Pengurusan Fail Panitia

Oleh:
En. Ahmad b. Md Isa
STAR 2012
 Fail = Dokumen

Dokumen ialah sesuatu catatan bertulis

mengenai sesuatu perkara & bernilai dalam
sesuatu masa atau ketika
Bahan rujukan dari masa ke masa
Penanggungjawaban responsibility
Nilai perundangan
Nilai arkib
 Ciri-ciri Sistem Fail

Bersistematik
Mudah dirujuk
Mudah diperolehi
Selamat
 Jenis Dan Pengelasan Fail

i) Fail Rahsia - Warna merah

ii) Fail Sulit - Warna Hijau
iii) Fail Peribadi
a) Bahagian Pegawai Executive Keatas - Warna
Merah Jambu
b) Bahagian Kumpulan Biasa - Warna Kuning
iv) Fail Am (terhad) - Warna putih
v) Sampul Kecil - Warna putih
 Kod Fail
Sistem Mengenal Kod Fail
Sistem ini hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai perkara
berikut ;-
i) Nama Kod Pendek Organisasi
ii) Nama Kod Pendek Jabatan/Seksyen jika ada
iii) Tajuk Indek Perkara Utama.
iv) Perjenisan Perkara kedua.
v) Pecahan Perjenisan Perkara ketiga @ seterusnya

Contoh XXX/2.04/i -1
XXX = Nama Kod Organisasi
/2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat
04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik
i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama
1 = Jilid Fail = Jilid Satu
Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik Mesyurat Utama
 Sistem Pengurusan Fail Panitia
1.Fail Pengurusan Am Panitia
2.Fail Mesyuarat Panitia
3. Fail Maklumat Ahli Panitia
4. Fail Surat Menyurat Panitia
5. Fail Dokumentasi Panitia
6. Fail Penilaian & Peperiksaan Panitia
7. Fail Bank Soalan
8. Fail Penyeliaan dan Pencerapan Guru
9. Fail Penyemakan Buku Latihan/Nota
10. Fail Ko-Akademik Bahasa
Jemaah Nazir
 FAIL 1:PENGURUSAN AM

Buku Pengurusan Panitia

Visi, Misi dan Matlamat

Struktur dan Carta Organisasi

Takwim & Carta Gantt Tahunan

Manual Prosedur Kerja & Fail Meja

 FAIL 2:MESYUARAT PANITIA

1.Takwim Mesyuarat Panitia

2.Surat Panggilan Mesyuarat
3.Borang Kehadiran Ahli Mesyuarat
4.Buku Catatan Minit
5.Laporan Minit Mesyuarat
 FAIL 3:MAKLUMAT AHLI PANITIA

1.Senarai nama ahli panitia

2.Biodata Ahli panitia:- butiran peribadi-
kelulusan- pengalaman mengajar -
kursus/latihan dihadiri (3 tahun)- tugas-
tugas khas (KPM/JPN/PPD/Sek)-
pencapaian kendiri
3.Agihan guru mengikut Tingkatan
4.Jadual Waktu Peribadi Guru
 FAIL 4:SURAT MENYURAT

1.Surat Masuk (Sek/PPD/JPN/KPM)

2.Surat Keluar (Sek/PPD/JPN/KPM)
 FAIL 5:DOKUMENTASI PANITIA

1.Pengurusan Strategik (5 tahun)

2.Senarai Buku Rujukan/Teks
3.Surat-surat Pekeliling Ikhtisas ( berkaitan kurikulum &
panitia sahaja )
4.Senarai program khas/inovasi guru/kajian tindakan
5.Borang-borang pengurusan (cth: minit curai)
6.Laporan program/aktiviti panitia/kecemerlangan
7.Sukatan Pelajaran/HSP/Rancangan
Mengajar Tahunan/Harian (contoh)
 FAIL 6:PENILAIAN & PEPERIKSAAN

1.Pengurusan Headcount (HC1-HC6)

2.Post Mortem (PM1-PM2)
3.Jadual Spesifikasi Soalan Ujian (JSU)
4.Laporan Analisa Peperiksaan dalaman &
awam
 FAIL 7:BANK SOALAN

1.Koleksi Soalan Peperiksaan Dalaman

2.Koleksi Soalan Peperiksaan Awam
3.Koleksi Soalan Peperiksaan sekolah luar
 Fail 7 :Penyeliaan dan Pencerapan Guru

Fail 8: Penyemakan Buku Latihan/Nota

Fail 9: Ko-Akademik Bahasa

 FAIL 10 :Pengurusan Headcount Panitia

Headcount (HC 1 HC 6)
Post- Mortem (PM1 & PM2 )
 Sistem Pengurusan Fail Panitia -
STAR
1. Fail Mesyuarat Panitia
2. Fail Surat Menyurat Panitia
3. Fail Maklumat Ahli Panitia
4. Fail Dokumentasi Panitia
5. Fail Bank Soalan
6. Fail Analisis Peperiksaan Panitia (PM 1 PM3)
7. Fail Pengurusan Headcount
8. Kerja Kursus Panitia yang berkenaan sahaja
+++++ Tambahan :
9. Fail MBMMBI
10.Fail PLBS / ULBS/ PBS
 ISU

Fail tidak dikemaskini

Fail tidak terdapat di tempatnya
Maklumat dalam fail tidak lengkap
Pengurusan fail yang tidak teratur berada di
merata tempat
Fail hanya akan dibuka bila ada pemantauan
???
 Cerita Duit Syiling 1 sen
Setiap kita boleh diumpamakan seperti syiling 1 SEN.
Bawalah ke mana-mana, apa pun tidak dapat dibeli.
Tetapi, kalau 1 SEN itu adalah syiling yang ke 100, ia
dapat mengubah 99 Sen yang lain
menjadi menjadi RM 1

Sendirian tidak penting, berkumpulan atau

berpasukan mampu mengubah segala.
Kita mempunyai pilihan sama ada menjadi:

1 sen sekeping @ 1 sen pelengkap?

 PENUTUP

PENGURUSAN REKOD
YANG BERKESAN
AKAN DIIKTIRAFKAN
KERJA-KERJA KITA
SEPANJANG
PERKHIDMATAN

TERIMA KASIH