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CARTA MODELO DE

MEMORANDO DE
CONTROL INTERNO
LISTADO ANEXO AL MEMORANDO DE
CONTROL INTERNO
1. CICLO DE TESORERIA:
COMPROBANTE DE INGRESO SIN PRENUMERAR. Los
comprobantes de ingreso son utilizacin sin numeracin
previa .
CHEQUES NO CRUZADOS RESTRICTIVAMENTE. Se
estn girando los cheque sin usos de sellos de pagos
exclusivamente al primer beneficiario.
CAMBIO DE CHEQUE POR EFECTIVO EN CAJA. Se esta
utilizando el efectivo en caja para cambio de cheques ajenos
a la empresa
2.- CICLO DE ADQUISISCION Y PAGOS COMPRAS.
FONDO DE CAJA MENOR INSUFICIENTE. Los rembolsos de caja menor se
causan mas de cinco veces
COMPROBANTE DE EGRESOS SIN LA FIRMA DEL BENEFICIARIO. Los
comprobantes de egresos no estn firmados por el beneficiario q recibe le
cheque y si es firmado por otra persona no tiene el soporte de autorizacin.
CONCILIACIONES BANCARIAS EXTEMPORNEAS. Las conciliaciones
bancarias no se elaboran en forma oportuna se pudo observar que la
empresa no elaboro no elaboro conciliaciones bancarias de octubre a
diciembre 2015.
PARTIDAS DE CONCILIATORIAS SIN ANALIZAR. Los cheques girados de
los proveedores no se concilian oportunamente en que llega el extracto
bancario
PAGO A PROVEEDORES EXTEMPORNEOS. Esto ocasiona perdida por
descuentos a pagos puntuales y dems y adems el pago de intereses de
mora a pago de la empresa.
GASTOS BANCARIOS. Los gastos bancarios comisiones, retenciones en la
fuente e intereses de sobregiros cubiertos por el banco se contabilizan
directamente del extracto del banco no se elabora nota de contabilidad.
CONCILIACIONES BANCARIAS SIN EVIDENCIA. No se deja en las
conciliaciones bancarias evidencia de quien las elaboro y reviso.
CUENTAS BANCARIAS A NOMBRE DE TERCEROS. Existen
cuentas a nombres de personas que no trabajan en la empresa.
PRESUPUESTO DE COMPRAS. No existe presupuesto de
compras.
CHEQUES ANULADOS. Convienen anular expedidos y no cobrados
con cierta antigedad.
TOPE DE PAGAR EN EFECTIVO. En la evaluacin del control
interno en el rea de caja principal de la Cia X y Y se efectuaron
pagos en efectivo sin un monto limite.
CONTABILIZACIONES INCORRECTAS. No se efectan en forma
correcta la contabilizacin de cliente por las notas de crdito
emitidas.
ARCHIVO INADECUADO DE FACTURA Y PROPIEDADES. Son
archivadas con el comprobante de pago, lo que dificulta la ubicacin
de las mismas al momento de soportar la propiedad del activo
3. Ciclo de adquisicin y pago nmina.
SELECCIN DE PERSONAL DESCENTRALIZADO. El jefe de
departamentos selecciona y luego informa al departamento de recursos
humanos para efectuar la contratacin.
REGISTRO PERSONAL EXTEMPORNEO. Las novedades son
registradas por la seccin de nominas en perodos posteriores a su
ocurrencia.
PAGO CON AUTORIZACIN VERBAL. Despus de elaborada y
revisa la nmina por el departamento de contabilidad, verbal se
informa a tesorera, que puede ser cancelado.
NO HAY SEGREGACIN DE FUNCIONES. La nmina es realizada
por una sola persona quien , recibe las novedades y efecta todas la
modificaciones
NO APLICACIN DEL PLAN DE CUENTAS. Todos los
componentes de salario se registran una sola cuenta
contable de sueldo.
RETENCIN EN LA FUENTE LIQUIDADA
INCORRECTAMENTE. El descuento por retencin en la
fuente no se est liquidando correctamente.
NO HAY ESCALA SALARIAL.
CAUSACIN INDEBIDA NMINA. Pagos relacionados con
la nmina no se basan en pasivos reconocidos ni se
preparan con exactitud.
ACCESO A REGISTROS DE PERSONAL. El acceso a los
registros de personal, nminas, formas y documentos
importantes y lugares de proceso no estn restringidos.
ACCESO A REGISTROS DE PERSONAL. El acceso a
los registros de personal, nminas, formas y
documentos importantes y lugares de proceso no estn
restringidos.

