Captulo 12

Gestin de las adquisiciones del proyecto

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de la gestin de las adquisiciones del
proyecto y el uso creciente de la subcontratacin para proyectos de
tecnologa de la informacin

Describir el trabajo involucrado en la planificacin de las compras y

adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestin de
las adquisiciones y la declaracin del contrato de trabajo, y los clculos
involucrados en el anlisis de compra o realizacin directa

Conocer aspectos que estn involucrados en la planificacin de

contratacin, incluidos la creacin de varios documentos de compra y
criterios de evaluacin para los proveedores
Objetivos de aprendizaje (contina)
Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la
diferencia entre las propuestas y las ofertas

Describir el proceso de seleccin del proveedor y reconocer los

diferentes enfoques para la evaluacin de las propuestas o la
seleccin de proveedores

Ver la importancia de una buena administracin del contrato

Describir el proceso de cierre del contrato

Conocer sobre tipos de software disponibles para ayudar en la

gestin de las adquisiciones del proyecto
Trminos
Adquisicin
Adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa

Otros trminos
Compra
Arriendo
Arriendo con opcin de compra (leasing)
Contratacin externa (outsourcing)
Por qu hacer outsourcing?
Para reducir los costos fijos y recurrentes

Para permitir a la organizacin del cliente centrarse en su negocio

principal

Para acceder a conocimientos y tecnologas

Para proporcionar flexibilidad

Para aumentar la rendicin de cuentas

Contratos
Contrato
Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se
obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y
el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestacin vlida

Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el

enfoque en resultados clave de un proyecto

Debido a que los contratos son jurdicamente vinculantes, hay mayor

responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el
contrato

Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamao de

los contratos
Procesos de la gestin de las adquisiciones
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos
para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados
necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo

Procesos
Planificar la gestin de las Adquisiciones
Determinar qu comprar o adquirir, cundo y cmo hacerlo
Efectuar las Adquisiciones
Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato
Controlar las Adquisiciones
Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar
los cambios (debidamente documentado)
Cerrar las Adquisiciones
Completar y aprobar cada contrato, incluida la solucin de cualquier tema abierto,
y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto
Planificar la gestin de las adquisiciones
Documentar las polticas relacionadas con las adquisiciones

Determinar qu adquirir, cmo, cundo, cunto, a quin,

condiciones, recursos, riesgos
Identificar las necesidades del proyecto que se pueden cumplir
mejor mediante el uso de productos o servicios por fuera del equipo
del proyecto
Herramientas y tcnicas para planear las
adquisiciones
Anlisis de Fabricacin Propia o Compra
Parte del proceso de Planificar la gestin de las Adquisiciones
Puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o
servicio determinado, o puede comprarlo

Anlisis financiero

Expertos (internos y/o externos)

Pueden hacer aportes valiosos en las decisiones de las adquisiciones
Ejemplo
Se necesita un artculo en un proyecto

Opcin 1: Alquilar
Costo: $800/da,

Opcin 2: Comprar
Costo de adquisicin: $12.000
Costo operativo: $400/da

Cul opcin tomar?

Solucin
Establecer una ecuacin en la que las dos opciones, alquilar y
comprar, son iguales

800[$/da] * d [da] = 12.000[$] + $400 [$/da] * d [da]

d = 30

Si se necesita el artculo ms de 30 das, es ms econmico

comprarlo que arrendarlo

d nmero de das a utilizar el artculo

Tipos de contratos
Hay diferentes tipos de contratos, que sern ms o menos
apropiados en diferentes situaciones
Contrato de precio fijo o suma global
Precio total fijo para un producto bien definido
Contratos de precio fijo cerrado FFP
Contratos de precio fijo ms honorarios con incentivos FPIF
Contratos de precio fijo con ajuste econmico de precio FP-EPA

Contrato de costo reembolsable

Pago (reembolso) al proveedor de sus costos reales, ms un honorario que, por
lo general, representa la ganancia del proveedor
Contrato de costo ms honorarios fijos CPFF
Contrato de costo ms honorarios con incentivos CPIF
Contrato de costo ms honorarios por cumplimiento de objetivos CPAF

Contrato por tiempo y material T&M

Tipo hbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los
contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo
Punto de asuncin Total
Punto de Asuncin Total
Point of Total Assumption PTA
Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso
adicional del costo del contrato

Los contratistas no quieren llegar al punto de asuncin total, porque les

duele econmicamente, as que tienen un incentivo para prevenir los
sobrecostos

Clculo del PTA:

PTA = (precio mximo - precio objetivo) / relacin_comprador_proveedor + costo objetivo
Contrato de costo reembolsable
Costo ms honorarios fijos.
Cost Plus Fixed Fee CPFF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el
trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados como un porcentaje de
los costos estimados al inicio del proyecto. El monto de los honorarios no vara
con los costos reales a menos que se modifique el alcance del proyecto

