MANEJO DE

FORMAS EN LAS
ORGANIZACIONES
-GESTIN
DOCUMENTAL-
GRUPO N 1
 INTRODUCCIN AL TEMA :

En gran medida, el empleo racional de los recursos de una organizacin depende del uso inteligente de su
informacin escrita , ya que agrupa, relaciona y uniforma los formularios que traducen las iniciativas y su forma
de operar en hechos y resultados susceptibles de ser seguidos y evaluados.
La importancia que se le otorgue a la gestin documental repercute directamente en la fluidez y precisin
con la que se puede hacer frente prcticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de
proyectos, de procesos, de funciones, instalacin y operacin de sistemas y la definicin de
procedimientos relacionados con una prestacin de servicios o venta de productos eficaces.
 CONCEPTO
Un documento es una herramienta o
medio de comunicacin impreso en un
instrumento de reproduccin grfica o plasmado
en un formato electrnico, que por lo general
contiene informacin fija y espacio para
informacin variable.
De acuerdo con el tipo de informacin y grado
de dificultad para su llenado, pueden integrar
o acompaarse de un instructivo.
PROPSITO
. Contar con los formatos adecuados en funcin de las
necesidades de la organizacin.
Identificar y proteger informacin vital.
Mejorar la gestin de los procesos y de los procedimientos.
Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
Administrar eficazmente los recursos y sistemas destinados al
manejo de la informacin de la organizacin.
Interrelacionar correctamente la gestin documental con la
estructura organizacional.
Evaluar la gestin documental de la organizacin.
 ENFOQUES
-ENFOQUE CLASICO-
VS
-ENFOQUE DIGITAL-
 ENFOQUE CLSICO
IMPORTANCIA DE LAS FORMAS IMPRESAS
Por lo general, las operaciones administrativas que se efectan en una organizacin requieren
documentos para dejar constancia de su ejecucin. Cuando estas operaciones son numerosas y
repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificacin
del trabajo como en la calidad de la informacin que se maneja; por ello, es necesario tener en
cuenta los elementos siguientes:
Su contenido.
La cantidad que de ellas se utiliza.
El costo que representan.
El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesin a las acciones.
Que constituyen un vehculo confiable para generar y transmitir informacin.
 ANLISIS
Cuando se revisan las condiciones materiales del contenido de un formulario tamao, papel, tinta,
clase de impresin, encuadernacin y frecuencia de uso y consideraciones funcionales
identificacin, objetivo, informacin, estructura, tipo y secuencia de datos se deben considerar los
siguientes aspectos:
Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamao de los equipos en que se procesan o
son excesivas para los datos que contienen.
Duplicacin de formas para un mismo fin.
Exceso de formularios de poco uso.
Formularios con un nmero de copias innecesario. Formularios cuyo diseo no satisface el
propsito para el que fueron creados.
Formularios para trmites en los que no son necesarios, o sin la forma y contenido requeridos.
FUENTES DE INFORMACIN

Por lo general, los formularios que emplea una organizacin suelen ser diversos. Entre los ms comunes se pueden
mencionar:
De su uso interno (por ejemplo, el control para pedidos de papelera).
Diseadas para la presentacin de resultados (informe a rganos de gobierno).
Producto de un consultor externo (formulario para realizar un procedimiento).
De uso comercial comn (formulario para solicitud de empleo).
Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaraciones deimpuestos).
Requeridas por una instancia externa para su uso exclusivo (encuesta de alguna cmara o confederacin).
Propuestas por un fabricante de papel o diseador profesional (formularios continuos para capturade informacin).
REQUERIMIENTOS PARA SU USO
La existencia en mayor o menor medida de formularios en una organizacin obedece a sus
necesidades especficas de trabajo, en funcin de los factores siguientes:

Internos
El instrumento jurdico que las crea.
Las pautas dictadas por el rgano de gobierno.
La desagregacin de funciones derivadas de su base legal.
La determinacin de objetivos y programas.
La definicin de procesos.
Los sistemas que se desarrollan para apoyar los procesos y programas.
La traduccin en procedimientos y, por ende, en operaciones de las actividades.
El establecimiento de estrategias de negocio.
El proceso de toma de decisiones.

Externos
Por cambios en las condiciones del entorno.
Por decisiones que tiendan a globalizar la entidad.
Por pactos o convenios nacionales o internacionales.
En atencin a demandas de clientes o proveedores.
DISEO
Preparacin de un formulario considerando su objeto, tipo de informacin que contendr,
origen, mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizar, nmero de copias, usuarios y
resultados esperados.
Elementos funcionales
IDENTIFICACIN
Logotipo de la organizacin.
Ttulo.
Fecha.
Nmero de hoja.
(En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y nmero de hoja que
sustituye, segn el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate.)
Nombre de quien lo elabora, revisa y/o autoriza.
Clave del formulario.
ORDEN DE LOS COMPONENTES
Secuencia de datos (fi gura 3.1).
Flujo del trabajo.
Cuerpo (datos principales).
Instrucciones al pie o en el dorso, o colocacin de nmeros entre parntesis en cada espacio
que deba ser llenado; se anexa el instructivo .
CONDICIONES
PARA EL
LLENADO

DE FORMA MANUAL :
Se necesitan espacios
adecuados para que la
informacin quede
suficientemente clara y se
eviten errores de
interpretacin .
CONDICIONES
PARA EL
LLENADO

EN IMPRESORAS DE
EQUIPO DE CMPUTO
Este tipo de reproduccin no debe
representar ningn problema, ya que
los formularios tienen que haberse
creado en la computadora desde un
principio. En caso contrario, puede
usarse un escner para capturarlas y
darlas de alta en una unidad de
memoria
 De lnea
Es la clase de formulario ms sencilla que existe, pues su contenido se basa en datos
CLASES DE fijos (letras) que van seguidos de una lnea sobre la cual se deben anotar los datos
variables. En un mismo rengln pueden aparecer distintos datos fijos, de modo que se
FORMULARIOS van formando lneas en cada uno de ellos.
Slo se emplea cuando la informacin es mnima y se anota preferentemente a mano.
Sin embargo, una variante de este formulario elimina dichas desventajas: es aquella en
que los datos fijos de cada rengln se alinean y los espacios de cada rengln quedan en
columna .
Otra variante consiste en colocar las lneas una tras otra y anotar con letra pequea
los datos fijos debajo de cada lnea, para que los renglones sean los espacios en blanco.
De columnas
Contiene columnas y renglones para su llenado y se utiliza cuando los datos que se
anotan (variables) son afectados por varios datos fijos que regularmente se ponen en
la parte superior del formulario (encabezado) o, en casos especiales, al pie.
Llega a ser tan complejo como datos fijos presente, ya que a veces una de las
columnas, generalmente a izquierda, contiene conceptos fijos que pueden variar en
cada rengln. Se utiliza bastante
cuando los datos variables son cifras numricas
DE CASILLAS OTRAS VARIANTES :

DE CASILLAS Y CUADROS
ACOTACIONES
IMPORTANTES
 UTILIZACIN

USO NORMAL
Los formularios constituyen un elemento bsico en la dinmica administrativa de
cualquier institucin.
Su uso es tan generalizado e indispensable que hoy en da se hace de forma casi
automtica, por lo que modificar su estructura es un paso natural, que no requiere
de autorizaciones mltiples o de estudios exhaustivos.

CAMBIOS
Cuando se presentan modificaciones radicales en los procesos, procedimientos o
estructuras organizacionales se necesita implementar un proceso ms depurado y
de mayor contenido tcnico para ajustar los formularios.
 RESPONSABLES DE SU MANEJO Y
CONTROL
OPERATIVAMENTE
Son cada una de las reas de la institucin que, familiarizadas con su contenido y uso, utilizan
formularios para desahogar su trabajo diario.

EN FORMA ESPECIALIZADA
Pueden ser diferentes instancias relacionadas con los formularios, entre ellas las siguientes:
Nivel directivo
Son las personas que por su jerarqua deben aprobar todos los cambios organizacionales y, por lo
tanto, conocen los formularios.
Unidades de apoyo tcnico
Son las reas especializadas en el anlisis, diseo y control de formularios, en virtud de su especialidad
y/o conocimientos tcnicos.
Unidades encargadas de la administracin de los recursos
Son las reas responsables de manejar la papelera, reimprimir y almacenar formularios, vigilar su
reposicin segn las especificaciones de las reas usuarias y resguardar archivos en trnsito y
definitivos.
 INSTRUMENTOS DE CONTROL
CUESTIONARIO PARA EL ANLISIS DE FORMULARIOS
Este documento relaciona de modo ordenado y secuencial los componentes de un
formulario, con el fi n de analizar y evaluar su funcionalidad (fi gura 3.19).
 INSTRUMENTOS DE CONTROL
CATLOGO DE FORMULARIOS
Es un compendio de todos y cada uno de los formularios que se utilizan en una
organizacin relacionados por unidad administrativa, tipo de formulario, clave, frecuencia
de uso y programa especfico al que apoyan (fi gura 3.20).
INSTRUMENTOS
DE CONTROL
TARJETA PARA CONTROL
INTERNO DE
FORMULARIOS
Este registro de las impresiones y
reimpresiones de los formularios
contiene las caractersticas ms
relevantes de los formularios,
informacin de cada pedido,
pruebas, modificaciones, etc. (fi
gura 3.21).
CLASIFICACIN DE LOS FORMULARIOS
Por proceso. Parte del nmero y secuencia de actividades que la organizacin realiza para transformar
un insumo en producto o servicio. De esta manera se ubican todos los formularios que intervienen en
un proceso mediante todas las unidades administrativas por las que pasan.

Funcin. Se basa en las funciones que la organizacin desarrolla. Rene los formularios relacionados
con actividades semejantes, lo que facilita su posible eliminacin o adecuacin.

Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificacin de los formularios que utiliza cada unidad.

Por denominacin. Permite examinar formularios similares en cuanto a su nombre o por rea de
adscripcin.

Por caractersticas fsicas. Esto hace posible ordenar los formularios por su tipo, tamao, color, papel,
etctera.