SOFTWARE PARA NMINA .

SEGREGACIN INADECUADA DE FUNCIONES.


4. CICLO DE PRODUCION O
TRANSFORMACION.
Kardex de inventario atrasado. Los Kardex de inventarios se
encuentran atrasados de octubre a diciembre.
No hay prueba fsica de inventarios. Los inventarios fsicos no se
realizan en ningn perodo . Las tarjetas Kardex no concuerdan con
datos de almacn
Maquinaria obsoleta.
Inventarios fsicos sin planear. Algunas mercancas no se encuentran
debidamente acomodadas y clasificadas existiendo artculos iguales en
diferentes partes del almacn situacin de resultante de que no fueron
planeados los inventarios fsicos.
INVENTARIOS
Deficiencias de inventarios. Sin aclarar los diferentes resultados de
inventario fsico no han sido investigadas y aclaradas.
Cuentas proveedores antiguos. Al efectuar la evaluacin de la cuenta
de proveedores se observo que varios saldos presentan antigedad
mayor a un aos y otros son contrarios.
Sistemas de costos. Como empresa de produccin no existe un
adecuado sistema de costos.
PROPIEDAD PLATA Y EQUIPO.
Se determina no se lleva un registro adecuando de las adiciones bajas.
Bienes no productivos. Existen bienes no productivos que no se an
dado de baja, la falla en adquisicin de repuestos.
5. CICLO DE INGRESOS O DE VENTAS.
CASTIGO DE ELEMENTOS SIN ACTA.
ALCANCA SIN REMISIN.
LAS VENTAS NO SON SEPARADAS POR LNEAS DE PRODUCTOS.
Se registran contablemente las en la cuenta de VENTAS TOTALES
sin que existan registros que permitan identificar las ventas por cada
lnea de producto.
CUENTA DE ORDEN CASTIGADAS. Las cuentas canceladas como
incobrables no se controlan en cuentas de orden.
DOCUMENTOS DESCONTADOS.
AQUEO DE GARANTA DE CARTERA. Ose realizan peridicamente
arqueos a las garantas de las cuentas por cobrar tales como letras y
pagares.
6. CICLO DE INFORMACION FINANCIERO.
REGISTROS CONTABLES NO REALIZADOS. No se cuenta con el registro
de utilidades de cada ejercicio, deudas, crditos y efectivo M/E.
ATRASO EN REGISTRO CONTABLE. Existe un atraso considerable en la
contabilidad.
FALTA DEFINIR RESPONSABILIDADES A LOS DEPARTAMENTOS.
NO UTILIZACIN DE MANUALES.
FALTA IDENTIFICACIN DE RESPONSABILIDADES.
FUNCIONES AUDITORA INTERNA.
IMPUESTO POR PAGAR. Es necesario depurar algunas cuents de
impuestos por pagar
GASTOS NO DEDUCIBLES. Se debe corregir la declaracin de renta
del ao.
REGISTRO DE UTILIDAD FISCAL. Registral en las cuentas de orden
fiscales.
AJUSTES CON INFLACIN AL PATRIMONIO.
EXTEMPORANEIDAD REGISTRO DE MONEDA EXTRANJERA.
SIN CONTROL PRESUPUESTAL. Realizar el seguimiento al
comparativo de los gastos presupuestales vs los gastos reales
encubiertos.
ARCHIVO CONTABLE INADECUADO.
CONCILIACIONES FISCALES. No existen conciliaciones fiscales-
contables para las declaraciones de renta, IVA.
CLASIFICACIONES DE OBLIGACIONES.
7.ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.
NO HAY TTULOS EXPEDIDOS DE LAS ACCIONES DE LA
EMPRESA. Los ttulos de acciones no han sido expedido a los socios.
FALTA DE COMUNICACIN ENTRES SECCIONES. Inadecuada
comunicacin entre el departamento de personal y contabilidad.
ATRASO DE LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA
EXTRAORDINARIA.
DEFICIENCIAS MAS
COMUNES DE
CONTROL INTERNO
EN ENTIDADES
FINANCIERAS.
A.- CAJA
Insuficiente realizacin de arqueos
No existe evidencia de revisin de inspectora y planilla de caja.
Inexistente control del sobreflex y faltante de caja.
Inoportuno envi de custodias al banco corresponsal.
Inexistente cuadro peridico de riesgo en cuentas de orden de cheques
de vuelto.
Sin enviar comunicacin al cliente de cheques de vuelto.
Impresiones de los arqueos en caja.
Exceso de efectivo.
Incompleto diligenciamiento del formato cuadre general caja
