Para gestionar y mejorar un proceso es necesario en primer lugar

describirlo adecuadamente. Los elementos que van a describir

adecuadamente el proceso son:

Salida. Resultado del proceso

Destinatario. Persona o conjunto de personas que reciben y valoran la
salida del proceso
Los responsables. Personas o grupos de personas que desarrollan la
secuencia de actividades del proceso
Secuencia de actividades. Es la descripcin de las acciones que tienen
que realizar los responsables
Recursos. Elementos materiales o de informacin que el proceso consume
o necesita para poder generar la salida
Indicadores. Son mediciones del funcionamiento de un proceso.
Variabilidad. Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en
las distintas actividades realizadas que a su vez, generan variabilidad en los
resultados del mismo.

Repetitividad. Los procesos se crean para producir un resultado e intentar

repetir ese resultado una u otra vez.
Esta caracterstica permite trabajar sobre el proceso y mejorarlo.
Indicadores. Son mediciones del funcionamiento del proceso
Pueden ser de dos tipos:
De eficacia. Miden lo bien o mal que la salida cumple con las
expectativas de los clientes
De eficiencia. Miden el consumo de los recursos
Se pueden aplicar al funcionamiento global del proceso o a
una parte
Existen otro tipo de medidas que reciben el nombre de
especificaciones del proceso. Son mandatos relativos a la
forma de realizar el proceso (no reflejan el funcionamiento sino
que son los causantes de dicho funcionamiento)
.
Definicin de Gestin y Mejora de Proceso.

Al conjunto de actividades que, dentro de la

organizacin, pretenden conseguir que las
secuencias de actividades (procesos) cumplan
con lo que se espera de las mismas y adems
sean mejoradas se les llama Gestin y Mejora de
Procesos
1. Hacerlo funcionar tal y como queremos que funcione.
a) Describir el proceso
b) Ejecutar las acciones definidas
c) Comprobar que se ha ejecutado segn estaba previsto
d) Garantizar que la prxima vez se va a desarrollar de acuerdo a
como estaba previsto. qu desviacin a ocurrido? cmo se puede
evitar en prximos casos?
2. Mejorarlo una vez que lo hemos hecho funcionar.
Cuando a pesar de realizar correctamente las actividades definidas sigue
habiendo problemas o el proceso no se llega a adaptar a lo que quiere el
cliente, o incluso, aunque todo funcione correctamente, tenemos la
obligacin de mejorarlo. Para ello es necesario aplicar una accin de
mejora.
La gestin segn los principios de calidad utiliza y un
sinfn de tcnicas y herramientas para provocar la
mejora de procesos
Para el anlisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de
utilizar las siguientes herramientas:
- Eliminacin de la burocracia. Eliminar tareas administrativas,
aprobaciones y papeleos innecesarios.
Eliminacin de la duplicacin o reprocesos.
Evaluacin del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y
optimizar las que agreguen valor.
Simplificacin. Eliminacin de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos
de botella.
Reduccin del tiempo de ciclo del proceso.
Prueba de errores.
Eficiencia en la utilizacin de equipos y sistemas.
Lenguaje simple. Compresin sencilla en los documentos.
Estandarizacin.
Alianzas con los proveedores.
Mejoramiento de situaciones importantes.
Automatizacin y/o mecanizacin.
Identificacin de los principales problemas y riesgos.