SENA

ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD No. 3 MAPA CONCEPTUAL

TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
POR
HECTOR GUTIERREZ VELEZ
 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este

al archivo histrico de conformidad con las TRD aprobadas.

TRANSFERENCIAS INTERNAS PREPARACIN FSICA DE LA

IMPORTANCIA A LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTACIN
1. LIMPIEZA
Evitar la produccin En un espacio con buenas condicio-
y acumulacin
ARCHIVO DE GESTIN O DE OFICINA
nes de ventilacin, iluminacin e hi-
irracional de dctos giene. Disponer de elementos de tra-
en las Garantizar a los Tiempo de permanencia depende del
bajo (overol, gorra, mascarilla, guan-
dependencias ciudadanos el trmite y normas internas indicadas en
productoras, acceso a la tes, aspiradora, brochas, bayetilla).
asegurar y facilitar informacin las TRD. Transferencia acompaada de
el control efectivo y un inventario donde se especifica 2. ELIMINACIN DE MATERIAL
ordenado de la METLICO
documentacin series, subseries, unidades
Como ganchos, clips, legajadores ,
Concentrar documentales registrando fechas y cambiar por material plstico o usar un
Guardar informacin til
ARCHIVO
nmero CENTRAL O INTERMEDIO
de folios. trozo de papel como barrera entre lo
precaucional o para toma de metlico y la documentacin.
definitivamente decisiones Facilita consulta de las oficinas
la documentacin administrativas o productoras y al pblico en general. 3. IDENTIFICACIN DE MATERIAL
con las mejores el cto del AFECTADO POR BIODETERIORO
condiciones de desarrollo Permanecer ac segn el tiempo
Separar del que no esta contaminado
conservacin histrico estipulado en las TRD. Antes de e identificarlo con una marquilla roja,
institucional
trasladarlos se debe emplear la aislarlo de altas temperaturas y
disposicin final y procedimientos humedad. Solicitar personal
ARCHIVO especializado para la desinfeccin.
previstos enHISTRICO
las TRD. O PERMANENTE
4. REVISIN Y FOLIACIN
Documentacin del archivo central o de gestin, debe Numerar consecutiva y cronolgicamente
conservarse permanentemente por su valor en su interior, usando lpiz de mina negra
investigativo, cientfico y cultural. Cotejar con el blanda numerar desde 1 en adelante en la
esquina superior derecha.
inventario para reunir el fondo documental pertinente
 REFERENCIAS

www.senavirtual.edu.co/series y transferencias
documentales
www.agn.gov.co/MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE
RETENCION Y TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES