GUA PRCTICA DEL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG

ltima actualizacin: 17-septiembre-2015

CONTENIDO
INTRODUCCIN
LA UNAD
GENERALIDADES DEL SIG
ESTRUCTURA DEL SIG
CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN
PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG
GLOSARIO
 CONTENIDO

Introduccin
La UNAD
Misin
Visin
Estructura Organizacional
Generalidades del SIG
Referentes Normativos
Hitos histricos
Reingeniera al SIG
Estructura del SIG
Poltica del Sistema Integrado de Gestin
Objetivos Integrales
Enfoque basado en procesos

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG
Estructura Documental
Mapa de Procesos del SIG
Control y mejoramiento de la gestin
Indicadores
Auditoras
Sistema de Atencin al Usuario
Seguimiento a Acciones de mejora

GENERALIDADES DEL SIG

Programas Ambientales
Programas de Seguridad y Salud en el

ESTRUCTURA DEL SIG

Trabajo
Preguntas y respuestas acerca del SIG

INTRODUCCIN
Glosario

GLOSARIO
LA UNAD
 INTRODUCCIN

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia, en coherencia con los

compromisos adquiridos por la Alta Direccin ha definido, construido,
implementado y evaluado su sistema Integrado de Gestin,
proyectndolo como una herramienta de gestin universitaria, que
facilita el desarrollo de los proyectos y el cumplimiento de los objetivos
establecidos en el componente estratgico y misional de la UNAD.

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG
Esta herramienta de gestin es el resultado de los acuerdos logrados en
los diversos espacios de concertacin y discusin, y se fundamenta en la
constante revisin de metodologas e instrumentos implementados para
la mejora continua de la gestin universitaria, la cual en su conjunto
apunta a satisfacer las necesidades y expectativas de los diferentes
grupos de inters, de los servicios que presta la Universidad.

GENERALIDADES DEL SIG

ESTRUCTURA DEL SIG
CONTENIDO

GLOSARIO
LA UNAD
 LA UNAD

Misin
La Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) tiene como misin contribuir a la educacin para
todos a travs de la modalidad abierta, a distancia y en ambientes virtuales de aprendizaje, mediante
la accin pedaggica, la proyeccin social, el desarrollo regional y la proyeccin comunitaria, la
inclusin, la investigacin, la internacionalizacin y las innovaciones metodolgicas y didcticas, con la
utilizacin de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones para fomentar y acompaar el
aprendizaje autnomo, generador de cultura y espritu emprendedor que, en el marco de la sociedad
global y del conocimiento, propicie el desarrollo econmico, social y humano sostenible de las
comunidades locales, regionales y globales con calidad, eficiencia y equidad social.

Visin
La UNAD se proyecta como una organizacin lder en Educacin Abierta y a Distancia, reconocida a
nivel nacional e internacional por la calidad innovadora y pertinencia de sus ofertas y servicios

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG
educativos y por su compromiso y aporte de su comunidad acadmica al desarrollo humano
sostenible, de las comunidades locales y globales

Estructura Organizacional Sistema

Sistema de Alta Poltica: Rectora, Consejo superior y Funcional

GENERALIDADES DEL SIG

Consejo acadmico.

ESTRUCTURA DEL SIG

Sistema Misional: Vicerrectoras
Sistema Funcional: Gerencias, Secretara General y Oficinas
asesoras. Sistema Alta
INTRODUCCIN

Poltica
Sistema Operacional: Escuelas, Direcciones Zonales e
CONTENIDO

Instituto virtual de lenguas Sistema Sistema

GLOSARIO
Misional Operacional

(Consultar mayor informacin acerca de la UNAD)

 GENERALIDADES DEL SIG 1/3

Referente Normativo
ISO 9001: Norma Internacional que especifica los requisitos para un sistema de
gestin de la calidad, cuando una organizacin necesita demostrar su capacidad
para proporcionar regularmente productos que satisfagan los requisitos del
cliente y los legales y reglamentarios aplicables, y aspira a aumentar la
satisfaccin del cliente.
NTCGP 1000: Norma tcnica Colombiana que especfica los requisitos para la
implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad aplicable a la rama
ejecutiva del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios. Creada
tomando como base las normas internacionales ISO 9000:2005 y la ISO
9001:2008 sobre gestin de la calidad.

ISO 14001: Norma aceptada internacionalmente que establece cmo

implementar un sistema de gestin ambiental eficaz. La norma se ha concebido

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

para gestionar el delicado equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

la reduccin del impacto ambiental.

OHSAS 18001: Es la especificacin de evaluacin reconocida internacionalmente

para sistemas de gestin de la salud y la seguridad en el trabajo, el cual fomenta
los entornos de trabajo seguros y saludables al ofrecer un marco que permite a
la organizacin identificar y controlar coherentemente sus riesgos de salud y
seguridad, reducir el potencial de accidentes.

ISO 27001: Norma internacional que especifica los requisitos para establecer,

ESTRUCTURA DEL SIG

implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar un Sistema
de Gestin de Seguridad de la Informacin. La norma se ha concebido para
asegurar controles de seguridad suficientes y proporcionales que protejan los
INTRODUCCIN

activos de informacin y brinden confianza a las partes interesadas .

CONTENIDO

GLOSARIO
ISO 20000-1: Norma internacional que especifica los requisitos para planificar,
LA UNAD

establecer, implementar, operar, monitorizar, revisar, mantener y mejorar un

Sistema de Gestin de Servicios de Tecnologas de la Informacin.
 GENERALIDADES DEL SIG 2/3

Hitos histricos
2004: inicio al diseo del Sistema de Gestin de la Calidad - SGC en la UNAD.
2005 y 2006: Levantamiento documental del SGC.

