SECRETARIA Y

HERRAMIENTAS
EFECTIVAS PARA LA
GESTION EFICAZ DE UNA
OFICINA
Eres la voz sonora de callados pensamientos; la sonrisa
mutilada de los amargos momentos; eres refugio de las
congojas; esperanza de los anhelos; eres clarn de las
urgencias; candado de los secretos; eres da, tarde y
noche; eres... lo eres todo y tan solo te llaman La
Secretaria...
La Secretaria?... Si, soy yo...

Slo dos de cada 100 profesionales del

secretariado son varones. En un mundo en el que
casi todas las ofertas de empleo van dirigidas a
mujeres, algunos hombres demuestran que esta
ocupacin no tiene sexo.
"Secretaria, secretaria, la que escucha, escribe y
calla; la que hizo de un despacho tu morada; casi
esposa, buen soldado, enfermera; y un poquito
enamorada...".
As eran las secretarias a las que cantaba
Mocedades hace algo ms de 30 aos.
Resignadas, casi serviles y secretamente
enamoradas de su jefe. Menos romnticos
eran los retratos que de ellas pintaban las
pelculas del destape de los 70: seoritas
estupendas y minifalderas que se
desvivan por complacer los deseos de sus
jefes o, cuando menos, se dejaban vencer
por ellos. Su figura, convertida en pieza a
cobrar o en oscuro objeto de deseo, acab
dando forma a una especie de mito que
an hoy pervive en el subconsciente de la
mayora.
En la actualidad, el ejercicio de esta profesin ha elevado
sus cuotas de exigencia hasta el punto de requerir no slo
conocimientos especficos (idiomas, informtica,
marketing...) sino cierto dominio del protocolo y unas
habilidades sociales (sobre todo aqullas relacionadas con
la capacidad de relacin y comunicacin) que la alejan
definitivamente de las simples labores de mecangrafa-
telefonista.
"En estos ltimos aos ha aumentado el reconocimiento
laboral y social que han adquirido los profesionales del
secretariado".
"Hoy somos profesionales con un alto grado de calificacin y
somos necesarias en todas las empresas ya sean pblicas o
privadas".
LA SECRETARIA

La Secretaria es una auxiliar del Jefe, que toma dictado,

escribe a mquina, y en estos tiempos modernos, captura
datos en la computadora, archiva, contesta el telfono y
maneja la antesala y las citas de su superior. Pero... Nada
ms???
1.- La Secretaria es, en rigor CENTRO DE
COMUNICACIN. Por eso su responsabilidad consiste en
realizar una gran diversidad de tareas, aconsejar y prestar
ayuda en el citado campo de las comunicaciones, ya se por
escrito, orales y/o personales. El trabajo de la Secretaria es
ahora como nunca, importante y complejo. El nmero y
diversidad de las comunicaciones se ha multiplicado con el
paso del tiempo.
.- La autoridad de la Secretaria es de
REPRESENTACIN. Es limitada su autoridad
para decidir por si misma y dar rdenes a otros.
Debe por tanto en representacin de su jefe,
transmitir decisiones y comunicaciones cuando
as lo haya dispuesto l.
3.- El Ejecutivo espera que su Secretaria realice
por l todas las comunicaciones internas y
externas que le permitan planear y organizar el
trabajo, y que le proporcione todos los
antecedentes, datos e informaciones con que se
cuenta en la propia oficina y fuera de ella.
.4- En el campo de la direccin, el Jefe necesita que la
Secretaria le ayude en la elaboracin y transmisin de las
decisiones adoptadas y en algunos casos, en la
transmisin de rdenes a los subordinados.
5.- En el terreno del control, el Jefe necesita que la
Secretaria lleve una MEMORIA DE SUS
COMPROMISOS y un registro de los mismos
proporcinandole siempre los datos e informes que se
requieran, adems de que se encargue de establecer y
controlar todas las comunicaciones pertinentes.
6.- Es necesario que la Secretaria con autnticas
ambiciones de superacin, analice que aspecto de su
labor debe ser objeto de mayor atencin, para ayudar
mejor a su Jefe y superarse as profesionalmente.
Jams habr mquinas que reemplacen
totalmente al ser humano, mucho menos
que puedan sustituir a la SECRETARIA
INTELIGENTE, ni que sepan sonrer
amablemente deteniendo al visitante
impaciente o irritado que aguarda a que lo
reciban. Esa actitud amable y atenta es
cualidad de una buena Secretaria.
Para ser una Supersecretaria

-S siempre sincera pero sin ofender. El deseo de servir y

no el de herir debe ser faro orientador de tu sinceridad.