Costo ms honorarios con incentivos

Cost Plus Incentive Fee CPIF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el
trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y una bonificacin de
incentivo, dependiendo del logro de ciertos objetivos de rendimiento
establecidos en el contrato

Costo ms honorarios por cumplimiento de objetivos

Cost Plus Award Fee CPAF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos legtimos, pero la mayor parte
de los honorarios es obtenida basndose slo en la satisfaccin de cierto
criterio de desempeo definido e incorporado dentro del contrato
Tipos de Contrato vs Riesgo

Riesgo del Comprador

Alto Bajo

Costo ms Costo ms Costo ms

Incentivo Precio fijo
porcentaje honorarios honorarios
de precio fijo cerrado
del costo fijos con incentivos
(FPI) (FFP)
(CPPC)* (CPFF) (CPIF)

Riesgo del Proveedor

Bajo Alto

*CPPC Cost Plus Percentaje Cost.

Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del contratista.
Clusulas del contrato
Los contratos deben incluir clusulas especficas para tener en
cuenta temas nicos del proyecto

Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional

diferente

Una clusula de terminacin es una clusula contractual que

permite al comprador o proveedor terminar el contrato
Plan de gestin de las adquisiciones
Describe cmo sern gestionados los procesos de adquisicin,
desde la elaboracin de documentacin para realizar compras
externas hasta el cierre de las adquisiciones

El contenido vara en funcin de las necesidades del proyecto

Enunciado del trabajo (SOW*)

Enunciado del trabajo relativo a la Adquisicin (SOW)

Descripcin narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el
proyecto
Define los artculos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto

Es un tipo de declaracin de alcance

Un buen SOW da a los participantes en una licitacin una mayor comprensin de las
expectativas del comprador

* SOW Statement Of Work

Plantilla de SOW*
I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el
hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo
II. Ubicacin del trabajo: Describe donde ser realizado el trabajo y la ubicacin de
hardware y software
III. Periodo de realizacin: Especifica cuando se espera que comience y termine el
trabajo, horas de trabajo, nmero de horas por semana, cuando debe ser realizado
el trabajo e informacin relacionada con el cronograma.
IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y
especifica cuando sern terminados
V. Estndares aplicables: Especifica estndares relevantes para la realizacin del
trabajo
VI. Criterios de aceptacin: Describe como el comprador determinar si el trabajo
es aceptable
VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como
certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,
requerimientos de viajes, etc

* SOW Statement Of Work

Trminos
Propuesta
Documento preparado por un proveedor cuando existen
diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del
comprador
Oferta o cotizacin
Documento preparado por los proveedores proporcionando
los precios de los artculos que ha definido el comprador
Planificar la contratacin
Implica la preparacin de varios documentos, necesarios para que los
potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los
criterios de evaluacin para la adjudicacin del contrato

Solicitud de propuesta
Request For Proposals RFP
Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicio

Solicitud de presupuesto
Requests For Quotes RFQ
Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles proveedores de
productos o servicios comunes o estndar
Plantilla de solicitud de propuesta
I. Propsito del RFP*
II. Antecedentes de la organizacin
III. Requerimientos bsicos
IV. Entorno de hardware y software
V. Descripcin del proceso de solicitud de propuestas
VI. Estado del trabajo e informacin del cronograma
VII. Posibles apndices
A. Descripcin general del sistema actual
B. Requerimientos del sistema
C. Volumen y tamao de datos
D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*
E. Ejemplo del contrato

* RFP Request For Proposal

Solicitar respuestas de proveedores
Incluye:
Decidir a quin(es) invitar

Preparar documentacin pertinente

Indicar qu se espera como respuesta

Propuestas
Ofertas

Las organizaciones pueden anunciar la adquisicin de bienes y

servicios de varias maneras
Ir al proveedor preferido

Buscar varios proveedores potenciales

Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores

Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar
las expectativas del comprador)
Seleccin de proveedores
Seleccin de proveedores o seleccin de fuente

Involucra:
Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores

Escoger la mejor

Negociar el contrato (si hay lugar para ello)

Adjudicar el contrato
Criterios de seleccin de Proveedores
Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud
de adquisiciones
En muchas oportunidades se limita al precio de compra
Otros criterios (lista parcial):
Comprensin de la necesidad
Costo total
Capacidad tcnica
Riesgo
Garanta
Capacidad financiera
Capacidad de produccin
Tamao y tipo de negocio
Desempeo pasado de los proveedores
Referencias
Derechos de propiedad intelectual
Derechos de propiedad exclusiva
Criterios de evaluacin de propuestas
Importante establecer los criterios de evaluacin, y las preferencias,
antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o
Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)

Tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel

Evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el

enfoque de la gestin

Pedir/Exigir una presentacin tcnica, como parte de una propuesta

Ejemplo de hoja de evaluacin de propuestas

Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3

Criterio Peso Evaluacin Puntaje Evaluacin Puntaje Evaluacin Puntaje

Enfoque 30%
tcnico
Enfoque a la 30%
gestin
Rendimiento 20%
pasado
Precio 20%

Total 100%
Planificar la gestin de las adquisiciones

Gestin de Adquisiciones del Proyecto

4.2
Desarrollar el Plan
para la Direccin del
Proyecto Plan de direccin del proyecto

5.2 Documentacin de requerimientos

Recopilar Requisitos

Documentos
11.2 Registro de riesgos del proyecto
Identificar Riesgos

Requerimientos de recursos de actividades

Documentos del proyecto actualizados
6.4 12.1
Estimar los Planificar la
Recursos de las 4.5
Actividades gestin de las Realizar el Control
Adquisiciones Integrado de
Solicitud de cambios Cambios

6.6
Desarrollar el
Cronograma
Cronograma del proyecto Decisiones de Documentos de adquisiciones 13.1
hacer-o-comprar Identificar a los
Interesados

7.2
Plan de gestin de
Estimar Costos las adquisiciones
Estimados de costos de actividades Enunciado del 11.2
trabajo de la Identificar Riesgos
13.1 adquisicin
Identificar a los
Interesados Registro de interesados Criterios de 12.3
seleccin de Controlar las
proveedores Adquisiciones

Empresa/
Organizacin Factores ambientales 12.2
Efectuar
12.4
Cerrar las
de la Empresa Adquisiciones Adquisiciones

Activos de procesos
de la organizacin
Planificar la gestin de las adquisiciones

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan para la Direccin del Proyecto 1. Anlisis de Hacer o Comprar 1. Plan de Gestin de las
2. Documentacin de Requisitos 2. Juicio de Expertos Adquisiciones
3. Registro de Riesgos 3. Investigaciones del Mercado 2. Enunciado del Trabajo Relativo a la
4. Requisitos de Recursos de la 4. Reuniones Adquisicin
Actividad 3. Documentos de la Adquisicin
5. Cronograma del Proyecto 4. Criterios de Seleccin de
6. Estimaciones de Costos de las Proveedores
Actividades 5. Decisiones de Hacer o Comprar
7. Registro de Interesados 6. Solicitudes de Cambio
8. Factores Ambientales de la 7. Actualizaciones a los Documentos
Empresa del Proyecto
9. Activos de los Procesos de la
Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto
Seleccionar proveedores
Usualmente las organizaciones hacen una evaluacin inicial de
propuestas y despus crean una lista ms corta de proveedores
potenciales para su futura evaluacin

Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final

(Best And Final Offer BAFO)

La salida final es un contrato firmado por el comprador y el

proveedor(es) seleccionado(s)
Efectuar las adquisiciones

Gestin de Adquisiciones del Proyecto

12.1
Planificar la gestin
de las Adquisiciones
Plan de gestin de las adquisiciones Documentos
del proyecto
Documentos de adquisiciones Documentos del proyecto actualizados
Criterios de seleccin de proveedores
Documentos
del proyecto Decisiones de hacer-o-comprar 4.2
Desarrollar el Plan
Enunciado del trabajo de la adquisicin para la Direccin del
Proyecto

Plan de direccin del

Documentos del proyecto proyecto actualizado 6.4
12.2 Estimar los
Recursos de las
Empresa/ Activos de procesos de la organizacin Efectuar Actividades
Adquisiciones
Organizacin
Calendarios de recursos
Propuestas de vendedores
6.5
Estimar la Duracin
de las Actividades
Vendedores
Solicitud de cambios
6.6
Acuerdos Desarrollar el
Cronograma
12.3
Controlar las
Adquisiciones
7.3
Vendedores seleccionados Determinar el
Presupuesto

9.3
Desarrollar el
Equipo del Proyecto

4.1
Desarrollar el Acta 4.5
de Constitucin del Realizar el Control
Proyecto Integrado de
Cambios
Efectuar las adquisiciones

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan de Gestin de las
Adquisiciones
2. Documentos de la Adquisicin
3. Criterios de Seleccin de
Proveedores
4. Propuestas de los Vendedores
5. Documentos del Proyecto
6. Decisiones de Hacer o Comprar
7. Enunciado del Trabajo Relativo a la
Adquisicin
8. Activos de los Procesos de la
Organizacin
1. Conferencias de Oferentes
2. Tcnicas de Evaluacin de
Propuestas
3. Estimaciones Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Tcnicas Analticas
7. Negociacin de Adquisiciones
1. Vendedores Seleccionados
2. Contrato
3. Calendarios de Recursos
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto
Controlar las adquisiciones
Asegurar que el desempeo del proveedores cumple con los requisitos
contractuales

