ENDANG ADRIYANI, DRA, APT.

MARS
 PERENCANAAN

PEMUSNAHAN ANGGARAN

PENGENDALIAN

DISTRIBUSI PENGADAAN

PENYIMPANAN
 FUNGSI PERENCANAAN

Pola Perencanaan

1. Jangka Panjang
2. Jangka Menengah
3. Jangka Pendek
 SESUAI DENGAN TUJUAN MANAJEMEN LOGISTIK HARUS
DAPAT MENJAWAB PERTANYAAN SBB :
1. APA YANG DIBUTUHKAN
2. DIMANA DIBUTUHKAN
3. KAPAN DIBUTUHKAN
4. JUMLAH YANG DIBUTUHKAN
5. BIAYA/ANGGARAN YANG HARUS DISIAPKAN
6. SIAPA YANG MENGURUS BARANG TERSEBUT, YANG
MENGGUNAKAN, YANG BERTANGGUNGJAWAB
7. MENGAPA DIPERLUKAN BARANG TERSEBUT
8. BAGAIMANA CARA PENGADAANNYA
1. DAFTAR BARANG
2. DATA KEBUTUHAN SELURUH UNIT
PENGGUNA
3. DATA PERSEDIAAN DI GUDANG
4. DATA LAPORAN PEMAKAIAN
5. POLA PENYAKIT
6. KEBIJAKAN
7. ANGGARAN
A. Major Option of quantification
- comsumption method
- morbidity method
- adjusted consumption method
- service-level projection of budget requirement

B. Relative predictive of quantification methods

Method Uses Essential Data Limitations
Consumption First choice for -Reliable inventory -Must have
procurement forecasts record accurate
given reliable data most -Record of Supplier consumption
reliable predictor of -lead time data
future comsumption -Projected (drug) -Can perpetuate
cost irrational use

Morbidity Estimating need in new - Data on population -Morbidity data

programs or disaster and patient not available for
assistance attendances all diseases
Comparing use with - Actual or projected -Standard
theoretical needs incidence of health treatments may
Developing and problems not really be
justifying budgets - Standards used
treatments (ideal,
actual)
- Projected (drugs)
cost
 PERENCANAAN DAPAT DILAKUKAN
DENGAN :
1.Consumption Metode
2. Morbidity metode
3. Consumption & Morbidity (Combine)
MASALAH YG SERING DIJUMPAI DLM
PERENCANAAN :
MUTU DATA
STAF YANG KURANG MEMENUHI SYARAT
PEMILIHAN JENIS (OBAT) KURANG TEPAT UTK BEBAN
PENY. YG DIHADAPI
TERLALU BANYAK/SEDIKIT
MEMASUKKAN OBAT2 YG KURANG DIPERLUKAN
MEMILIH SEDIAAN YG MAHAL PADAHAL BENTUK
SEDIAAN MURAH TERSEDIA.
KELEMAHAN METODE KONSUMSI :
1. KEBIASAAN PENGOBATAN TDK RASIONAL SEOLAH-OLAH
DITOLELIR
2. DATA TDK AKURAT
KEUNTUNGAN METODE KONSUMSI :
1. MUDAH
2. TDK MEMERLUKAN DATA EPIDEMIOLOGI& STAND.
PENGOBATAN
KELEMAHAN METODE MORBIDITAS :
1. SERINGKALI STAND. PENGOBATAN BELUM TERSEDIA
2. DATA MORBIDITAS TDK ADA.

KEUNTUNGAN METODE MORBIDITAS :

1. PERKIRAAN KEBUTUHAN MENDEKATI REALISASI
2. ADA STANDAR TERAPI/PENGOBATAN
 Perencanaan kebutuhan logistik tersebar
dalam perencanaan kegiatan / mata
anggaran

Usulan kebutuhan dari setiap satuan kerja

Mencakup setiap jenis bahan logistik

Perhitungan kebutuhan berdasarkan

Rencana Kegiatan Operasional
Pemakaian tahun lalu
Persediaan gudang
Lanjutan

Penetapan jenis, jumlah dan

spesifikasi berdasarkan kebijakan
(Direksi, Ka. Dinas,..)
Disusun menurut time frame (setahun,
semester, triwulan, bulanan)
 BIAYA MODAL NAIK
BEBAN BUNGA NAIK
INVESTASI TERLALU
BIAYA PEMELIHARAAN NAIK
BESAR
BIAYA PENYIMPANAN NAIK
KEMUNGKINAN RUGI,RUSAK, EXPIRE