-Esfurzate en despertar en ti y en todos los que te rodean

el sentido tico latente en todo ser humano.

-Crea un ambiente de cordialidad en la oficina siendo corts,

comprensiva y cooperadora.

-Regocjate, si eres responsable, reedcate para

perfeccionar tus conocimientos. La responsabilidad es uno
de los pilares donde descansa el xito.
Entusismate. Tu entusiasmo aumentar tu eficiencia y te
permitir cosechar grandes satisfacciones.

-S discreta y utiliza el tacto con tu jefe, con tus

compaeros de trabajo y con el pblico.

-Ama tu trabajo: amando tu trabajo amas al prjimo y

tambin a Dios.

-Resptate a ti misma y respeta a los dems, pero

recuerda que tienes derecho a exigir que te respeten.

-Intersate sinceramente en todos lo que te rodea. Este

sincero inters te permitir desarrollar al mximo todas tus
personalidades.

-Acta con lealtad, pero que la mxima expresin de tu

lealtad no sea tu adhesin incondicional a una persona
sino a lo bueno, a lo correcto, a lo justo.
Secretarias: Acaso somos as?
Desafortunadamente, las secretarias no se dan cuenta de
sus limitaciones.
Una secretaria con deficiencia es quien no es una
SupersecretariA y se podra definir como alguien que al
desempear el puesto secretarial:

- No sabe la relacin de la empresa con la industria, las

filiales, las sucursales.
- No conoce la filosofa y las funciones de la empresa.
- No tiene conocimiento ni manejo de las funciones
administrativas.
- No conoce las responsabilidades y tareas de su jefe ni de
ella misma.
LOS PRINCIPALES DEBERES DE
UNA SECRETARIA
Los principales deberes de una secretaria se han
especificado en la siguiente forma:

A. TAQUIMECANOGRAFIA Y REDACCION
1.- Tomar dictado y transcribirlo. (en muchos centros de
trabajo todava se usa que los jefes dicten).
2.- Redactar por iniciativa propia cartas, memorndums,
etc.
3.- Copiar manuscritos o impresos.
4.- Leer y clasificar la correspondencia.
5.- Llevar por escrito un registro de las citas concertadas
en la oficina que representa.
6.- Copiar notas escritas a mano por su jefe.
7.- Ayudar en la preparacin de reportes o informes
escritos.
8.- Preparar itinerarios de viajes.
9.- Tomar nota en las juntas o reuniones de trabajo.
10.- Tomar dictado directo a mquina o a la computadora.
Con los avances tecnolgicos hemos avanzado tambin
en el campo secretarial.
La informtica nos brinda grandes oportunidades que
facilitan da a da nuestro trabajo.
11.- Uso del Internet.
12.- Manejo de la Agenda electrnica para programar
compromisos personales, laborales y sociales, del Jefe.
Control de citas, mensajes recibidos, programacin de
reuniones, etc.
Sugerencia. Uso del "outlook" para la agenda elctronica y
para registrar contactos y formar tu directorio.
"Notes" de "outlook" para una extencin de tu memoria.
13.- Recibir, escribir y enviar correos elctronicos.
. ARCHIVO Y CONTROL
1.- Manejar el archivo (general y personal, fsico y electrnico).
2.- Marcar los papeles importantes y conservar un archivo especial.
3.- Manejar y mantener al da agendas, directorios, tarjeteros, etc.

D. OTROS DEBERES
1.- Atender al pblico o visitantes.
2.- Actuar como gerente de relaciones pblicas.
3.- Llevar una agenda de recordatorios especiales.
4.- Mantener en la debida reserva toda informacin confidencia.
5. Hacer cotizaciones.
6.- Asistir a cursos de capacitacin o perfeccionamiento.