2007: Cambio organizacional a la UNAD por lo cual se generan nuevas disposiciones procedimentales
al SGC. Establecimiento de la poltica de salud ocupacional, creacin y regulacin del Comit paritario
de salud Ocupacional

2008: Expedicin de resolucin por la cual se implementa el Sistema de Gestin de la Calidad - SGC en
la UNAD . Expedicin de resolucin 0636 del 24 de abril de 2008 Por la cual se establece la poltica
ambiental y se estructura el Sistema de Gestin Ambiental de la UNAD. Adopcin del reglamento
interno de trabajo de los servidores pblicos administrativos de la universidad

2009: Certificacin del SGC, bajo la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2004.

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG
2010 y 2011: Mejora continua de los procesos del SGC y recepcin de visitas de seguimiento.
Propuesta inicial del Sistema de Gestin Ambiental de la UNAD basada en el modelo establecido en
la NTC ISO 14001

2012: Recertificacin del SGC bajo la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 Inicio de articulacin
del SIG con el modelo de acreditacin. Establecimiento del reglamento de higiene y seguridad
industrial y Creacin del comit de convivencia laboral.

2013: Recepcin de visita de seguimiento, e inicio a reingeniera del SGC.

ESTRUCTURA DEL SIG

2014: Establecimiento del Sistema Integrado de Gestin - SIG (Gestin de la Calidad, Gestin
Ambiental, Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestin de la Seguridad de la Informacin y
INTRODUCCIN

Gestin de Servicios de Infraestructura Tecnolgica).

CONTENIDO

Certificacin del componente de Gestin Ambiental bajo la norma ISO 14001:2004 y del

GLOSARIO
componente de Seguridad y Salud en el trabajo bajo la norma OHSAS 18001:2007. (las dos
LA UNAD

nicamente con alcance en la Sede Nacional JCM)

 GENERALIDADES DEL SIG 3/3

Reingeniera del SGC para la construccin del SIG

Dentro de los compromisos definidos en el Plan de Desarrollo 2011-2015, la UNAD,
Modelo estableci la actualizacin del SGC que soportaba el actuar y la gestin universitaria.
de auto-
evaluaci Con el objetivo de restructurar el sistema en funcin de consolidarse como
n
herramienta de la gestin.
SGC
Desde el ao 2012, la Gerencia de Calidad en conjunto con el equipo de trabajo de
Lideres de Proceso y Lideres estratgicos de gestin, comenz la formulacin de un
nuevo sistema, que partiera de los elementos base del vigente a esa fecha, pero con el
valor agregado de buscar la articulacin del SGC con el modelo de autoevaluacin de la
universidad.

As mismo para las vigencia 2014, se inici todo un proceso de disear e implementar el alistamiento
institucional con fines de certificacin sobre el Sistema de Gestin Ambiental (SGA), y el Sistema de Gestin de

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG
Salud y Seguridad en el Trabajo (SGSST), todos articulados al Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), en busca de
consolidar la gestin universitaria como un Sistema Integrado de Gestin (SIG).
Sistema
Integrado
SGC SGA SGSST de
Gestin
(SIG)
ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001

ESTRUCTURA DEL SIG

Por ltimo en octubre de 2014, se articulan dos nuevos
INTRODUCCIN

elementos al Sistema Integrado de Gestin (SIG) los

cuales son el componente de Gestin de la Seguridad de
CONTENIDO

GLOSARIO
la Informacin y el componente de Gestin de Servicios
LA UNAD

de Infraestructura Tecnolgica.
 ESTRUCTURA DEL SIG 1/5

Poltica del Sistema Integrado de Gestin

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD, en el marco de su autonoma y en

cumplimiento de su misin universitaria, coherente con sus criterios de actuacin, su modelo
organizacional y en especial con el Modelo Acadmico Pedaggico en sus mltiples contextos
y mbitos de actuacin, est comprometida con:

El mejoramiento contino de su gestin y el cumplimiento de los requisitos legales y

dems suscritos por la institucin, para la satisfaccin de todos los actores acadmicos y
administrativos, beneficiarios y usuarios de sus programas y servicios educativos, en
procura de superar sus expectativas.
La prevencin de la contaminacin, controlando los aspectos ambientales significativos
asociados a las actividades desarrolladas en la Institucin, mitigando los impactos

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG
ambientales asociados al consumo de recursos naturales y a la generacin de residuos, y
fomentando el desarrollo sostenible en la Universidad.
La promocin de la salud y la prevencin de lesiones y enfermedades laborales del
personal, identificando, mitigando y controlando los riesgos laborales que pueden
generarse en el desarrollo de las actividades acadmicas y administrativas.
El diseo, desarrollo, puesta en produccin, provisin y operacin de los servicios de
infraestructura tecnolgica, para la prestacin eficaz y eficiente dentro de los mrgenes
GENERALIDADES DEL SIG

de disponibilidad definidos, propendiendo por el cumplimiento de las funciones

misionales de la entidad.
La proteccin, preservacin y soporte de la informacin institucional almacenada en
medio electrnico, salvaguardando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de
INTRODUCCIN

esta.
CONTENIDO

GLOSARIO
LA UNAD

(Conforme a lo declarado en la Resolucin 5317 del 29 de mayo de 2015)

 ESTRUCTURA DEL SIG 2/5

Objetivos Integrales
La UNAD define los siguientes Objetivos para el Sistema Integrado de Gestin derivados de la
Poltica Integrada de Gestin establecida, cuyo propsito es la implementacin, mantenimiento
y mejora permanente del Sistema Integrado de Gestin.

