ISO 9001: 5 pasos para hacer una auditora interna

Las auditoras internas en las organizaciones

Antes de analizar hoy los pasos para hacer una auditora interna debemos prestar atencin a
que este proceso de realizacin de las auditoras internas, es visto a menudo por algunas de las
organizaciones como un mero proceso que tienen que realizar con el fin de poder mantener
la certificacin ISO 9001.
Sin embargo, esta percepcin sobre las auditoras internas que tienen algunas empresas es
errnea, ya que su funcin es mucho ms importante que tan slo esa. Tienen una funcin
mucho ms eficaz dado que al hacer un seguimiento de los procesos de la organizacin con
mayor frecuencia y detalle, permite la mejora de los mismos y, en consecuencia, contribuye a
la mejora continua de la organizacin de su conjunto.
Paso 1 La planificacin del programa de auditora

En este primer paso, se va a plantear un calendario de auditoras. Este paso de contar con un
programa de auditora global es sumamente relevante dado que permite que todos puedan saber
cundo ser auditado cada uno de los procesos durante el prximo ciclo para el cual se defina el
programa, que normalmente suele ser un ao.

Cuando una organizacin muestra esta transparencia al tener un calendario con las futuras
fechas de auditora, est transmitiendo un mensaje de confianza a sus empleados as como un
apoyo a los propios encargados de los diferentes procesos al permitir a stos aplicar a tiempo las
mejoras y la recopilacin de la informacin necesaria ante estas auditoras previstas en el
calendario.
Paso 2 Planificacin de la auditora de procesos

Una vez establecido el plan general anterior, el siguiente de los pasos para hacer una auditora
interna es planificar y confirmar con los propietarios de los procesos las auditoras de
proceso individual.

El plan general que se define en el paso uno, es una gua de referencia para tener una
aproximacin sobre la frecuencia y fechas con la que los procesos sern auditados. Sin embargo,
es en este segundo paso cuando se llega a una confirmacin con mayor exactitud mediante la
colaboracin entre el auditor y el propietario de cada proceso respecto al mejor momento
para revisar el proceso. El mejor momento para realizar tal auditora de cada proceso, ser
cuando el propio auditor revise los comentarios anotados sobre el propio proceso en auditoras
previas y cuando el propietario de proceso identifique las reas a revisar por el auditor.
Paso 3 Realizacin de la Auditora

Toda auditora se debe iniciar con una previa reunin entre el auditor y el propietario del proceso,
para que entre ambos aprueben el plan de auditora.

El auditor podr reunir la informacin que necesite por varias vas como pueden ser la
revisin de los registros previos, hablando con los propios empleados, haciendo un anlisis de
los datos extrados del proceso o bien a travs de la observacin directa del mismo proceso en
funcionamiento.

Con esta recaudacin de informacin, el auditor busca comprobar que el proceso es eficaz
produciendo los resultados establecidos y que, en general, funciona segn lo previsto en
el Sistema de Gestin de Calidad.

Para aportar valor al proceso que se est auditando, una buena accin del auditor es no slo
reflejar las partes que no funcionan bien, sino tambin indicar aquellas reas del proceso que
pueden funcionar an mejor de lo que lo hacen si se hacen algunas modificaciones.
Paso 4 Informar sobre la auditora

Una vez finalizado el proceso de revisin y recopilacin de informacin sobre el proceso objeto de
la auditora, es necesario efectuar una reunin entre el auditor y el encargado del proceso con el
fin de que haya un flujo de informacin. En esta reunin, el encargado del proceso debe quedar
informado sobre las reas que presentan problemas y que necesitan ser revisadas, as
como tambin se le debe informar sobre aquellas posibles reas que aun funcionando
adecuadamente, pueden mejorar su rendimiento.

Tras esta reunin, es aconsejable que todo lo hablado pase a un registro escrito para que dicho
flujo de informacin del auditor al encargado quede grabada y as poder tener un seguimiento en
las futuras auditorias.
Paso 5 Seguimiento de las mejoras planteadas

Este quinto y ltimo de los pasos para hacer una auditora interna es un paso esencial. El
seguimiento de los problemas encontrados as como de las posibles mejoras sugeridas es vital
para asegurarnos el xito de la auditora efectuada y, en ltima instancia, de la mejora continua
del proceso en cuestin.

Conclusin
En resumen hemos visto el buen provecho que se puede sacar a las auditoras internas desde un
enfoque de mejora de procesos, ya que vemos la auditora interna no slo como un
procedimiento para mantener nuestros certificados, sino como una herramienta de gran
utilidad para ayudar a mejorar continuamente a los procesos llevados a cabo en el seno de
la organizacin. Y como bien sabemos, el enfoque de mejora continua de procesos es uno de
los elementos clave de todo Sistema de Gestin de la Calidad basado en la ISO 9001 en su
versin de 2015.