Portal de Cuentas por Pagar: Gua de usuario completa

1 Nokia 2014
Contenido

Requisitos tcnicos

Cmo registrarse en el Portal de Cuentas por Pagar? (Registracin nueva, Solicitud de acceso)

Cmo entregar facturas via el Portal de Cuentas por Pagar?

Cmo entregar notas de crdito via el Portal de Cuentas por Pagar?

Cmo utilizar la funcin de carga massiva en el Portal de Cuentas por Pagar?

Cmo revisar las facturas entregadas y pagadas?

A quin contactar?

2 Nokia 2014
Requisitos tcnicos

Microsoft Internet Explorer 8 o superior

Mozilla Firefox 4 o superior

Google Chrome

1280 pixeles pantalla o superior

1 Mbps coneccin a Internet por cable o superior

JavaScript habilitado

Microsoft Silverlight 5 o superior para la carga massiva

3 Nokia 2014
Cmo registrarse en el Portal de Cuentas por Pagar?

Se requiere completar el registro en dos sencillos pasos, para que puedan entregar sus facturas via
AP Portal:

1. Completar la pgina Registro de usuario nuevo (diapositivas 5-6) y

2. Solicitar acceso (diapositivas 7-8).

4 Nokia 2014
Cmo registrarse en el Portal de Cuentas por Pagar?
1.Registro de usuario nuevo

Registro de usuario nuevo:

- Visite la pgina del Portal de Cuentas por Pagar en el

siguiente enlace:
https://apportal.nokia.com/APPortalExt/
- Llene el formulario de registro (direccin de e-mail y
confirme contrasea)
- Lea y acepte los trminos y la poltica de privacidad
- Haga clic en: Continue Registration

5 Nokia 2014
Cmo registrarse en el Portal de Cuentas por Pagar?
1.Registro de usuario nuevo

- Escriba sus datos personales y pulse continue

registration
- Revise sus datos personales y finalice el registro.

Recibir un e-mail a su direccin de e-mail del equipo

de AP Portal Support con el enlace de activacin.

Se requiere activar su usuario dentro de 24 horas

haciendo clic en el enlace, enviado a su e-mail.

Por favor, revise su carpeta de spam, es posible que el

correo se encuentre ah.
6 Nokia 2014
Cmo registrarse en el Portal de Cuentas por Pagar?
2.Solicitar Acceso

Para el registro y la activacin del usuario, slo se requiere solicitar derechos de acceso, para cada una
de las empresas en la que se encuentra dado de alta.

- Inicie sesin en AP Portal

- Navegue en la hoja Company / Request Access

- Rellene los datos solicitados. Se requiere

completar uno de los tres campos:
1. Cdigo del proveedor: su nmero de identificacin en
nuestro sistema (6 dgitos)
2. Nmero de orden de compra: el nmero de una de
sus ordenes de compra
3. Nmero de la factura: Nmero de una de sus facturas
ya registrada en nuestro sistema

7 Nokia 2014
Cmo registrarse en el Portal de Cuentas por Pagar?
2. Solicitar Acceso
Completar los datos de su empresa y haga
clic en Next.

Confirme los detalles y haga clic en Send.

Dentro de dos das hbiles recibir un e-

mail de confirmacin del equipo AP Portal
Support .
Puede empezar a utilizar el Portal dentro
de 15 min despus de recibir esta
confirmacin.
8 Nokia 2014
Cmo entregar facturas via el Portal de Cuentas por Pagar?
Utilice la hoja Invoices para entregar una
factura. Elija la opcin apropiada en la seccin
de Create Invoice:

- From purchase order: Escriba los detalles

de la factura segn una orden de compra
existente.
- From invoice: Utilice una factura ya
entregada como plantilla. Aplicable para
facturas con y sin orden de compra.
- No purchase order: Cree una factura sin
orden de compra con la ayuda de un
formulario blanco.

Cmo entregar una factura con orden de

compra?
- Completar los campos obligatorios (*), el Line
tem de la orden de compra y haga clic en
Next.

9 Nokia 2014
Cmo entregar facturas via el Portal de Cuentas por Pagar?
En la siguiente pgina se puede aadir un
archivo adjunto. Es obligatorio adjuntar la
factura (Formato: pdf, lmite de tamao: 5 Mb
por factura). Hacer clic en Next

En la siguiente pgina se puede revisar todos

los detalles, y despus, hacer clic en Send.

