Gestión de Riesgos

2011 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados.
Prohibida su reproduccin total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
Gestin de Proyectos
Gua de los Fundamentos para la
Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK)
Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc., 2008.
Gestin de Riesgos
Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com

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Gestin de riesgos: Procesos
Integracin Alcance Tiempo
1. Desarrollar el Acta de Constitucin del 1. Planificacin del alcance 1. Definicin de actividades
Proyecto 2. Definicin del alcance 2. Establecimiento de la secuencia de las
2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del 3. Crear EDT actividades
Proyecto Preliminar 4. Verificacin del alcance 3. Estimacin de recursos de las actividades
3. Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto 5. Control de cambios del alcance
4. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto
4. Estimacin de la duracin de las
5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto actividades
6. Control Integrado de Cambios 5. Desarrollo del cronograma
7. Cerrar el Proyecto 6. Control del cronograma
Costos Calidad R.R. H.H.

1. Planificacin de recursos 1. Planificacin de la calidad 1. Planificacin de la organizacin
2. Estimacin de costos 2. Aseguramiento de la calidad 2. Asignacin del personal
3. Preparacin del presupuesto de costos 3. Control de calidad 3. Desarrollo del equipo
4. Control de costos 4. Gestin del equipo
Comunicaciones Riesgo Procura

1. Planificacin de las comunicaciones 1. Planificacin de la gestin de riesgos 1. Planificacin de las adquisiciones
2. Distribucin de la informacin 2. Identificacin de riesgos 2. Planificacin de la bsqueda de
3. Informes de rendimiento 3. Anlisis cualitativo de riesgos proveedores
4. Cierre administrativo 4. Anlisis cuantitativo de riesgos 3. Bsqueda de proveedores
5. Plan de respuesta de riesgos 4. Seleccin de proveedores
6. Supervisin y control de riesgos 5. Administracin del contrato
6. Cierre del contrato

Proceso 11.1:
Planificacin de Gestin
de Riesgos

Planificacin de la Gestin de Riesgos
Proceso de decidir cmo enfocar, planificar y

ejecutar las actividades de gestin de riesgos
para un proyecto.
Es importante planificar los procesos de

gestin del riesgo, para asegurar que el nivel,
el tipo y la visibilidad de la gestin de riesgos
estn en proporcin tanto con los riesgos
como con la importancia del proyecto para la
organizacin.

Planificacin de la Gestin de Riesgos
Metodologa.
Roles y responsabilidades.
Asignacin del presupuesto.
Periodicidad.
Categoras de riesgo.
Probabilidad e impacto de los riesgos.
Matriz de probabilidad e impacto.
Tolerancias revisadas de los
interesados.
Formatos de reportes.
Seguimiento.

Plan de Gestion de Riesgos
Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
METODOLOGIA :
Ver Cuadro 1 Metodologa de Gestin de Riesgos
ROLES Y RESPONSABILIDADES :
Ver Cuadro 2 Roles y Responsabilidades de Gestin de Riesgos
PRESUPUESTO :
Ver Cuadro 3 Presupuesto de Gestin de Riesgos
PERIODICIDAD :
Ver Cuadro 4 Periodicidad de Gestin de Riesgos
CATEGORAS DE RIESGOS :
Ver Cuadro 5 Categoras de Riesgos
DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO :

Ver Cuadro 6 Definiciones de Probabilidad
Ver Cuadro 7 Definiciones de Impacto
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO :

Ver Cuadro 8 Matriz de Probabilidad e Impacto
TOLERANCIAS DE LOS INTERESADOS (UMBRALES DE RIESGO) :

Ver Cuadro 9 Tolerancias de los Interesados
FORMATOS DE INFORME :
Se utilizarn los formatos de Priorizacion de Riesgos, Respuesta a Riesgos, Matriz de Revision de
Riesgos del Proyecto, Planificacion de Workaround, y Solicitud de Cambio
SEGUIMIENTO :
Se utilizarn los formatos de Acta de Reunion, Leccion Aprendida, y Auditoria