Por cliente o usuario. Con este criterio se organizan los formularios segn el tipo de producto o
servicio para el que se crean.
DISEO DE FORMULARIOS
INFORMACIN BSICA
Para este efecto deben responderse las siguientes
preguntas: Qu informacin se va a incluir? Es
importante? Cmo se va a utilizar? Por quin
ser utilizada? Cundo ser utilizada?

TTULO
Tiene que describir claramente su funcin, es
decir, debe sealar el objetivo que se pretende
lograr con su uso.
DISEO DE FORMULARIOS
Secuencia de datos
Debe observar la secuencia de la informacin
procedente del documento fuente.
Tiene que ordenar los datos con base en los
siguientes aspectos:

i)Identificacin. Comprende el ttulo,

nombre de la organizacin y clave del
formulario.
ii)Introduccin. Orienta la accin del
cuerpo del formulario, es decir, a quin se
dirige, cundo, dnde y por qu.
iii) Aprobacin. Firma que otorga validez al
documento.
iv) Instrucciones para su llenado.
DISEO DE FORMULARIOS
CONSIDERACIONES
DE TIPO MATERIAL

PAPEL
MEDIDAS
TIINTAS
NIMERACIONES
TIPO DE LETRA
CARBONES
VOCABULARIO
MARGENES
MTODOS DE
REPRODUCCIN
ASPECTOS DE VISUALIZACIIN
 IMPLEMENTACIN
PRUEBA PILOTO
En esa oportunidad tienen que recibirse y considerarse las sugerencias que, una vez incluidas, permitirn probar el formato con las personas que la utilizarn
AJUSTE DE LOS FORMULARIOS
La adecuacin de los formularios est en estrecha relacin con los procedimientos, por lo que, en el caso de nuevos procedimientos, particularmente si se trata de
un rediseo o simulacin, se deben aplicar simultneamente los nuevos formularios con los anteriores
FORMULACION DE INSTRUCTIVOS
Es conveniente que slo se incluyan los instructivos para el llenado de formularios en aquellos cuya importancia o extensin as lo exijan.
EVALUACIN
La evaluacin respecto de la funcionalidad de los formularios debe hacerse de manera regular y sistemtica con base en los siguientes aspectos:
Usuarios de los formularios.
Propsitos a los que sirven.
Dnde, cmo y por cunto tiempo se conservarn archivados.
Destino final.
La necesidad de controlar el acceso a los datos, su
monitorizacin y su evaluacin hacen imprescindible contar
con un sistema para centralizar y proteger los archivos,
tanto en medio fsico como electrnico. An ms, la
existencia de este tipo de estructuras hace posible
digitalizar y capturar masivamente formatos, cuestionarios,
formularios, encuestas o imgenes, a la vez que permite
limpiar y confirmar datos automticamente por medio de
reglas de negocio y validaciones en bases de datos, lo que
se refleja en resultados como los siguientes:
Reduce los costos de captura manual.
Comprime los tiempos de procesamiento.
Aumenta la calidad de los datos.
ENFOQUE
Incrementa la productividad.
Acelera el manejo de documentos (almacenamiento y
acceso).
DIGITAL
Potencia las inversiones en sistemas.
Establece un puente entre contenidos de la web y los
sistemas de gestin documental.
Orienta hacia la web los sistemas de gestin de contenido.
Permite escalar la gestin de los datos.
HERRAMIENTAS
 VENTAJAS DE SU USO

Reduccin significativa de los tiempos de respuesta, ya que se elimina el tiempo requerido para
trasladar documentos de un lugar a otro.
Reduccin significativa del gasto de papel, del espacio de almacenamiento fsico y del envo de
documentos.
Centralizacin de los datos en un entorno protegido del acceso de personal no autorizado.
Control del acceso a los datos, para saber qu usuario accede a determinado documento.
Bsqueda y localizacin inmediata de documentos, sin necesidad de movimientos fsicos, y
posibilidad de bsquedas condicionales basadas en los metadatos (ndices).
 VENTAJAS POR
CONCEPTO
ESPACIO
Permite, debido a la eliminacin de papeles o por la ya inexistente necesidad de archivo in situ, destinar
el espacio antes dedicado a almacenamiento de documentacin a otra actividad empresarial.

TIEMPO
Organizar y archivar documentos suponen gran cantidad de horas perdidas en una actividad que no es la
propia. En muchas ocasiones, buscar documentos que no aparecen o pedir duplicados de informacin
implica perder un valioso tiempo. La informacin tratada de modo informtico acaba con estos
inconvenientes.

SEGURIDAD
Un sistema de este tipo elimina el peligro de extravo de informacin y documentos. La realizacin
peridica de copias de seguridad informticas permite, en caso necesario, duplicar sin esfuerzo y
recuperar todos los documentos.

TRANSPORTE Y ENVO DE DOCUMENTOS

En un CD se pueden almacenar ms 6 000 pginas, lo que permite transportar sin esfuerzo grandes
cantidades de informacin de un sitio a otro. Por otro lado, los documentos en formato digital pueden
ser enviados a travs de internet, llegando en cuestin de minutos a su destino.