KEGIATAN RS TIDAK OPTIMAL

PENDAPATAN TURUN
INVESTASI TERLALU
RS : MORTALITAS & MORBIDITAS DI-
KECIL
RS NAIK
Standar Baku Kebutuhan Bahan Logistik

Ditetapkan oleh Kepala/ Direktur

Direview secara berkala

1. Besarnya alokasi untuk pengadaan bahan
logistik
2. Sumber anggaran untuk pengadaan bahan
logistik
3. Alokasi Kebutuhan Darurat
4. Metode Pengadaan
 PENGANGGARAN
1) Dibuat menurut pola baku / kebijakan
yang mengatur mekanisme penyusunan
anggaran
2) Harga satuan yang digunakan ,
(bersumber dari Instansi lain/ Daftar
Harga dari pemasok (harus cross check)
3) Alokasi anggaran untuk setiap jenis /
kelompok jenis, bahan logistik
Lanjutan4)
Lanjutan

4) Penetapan sumber anggaran yang akan

dipakai untuk pengadaan setiap jenis per
kelompok jenis bahan logistik
5) Antisipasi terjadinya lonjakan harga
6) Alokasi Anggaran untuk proses pengadaan,
penyimpanan dan pendistribusian.
7) Alokasi Anggaran untuk Penghapusan
 Hitung dulu rencana pengeluaran /
kebutuhan anggaran, baru mencari sumber2
pendapatan untuk membiayai pengeluaran

Meningkatkan penerimaan :
Upaya meningkatkan subsidi Pemerintah, Bantuan Luar
Negeri, Grant dll (RS Pemerintah)
Meningkatkan Pendapatan Fungsional dan Non
Fungsional Rumah Sakit
I. Meningkatkan Pendapatan Fungsional, dg cara
Meningkatkan jumlah pengunjung dengan :
- MENINGKATKAN MUTU JASA (Produk)
- MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN (Transaksi,
delivery of product, )
- PEMASARAN
2.Meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya
3.Menyesuaikan (naik dan turun) tarif, sesuai strategi
bersaing.
 PENGADAAN
Sesuai dengan ketentuan dan kebijakan
pengadaan yang berlaku (Keppres/ Perpres
Perda, Peraturan Dinkes, Kebijakan intern RS)
Waktu pengadaan, berdasarkan pada :
1.Kriteria bahan (Vital, Esensial, Non esensial)
2. Penyerapan penggunaan (Fast and Slow
moving item)
EOQ, ROP, Lead Time, Buffer Stock
 Determine Reconcile Choose
quantities need and procurement
needed fund method
Review &
selection
Locate and
select
Collect suppliers
Consumption
Information
Spec ify
contract
term

Distribution Monitor
Make Review and
Order
payment check
status
 Procurement by generic name
Procurement limited to essential drug list or formulary list
procurement in bulk
Formal supplier qualification and monitoring
Competitive procurement
Sole-source commitment
Order quantities based on reliable estimate of actual need
Reliable payment and good financial management
Transparency and written procedure
Separation of key function
Product quality assurance program
Annual audit with published results
Regular reporting on procurement performance
(Management Drug Supply, 2000)
Open tender

Restricted tender

Direct procurement

Competitive negotiation
 Metode Tender Terbuka (Open Tender):
mendapat harga murah, membutuhkan waktu
lama dan monitoring ketat terhadap
kemampuan suplier
Metode Tender Terbatas (Restrichted Tender):
suplier didaftar & disetujui, harga sesuai
kehendak, beban kerja lebih ringan
Pengadaan negoisasi (Competitive Negotiation):
berguna untuk barang tertentu, suplier telah
dikenal & dapat didekati secara langsung
Pengadaan langsun(Direct Procurement)
berdasar harga eceran/ harga grosir, cepat,
mudah, paling mahal
Pembelian
Tender (sebaiknya yang SLOW MOVING)

Barang2 yang Vital dan Esensial yang sifatnya

FAST MOVING, dengan pengadaan langsung
PENGADAAN LOGISTIK
(PURCHASING)