Cuadro 1 : Metodologa de Gestion de Riesgos
Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Actividad Descripcin Herramientas Fuentes de Informacion
Planificacion de Gestion de Riesgos Elaborar Plan de Gestion PMBOK Sponsor y Usuarios en general
PMI Compendium PM y equipo de proyecto
Identificacion de Riesgos Identificar riesgos del proyecto Checklist de Riesgos Sponsor y Usuarios en general
RBS estandar PM y equipo de proyecto
PM's y equipos de proyectos similares
Consultores y proveedores tecnologicos
Archivos histricos de proyectos
Analisis Cualitativo de Riesgos Evaluar probabilidad e impacto Definicion de Probabilidad Sponsor y Usuarios en general
Establecer ranking de importancia Definicion de Impacto PM y equipo de proyecto
Matriz de Probab-Impacto PM's y equipos de proyectos similares
Welcom Risk Consultores y proveedores tecnologicos
Anlisis Cuantitativo de Riesgos Evaluar prob e impacto global @Risk 4.1 for MS Project Sponsor y Usuarios en general
Calculo de Reserva de Contingencia PM y equipo de proyecto
Planificacin de la Respuesta a Riesgos Definir respuestas a riesgos Welcom Risk Sponsor y Usuarios en general
Planificar ejecucion de respuestas PM y equipo de proyecto
Archivos histricos de proyectos
Supervisin y Control de Riesgos Verificar ocurrencia de riesgos Welcom Risk Sponsor y Usuarios en general
Supervisar ejecucion de respuestas PM y equipo de proyecto
Verificar efectividad de respuestas
Pgina Web: Verificar
www.dharmacon.net , contacto:
aparicin nuevos informes@dharma-consulting.com
riesgos
Cuadro 2 : Roles y Responsabilidades
Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Actividad Roles Personas Responsabilidades
Equipo de Gestin de Riesgo:
Planificacion de Gestion de Riesgos Lider AVL Dirigir la actividad, responsable directo
Apoyo FGG, HGH, JKU, JHG Proveer definiciones
Miembros CVF, BGH, NMM, ERD Ejecutar la actividad
Identificacion de Riesgos Lider AVL Dirigir la actividad, responsable directo
Apoyo FGG, HGH, JKU, JHG Proveer informacion
Analisis Cualitativo de Riesgos Lider AVL Dirigir la actividad, responsable directo
Anlisis Cuantitativo de Riesgos Lider AVL Dirigir la actividad, responsable directo
Planificacin de la Respuesta a Riesgos Lider AVL Dirigir la actividad, responsable directo
Supervisin y Control de Riesgos Lider CVF Dirigir la actividad, responsable directo
Apoyo JKU, JHG Proveer informacion
Miembros NMM, ERD Ejecutar la actividad
Cuadro 3 : Presupuesto de Gestin de Riesgo
Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Actividad Personas Materiales Equipos Total
Planificacion de Gestion de Riesgos Lider $300 Suministros $30 Laptop $30

Apoyo $45 Viajes $400 Fotocopiadora $10
Miembros $50
$395 $430 $40 $865
Identificacion de Riesgos Lider

Apoyo
Miembros
Analisis Cualitativo de Riesgos Lider

Apoyo
Miembros
Anlisis Cuantitativo de Riesgos Lider

Apoyo
Miembros
Planificacin de la Respuesta a Riesgos Lider

Apoyo
Miembros
Supervisin y Control de Riesgos Lider

Apoyo
Miembros
TOTAL PRESUPUESTO
Cuadro 4 : Periodicidad de Gestin de Riesgo
Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Actividad Momento de ejecucin Entregable del WBS Periodicidad de Ejecucin
Planificacion de Gestion de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez
Identificacion de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez
En cada replanificacin del proyecto 1.4 Replanificacin del proyecto Semanal
Analisis Cualitativo de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez
Anlisis Cuantitativo de Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez
Planificacin de la Respuesta a Riesgos Al inicio del proyecto 1.2 Plan de Proyecto 1.0 Una vez
Supervisin y Control de Riesgos En cada ciclo de control del proyecto 1.8 Monitoreo semanal de riesgos Semanal