Mejorar las competencias, habilidades, conocimientos y condiciones de trabajo del

1 talento humano, para responder a las necesidades, expectativas y caractersticas de los
stakeholders de la Universidad, en funcin de la calidad en la prestacin de los servicios
educativos.

Mejorar continuamente la calidad de los materiales, la atencin al estudiante, el

2 acompaamiento tutorial y de consejera, y los procesos de evaluacin en Ambientes
Virtuales de Aprendizaje, fortaleciendo el modelo pedaggico Unadista apoyado en e-

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

learning a partir de la fundamentacin y operacin de sus componentes pedaggicos,

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

didcticos, curriculares, tecnolgicos y organizacionales.

Impulsar la Gestin del Conocimiento y la innovacin a partir del incentivo a la

3 produccin intelectual con calidad y pertinencia, del fomento de la cultura de la
investigacin y de la diseminacin del conocimiento en la Web 3.0 y otros dispositivos
que fortalezcan ambientes virtuales de aprendizaje.
GENERALIDADES DEL SIG

Optimizar la gestin universitaria a travs del seguimiento y

4 control de los procesos, apoyndose en los dispositivos
definidos por la universidad.
INTRODUCCIN

Incrementar el impacto de los programas de Bienestar

5
CONTENIDO

Institucional mediante la gestin y desarrollo de estrategias

GLOSARIO
LA UNAD

acordes con la poltica institucional y normatividad vigente.

(Conforme a los declarados en la Resolucin 6858 del 22 de agosto de 2014)

 ESTRUCTURA DEL SIG 3/5

Enfoque basado en procesos

El SIg se soporta sobre un enfoque basado en procesos, el cual consiste en determinar y gestionar, de
manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre s.

Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vnculos entre los procesos
individuales que forman parte de un sistema conformado por procesos, as como sobre su combinacin e
interaccin.

Este enfoque permite mejorar la satisfaccin de los clientes, y el desempeo de las entidades previniendo la
contaminacin ambiental y los riegos ocupacionales, circunstancia que debe ser la principal motivacin
para la implementacin de un Sistema Integrado de Gestin.

De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodologa conocida como

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG
Ciclo PHVA que puede describirse brevemente como:

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios

para conseguir resultados, de acuerdo con los requisitos
Planificar
del cliente, los legales aplicables y las polticas de la
entidad.

Hacer: implementar los procesos.

GENERALIDADES DEL SIG

Actuar Hacer
Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los
procesos y los productos y/o servicios respecto a las
INTRODUCCIN

polticas, los objetivos y los requisitos para el producto

y/o servicio, e informar sobre los resultados.
CONTENIDO

GLOSARIO
Verificar
LA UNAD

Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el

desempeo de los procesos.
 ESTRUCTURA DEL SIG 4/5

Estructura Documental
Para el adecuado funcionamiento del Sistema Integrado de Gestin, la UNAD utiliza la siguiente
estructura documental, la cual integra cada uno de los elementos documentales que constituyen el
desarrollo de sus diferentes procesos y procedimientos, en coherencia con los puntos de control
documental y control de registros.

Manual Especifica la estructura, responsabilidades y autoridades del Sistema Integrado de Gestin de

del SIG
la UNAD (consultar el documento)

Describe un proceso de manera global definiendo entre otros, el objetivo, el alcance, las entradas,
Caracteri-
zacin
las actividades especficas y las salidas asociadas al proceso.
(consultar caracterizaciones)
Ficha de Especificacin: Especifican los requisitos que deben cumplir los productos o
Ficha de servicios para su uso. (consultar especificaciones)

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

especificacin

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las actividades de los
Procedimiento diferentes procesos. (consultar procedimientos)

Formatos: documento soporte del procedimiento donde se deben realizar registros

como insumo para el desarrollo o resultado de una actividad. (consultar formatos)
Formato
Instructivos: orientan sobre la forma detallada y especfica de adelantar una
Instructivo actividad de un procedimiento. (consultar Instructivos)
GENERALIDADES DEL SIG

Documento que hace referencia a un tipo especial de documento que presenta

Registro los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas.
Puede estar en medio fsico o digital.

Documento de origen interno o externo que da o expresa alguna gua general,

INTRODUCCIN

Documentos de referencia (Internos y protocolo o marco de referencia de carcter institucional que requiere ser
CONTENIDO

Externos) tenido en cuenta en el establecimiento y/o realizacin de actividades.

(consultar documentos)

GLOSARIO
LA UNAD

Documentos generados por la UNAD u organismos externos, en los cuales se

Normatividad (Interna y Externa) establecen reglas que se deben seguir y sobre las cuales se deben regir las
actividades desarrolladas en la UNAD.
 ESTRUCTURA DEL SIG 5/5

Mapa de procesos (Consultar Mapa)

El mapa de Procesos del SIG, se estructura

sobre el ciclo PHVA, respondiendo a los
principios de calidad definidos en las Normas
ISO 9001 y NTC GP 1000.

La estructura del Mapa identifica cuatro

tipos de procesos:

Procesos Estratgicos: Direccionan el

SIG, liderando la planeacin y la
actuacin del ciclo PHVA.

CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG
Procesos Misionales: (Cadenas de
Valor): Apuntan al cumplimento de la
misin y visin de la Universidad, los
resultados (productos y servicios) de
estos procesos son recibidos por los
usuarios de la Gestin Universitaria,
estudiantes, egresados y dems
beneficiarios. Se ubican el elemento de
GENERALIDADES DEL SIG

Hacer dentro del Ciclo PHVA.

