Grupo del Proceso de Planificacin

Plan Subsidiario: Gestin del costo

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Costos y gestin de costos

El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo

especfico o algo que se da en intercambio

Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como

pesos

La gestin de costos del proyecto incluye los procesos necesarios

para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto
aprobado
Principios bsicos de la gestin del costo

La mayora de miembros de juntas ejecutivas comprenden mejor y

estn ms interesados en trminos financieros que en los trminos
tcnicos del proyecto
Administradores de proyectos deben hablar su idioma
Ganancia: Ingresos - Gastos
Margen de ganancia: Relacin de los ingresos con las ganancias
Margen de ganancia=(Ganancia neta despus de impuestos/Ingresos)*100 [%]

Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo ms los

gastos de apoyo, para un proyecto
Anlisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un
proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo
Procesos de la gestin de costos
Planificar la gestin de Costos
Estimar Costos
Determinar el Presupuesto

Controlar Costos
Planificar la gestin de costos

4.1
Desarrollar el Acta
de Constitucin del
Proyecto
Gestin del Costo del Proyecto

Acta de constitucin
7.1
Panificar la gestin
de costos
Plan de direccin del proyecto
Activos de procesos de
la organizacin
Plan de gestin
Factores ambientales de de costos
4.2 la Empresa
Desarrollar el Plan
para la Direccin del
Proyecto 11.2
Identificar Riesgos
6.2
Definir las
Actividades
Empresa/ 11.4
Organizacin Realizar Anlisis
Cuantitativo de
Riesgos
6.3
Secuenciar las
Actividades
Planificar la gestin de costos

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan para la Direccin del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Plan de Gestin de Costos
2. Acta de Constitucin del Proyecto 2. Tcnicas Analticas
3. Factores Ambientales de la 3. Reuniones
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin
Error y propagacin del error
Control de calidad al final del proyecto

Aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto

Costo de los defectos de software

FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS

Anlisis de requerimientos 1X

Codificacin y pruebas unitarias 5X

Integracin y pruebas de sistema 10X

Prueba beta 15X

Post produccin y liberacin 30X

Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.
Principios bsicos de la gestin de costos

Costos o Beneficios tangibles

Costos o beneficios que una organizacin puede medir fcilmente ($)
Costos o Beneficios intangibles
Costos o beneficios difciles de medir en trminos monetarios
Los costos directos
Costos que pueden estar directamente relacionados a la produccin
de los productos y servicios del proyecto
Los costos indirectos
Costos que no estn directamente relacionados con los productos o
servicios del proyecto, sino que estn indirectamente relacionados
con la realizacin del proyecto
Costos directos e indirectos

Jefes de
produccin

Mantenimiento

Mano de obra
Supervisores
Materia Prima indirecta

Materiales
Choferes
Directos
Insumos Vigilantes

Repuestos
Costos Directos
Sueldos y
salarios Costos Indirectos
Materiales
Lubricantes
indirectos

Mano de Obra Combustibles

Gratificaciones
directa
Alquileres

Indemnizaciones Amortizaciones

Gastos indirectos

Intereses

Seguros
Clasificacin de costos

Costos de
Administracin

Materia Costos
prima Financieros

Amortizaciones
diferidas
Costo
distribucin Depreciacin
Costos Costos Fijos
Variables Impuestos y
Materiales patentes

directos Materiales
indirectos

Mano de Mano de obra

indirecta

obra directa
Gastos
generales
Principios bsicos de la gestin de costos (contina)

Teora de la curva de aprendizaje

Cuando muchos artculos se producen de forma repetitiva, el costo unitario
de los productos disminuye en un patrn regular a medida que aumenta la
cantidad
Las reservas
Pesos incluidos en una estimacin de costos para mitigar el riesgo de Costos
por situaciones futuras difciles de predecir
Reservas para contingencias
Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en
el alcance y el costo del proyecto. Estos son incgnitas conocidas. No forman parte de la
lnea base de costo del proyecto, pero estn incluidas en el presupuesto para el proyecto
Gestin de reservas
Permite trabajar sobre situaciones futuras difciles de predecir (incgnitas conocidas)
Estimar costos

Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en

serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de
presupuesto

Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cmo

preparar estimaciones de costos y problemas tpicos asociados a la
estimaciones de costos del proyecto
Tipos de estimacin de costos