Cuadro 5 : Categoras de Riesgo
Proyecto :
Project Manager :
Fecha :

Cuadro 6 : Definiciones de Probabilidad de Riesgos
Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Definicin Probabilidad
Muy Improbable 0.1
Relativamente Probable 0.3
Probable 0.5
Muy Probable 0.7
Casi Certeza 0.9

Cuadro 7 : Definiciones de Impacto de Riesgo
Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Impactos Negativos
Impactos Positivos
La escala de Impactos Positivos es simtrica a la escala mostrada en cuadro superior

Cuadro 8 : Matriz de Probabilidad e Impacto
Proyecto :
Project Manager :
Fecha :

Cuadro 9 : Tolerancias al Riesgo de los Interesados
Proyecto :
Project Manager :
Fecha :
Clasificacion de Riesgos en Altos, Moderados, y Bajos
ALTOS
BAJOS BAJOS
MODERADOS
Respuestas Preferentes por Tipo de Riesgo
Tipo de Riesgo Respuesta Preferente

Amenaza Bajo Aceptar con Plan de Contingencia
Moderado Mitigar o Transferir
Alto Evitar
Oportunidad Bajo Compartir y Mejorar
Moderado Compartir y Mejorar
Alto Explotar
Formato de Informe de Riesgos
Priorizacin de Riesgos.
Respuesta a Riesgos.
Matriz de Revisin de Riesgos.
Planificacin de Work arounds.
Solicitud de Cambio.

Project Risk Prioritization Worksheet/Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
By Rank:
Identified Low Risk Medium Risk High Risk Work
Risk (Check v) (Check v) (Check v) Breakdown
Structure
Level
By Required Response:
Identified Can Be Handled Later REQUIRES IMMEDIATE RESPONSE!
Risk (specify planned response) (SPECIFY PLANNED ACTIONS AND WHO IS
ASSIGNED RESPONSIBILITY)
By Area of Expected Impact:

Area of Impact Identified Risks Level of Basis for High-Risk
affecting this area Risk: Assessments
High,
Medium,
Low
Cost
Schedule
Functionality
Quality

Risk Response Plan Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Description of Risk Identified:
Person(s) Responsible:
Results from Risk Analysis:
Agreed Responses (avoidance, transference, mitigation, acceptance):

Response #1
Response #2
Response #3
Residual Risk Level:
Action Steps:
Budget & Time for Response:
Contingency/Fallback Plans:

Project Risk Review Matrix
Project Name:
Prepared by:
Date:
Meeting Date:
Purpose of Meeting:
CHANGES IN RISK FACTORS: Notes
Changes in Changes in Changes in Changes in
Identified Probability Of Priority Ownership/ Needed

Risk Occurrence Responsibility Response
Additional Notes/Comments/Agreements/Next Steps:

Workaround Planning Worksheet
Project Name:
Prepared by:
Date:
Description of Emerging Risk Identified:
Person(s) Responsible:
Results from Risk Analysis (if applicable):
Description of Plan to Respond (avoidance, transference, mitigation, acceptance):
Description of Residual Risk Level:
Action Steps:
Budget & Time for Response:
Contingency/Fallback Plans:
Additional Notes:

Project Change Request Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Changes are being made to the following:

Project Charter Project Management Approach
Scope Statement Work Breakdown Structure
Performance Measurement Baselines Major Milestones and Target Dates
Key Staff Risk Management Plan
Scope Management Plan Schedule Management Plan
Cost Management Plan Quality Management Plan
Staffing Management Plan Communications Management Plan
Risk Response Plan Procurement Management Plan
Changes to Supporting Detail? (explain):
Description of Changes being made:
1. Risk Issues Prompting Changes:
Corrective Action:
2.Risk Issues Prompting Changes:
Corrective Action:
3.Risk Issues Prompting Changes:
Corrective Action:
Stakeholders being notified:

Name/Title: Signature: Date:
Name/Title: Signature: Date:
Formatos de Seguimiento de Riesgos
Acta de Reunin.
Leccin Aprendida.
Auditora.