E. VARIOS
1.- Proveerse de los materiales necesarios para la oficina.
2.- Manejar calculadoras, sumadoras, fax, copiadoras, computadoras,
mquinas de escribir.
3.- Actuar como intermediaria entre su jefe y el personal.
4.- Supervisar a los otros empleados.
5.- Servir caf, t o agua a los visitantes, aunque algunas secretarias
estn reacias a servir caf, siempre para el visitante le ser agradable
recibir una atencin del elemento femenino de la empresa u oficina. Si
en su oficina existe el Auxiliar de Departamento, que bien... Sino, que no
les de pena servir el caf, recuerden que lo "corts no
Un telfono, una computadora, un archivo, un escritorio
lleno de citas, papeles y nmeros telefnicos. Un porque
llegas tarde?, una llamada de atencin, un no se volver
a repetir seor. Una tacita de caf, una lima y un pinta
uas, un exquisito perfume y una eterna sonrisa. Una
amena conversacin entre compaeras, una carcajada
en tu hora del refrigerio. Un extenso esfuerzo por
aprender taquigrafia, y el doble para ser bilinge, han
sido parte de tu faena por ser "LA SECRETARIA". Un
milln de admiradores, un montn de ramos de flores.
Propuestas indiscretas de tantos hombre a quien tu
inquietas. Eres mas que dos ojos angelicales y una falda
a la moda. Eres mas que dos piernas bien torneadas por
quien tantos nos afanamos. Eres la "PRINCESA" que
piensa y escribe, la que llama y da la bienvenida a los
clientes, amigos y familia de tu jefe. Eres "LA
PERSONA" que siempre siempre hars falta, en tu silla
secretarial.
IMPACTA CON PROPUESTAS
INNOVADORAS

Causas de la resistencia al cambio:

ignorancia, comodidad, rutina, temor
a lo desconocido y escepticismo;
estrategias para superarlas.
Escala de aceptacin de cambios.
Cmo apoyar el talento creador.
Herramientas para generar ideas
innovadoras
POTENCIANDO EL TRABAJO EN
EQUIPO

El trabajo en equipo. Conceptos y clasificacin de

los grupos.
Paradigmas frecuentes en los grupos.
Pautas para las reuniones de trabajo.
Elementos bsicos del trabajo en equipo.
Pautas para conducir un equipo de alto
rendimiento.
Cmo lograr que las reuniones sean efectivas.
La toma de decisiones en los equipos de trabajo.
MANEJO DE CONFLICTOS EN EL
TRABAJO
Taller donde se proporcionaran estrategias y
herramientas adecuadas para poder manejar
diversas situaciones crticas y adversas, con
el fin de poder tener un blindaje adecuado para
enfrentar toda clase de Confrontaciones que
puedan afectar el ambiente del trabajo.
Causas de aparicion de conflictos en la oficina
Impacto del conflicto en el Clima Laboral.
Responsabilidad emocional ante los conflictos
La Confrontacion entre las partes en conflicto.
El acuerdo armonico para solucionar el conflicto
MANEJO DEL STRESS
LABORAL CON PNL Y AT
OBJETIVO
Contar con las herramientas de la Programacin
Neurolinguistica ( PNL )y el Anlisis Transaccional ( A.T. )
para manejar situaciones en las Relaciones de trabajo frente
a la presin y carga de Trabajo, de tal forma que no afecte y
que no nos lleve a un Estrs que pueda complicar nuestro
desempeo.

METODOLOGA
Se desarrollar de manera participativa aplicando las
Tcnicas del PNL y el A.T mediante dinmicas y ejercicios
de teatralizacin de situaciones, que servirn didcticamente
para entender y manejar situaciones de alta presin y carga
de trabajo. Se les dar la Metodologa PNL AT en las
relaciones.
TEMARIO
La Presin y Carga de Trabajo que puede
desencadenar en un Estrs.
Qu es el Estrs: Causas comunes y
Sintomatologa.
La Programacin Neuro Lingustica ( PNL ) y el
Anlisis Transaccional (A.T.).
Aplicacin del PNL en la Tipologa de Personas:
Manejo Relacional con PNL.
El Anlisis Transaccional ( AT ): El Juego de las
Transacciones.
El manejo efectivo del Estrs usando el PNL y el
A.T.
MARKETING PERSONAL: CLAVE
PARA EL POSICIONAMIENTO
PROFESIONAL
Construyendo una buena actitud e imagen
personal
Que es el Marketing Personal?
Importancia del marketing en la vida profesional
Aplicacin del Marketing en el aspecto personal
Cmo ser empleable en tiempos difciles
Como generar un impacto ante las personas
Pautas para elaborar mi hoja de vida
FODA personal