BUYING (Pembelian
RENTAL (Penyewaan)
BORROWING (peminjaman)
GIFT (pemberian/ hibah)
EXCHANGE (penukaran)
PRODUCTING ( pembuatan)
REPAIRING (perbaikan)
KONSINYASI

Source :Donald Waters, 2003

an Inroduction to Supply Chain management

Man_Log1 26
 PEMBELIAN

ADA 3 HAL POKOK :

Badan Pelaksana Pembelian
Jenis dan bentuk pembelian
Metode dan cara pembelian

(Perpres 54/2010Perpres 70/2012

Tentang Pengadaan barang dan Jasa Pemerintah
1. Ketentuan Umum (Tatacara perencanaan & pengadaan)
2. Organisasi Pengadaan (tugas , fungsi & syarat KPA,PPK,ULP,Panitia
3. Rencana umum Pengadaan
4. Swakelola
5. Metode Pemilihan /Procurement (dokemen, kualifikasi, kontrak, Harga,Jaminan)
6. Penggunaan barang dalam negeri
7. Peran serta usaha kecil
8. Pengadaan secara e procurement

Man_Log1 27
JENIS DAN BENTUK PEMBELIAN

DILIHAT DARI :
1.Obyek yang akan dibeli
Pembelian jasa
Pengadaan jasa kontraktor
Pembelian barang
2.Asal Obyek
Pembelian dalam negeri
Pembelian luar negeri
3.Sumber Pembiayaan
Sumber pembiayaan dalam
negeri
Sumber pembiayaan luar
negeri

Man_Log1 28
Bagaimana harga tsb ditetapkan :

1. lelang : umum, tertutup, kuota suplier

2 dapat bandingkan antara harga distributor
dengan harga eceran
3. bandingkan harga yg diselenggarakan
program negara lain (negara tetangga)
Penghitungan volume pengadaan

1.Sesuaikan dengan RENCANA

2.Sesuaikan dengan evaluasi
kebutuhan riil saat ini
3.Perhatikan persediaan
4.Perhatikan kapasitas gudang
1.Standar Kualitas
spek. Standar & bukti kualitas yang
dapat diterima
2.Nomenclatur & pemberian label
semua produk diberi label mis : obat
dengan nama generik
3.Spesifikasi produk
nama yg pasti ,syarat khusus harus
dinyatakan dengan jelas ( Lanjutan..4
4.Tanggal pengiriman
saat menerima order, suplier setuju untuk
mengirimkan barang pada tanggal yg telah
ditentukan
5.Nama paten
Hak paten menjadi tanggung jawab suplier

6.Pengemasan

7.Tanggal kadaluarsa (bila ada)

1. Memperoleh harga paling murah
2. Mendapat sediaan dengan kualitas tinggi
3. Memastikan pengiriman tepat waktu dan dapat
dipercaya
4. Membagi beban kerja untuk efektifitas dan
efisiensi kerja
5. Mengoptimalkan inventory
 Personil yang terlatih
Prosedur yang ditata dengan baik
Sistem informasi yang berfungsi
Struktur organisasi yang sesuai
Dana
Fasilitas dan peralatan yang memadai
1) LEGAL ASPEC (SIUP, SITU,TDP, IJIN PBF/AK)
2) MANAGEMENT SYSTEM (ISO 9001, OHSAS 1001
(K3), SERTIFIKASI DLL)
3) CARACTERISTIC PRODUCT (DURABILITY,
STRENGTH,QUALITY, PACKING DLL)
4) CARACTERISTIC PROCESS (ACURACY, HIGHLY
ENVOLVED (canggih), AVAILABILITY (ketersediaan),
DLL)
5) COMUNICATION (RESPONSE, CONSIDERATE, JUST
IN TIME)
6) VALUE FOR MONEY (PRICE, COST OF QUALITY,
DISCOUNT, CREDIT PAYMENT)
7) SERVICING , dll
 KRITERIA SELEKSI REKANAN DIFORMULASIKAN
MENJADI SASARAN YG MEMPUNYAI BESARAN
KUANTITATIF DIBAGI ATAS 2 BAGIAN :
1. MUTLAK ADA & HARUS DIPENUHI (MUST)
Penilaiannya ya atau tidak

2. DAPAT DIPENUHI (DESIRABLE/WANT)

Penilaian berdasarkan tingkat kepentingan
masing2 kriteria seleksi (bobot)
 Menghitung point masing-masing vendor dan
faktor resikonya . Contoh :
1. Excellent (10
2. Very good (9)
3. Good (8)