Rev. 0 Acta de Reunin 1
ACTA DE REUNION
Fecha y hora : Lugar :
Reunin Tipo de
convocada por : reunin :
Moderador : Anotador :
Asistentes:
Leer los siguientes Documentos
Documentacin que debe aportar Responsable
-- Temas de la agenda --
Actividad Responsable Tiempo

Notas especiales:

Conclusiones
o
o
Acciones Responsable Firma Fecha Limite
Notas especiales:
Lessons Learned Documentation Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Lesson Learned Number:
Lesson Learned Proposed Name:
Project Team Role:
Process Group:* Initiating Planning Executing Controlling Clo
Specific Project Management Process Being Used: sin
Specific Practice, Tool or Technique Being Used:
What was the action undertaken?
What was the result?
What might have been a more preferred result:
What might have created the more preferred result?
What is the specific Lesson Learned?
How could one identify a similar situation in the future?
What behavior is recommended for the future?
Where and how can this knowledge be used later in this current project?
Where and how can this knowledge be used in a future project?
Who should be informed about this Lesson Learned: (check one)

Executive(s) Project Manager(s) Project Team(s) All
Other: St
How should this Lesson Learned be disseminated? (check all that apply)
e-mail Intranet/Web site Tip Sheet/FAQ Li
Other: br
Have you attached reference(s), example(s) and/or additional material(s)? yes n
Name(s) of attachment(s): o
1.
2.
Quality Audit Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Project Manager:
Project Phase: Overall Project Status:
Audit Date: Audit Number: Audit Leader:
Audit Team:
Goal(s) of This Specific Audit:
Audit of Management of Project:

1. (required project objective #1) Assessment: Comment:
2. (required project objective #2) Assessment: Comment:
Overall Assessment of Management of Project:
Recommended Action(s)/Lessons Learned Regarding Management of the Project:
Audit of the Product of the Project:

1. (required product Assessment: Comment:
characteristic #1)
2. (required product Assessment: Comment:
characteristic #2)
Overall Assessment about the Product of the Project:
Recommended Action(s)/Lessons Learned Regarding the Product of the Project:
Additional Audit Comments:
Have you attached additional material(s)? yes n

Name(s) of attachment(s): o
Audit Report Submitted To: Date:

Proceso 11.2:
Identificacin de Riesgos

Identificacin de Riesgos
11.2 IDENTIFICACIN
DE RIESGOS
Qu? determinar qu riesgos podran afectar el proyecto y

documentar sus caractersticas.
Quines? el equipo de proyecto, el equipo de gestin de

riesgos, expertos en la materia provenientes de otras reas
de la compaa, clientes, usuarios finales, otros directores de
proyectos, interesados en el proyecto y expertos externos.