Procesos de Apoyo: Apoyan la gestin de los dems procesos del sistema para que la Gestin Universitaria cumpla
INTRODUCCIN

con la poltica, la misin y la visin de la Universidad. Los procesos de apoyo se ubican dentro del elemento Hacer
del ciclo PHVA.
CONTENIDO

GLOSARIO
LA UNAD

Proceso de Evaluacin: Controlan la gestin desarrollada por los dems procesos del Sistema, evidenciando el
cumplimiento de logros y compromisos trazados por estos. El proceso de Evaluacin ocupa el elemento de
Verificacin del ciclo PHVA.
 CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN 1/6

Indicadores
Siguiendo los lineamientos establecidos en los requisitos de las Normas de Referencia del SIG, donde la
Universidad debe aplicar mtodos de seguimiento a los procesos del SIG; los indicadores se han
establecido como sistema de medicin de la gestin de los procesos.
(Consultar Indicadores)

Relacin existente entre

Qu es un indicador? Eficacia la planeacin definida y
la ejecucin alcanzada.
Es la relacin existente entre variables
cuantitativas o cualitativas, que
permite observar los factores crticos

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

de xito y las tendencias de cambio al
interior de un proceso o sistema,
respecto a los objetivos y metas
definidos para estos.
Qu
Miden?
GENERALIDADES DEL SIG

Relacin que se establece entre el logro

obtenido (producto alcanzado, servicio Eficiencia Efectividad
ESTRUCTURA DEL SIG

prestado) y el esfuerzo invertido para

INTRODUCCIN

conseguirlo. El esfuerzo puede ser tiempo, Medida del impacto de la gestin

talento humano o dinero. Todos los procesos de los procesos. Los procesos
CONTENIDO

del SIG, deben establecer indicadores de este estratgicos y misionales deben

GLOSARIO
LA UNAD

tipo. establecer indicadores de este

tipo.
 CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN 2/6

Auditoras
En la UNAD se llevan a cabo auditoras internas y externas a intervalos planificados, ejercicio que permite
determinar si el Sistema de Gestin de la Calidad es conforme con las disposiciones planificadas, con los
requisitos de las normas sobre las cuales est certificado y con los requisitos del SIG establecidos por la
universidad, y si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Qu debe conocer para recibir una auditora?

Aspectos e
Procedimientos Programas
Misin y impactos Comportamiento de los
y relacin entre ambientales
Visin ambientales indicadores del proceso
los mismos y de
asociados a las seguridad en
actividades que Retroalimentacin del
Poltica y Formatos e el trabajo
Mapa de realiza cliente por PQRS u
Objetivos Instructivos
Procesos otros medios
Integrales Registros que se Peligros y Acciones
generan riesgos Desempeo cualitativo correctivas

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

Manual del proceso
asociados a las y
Integrado de Fichas de preventivas
actividades que
Gestin Productos y/o realizadas
realiza Mapa de riesgos
servicios

Qu debe y NO debe hacer al

Debe -Ser puntual a la hora de recibir la auditora
recibir una auditora?
-Estar atento a las preguntas del auditor
-Tener seguridad y ser claro en las respuestas
GENERALIDADES DEL SIG

-Tener claro que se auditan procesos y no a personas

ESTRUCTURA DEL SIG

-Tener ubicadas las evidencias de la gestin del proceso

INTRODUCCIN

-Llegar tarde
NO debe -Desviar la respuesta
CONTENIDO

GLOSARIO
-Responder cosas que No se han preguntado
LA UNAD

-Descargar en otro la responsabilidad

-Demostrar impaciencia
-Tomar las recomendaciones del auditor de forma personal
 CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN 3/6

Sistema de Atencin al Usuario - SAU

El SAU es el conjunto de actores, redes, dispositivos, y recursos que la UNAD ha puesto a disposicin, con
el propsito de gestionar las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones - PQRSF
presentadas por los grupos de inters de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD.

El SAU se convierte en un elemento fundamental para el SGI de la UNAD, para obtener informacin acerca
del grado de conocimiento y percepcin de los diferentes usuarios sobre los productos servicios de la
UNAD, como tambin para la identificacin de oportunidades de mejora de los procesos del SGI.

Asesora Virtual
Canales Aplicacin web tipo chat http://chat.unad.edu.co
de Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m.
atencin y sbados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.
SAU

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

Asesora presencial
Sede Nacional: Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y
sbados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.

Lnea telefnica
Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sbados de 8:00 a.m. a
GENERALIDADES DEL SIG

2:00 p.m., al nmero (1) 375 95 00 en Bogot (Colombia) o la lnea

nacional gratuita 01 8000 115223.
ESTRUCTURA DEL SIG

Correo electrnico
INTRODUCCIN

atencionalusuario@unad.edu.co
CONTENIDO

GLOSARIO
LA UNAD

Radicacin de PQRS
Aplicacin web http://sau.unad.edu.co
 CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN 4/6