4. Moderate (7) X BOBOT

5. Bad (6)
6. Very bad (5)
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SCORE
1. LEGAL ASPEK

a. SIUP
b. SITU
c. TDP
d. Ijin PBF/AK

2. MANAGEMENT
SYSTEM
a. ISO 9001
b. OHSHAS ( K3)
c. Sertificat
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SCORE

3. CHARACTERISTIC
PRODUCT
a. Durability
b. Strenght
c. Quality
d. Packing

skor :
4. CHARACTERISTIC
PROCESS
a. Accuracy
b. Canggih
c. Avaibility

skor :
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR
5. COMUNICATION

a. Respon
b. Considerate
c. Just In Time

skor :
6. VALUE FOR MONEY

a. Price
b. Cost Of Quality
c. Discount
d. Credit Payment

skor :
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR
7. SERVICE/ PELAYANAN

a. Rekor Partisipasi
b. Respon terhadap
permintaan
c. Waktu Pengiriman
d. Ketaatan
e. Ketepatan terhadap
dokumen
f. Pengepakan & labeling
g. Kebijakan Expire Date
h. Perkiraan Kenaikan
Harga

Skor :
KOMPONEN PENILAIAN BOBOT RATING SKOR
8. ................

Skor :

TOTAL NILAI
 Masing masing kriteria dinilai dengan
parameter sbb :
exelent (10)
very good (9)
good (8)
moderate (7)
bad (6)
very bad (5)
Setelah dinilai dikalikan bobot ( max =1 )
Setelah muncul skor, dibandingkan mana yang
nilainya lebih tinggi
 DISTRIBUSI
SIKLUS

PENGEN
PENGHA
PENERI
RENCA

DALIAN
P U SAN
PENGA

MAA N
D AAN
ANGG
LOG.

ARAN
NA
MANAJEMEN

PERENCA-
NAAN ? ? ? ? ? ? ?

PELAKSA-
NAAN ? ? ? ? ? ? ?

PENGEDALI ? ? ? ? ? ? ?
AN
Terima Kasih
 1
Merencanakan
Pengadaan
Menyusun Jadual
4 Pengadaan 7 Melaksanakan
Pengadaan

2 Menugaskan
Panitia 5 Menyusun
Owners
Estimate/HPS 8
Menyusun
Berkas kontrak

Menetapkan Menyusun Melaksanakan

3 Sistem
Pengadaan 6 Dokumen
Pengadaan
9 Kontrak

Designed by IkakGP 2003

PROSES PELELANGAN UMUM
Hari Kerja Ke-
No Uraian Kegiatan 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Pengumuman lelang 1 hari surat kabar dan
minimal 7 hari untuk di
internet

2 Pendaftaran dan 1 hari setelah

pengambilan dokumen pengumuman s/d 1 hari
sebelum batas akhir
pemasukan dokumen

3 Penjelasan (Aanwijzing) paling cepat 4 hr sejak

tanggal pengumuman

4 Pemasukan penawaran batas akhir pemasukan,

min 2 hari setelah
penjelasan

5 Pembukaan dokumen hari terakhir pemasukkan

penawaran dok. penawaran

6 Evaluasi dokumen maksimal 7 hari setelah

penawaran pembukaan
penawaran/pembukaan
penawaran harga (dua
sampul)

7 Penilaiaan dan pembuktian tidak diatur

kualifikasi
8 Usulan calon pemenang Paling lambat 7 hari
setelah pembukaan
penawaran harga

9 Penetapan pemenang tidak diatur

10 Pengumuman pemenang maks 2 hr setelah surat

penetapan

11 Masa sanggah maks 5 hr sejak

pengumuman

12 Penunjukan pemenang paling lambat 6 hr sejak

(SPPBJ) pengumuman

13 Penandatanganan kontrak paling lambat 14 hr sejak

SPPBJ
 Penyedia
Persyaratan kualifikasi
terpercaya
& mampu

Administrasi Persyaratan administrasi

terpenuhi

Teknis (jml,
mutu, waktu) Persyaratan teknis
sesuai
Harga
murah/ Penawaran Harga
sepadan Menguntungkan
GUGUR
 Standarisasi (spec)
Pengadaan bersama (panitia)
Framework kontrak (harga satuan)
Kontrak jangka panjang (tahun jamak)
Kontrak pengadaan bersama
 Peraturan Presiden Nomor 54/2010 (Pasal 90)
Pelaksanaan kontrak untuk Pengadaan Barang/Jasa dalam
Keadaan tertentu

