia
 Fundamento Legal
Lei federal 9.394/96 - Art 24 LDB.
Del CEE 10/1997 e Indicao n 9/97 Fixa
normas para elaborao do Regimento dos
estabelecimentos de Ensino fundamental e
mdio.
Parecer CEE n 67/98 - CEF/CEM - Aprovado
em 18.3.98 - Normas Regimentais Bsicas
para as Escolas Estaduais artigos 73 e 75.
Parecer CEE 500/98 autorizao para
matricula no Ensino Mdio sem ter concludo
o Ensino Fundamental.
 Condio:

Ter sido aprovado ou

reprovado na srie/ano
anterior ou no possuir
documentao escolar
 Cuidados Necessrios:
As avaliaes referentes s disciplinas da base
nacional comum do currculo,
Manter o Cadastro de Alunos devidamente
atualizado.
Anexar cpia da redao e dos instrumentos de
avaliao no pronturio do aluno.
No caso de aluno que no conste escolaridade
anterior ou alunos promovidos em regime da
Progresso Continuada, necessariamente dever
constar o procedimento no campo de observao
do Histrico Escolar.
Ateno a alunos de 9 ano.
 Histrico Escolar
Eu atravesso as coisas e no meio da travessia
no vejo!
s estava era entretido na idia dos lugares de
sada e de chegada.
Assaz o senhor sabe: a gente quer passar um rio a
nado, e passa; mas vai dar na outra banda num
ponto mais embaixo,
bem diverso do que em primeiro se pensou (...) o
real no est na sada nem na chegada:
ele se dispe para a gente no meio da travessia...
(Joo Guimares Rosa, 1986: 26-52).
 Histrico Escolar
Sugesto:
Prazo para a expedio Resoluo SE N 76/2009,
art 4 inciso IV:
data em que estar disponvel a documentao escolar a
ser entregue na escola de destino (prazo mximo de 15
dias)
TER NA SECRETARIA DA ESCOLA UMA PASTA COM:
1- Todas os matrizes curriculares homologada e em
vigncia, e as demais manter anexa ao plano de gesto
da U.E;
2-Calendrio homologado;
3-Outros;
4- Manter um arquivo virtual e cpia em mdia de todos
os histricos e atualizar ano a ano.