CLASIFICACIN

DE LOS ARCHIVOS

PRESENTADO POR: LAURA MARCELA ARVALO PREZ

MATERIA : CLASIFICACIN DE REGISTROS
TCNICO EN GESTIN DOCUMENTAL
PARA QU SE CLASIFICAN LOS ARCHIVOS?

La clasificacin de archivos permite la

identificacin y el agrupamiento sistemtico de
documentos semejantes con caractersticas
comunes, teniendo como base la estructura
orgnico-funcional de las instituciones y los
trmites administrativos que adelantan las
dependencias en el ejercicio de sus funciones.
 LA CLASIFICACIN DE LOS
ARCHIVOS
El archivo se define bajo tres aceptaciones:
Documento producto de una actividad
La entidad en funcin del anlisis y tratamiento de documentos de archivo
Y como lugar donde se guardan dichos documentos
SEGN VAZQUEZ MURILLO (2006). LOS
ARCHIVOS SE CLASIFICAN POR:

1.TIPO DE INSTITUCIONES A LAS QUE SIRVEN

Autctonas (pertenecen al pas)
Extranjeras
ESTATALES

Ambas pueden ser :

NO ESTATALES
2. LA CANTIDAD DE INSTITUCIONES A LAS QUE
SIRVEN

SINGULARES: conducen la poltica documental

de una sola institucin, la custodian ya seleccionada
para su conservacin permanente.

MLTIPLES: conducen la poltica documental de

varias secciones de una institucin y renen los
documentos de valor perdurable que por ley ellas
les envas.
 3. LA CANTIDAD DE USO DE LOS
DOCUMENTOS QUE ALBERGAN

Activos : comn uso

(gestin)
Semi-activos: documentos
de menor cantidad de uso
Inactivos: documentos que
solo se solicitan n caso de
reclamacin, despus de un
largo plazo precaucional.
 4. LA RELACIN CON EL DESTINO FINAL DE
LOS DOCUMENTOS

Provisorio : lleva la poltica de los

documentos que estn a la espera de cumplir
su destino
Final: eliminacin o transferencia al archivo
permanente
Permanente: documentos ya seleccionados
para ser conservados de manera permanente
y destinado para la consulta de usuarios no
involucrados en el asunto de documentos
(manipulacin).
5. FASE DEL CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
Administrativos
histricos

6. LAS CARACTERISTICAS DE LOS CONJUNTOS

DOCUMENTALES QUE CONTIENEN :

Especiales: procesan y sirven documentos cuyo soporte no es papel

Especializados: son aquellos donde predomina un tipo documental, contienen caractersticas de
institucin ejemplo: militares, universitarios, sindicales
SEGN CESAR MARTIN GAVILAN (2009)