Seguimiento a Acciones de Mejora

El Sistema Integrado de Gestin de la UNAD, tiene a disposicin el Sistema de
Seguimiento a Acciones de Mejora-SSAM, herramienta utilizada para hacer la Ciclo bsico
Anlisis de indicadores
formulacin, aprobacin y seguimiento a los planes de mejoramiento que surgen utilizado
como resultadoEjercicios
de los diferentes ejercicios de revisin yde
de Autoevaluacin anlisis, tanto internos
programas Acadmicos
como externos.
Encuestas de satisfaccin al cliente Realizar ejercicio
de Evaluacin o
Producto
Esta herramienta y/ose servicio noaplicacin
soporta en una conforme revisin
web, a la cual tiene acceso algunos usuarios
Resultados
con ciertos niveles deo auditoras externas
roles de accesibilidad,
Identificar
Resultados
que de auditoras
facilitan la gestin internas
y administracin de la oportunidades de
informacin dentro del sistema. mejora
Resultados despliegues y revisiones del clster
Resultados retroalimentacin rendicin de cuentas
Dentro de los principales ejercicios de Revisin Gerencial
revisin y anlisis, que son

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

Formular plan de
fuente para la formulacin de planes de Mejoramiento, se tienen: mejoramiento

Solicitudes
Anlisis de indicadores
de mejoramiento

de los lderes
Anlisis sobre los aspectos e
Anlisis
Autoevaluacin de programas del comportamiento de las PQRS.
impactos ambientales
Acadmicos Identificacin y verificacin de

Identificacin
Encuestas de satisfaccin al cliente
de aspectos y valoracin de impactos
cumplimiento de requisitos
Revisar y aprobar
el plan
Producto y/o servicio no conforme ambientales
legales ambientales y en
Resultados de auditoras internas y seguridad y salud en el trabajo,
Identificacin y valoracin de riesgos ambientales
GENERALIDADES DEL SIG

externas y suscritos Ejecutar

(Anlisis de Amenazas, Vulnerabilidad y Riesgos)
ESTRUCTURA DEL SIG

Solicitudes de mejoramiento de los Materializacin de Accidentes acciones

lderes y/o Emergencias.

Identificacin y verificacin
Anlisis del comportamiento de las
de cumplimiento de
Resultados de Simulacros.
INTRODUCCIN

PQRS. requisitos ambientales legales y suscritos Hacer

seguimiento
CONTENIDO

y dar cierre a

GLOSARIO
LA UNAD

acciones
(Consulte mas informacin en el Procedimiento de Gestin de planes de
mejoramiento y el Instructivo para el registro y formalizacin de planes de
mejoramiento)
 CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN 5/6

Programas Ambientales
Los programas ambientales nos permiten establecer lineamientos y recursos, para dar un manejo ambiental
adecuado a los impactos ambientales generados, relacionados con las actividades ejercidas en la institucin,
con el fin de prevenir la contaminacin. Anlisis de indicadores

Para ello se hanEjercicios

establecido losde Autoevaluacin
siguientes de programas
programas ambientales, con los cualesAcadmicos
se busca:
Encuestas
Gestionar la minimizacin en la
de satisfaccin
Identificar los
al cliente
procesos, Buscar oportunidades de ahorro
generacin asociada a la Producto y/o servicio no conforme
actividades y productos que de energa, nuevas opciones
produccin y fortalecer el generan residuos con tecnolgicas que brinden ms
consumo responsable, Resultados
el de auditoras
caractersticas peligrosas en externas
la eficiencia; y reducir las
aprovechamiento y valorizacin organizacin y establecer necesidades de energa elctrica
de residuos con potencial deResultadosmedidasdedeauditoras
prevencin internas
y de los Funcionarios, realizando
recuperacin. minimizacin de impactos sobre
Resultados despliegues
el ambiente.
y revisiones delcampaas clster formativas e
informativas enfocadas a su uso
Resultados retroalimentacin rendicin de cuentas
eficiente.
Programa de gestin Programa de gestin
Revisin Gerencial

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

Programa de Ahorro y
integral de residuos integral de residuos
uso eficiente de la
slidos convencionales peligrosos y
PGIRS
Solicitudes de mejoramiento
especiales PGIRP
de los lderes
Energa
Anlisis del comportamiento de las PQRS.
Identificacin de aspectos y valoracin de impactos
ambientales
Buscar oportunidades de ahorro Promover una cultura que usa
de agua, nuevas opciones racionalmente los recursos y
Identificacin y valoracin de riesgos
buenosambientales
GENERALIDADES DEL SIG

tecnolgicas, que brinden hbitos en el uso del

mayor ahorro y prevenir su papel promoviendo la eciencia
(Anlisiscontaminacin
de Amenazas, Vulnerabilidad y Riesgos)
ESTRUCTURA DEL SIG

realizando y productividad, reduciendo

Identificacin
campaas y verificacin
formativas
informativas enfocadas a su uso
e de cumplimiento de de
costos, tiempo y espacios
almacenamiento.
INTRODUCCIN

requisitos
eficiente. ambientales legales y suscritos
CONTENIDO

GLOSARIO
LA UNAD

Programa de Eficiencia
Programa de ahorro y
Administrativa y Cero
uso eficiente del Agua
Papel
 CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN 6/6

Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo

Los programas de seguridad y salud en el trabajo permiten prevenir y minimizar los peligros y riesgos
Anlisis
detectados en los lugares de trabajo definiendo de indicadores
objetivos, metas, responsables, funciones, medios y plazos.
Para ello se hanEjercicios desiguientes
establecido los Autoevaluacin de programas
programas de Seguridad y Salud en Acadmicos
el Trabajo, con los
cuales se busca:
Encuestas de satisfaccin al cliente
Producto y/o servicio no conforme
Resultados de auditoras externas
ResultadosDesarrollar
Definir el conjunto de actividades de auditoras
actividades internas
dirigidas a la
dedicadas a la identificacin, promocin de la salud y prevencin
reconocimiento, Resultados
evaluacin y despliegues y revisiones
de la enfermedad y control del
de la clster
control de los agentes y factores salud del trabajador protegindolo
ambientales queResultados
se originan en retroalimentacin
los de los factores rendicin
de riesgos de cuentas
lugares de trabajo y que puedan ocupacionales; ubicndolo en un
Revisin
sitio de Gerencial