Tipo de estimacin Cundo hacerla Por qu hacerla Exactitud

De orden de magnitud Muy temprano en el ciclo de Brinda estimacin de -50% a + 100%

vida del proyecto costos para decisiones
de seleccin
3 5 aos antes de la
terminacin del proyecto

Presupuestaria Temprano Poner pesos en los -10% a +25%

planes del
1 -2 aos antes del fin
presupuesto
Definitiva Tarde en el proyecto Da detalles para -5% a +10%
compras y estimacin
Menos de un ao antes del fin
de costos actuales
Plan de gestin de costos

Plan de gestin de costos

Documento que describe cmo la organizacin manejar la variacin
de los costos en el proyecto

Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son

generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de
proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de
obra
Ejemplo: Mximo nmero de empleados por
departamento y ao

Departamento 1994 1995 1996 1997 1998 Totales

Sistemas de 24 31 35 13 13 116
informacin

Sistemas de 3 3 3 3 3 15
mercadeo

Reservaciones 12 29 33 9 7 90

Contratistas 2 3 1 0 0 6

Totales 41 66 72 25 23 227
Tcnicas y herramientas de estimacin de costos
Herramientas y tcnicas bsicas para la estimacin de costos
Estimacin por Analoga
Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el
costo del proyecto actual.
Estimacin ascendente
Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del
cronograma individuales con el nivel ms bajo de detalle, luego se resume o
acumula en niveles superiores para fines de informacin y seguimiento
Estimacin paramtrica
Es una tcnica que utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y
otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construccin, lneas de
cdigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para
calcular una estimacin de costos para un recurso de la actividad del cronograma
Problemas tpicos en la estimacin de costos

La estimacin se hizo muy rpido

Falta de experiencia en la estimacin

Los seres humanos estn sesgados hacia la subestimacin

Gestin de los deseos de precisin

Estimacin de costos - consideraciones

Antes de crear un presupuesto, es necesario

Saber lo que se utilizar.

Recopilar tanta informacin como sea posible

Aclarar las reglas bsicas y los supuestos para la estimacin

Si es posible, estimar costos para las principales categoras de la

EDT

Crear un modelo de costos, para hacer ms fcil la realizacin de

cambios en el documento y la estimacin
Ejemplo: Estimacin de costos de un proyecto
#Unidades Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1 % del total
/hora EDT
Elementos de la EDT
1. Gestin del proyecto $306.300 20%
Director del proyecto 960 $100 $96.000
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000

Contratistas (10% de desarrollo y prueba $66.300

del software)
2. Hardware $76.000 5%
2.1 Dispositivos 100 $600 $60.000
2.2 Servidores 4 $4000 $16.000
3. Software $614.000 40%
3.1 Software licenciado 100 $200 $20.000
3.2 Desarrollo del software $594.000

4. Testing (10% del costo total de $69.000 $69.000 5%

hardware y software)
5. Entrenamiento y soporte $202.400 13%
Costo del entrenamiento 100 $500 $50.000
Costos de viaje 12 $700 $8.400
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000
6. Reservas $253.540 $253.540 17%
Total costo estimado del proyecto $1.521.240
 Ejemplo: estimados para un proyecto de desarrollo
de software
1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Clculos
Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $450.000 3000 * 150
Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000 1920 * 75

Estimado total de la labor $594.000 Sumar los dos valores de arriba

2. Estimado de la funcin puntual Cantidad Conversin Puntos Clculos

Funcin
Entradas externas 10 4 40 10 * 4
Archivos de interfaces externas 3 7 21 3*7

Salidas externas 4 5 20 5*4

Consultas externas 6 4 24 6*4
Tablas internas lgicas 7 10 70 7 * 10

Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba

Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia

Estimacin de lneas de cdigo fuente (LCF) 8.050 175*46
Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) 29.28 3.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia)
Total horas de labor(160 Hr/Mes) 4684.65 29.28 * 160
Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un
experto
Total de la estimacin de funciones $562.158 4684.65*120
puntuales

Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072)

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II
http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html
Estimar los Costos