Los contratos son relaciones jurdicas, por lo que es importante que los
profesionales del derecho y la contratacin se involucren en la realizacin
y la administracin de los contratos
Sugerencias para el control de cambios en
contratos
Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,
aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma
manera que fue aprobada la parte original del plan

La evaluacin de cualquier cambio debe incluir un anlisis de

impacto, cmo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y
calidad de los productos o servicios que se prestan?

Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del
equipo del proyecto tambin deben documentar todas las reuniones
importantes y las llamadas telefnicas
Sugerencias para el control de cambios en
contratos (contina)
Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto
para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades
del negocio y del trabajo, en un entorno operativo

Tener planes de respaldo

Usar herramientas y tcnicas, tales como

Tener un sistema de control de cambios del contrato

El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeo, inspecciones y

auditoras,
Controlar las adquisiciones

Gestin de Adquisiciones del Proyecto

12.1
Planificar la gestin
de las Adquisiciones
Documentos de adquisiciones
4.2
Desarrollar el Plan
para la Direccin del Plan de direccin del proyecto actualizado 12.2
Proyecto Efectuar
Adquisiciones
Acuerdos Documentos
4.3
del proyecto
Dirigir y Gestionar la
Ejecucin del
Proyecto
Plan de direccin del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Datos sobre el desempeo del trabajo 12.3
Controlar las 4.5
4.5
Realizar el Control
Solicitud de cambios aprobados Adquisiciones Realizar el Control
Integrado de
Integrado de Solicitud de cambios Cambios
Cambios
Informes sobre el desempeo del trabajo

4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo Activos de procesos de la organizacin actualizados Empresa/
del Proyecto
Organizacin

Informacin sobre el desempeo del trabajo

Controlar las adquisiciones

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Documentos de la Adquisicin
3. Contrato
4. Solicitudes de Cambio Aprobadas
5. Informes sobre el Desempeo del
Trabajo
6. Datos sobre el Desempeo del
Trabajo
1. Sistema de Control de Cambios del
Contrato
2. Revisiones del Desempeo de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y Auditoras
4. Informes de Desempeo
5. Sistemas de Pago
6. Administracin de Reclamaciones
7. Sistema de Gestin de Registros
1. Informacin sobre el Desempeo
del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
4. Actualizaciones a los documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto
Buenas prcticas
Lista de las buenas prcticas para aplicarla con los compradores de
servicios externos (segn la empresa Accenture)
1. Obtener resultados pronto y frecuentemente

2. Contratar un socio, no slo un proveedor

3. Ms que un contrato, establecer una relacin de negocios

4. Intercambiar influencias/ganancias

5. Gobernar activamente

6. Asignar un ejecutivo dedicado

7. Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios

Cerrar las adquisiciones

Completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto

El equipo del proyecto debe:

Determinar si todo el trabajo se cumpli correctamente y en forma satisfactoria

Actualizar los registros de los resultados finales

Archivar la informacin para uso futuro

El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptacin

formal y cierre
Herramientas para ayudar en el cierre del
contrato
Auditoras de adquisiciones

Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones

Sistema de gestin de documentos relacionados con las adquisiciones

Documentos organizados

Localizacin fcil y sencilla de los documentos

Archivo adecuado de los documentos

Cerrar las adquisiciones

Gestin de Adquisiciones del Proyecto

12.1
Planificar la gestin
de las Adquisiciones

Documentos de adquisiciones

4.2
Desarrollar el Plan
12.4
Cerrar las Empresa/
para la Direccin del Organizacin
Proyecto Plan de direccin del proyecto Adquisiciones Activos de procesos de la organizacin actualizados

Adquisiciones
cerradas
Cerrar las adquisiciones

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan para la Direccin del Proyecto 1. Auditoras de la Adquisicin 1. Adquisiciones Cerradas
2. Documentos de la Adquisicin 2. Negociaciones sobre Adquisiciones 2. Actualizaciones a los Activos de los
3. Sistema de Gestin de Registros Procesos de la Organizacin

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Cierre
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del
proyecto
Software para la gestin de las adquisiciones
Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos

Las hojas de clculo ayudan en la evaluacin de proveedores

Las bases de datos ayudan a guardar informacin de proveedores

El software para presentaciones ayuda a mostrar informacin

El software de adquisicin electrnica realiza electrnicamente muchas

funciones de la adquisicin

En Internet se puede encontrar informacin sobre proveedores