Plan de Respuesta a Riesgos IDENTIFICACIN DEL RIESGO
ID Riesgo WBS Imp Prob Score Trigger Owner Resp Response
item Strat
1 Resistencia al cambio 6.0 0.8 0.9 0.72 falta de inters, fallas, olvidos CE AV Gestin del cambio
2 Ausencia liderazgo ejecutivo todos 0.8 0.5 0.40 falta de inters, inasistencias GG MI Escalar a Ger Gral
3 Rotacin analista principal todos 0.4 0.9 0.36 ofertas de trabajo PM MI Contraoferta y reemplazo
4 Necesidad muchas adec sw 6.6 0.4 0.7 0.28 falta de detalle, superficialidad CC MI Rev/Aprob detalladas
5 Falta aprobacin clientes todos 0.8 0.3 0.24 demoras para obtener aprob CE MI Escalar a Ger Gral
6 Falta apoyo jefaturas todos 0.4 0.5 0.20 falta de inters, inasistencias CE MI Escalar a Comit Ejec
7 Revisiones/aprobac superf 2.0,3.0 0.4 0.5 0.20 inasistencias, superficialidad CC MI Escalar a Comit Coord
8 Falta participacin usuario todos 0.2 0.7 0.14 inasistencias, apuros, olvidos CC MI Escalar a Comit Coord
9 Montaje equipos en acabad 5.0 0.2 0.5 0.10 dilaciones, falta decis/prior CC MI Escalar a Comit Ejec
10 Empaque UCUT c/difer caja 6.0 0.1 0.9 0.09 confirmacin de cliente CE AC Plan de contingencia
11 Bajos niveles de IRA 6.4,6.5 0.2 0.3 0.06 informes semanales nivel IRA CE AV Proyecto previo elev IRA
12 Nueva tecnologa radiofrec 3.1 0.2 0.3 0.06 problemas pruebas tempranas EP MI Capacitacin, asesoria
13 Mala adherencia telas merc 6.0 0.2 0.3 0.06 problemas pruebas tempranas EP AC Plan de contingencia
14 Rotacin usuar entrenados 6.0 0.2 0.3 0.06 ausencias cuadros entrenados CC MI Coordinacin con RRHH
15 Posibles cuellos de botella 6.4,6.5 0.2 0.3 0.06 problemas pruebas tempranas CC MI Increm capac, optim proc
16 Personal no aprueba capac 6.0 0.1 0.3 0.03 desinters, inasistencias CC MI Escalar a Comit Coord
17 Algunos clientes no acepten 6.4,6.5 0.2 0.1 0.02 demoras en aprobacin CE AC Plan de contingencia
18 Nueva tecnologa impresin 3.1 0.1 0.1 0.01 problemas pruebas tempranas EP MI Capacitacin, asesora
Leyenda :
GG = Gerencia General
CE = Comit Ejecutivo
CC = Comit Coordinacin
PM = Project Manager
EP = Equipo Proyecto
AV = Avoidance
Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com MI = Mitigation
AC = Acceptance
Proceso 11.3:
Anlisis Cualitativo de
Riesgos

Anlisis Cualitativo de Riesgos
11.3 ANLISIS
CUALITATIVO DE
RIESGOS
Propsito:
Evaluar el impacto y la probabilidad
de los riesgos identificados.
Priorizar riesgos.

Evaluacin de Riesgos (Impacto)

Calificacin de Riesgos
Plan de Respuesta a Riesgos
item Strat
Leyenda :
AV = Avoidance
MI = Mitigation
AC = Acceptance
Proceso 11.4:
Anlisis Cuantitativo de
Riesgos

Anlisis Cuantitativo de Riesgos
11.4 ANLISIS
CUANTITATIVO DE
RIESGOS
Analiza numricamente la probabilidad de

cada riesgo y sus consecuencias en los
objetivos del proyecto, como as tambin la
magnitud del riesgo total del proyecto.

Proceso 11.5:
Planificacin de la
Respuesta a Riesgos

Planificacin de la Respuesta a Riesgos
11.5 Planificacin de
la Respuesta a
Riesgos
Desarrollar opciones y determinar acciones.

Reducir amenazas a objetivos del proyecto.
Mejorar las oportunidades.
Identificacin de responsables para cada
respuesta.

Plan de Respuesta a Riesgos
item Strat
Leyenda :
AV = Avoidance
Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com MI = Mitigation
AC = Acceptance
Proceso 11.6:
Supervisin y Control de
Riesgos

Supervisin y Control de Riesgos
11.6 SUPERVISIN Y
CONTROL DE
RIESGOS
Se ocupa del seguimiento de los riesgos

identificados, de la supervisin de los riesgos
residuales y de la identificacin de nuevos riesgos,
asegurando la ejecucin de los planes de riesgo y
evaluando su eficacia en la reduccin de los
mismos.