Dalam keadaan tertentu, Penunjukkan Langsung untuk

pekerjaan Penanggulangan Bencana Alam, dilaksanakan sebagi
berikut :
1. PPK menerbitkan SPMK setelah mendapat persetujuan dari
PA/KPA dan salinan pernyataan bencana alam dari pejabat yang
berwenang sesuai ketentuan peraturan perundang undangan;
2. Opname dilakukan bersama-sama antara PPK dan Penyedia
Barang/ Jasa, sementara proses dan administrasi pengadaan
dapat dilakukan secara simultan;
3. Penanganan darurat yang dananya berasal dari dana
penanggulangan bencana alam, adalah :
a. Dst,
b. Dst,
c. Dst.
PENERIMAAN BARANG

Periksa Kesesuaian barang dengan surat

pesanan
Periksa kondisi FISIK
Periksa kesesuaian waktu penyerahan
barang

Buatkan Berita Acara Penerimaan Barang

PENYIMPANAN
TUJUAN PENYIMPANAN :
1. Antisipasi fluktuasi kebutuhan
2. Antisipasi fluktuasi harga
3. Menghindari Out of Stock
4. Menjaga kualitas persediaan

5. Menjamin kelancaran pendistribusian

SISTEM :
FIFO (First In First Out)
LIFO (Last In First Out)
FEFO (First Expire First Out)
ISTILAH

Persediaan Minimal
Persediaan Maksimal
Persediaan Pengaman
Lead Time
FIFO, LIFO dan FEFO
Bendaharawan Barang dan
Penanggung Jawab gudang
Pencatatan dan Pelaporan

Buku Besar / Buku Induk

Kartu Stok
Kartu Gantung / Stelling
Laporan Bulanan, Triwulan dan
Tahunan
 Sentralisasi vs Desentralisasi Gudang
JENIS GUDANG :
Gudang Farmasi
Gudang Perlengkapan / Umum
Gudang Gizi
Gudang Linen / Loundry
Gudang Pemelihara Sarana Medik
SENTRALISASI INFORMASI GUDANG
Jenis gudang dapat dibagi berdasarkan (Subagya, 1995;
Depkeu, 1980) :

a. Bentuk
- gudang terbuka lapangan terbuka yang permukaannya diratakan dengan/ tanpa
pengerasan
- gudang semi tertutup/lumbung (shed) bangunan beratap tanpa dinding untuk
menyimpan barang yang butuh pertukaran udara maksimum dan tidak perlu
perlindungan lengkap terhadap udara
- gudang tertutup ruang penyimpanan dalam suatu bangunan beratap dinding
samping dan dinding ujung

b. Jenis
- gudang transit menyimpan sesaat dalam proses distribusi
- gudang serba guna menyimpan semua jenis barang
- gudang pendingin menyimpan barang dengan suhu optimal < 150 C
- gudang penyimpan tahan api/panas menyimpan barang yang mudah meledak
- gudang kedap udara gudang didinginkan dengan udara segar agar barang yang
disimpan menjadi tahan lama
 HAL-HAL YG PERLU DIPERHATIKAN :
Standarisasi jumlah persediaan di setiap
satuan kerja
Prosedur Baku Distribusi
Internal check
Berdasarkan permintaan rutin, berkala atau
segera / cito
Penyediaan harian oleh petugas gudang,
mengganti bahan / barang yang terpakai
(floor stock)
Approval oleh pejabat yang berwenang
 PENGHAPUSAN
Tujuan : Membebaskan dari
pertanggung jawaban
pembukuan/ Bendaharawan
Barang

Barang yang dihapuskan :

1. Barang yang rusak tidak dapat diperbaiki
2. Biaya perbaikan tidak ekonomis
3. Barang kadaluarsa
4. Barang hilang karena pencurian
 Pemusnahan dengan cara
Dibakar
Ditanam
Dijual dengan Pelelangan
Buatkan Berita Acara Penghapusan
Disetor ke Kas Negara /Daerah atau
ke RS (Swasta)
Terima Kasih