En cuanto la factura sea entregada con xito,

recibir un ID.

Se puede entregar facturas sin orden de

compra de la misma manera. Hay diferencias
slo en los campos obligatorios.
Upload ID
10 Nokia 2014
Cmo entregar notas de crdito via el Portal de Cuentas por Pagar?
Cmo entregar una nota de crdito?

Elija la opcin apropiada: Create

credit note. Se puede elegir de las mismas
opciones como en caso de la entrega de
facturas:
- From purchase order
- From invoice
- No purchase order

Hay slo un campo diferente: se requiere el

nmero de la factura original a la que
corresponde la nota de crdito.

11 Nokia 2014
Instrucciones especiales para proveedores Freight
Si no recibe ms notificacin adicional que sus
facturas son PO-related, por favor elija: No
Purchase Order

No olvide completar los datos de Nokia vlidos:

Saliente (Outbound): Delivery Note 120xxxxxxx

(10dgitos)
Entrante (Inbound): Ref. PO Number 2xxxxxxx
or 9xxxxxxx (8 dgitos)
Parcela (Parcel): Cost Center o el nombre
completo del solicitante del Nokia

Note: 1. Elija Servicio (Service)

2. Rellene Ship To/From Country (pas
destinario/pas de origen) informacin
12 Nokia 2014
Cmo utilizar la funcin de carga massiva en el Portal de Cuentas por Pagar?
Cmo utilizar la funcin de carga massiva?
Se puede entregar facturas mltiples con la ayuda de
Upload invoices using Excel.

Guarde la plantilla en su computadora. Se puede utilizar

esta misma plantilla cuantas veces lo requiera.

Complete el archivo de excel, guarde la plantilla en

formato .xls (Excel 97-2003).
No modifique o elimine hojas o columnas ya
existentes!

Para proveedores Freight:

Si no recibe ms notificacin adicional que sus facturas
son PO-related, por favor dejar los siguientes campos
vacios: PO Number y PO Line Item. Complete sus
ordenes de compra en la columna Ref. PO number
(columna T en la hoja de ejemplo).
13 Nokia 2014
Cmo utilizar la funcin de carga massiva en el Portal de Cuentas por Pagar?
Suba el archivo excel en el Portal haciendo clic
Import Invoices.

Todas las facturas importadas sern enlistadas

en la esquina superior izquierda.
Los detalles de la factura seleccionada son
visibles a la derecha y al inferior de la pgina. Si
hay algn error con la factura importada, ser un
recordatorio para corregirlo.

Aada los imgenes de las facturas uno por

uno en formato pdf haciendo clic en Invoice
image.

14 Nokia 2014
Cmo revisar las facturas entregadas y pagadas?
Puede revisar sus facturas entregadas en la
hoja Invoices / Sent invoices.

- Escriba el perodo de tiempo para revisar la

lista de las facturas entregadas en aquel
perodo

En la hoja Payments / Search Payments se

puede buscar sus pagos durante los ltimos
cinco aos, segn criterios diferentes, por
ejemplo cuenta bancaria, el nmero de la
factura, suma y fecha.

15 Nokia 2014
Cmo enviar queries preguntas- y cmo cambiar su contrasea y
direccin de e-mail?
Se puede enviar preguntas (queries) via el Portal
de Cuentas por Pagar:
- Haciendo clic en: Queries/ New e indique los
detalles

Se puede cambiar su contrasea y su direccin de

e-mail:
- Haciendo clic en: Account, Change Password /
Change email address

16 Nokia 2014
Cmo cambiar los detalles de su empresa?
Se puede cambiar los detalles de su empresa (el
razn social, el domicilio legal, etc.)
- Haciendo clic en la hoja Company y despus
Edit

Se puede cambiar los detalles, si escribe los

datos nuevos en el campo New data y
despus hace clic Next

Si quisiera cambiar sus datos bancarios haga clic

en: Bank details

17 Nokia 2014
Cmo utilizar la hoja Address Search?
Se puede revisar los requisitos de facturacin
electrnica en diferentes pases con la ayuda de
Address Search

Elija el pas donde quisiera revisar los requisitos de

facturacin electrnica.

Despus de elegir el pas, haga clic the Electronic

invoices/Show options

18 Nokia 2014
A quin contactar?

Si necesita soporte tcnico con respecto al Portal de Cuentas por Pagar, inicie sesin en el portal y
envenos sus dudas o preguntas (queries).

19 Nokia 2014