Principales errores que se cometen en
la prctica de la Gestin del Riesgo
Se realiza la Identificacin sin tener suficiente

conocimiento acerca del proyecto.
Se hace la Evaluacin usando solo un cuestionario,
una entrevista, o la tcnica de Monte Carlo, sin
proveer un anlisis detallado del riesgo por cada
tarea.
La identificacin termina muy pronto, resultando en
una pequea lista (10 20) antes que en una lista
extensiva (cientos) de riesgos.

Se mezclan los pasos de la Identificacin y la

Cuantificacin, resultando en riesgos que se
evalan o juzgan a la ligera. Esto reduce el
numero total de riesgos identificados y causa que
la gente involucrada deje de participar.
Los riesgos identificados son muy generales, por
ejemplo:mala comunicacin en lugar de pobre
comunicacin sobre necesidades de los usuarios,
relativas a la instalacin del sistema ABC,
causando dos semanas de retraso.

Algunos temas considerados como riesgos no

son inciertos, sino hechos, y por lo tanto no
deben ser considerados riesgos.
Se omiten categoras completas de riesgos tales
como: tecnologa, cultura, o mercado.
Se utiliza un solo mtodo para identificar riesgos
(por ejemplo: solo un checklist) antes que una
combinacin de mtodos, lo cual no asegura que
se identifiquen muchos riesgos.

Se selecciona la primera estrategia de respuesta a

riesgos que viene a la mente, sin buscar mas opciones
y tratar de encontrar la mejor de ellas o la mejor
combinacin de ellas.
No se le da suficiente atencin a los riesgos durante la
fase de ejecucin del proyecto.
Los project managers no involucran a su equipo
durante la fase de planeamiento.
Los contratos se cierran mucho antes que se discutan
los riesgos del proyecto.


Gestión de Riesgos

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Costos Calidad R.R. H.H.

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Proceso de decidir cmo enfocar, planificar y

Es importante planificar los procesos de

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DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO :

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO :

TOLERANCIAS DE LOS INTERESADOS (UMBRALES DE RIESGO) :

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Planificacion de Gestion de Riesgos Lider $300 Suministros $30 Laptop $30

Identificacion de Riesgos Lider

Analisis Cualitativo de Riesgos Lider

Anlisis Cuantitativo de Riesgos Lider

Planificacin de la Respuesta a Riesgos Lider

Supervisin y Control de Riesgos Lider

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Muy Improbable 0.1

Relativamente Probable 0.3

Muy Probable 0.7

Casi Certeza 0.9

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La escala de Impactos Positivos es simtrica a la escala mostrada en cuadro superior

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Respuestas Preferentes por Tipo de Riesgo

Tipo de Riesgo Respuesta Preferente

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By Area of Expected Impact:

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Results from Risk Analysis:

Agreed Responses (avoidance, transference, mitigation, acceptance):

Residual Risk Level:

Budget & Time for Response:

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CHANGES IN RISK FACTORS: Notes

Changes in Changes in Changes in Changes in

Identified Probability Of Priority Ownership/ Needed

Additional Notes/Comments/Agreements/Next Steps:

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Results from Risk Analysis (if applicable):

Description of Plan to Respond (avoidance, transference, mitigation, acceptance):

Description of Residual Risk Level:

Budget & Time for Response:

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Changes are being made to the following:

Changes to Supporting Detail? (explain):

Description of Changes being made:

1. Risk Issues Prompting Changes:

2.Risk Issues Prompting Changes:

3.Risk Issues Prompting Changes:

Stakeholders being notified:

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Leer los siguientes Documentos

Documentacin que debe aportar Responsable

Acciones Responsable Firma Fecha Limite

Specific Practice, Tool or Technique Being Used:

What was the action undertaken?

What was the result?