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

afectar la salud de los trabajadores trabajo acorde con sus
Solicitudes de mejoramiento
condiciones de los lderes
psico -fisiolgicas
mantenindolo en actitud de
y

Anlisis del comportamiento

servicio laboral. de las PQRS.
Identificacin de aspectos
Programa de Higiene
Programa y valoracin de de impactos
Medicina
ambientales Preventiva
y Seguridad Industrial
y del Trabajo
Identificacin y valoracin de riesgos ambientales
GENERALIDADES DEL SIG

(Anlisis de Amenazas, Vulnerabilidad y Riesgos)

ESTRUCTURA DEL SIG

Identificacin y verificacin de cumplimiento de

INTRODUCCIN

requisitos ambientales legales y suscritos

CONTENIDO

GLOSARIO
LA UNAD
 PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG 1/3

Por qu implementar un Sistema de Integrado de Gestin en la UNAD?

La finalidad es fortalecer la gestin al interior de los procesos de la Universidad,
generando un valor agregado a los productos y servicios que se entregan a los usuarios,
y previniendo la contaminacin ambiental y la ocurrencia de lesiones y enfermedades
laborales que se generan en el desarrollo de las actividades acadmicas y
administrativas permitiendo ser ms competitivos en el sector educativo.

Qu es la Certificacin del SIG?

La certificacin es el procedimiento mediante el cual Ente Certificador (organismo
externo a la Universidad) asegura que los productos y servicios ofertados por la
institucin, y los procesos al interior de la misma, cumplen con los requisitos de
nuestros clientes (estudiantes) y los exigidos por las normas sobre las cuales se
requiere certificar. ambientales
(Anlisis de Amenazas, Vulnerabilidad y Riesgos)
CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

Qu relacin existe entre la implementacin del SIG y el proceso de Acreditacin de Alta Calidad?
Identificacin
El proceso de Acreditacin y verificacin
de Alta calidad se desarrolladeconcumplimiento de la generacin de
el objeto de promover
condiciones acadmicas de alta calidad en las instituciones y programas de educacin superior, y la
implementacin de un requisitos ambientales
SIG, permite articular los procesoslegales y suscritos
de la Universidad en pro del mejoramiento de
dichas condiciones acadmicas, ofreciendo a los estudiantes programas con los ms altos estndares de
calidad.

Cul es la fuente oficial para consultar la documentacin asociada al SIG?

GENERALIDADES DEL SIG

La pgina web del SIG http://sig.unad.edu.co es el sitio en el que se encuentran publicados los documentos
estandarizados y actualizados del SIG, y es el nico desde el cual se debe realizar la consulta antes de ser
ESTRUCTURA DEL SIG

utilizados.
INTRODUCCIN

Cul es la diferencia entre una accin correctiva y una correccin?

CONTENIDO

La accin correctiva es el conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad u

GLOSARIO
LA UNAD

otra situacin indeseable, mientras que la correccin es una accin tomada de forma inmediata para eliminar
una no conformidad detectada.
 PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG 2/3

Qu es una ficha de producto y/o servicio?

Es un documento que permite identificar para una salida de un proceso, y los requisitos que esta debe
cumplir para garantizar la calidad y conformidad del mismo para ser aceptado.

Qu es un producto o servicio no conforme?

Es todo aquel resultado o salida de proceso que no cumple con alguno de los requisitos establecidos en la
respectiva Ficha de Producto y/o Servicio, afectando la calidad en la prestacin de un servicio o el desarrollo
de un proceso.

Qu son los Informes trimestrales de gestin - ITG?

Como su nombre lo indica, son Informes que se realizan cada tres meses, por parte de los procesos, en los
cuales se realiza un anlisis cuantitativo y cualitativo de la gestin del proceso.
ambientales
(Anlisis deEstratgicos
Amenazas, Vulnerabilidad y Riesgos)
CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

Qu papel desempean los Lderes de Gestin - LEG?

El Sistema de Gestin de la Calidad SIG
Identificacin de la UNAD, ha de
y verificacin establecido dentro de su de
cumplimiento gestin el rol de Lder
Estratgico de Gestin LEG, como mecanismo articulador para facilitar y garantizar el diseo,
requisitos
implementacin, control ambientales
y mejora continua legales
de los procesos del SIG. y suscritos

Quin es el responsable del SIG en la UNAD?

No existe un nico responsable del SIG, la responsabilidad es de todos y cada uno de
los servidores pblicos de la UNAD. Quienes deben velar por garantizar que el SIG
GENERALIDADES DEL SIG

opere, se mantenga y mejore continuamente.

ESTRUCTURA DEL SIG

Quin es el representante del SIG en la UNAD y cuales son sus funciones?

INTRODUCCIN

El Representante del SIG en la UNAD es el Gerente de Calidad y Mejoramiento Universitario, quien debe
CONTENIDO

asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementacin

GLOSARIO
del sistema de gestin de la calidad, de igual forma deber informar a la alta direccin de la Universidad sobre
LA UNAD

el desempeo del sistema de gestin de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, y se asegurar de que
se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los estudiantes en todos los niveles de la entidad.
 PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG 3/3

Cmo identifico los aspectos e impactos ambientales asociados en mis actividades??

