Cmo mejorar la productividad de tu

PYME un 20% en tiempos de crisis

WEBINARIO

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 Joan Pons
Fundador y CEO de WorkMeter
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#productividadWM
1. Puntos crticos de una empresa no
productiva

Qu es la productividad?
Segn la Real Academia Espaola:
f. Econ. Relacin entre lo producido y los medios empleados, tales
como mano de obra, materiales, energa, etc. .

Qu es una empresa poco productiva?

Recursos no optimizados

Cul es principal recurso de las

organizaciones?
Las personas
Productividad de las personas

Skills X Focus X Strategy = Productivity

Capacidad (Skills) Enfoque (Focus) Estrategia (Skills)

Determina la Referido al tiempo y el La direccin de las
capacidad que tiene esfuerzo que haga la personas tambin
una persona para hacer persona para realizar su afecta a su
su trabajo. Sus trabajo. La gestin del productividad. La
conocimientos. Las tiempo, y la cantidad utilidad de su trabajo,
herramientas que de horas que se el estilo de gestin o el
utiliza. Su preparacin dedique a las tareas entorno de la
y su formacin. A ms productivas. A ms organizacin. A mejor
capacidad, ms tiempo, ms gestin, ms
productividad. productividad. productividad.
Capacidad (Skills)

Reclutamiento
Formacin continuada
Herramientas
Foco

Gestin del tiempo

Entorno
Interrupciones
Robatiempos
Estado fsico
Estrategia

Relativa al
producto/servicio
Estilo de gestin
Transparencia
Objetivos

Depende del Management

Oportunidades de mejora

Reclutamiento
Skills Formacin
Herramientas

Gestin del tiempo

Focus Foco en herramientas productivas

Interrupciones
Consciencia del tiempo

Strategy
Estilo de gestin
Estrategia de
empresa
2. Problemas de gestin del tiempo

Falta de consciencia.
Falta de objetivos.
Exceso o dispersin del tiempo personal.
Reunionitis y reuniones de bajo
rendimiento.
Abuso de herramientas como el
correo electrnico.
Excesivas interrupciones.
Presentismo vs trabajo productivo.
Nuestra experiencia

Productividad mejorable
La inexistente gestin del tiempo, la falta de
consciencia y las interrupciones o exceso de reuniones
ineficientes producen perdidas enormes de
productividad de entre el 30% y el 40%, y es
recuperable.
Mala praxis en gestin del tiempo personal
Las pausas, los asuntos personales en el puesto de
trabajo o las distracciones roban como media 8h a la
semana a cada empleado. No se pueden eliminar, pero si
reducir considerablemente.
Mejora en conciliacin
La falta de confianza, el desorden y otros elementos
afectan a que los empleados alarguen su jornada de
trabajo 10h ms a la semana. Mas cansancio, menos
tiempo personal, menos sueo, menos productividad.
3. Frmulas para solucionarlo

Implementar metodologas ms productivas

Para evitar la procrastinacin.
Para mejorar nuestra capacidad de terminar las cosas.

Utilizar herramientas y procesos de feedback.

Para identificar las oportunidades de mejora.
Para mejorar nuestra gestin del tiempo.

Eliminar interrupciones y el presentismo.

Para mejorar nuestra productividad.
Satisfaccin y vida personal.
Metodologas

Getting Things Done (GTD) Quick Wins

Gestin x actividades Identificacin de mejoras
Listas escritas (fuera de la Implementacin rpida
cabeza) Consenso
Mtodo y cubos

Diagrama de Gantt Scrum

Planificacin de proyectos Basado en sprints
Clculo de costes Enfocado en la gestin de
Previsin de desvos desarrollo de software

Aplicable a proyectos cclicos

Herramientas

Software de medicin Software de productividad

Conciencia del tiempo Ofimtica
Reporting valorado Comunicacin
Coste/Beneficio Documentacin

Sistemas de evaluacin
Evaluacin desempeo

Evaluaciones externas

Evaluaciones internas
Compactacin del tiempo

Clculo de tiempos Compactacin horaria

En actividades Menos interrupciones
En proyectos Ms tiempo personal
En temas personales Horario Europeo

Herramientas y mtodos
Pomodoro

Aislamiento

Flexibilidad
4. El principio de Pareto

Pequeos cambios que podemos hacer

para mejorar nuestra productividad
Hacer cambios cuesta mucho, somos humanos!
El principio de Pareto (tambin conocido como la
regla del 80-20) afirma que, en muchos casos, el
80% de los efectos provienen del 20% de las
causas.
Qu cosas podemos implementar rpidamente
para mejorar la productividad?
5. Problemticas de resolucin prioritaria

Para implementar hoy mismo

Disminucin de las interrupciones
Disminucin del uso del correo
Normativa para las reuniones
Normativa para el uso del telfono interno
Feedback sobre la gestin del tiempo
Gestin por objetivos / Mejora continua
Interrupciones y correo electrnico

Desactivar las notificaciones de

Outlook u otro gestor de correo.

Abrir el correo y cerrarlo, 3 o 4

veces al da, no dejarlo abierto.

Desactivar Messenger, Skype

etc.

Auriculares (headsets) para

evitar ser molestado.

El tiempo medio por actividad pasar de 1 minuto a 3 minutos como media.

 Las reuniones y el telfono

Crear unas normas para las

reuniones.

Medir el tiempo invertido y

tratar de reducirlo mes a mes.

Eliminar llamadas internas de

confirmacin de email.

Evitar llamadas y visitas

innecesarias.

Se puede llegar a ahorrar entre 15 y 45 minutos al da de reuniones y llamadas.

 Gestin del tiempo y mejora continua

Implementar herramienta de
medicin automtica del tiempo.

Utilizar las mtricas para saber

como vamos.

Tratar de establecer una mejora

continua.

Tomando consciencia del tiempo se puede mejorar la productividad hasta un 40%.

 6. Importancia de las mtricas

Qu indicadores debes tener en cuenta?

Tiempos dedicados a las aplicaciones

Tiempos dedicados a temas no
profesionales
Foco: Interrupciones, distracciones
etc.(tiempo medio por actividad)

Ebook: Indicadores de productividad en una empresa imprescindibles

para la gestin de equipos altamente eficaces
http://es.workmeter.com/indicadores-productividad-empresa/
Resumen

SIEMPRE hay oportunidad de mejora.

La mejor forma de mejorar, es identificar
donde estn las oportunidades, y definir
un plan de accin.
Las personas son el componente
fundamental (pero no el nico).
Slo podemos mejorar, aquello que
podemos medir.
7. Libros y autores recomendados

Who: The A Method Hiring

Geoff Smart & Randy Street

Eat That Frog Brian Tracy

Gestiona mejor tu vida Alberto

Pena

Haz que funcione David Allen

La semana laboral de 4 horas http://www.briantracy.com/

Timothy Ferris
La sorprendente verdad sobre qu
nos motiva Daniel H. Pink
http://www.geoffsmart.com/
http://thinkwasabi.com/
http://www.davidco.com/
http://www.fourhourworkweek.com/blog/
http://www.danpink.com/
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