Sin evidencia de confirmacin telefnica para pago de cheques.
Recibo de efectivo por personal no autorizado.
Deficiente manejo de cuentas faltantes y sobrantes den canje.
Insegura custodia de efectivo.
Inexistencia de cuadres peridicos.
Deficiente custodia de claves y llaves de oficina.
Pago de retiros sin firma del titular.
Consignacin con tachones y enmendaduras.
Deficiente proceso de recaudo y pagos.
Sin evidencias de cuadres operativos de remesas.
Sin contabilizar en custodia, en cuentas de orden los cheques devueltos.
Inexistente conciliacin de bancos.
Faltantes de caja sin contabilizar.
Diferencias sin establecer
Diferencia en remesas.
B.- CAJA MENOR
Insuficiente numero de arqueos de caja menor.
Oportuna realizacin de reembolsos de caja menor.
Inadecuada custodia de caja menor.
No todos los casos se anulan las facturas pagadas se anulan las
facturas pagadas por la oficina del sello.
Sin diligenciar el formato de recibo de caja menor.
Sin firma de recibido en los valores.
Excesivo numero de reembolso de caja menor.
Deficiente imputacin contable.
Incorrecto diligenciamiento de arqueo.
C. PREVENCIN LAVADO E ACTIVOS.
Sin diligenciar formato de operaciones en efectivo.
Inexistencia de clientes usuarios.
Insuficiente grado de conocimiento de los cajeros.
Campos del formato sin diligenciar.
El formato parcialmente diligenciado.
Apertura y constitucin de certificados sin aprobacin del gerente.
Declaracin de origen de fondos.
Actualizacin de informacin y documentos.
D.- CREDITO Y CARTERA.
Insufiente documentacin de crditos.
Sin evidencia de la informacin subministrada para crditos.
No se entrega copia de operacin activa.
Deficiente diligenciamiento de pagares.
Adecuado anlisis financiero.
Deficiencia en seguros de crditos.
Sin cobro completo de impuestos de timbre.
Incremento de la cartera vencida.
Inadecuada custodia y seguridad de las carpetas de crdito
Falta de copia del pagare en cartera de documentos del cliente.
Crditos tramitados sin diligenciar pagar.
Inadecuada custodia y seguridad de las carpetas de crdito
Falta de copia del pagare en cartera de documentos del cliente.
Crditos tramitados sin diligenciar pagar.
Deficiente recepcin de manejo para crditos.
Deficiencias en la evolucin de cartera comercial.
Desembolso de crditos sin ser solicitado por escrito.
Aceptaciones bancarias.
E.- ACEPTACIONES BANCARIAS.
Deficiente manejo de libros
Inadecuada aceptacin de lecturas.
Sin exigir contragarantas y carta de autorizacin.
Sin control de existencias de aceptaciones.
Deficiente cobro de comisiones.
Inexiste cobro de impuesto de timbre.
Inadecuada anulacin de aceptaciones bancarias.
Rebaja de comisiones sin autorizacin.
Inoportunidad en la contabilizacin.
F.- CARTA DE CREDITO.
Sin evidencia de garanta.
Sin evidencia de cuadres operativos.
Sin diligenciar las solicitudes para expedicin.
Cancelacin de cartera de crdito vencido.
Saldo sin depurar.
Errada creacin de crdito.
Sin evidencia de pagares.
G.GARANTIAS.
Falta de renovacin de las plizas de seguro.
Insuficiente cobertura de la garanta.
No se clasifican las garantas de crdito.
Inexiste arqueos fsicos de la garanta.
Faltan cuadres peridicos de las garantas.
Sin control de pagares de socios.
Dficit en las garantas admisibles.
Seguros vigentes sin actualizar en el sistema.
Garantas de crditos cancelados sin borrar del aplicativo de cartera.
Crdito con garantas reales aplicado a garanta personal.
Crdito con garantas reales aplicado a garanta personal.
Sin control de pagares de socios.
Dficit en las garantas admisibles.
Seguros vigentes sin actualizar en el sistema.
Garantas de crditos cancelados sin borrar del aplicativo de cartera.