Identifico qu recursos naturales o materiales son usados en mis actividades, por ejemplo: consumo de
agua, energa, generacin de residuos; y cules son los posibles impactos positivos o negativos derivados
de estos usos.

A quin me dirijo si tengo una duda relacionada con un aspecto o impacto ambiental
identificado?
Debe dirigirse al lder zonal ambiental de su respectiva zona, o al lder Nacional ambiental.

Cmo identifico los peligros y riesgos asociados a mi labor?

Identific las condiciones de seguridad y saludambientales
en el trabajo que se relacionan con la actividad que realiz:
ejemplo riesgos locativos
(Anlisis (cada
dedeAmenazas,
objetos) riesgos biomecnicos (posturas
Vulnerabilidad inadecuadas) entre otros y
y Riesgos)
CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

califico cuales son las condiciones mas prioritarias en mi lugar de trabajo..

Identificacin y verificacin de cumplimiento de
Qu es el Comit Paritariorequisitos
de Seguridad yambientales
Salud en el Trabajolegales y suscritos
(COPASST)?
el Comit Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo es un organismo de coordinacin integrada por varios
representantes tanto del empleador como de los funcionarios de la Universidad, que tienen como funcin,
promover, divulgar y apoyar las normas y actividades de salud ocupacional que se realizan en la Universidad.

Qu es y cuando se considera un accidente de trabajo?

GENERALIDADES DEL SIG

todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo, y que
ESTRUCTURA DEL SIG

produzca en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin funcional o

psiquitrica, una invalidez o la muerte o aquel que se produce durante la ejecucin
INTRODUCCIN

de rdenes del empleador, o contratante durante la ejecucin de una labor bajo su

autoridad, an fuera del lugar y horas de trabajo.
CONTENIDO

GLOSARIO
LA UNAD
 GLOSARIO DEL SIG 1/3
Accin correctiva: Conjunto de acciones tomadas para Concesin: Autorizacin para utilizar o liberar un producto
eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u y/o servicio que no es conforme con los requisitos
otra situacin no deseable. especificados.

Accin preventiva: Conjunto de acciones tomadas para Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Anlisis de indicadores
eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u
Ejercicios de Autoevaluacin de
otra situacin potencial no deseable. programas
Correccin: Acadmicos
Accin tomada para eliminar una no
conformidad detectada.
Adquisicin de bienes y servicios:Encuestas de satisfaccin
Cualquier modalidad de al cliente
contratacin, convenio, concesin o provisin de bienes y/o
Producto y/o
servicios, inherentes al cumplimiento de la funcin de la
servicio
Diseono conforme
y desarrollo: Conjunto de procesos que transforma
los requisitos de una poltica, programa, proyecto o cliente
entidad. Resultados de auditoras externas
en caractersticas especificadas o en la especificacin de un
proceso o sistema, producto y/o servicio.
Alta direccin: Persona o grupo deResultados de auditoras internas
personas, del mximo
Resultados
nivel jerrquico que dirigen despliegues yDesempeo
y controlan una entidad. revisiones del clster
ambiental: resultados medibles de la gestin
que hace una organizacin de sus aspectos ambientales
Resultados
Aspecto ambiental: Elemento retroalimentacin
de las actividades, productos rendicin de cuentas
CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

o servicios de una organizacin que puede interactuar con Desempeo de S y ST: Resultados medibles de la gestin de
Revisin Gerencial
PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

el medio ambiente. una organizacin en relacin con sus riesgos de seguridad y

Solicitudes de9mejoramiento salud en elde los lderes
trabajo.
Auditora interna: Proceso sistemtico, independiente y
Anlisisque,del
documentado para obtener evidencias comportamiento
al evaluarse de Documento.de las PQRS.
Informacin y su medio de soporte. Por
manera objetiva, permiten determinar la conformidad del ejemplo Registro, especificacin, procedimiento
Identificacin de aspectos ydocumentado,
Sistema Integrado de Gestin con los requisitos
valoracin de impactos
dibujo, informe, norma.
establecidos y que se ha implementado y se mantiene ambientales
de
manera eficaz, eficiente y efectiva. Efectividad. Medida del impacto de la gestin tanto en el
Identificacin y valoracin logro de riesgos ambientales
GENERALIDADES DEL SIG

de los resultados planificados, como en el manejo de

Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas
(Anlisis de Amenazas, Vulnerabilidad y Riesgos)
los recursos utilizados y disponibles.
ESTRUCTURA DEL SIG

inherentes cumple con los requisitos.

Identificacin y verificacin de cumplimiento
Eficacia. Grado en el que sede realizan las actividades
INTRODUCCIN

Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
requisitos
producto y/o servicio. El trmino ambientales
cliente incluye a los legales y suscritos
CONTENIDO

destinatarios, usuarios o beneficiarios. Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los