Gestin del Costo del Proyecto Documentos del

5.4
Crear la EDT proyecto

7.1
Panificar la gestin
6.6 de costos
Desarrollar el 6.4
Cronograma Lnea base del Plan de gestin de Estimar los
alcance costos Recursos de las
Actividades
Cronograma del proyecto
Documentos del
proyecto actualizados
9.1 7.2 11.2
Planificar la gestin Estimar Costos Identificar Riesgos
de Recursos
Humanos Estimados de costos
de actividades
Plan de gestin de Factores ambientales de
recursos humanos la Empresa
12.1
Activos de procesos de Bases de Estimados Planificar la gestin
de las Adquisiciones
la organizacin
11.2
Identificar Riesgos

7.3
Registro de riesgos Determinar el
Presupuesto

Empresa/
Organizacin
Estimar los Costos
Entradas
1. Plan de Gestin de Costos
2. Plan de Gestin de los Recursos
Humanos
3. Lnea Base del Alcance
4. Cronograma del Proyecto
5. Registro de Riesgos
6. Factores Ambientales de la
Empresa
7. Activos de los Procesos de la
Organizacin
Herramientas y tcnicas Salidas
1. Juicio de Expertos 1. Estimaciones de Costos de las
2. Estimacin Anloga Actividades
3. Estimacin Paramtrica 2. Base de los Estimados
4. Estimacin Ascendente 3. Actualizaciones a los Documentos
5. Estimacin por Tres Valores del Proyecto
6. Anlisis de Reserva
7. Costo de la Calidad
8. Software para la Gestin de
Proyectos
9. Anlisis de Propuestas para
Licitaciones
10. Tcnicas Grupales para Toma de
decisiones
Presupuesto de costos

Presupuesto de costos
Estimacin del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de
los elementos de trabajo individuales en el tiempo
La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el
presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo
Una meta importante es producir una lnea base de costos.
El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y
monitorear el comportamiento de los costos
Ejemplo: Lnea base de costos para un proyecto
Elementos de la EDT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totales

1. Gestin del proyecto

Gerente del proyecto 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 96.000

Miembros del equipo del 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 144.000
proyecto

Contratistas 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 66.297

2. Hardware

2.1 Dispositivos 30.000 30.000 60.000

2.2 Servidores 8.000 8.000 16.000

3. Software

3.1 Software licenciado 10.000 10.000 20.000

3.2 Desarrollo del 60.000 60.000 80.000 127.000 127.000 90.000 50.000 594.000
software

4. Testing 6.000 8.000 12.000 15.000 15.000 13.000 69.000

5. Entrenamiento y
soporte

Costo del 50.000 50.000

entrenamiento

Costos de viaje 8.400 8.400

Miembros del equipo del 24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 144.000
proyecto

6. Reservas 10.000 10.000 30.000 30.000 60.000 40.000 40.000 30.000 3.450 253.450

Totales de estimados 20.000 86.027 92.027 172.027 223.027 198.027 185.027 173.027 148.427 90.027 80.027 53.477 1.521.147

* Cantidades redondeadas
Determinar el Presupuesto

Gestin del Costo del Proyecto

5.4 7.1 7.2
Crear la EDT Panificar la gestin Estimar Costos
de costos
Plan de gestin Estimados de costos Documentos del
de costos de actividades proyecto
6.6 Bases de estimados
Desarrollar el
Cronograma
Cronograma del proyecto Documentos del
Lnea base del alcance
proyecto actualizados
9.2 7.3 4.2
Adquirir el Equipo Determinar el Desarrollar el Plan
del Proyecto Presupuesto para la Direccin del
Lnea base de costos Proyecto
Calendarios de recursos
Calendarios de recursos
Requerimientos de
11.2 financiamiento del
Identificar Riesgos proyecto
Registro de riesgos
7.4
Controlar costos
12.2
Efectuar Acuerdos
Adquisiciones

Activos de procesos de
la organizacin
Empresa/
Organizacin
Determinar el Presupuesto

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

1. Plan de Gestin de Costos 1. Suma de Costos 1. Lnea Base de Costos
2. Lnea Base del Alcance 2. Anlisis de Reserva 2. Requisitos de Financiamiento del
3. Estimaciones de Costos de las 3. Juicio de Expertos Proyecto
Actividades 4. Relaciones Histricas 3. Actualizaciones a los Documentos
4. Base de las Estimaciones 5. Conciliacin del Lmite del del Proyecto
5. Cronograma del Proyecto Financiamiento
6. Calendarios de Recursos
7. Registro de Riesgos
8. Contratos
9. Activos de los Procesos de la
Organizacin