Crdito con garantas reales aplicado a garanta personal.
H.- CUENTAS CORRIENTES.
Incompleta documentacin en apertura de cuentas corrientes.
Contrato uso de tarjetas sin firmar.
Apertura de cuentas corrientes sin consultar centrales de riesgo.
Existen cuentas vigentes con alto numero de cheques devueltos.
Cuentas saldadas o canceladas sin informar al titular.
Insufiente realizacin de arqueos de chequeras.
Deficiente diligenciamiento de entregas en chequeras.
Inexistente realizacin de arqueos en contragarantas.
I.- AHORROS
Apertura de cuentas de ahorro de sin documentacin.
Deficiente diligenciamiento de tarjeta de firmas.
Deficiente diligenciamiento del libro control entrega de talonarios.
Deficiente archivos de documentos de cuentas de ahorros.
Sin evidencia de supervisin en le pago de cuantas superiores.
Retiro sin evidencia.
Falta de firmas de quien recibe el talonario.
Inexiste arqueo de tarjetas de firmas.
Sin firma del gerente en contrato de uso de tarjeta.
Inadecuada custodia de talonarios.
Faltan huellas dactilares.
Tarjeta debito retenidas por el cajero automtico sin entregar.
J.- CERTIFICADOS.
Deficiente diligenciamiento del libro control de certificados.
Frecuente anulacin de ttulos.
Deficiente diligenciamiento de certificados.
Insuficiente realizacin de arqueos de ttulos en blancos.
Inadecuada custodia de ttulos emitidos y cancelados.
Sin evidencia del pago de intereses y de la retencin.
Sin evidencia de autorizacin de capitaciones mayores de un ao.
Tarjetas de control de intereses.
K.- CHEQUES DE GERENCIA
Inadecuado diligenciamiento de cheques de gerencia.
Frecuente anulacin de cheques de gerencia.
Falta diligenciamiento de formatos.
Inadecuada contabilizacin de cheques de gerencia.
Sin evidencia de recepcin para cheques de gerencia.
Diferencia de conciliacin de cheques de gerencia.
deficiente anulacin de los cheques de gerencia pagados o anulados.
Inoportunidad de las normas del banco.
Diferencia de conciliacin de cheques de gerencia.
deficiente anulacin de los cheques de gerencia pagados o anulados.
Inoportunidad de las normas del banco.
Deficiente cobro de comisin.
Inexiste fecha de cancelacin .
Cheques pagados sin endoso.
Inventario de cheques de gerencia no efectuados.
L.- CONTROL GENERAL.
Inexistencia de uso de carnet.
Inexiste uso de gua de auditoria.
Cartera de tasas de inters desactualizado.
Los manuales normativos se encuentran desactualizados.
Aseso a reas restringirs de personal no identificado.
Inexistencia en el seguimientos de los informes de auditoria.
Libro de control de la polica desactualizado.
Baja captacin y colocacin de las remesas.
FRAUDE
Y
ERROR
OBJETIVO:
Identificar las diferencias entre los errores intencionales y no
intencionales que determinan la relacin entre fraude y error;
sus causas y efectos dentro de los intereses.
Incluye cinco captulos:
El fraude y su relacin con el control interno.
Responsabilidad del auditor bajo las normas de auditora.
Los errores dentro de os estados financieros.
Practicas contables inadecuadas por ciclos transnacionales.
Estafas.
INCLUYE CINCO CAPTULOS:

El fraude y su relacin con el control interno.


Responsabilidad del auditor bajo las normas de auditora.
Los errores dentro de os estados financieros.
Practicas contables inadecuadas por ciclos transnacionales.
Estafas, desfalcos, fraudes y otras irregularidades por ciclos
transaccionales.
INCLUYE TRES ADENDAS:

Responsabilidad del auditor para reportar errores eh


irregularidades.
Normas internacional-Fraude y Error.
Administracin del riesgo ante el fraude y la corrupcin en la
globalizacin.

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