recursos utilizados.
LA UNAD

Componente Ambiental: parte del sistema de gestin de

una organizacin empleada para desarrollar e implementar Enfermedad: Condicin fsica o mental adversa
su poltica ambiental y gestionar sus aspectos ambientales. identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de una
actividad laboral o una situacin relacionada con el trabajo.
 GLOSARIO DEL SIG 2/3
Enfoque basado en procesos. Gestin sistemtica de la Meta ambiental: requisito de desempeo detallado
interaccin e interrelacin entre los procesos empleados
por las entidades para lograr un resultado deseado. No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Anlisis de indicadores
Gestin. Actividades coordinadas para planificar, controlar, Objetivo de la calidad: Algo ambicionado o pretendido,
Ejercicios
asegurar y mejorar una entidad.
de Autoevaluacin de programas
relacionado Acadmicos
con la calidad. Los objetivos se basan en la
Encuestas de satisfaccin al cliente
poltica de la calidad definida por la entidad, y se
Gestin documental: Conjunto de actividades especifican, generalmente, para los niveles y funciones
Producto y/o
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, servicio no conforme
pertinentes de la entidad.
manejo y organizacin de la documentacin producida y
Resultados de auditoras
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
externas
Peligro: Fuente, situacin o acto con potencial de dao en
Resultados
final, con el objeto de facilitar su utilizacin de auditoras
y conservacin. trminos deinternas
enfermedad o lesin a las personas, o una
combinacin de estos.
Impacto ambiental: cualquierResultados cambio despliegues
en el medio y revisiones del clster
Resultados
ambiente, ya sea adverso o beneficioso,retroalimentacin
como resultado Poltica Integrada dede
rendicin Gestin:
cuentasIntencin(es) global(es) y
total o parcial de los aspectos ambientales de una orientacin(es) de una entidad relativa(s) a la calidad, el
organizacin. Revisin Gerencial
desempeo ambiental y de seguridad y salud en el trabajo
CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

tal como se expresa(n) formalmente por la alta direccin de

Solicitudes de mejoramiento
la entidad. de los lderes
PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

Incidente: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los)

que ocurri o pudo haber ocurridoAnlisislesin del comportamiento
9 o Procedimiento:
o enfermedad, de las PQRS.
victima moral. Un accidente es un incidente. Forma especificada para llevar a cabo una
Identificacin de aspectos yactividad valoracin de Estos
o un proceso. impactos
definen como mnimo: quin
Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos y hace qu, dnde, cundo, porqu y cmo.
servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad.
ambientales
Identificacin y valoracin Proceso. de riesgos
Conjuntoambientales
de actividades mutuamente relacionadas
Manual Integrado de Gestin: Documento que describe y o que interactan para generar valor y las cuales
especifica el Sistema(Anlisis
Integrado de de Amenazas,
Gestin de la Vulnerabilidad y Riesgos)
GENERALIDADES DEL SIG

transforman elementos de entrada en resultados.

organizacin.
Identificacin y verificacin de cumplimiento de
ESTRUCTURA DEL SIG

Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un

Medio ambiente: entorno en requisitos
el cual una ambientales
organizacin legales
conjunto y suscritos
de procesos.
INTRODUCCIN

opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos

naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus Proveedor. Organizacin o persona que proporciona un
CONTENIDO

interrelaciones producto y/o servicio. Por ejemplo Productor, distribuidor,

minorista o vendedor de un producto, o prestador de un
LA UNAD

Mejora continua: Accin permanente realizada, con el fin servicio o informacin.

de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y
optimizar el desempeo.
 GLOSARIO DEL SIG 3/3
Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o Sistema de Gestin de la Calidad para entidades:
proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Los Herramienta de gestin sistemtica y transparente que
registros pueden utilizarse, por ejemplo: para documentar permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en
la trazabilidad y para proporcionar evidencia de Anlisis de indicadores
trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de
verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. los servicios a cargo de las entidades.
Ejercicios de Autoevaluacin de programas Acadmicos
Requisito: Necesidad o expectativa Encuestas de satisfaccin
establecida, alCapacidad
Trazabilidad. clientepara seguir la historia, la aplicacin
generalmente implcita u obligatoria. o la localizacin de todo aquello que est bajo
Producto y/o servicio no conforme
consideracin.
Revisin: Actividad emprendida para asegurar la
Resultados de auditoras
conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad
externas
Validacin. Confirmacin mediante el suministro de
del tema objeto de la revisin, para Resultados de auditoras
alcanzar unos objetivos internas
evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos
establecidos. para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.
Resultados despliegues y revisiones del clster
Riesgo: Toda posibilidadResultados
de ocurrencia deretroalimentacin
aquella situacin
que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de
rendicin
Verificacin. de cuentas
Confirmacin, mediante la aportacin de
evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos
la entidad y el logro de sus objetivos. Revisin Gerencial
especificados.
CONTROL Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN

Solicitudes de mejoramiento de los lderes

PREGUNTAS Y RESPUESTAS ACERCA DEL SIG

Riesgo laboral: Combinacin de la probabilidad de que

Anlisis del
ocurra un(os) evento(s) o exposicin(es) comportamiento
9 y la
peligroso(s), de las PQRS.
severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada
por el (los) evento (s) Identificacin
o exposicin(es). de aspectos y valoracin de impactos
Satisfaccin del cliente. Percepcin del cliente sobre el
ambientales
Identificacin
grado en que se han cumplido sus requisitos. y valoracin de riesgos ambientales

Seguridad y salud en el (Anlisis de Amenazas,

y factores que Vulnerabilidad y Riesgos)
GENERALIDADES DEL SIG

trabajo: Condiciones
afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los
Identificacin y verificacin de cumplimiento de
ESTRUCTURA DEL SIG

empleados u otros trabajadores (incluidos los trabajadores

requisitos
temporales y personal por contrato), visitantesambientales
o cualquier legales y suscritos
INTRODUCCIN

otra persona en el lugar de trabajo .

CONTENIDO

Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados

o que interactan con el fin de
LA UNAD

lograr un propsito.
Mayores Informes:
Gerencia de Calidad y Mejoramiento Universitario
Calle 14 sur 14-23, piso 4, Bogot
Telfono: 3443700 ext. 1434 y 1435
Web: http://sig.unad.edu.co
e-mail: gerencia.calidad@unad.edu.co