CONTABILIDAD Y CONTROL

La Organización Contable
 Cuentas y Asientos Contables

 Muchas empresas realizan miles de transacciones diariamente. No sería práctico, tampoco

necesario, proponer un balance después de cada transacción.

 Es preferible registrar las diferentes transacciones individuales, y proponer un balance a fines

de cada mes o de cada período contable.

 Este capitulo tiene como objetivo presentar el modelo conceptual y la mecánica de los
sistemas empleados por el contador para recopilar, clasificar y resumir la información de las
transacciones y preparar finalmente los estados contables.
 Cuentas y Asientos Contables

La Cuenta

• Se denomina cuenta a un registro asociado a un rubro de la contabilidad de la entidad,

destinado a recoger cada una de las variaciones resultantes de las transacciones que lo
afectan.

• Se requiere en principio de tantas cuentas como rubros diferentes contempla la contabilidad de

la entidad. Ejemplos: Caja, Banco X Existencias línea de productos Y, Cuentas por pagar,
Gastos en consumos básicos, Ingresos por comisiones.

• Todas las cuentas, separadas, se mantienen personalmente en el libro de contabilidad que se

identificará, más adelante, como libro mayor.
 Cuentas y Asientos Contables

• Estructura convencional y elementos de una cuenta (Cuenta “T”)

Nombre de la Cuenta

DEBE HABER

Fecha Glosa Ref. Cant. Fecha Glosa Ref. Cant.

• Ambos lados del registro presentan las mismas características; el lado izquierdo se conoce
con el nombre de DEBE y el derecho, como HABER.

• Anotación en el lado Izquierdo: débitos o cargos.

• Anotación en el lado derecho: créditos o abonos.

 Cuentas y Asientos Contables

Determinación del “Saldo de una Cuenta”

Banco

Debe Haber
100

50

60

12

T. Débitos 155 T. Créditos 72

Saldo 83
 Cuentas y Asientos Contables

Los aumentos en una cuenta se registran siempre en un mismo lado, y las disminuciones, en el
otro.

Cuenta Deudora: suma de los débitos mayores que la suma de los créditos.

Cuenta Acreedora: suma de los créditos mayor que la de los débitos.

Tipos de Cuentas:
- Cuentas de Activo
- Cuentas de Pasivo
- Cuentas de Patrimonio
- Cuentas de Resultado, o de Ingresos y Gastos
 Cuentas y Asientos Contables

Normas y convenciones que debe cumplir el registro de cada transacción.

SUMA DÉBITOS = SUMA CRÉDITOS

Cuentas de Activo Cuentas de Pasivo y Patrimonio

Debe Haber Debe Haber
Aumentos Disminuciones Aumentos Disminuciones
(+) (-) (-) (+)

Cuentas de Gastos Cuentas de Ingresos

Debe Haber Debe Haber
Aumentos Disminuciones Aumentos Disminuciones
(+) (-) (-) (+)
 Cuentas y Asientos Contables

Tipos de Cuentas y Saldos:

Cuentas de de Activo y de Gastos: deudora

Cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos: acreedora

Registro de transacciones y efectos en las cuentas T:

Transacción 1: Aporte de capital de los socios por $ 100.000

Banco Capital
100 100

Transacción 4: Adquisición de mobiliario por $70.000, pagado $50.000 de contado:

Banco
50

Muebles e Instalaciones Acreedores Varios

70 20
 Cuentas y Asientos Contables: Libro Diario

Libro Diario

• El Libro Diario es un registro cronológico de todas las transacciones efectuadas por una
entidad, y recogidas bajo la forma de un asiento contable.

• “Todo comerciante está oblígado a llevar para su contabilidad... Libro Diario, Libro Mayor o de
Cuentas Corrientes, Libro de Balances...'

• “En el Libro Diario se asentarán en orden cronológico y día por día las operaciones mercantiles
que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carácter y circunstancia de cada
una de ellas”.

• Se prohíbe a los comerciantes:

• Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.
• Dejar blanco en el espacio de los asientos o a continuación de ellos.
• Borrar los asientos o parte de ellos.
• Arrancar hojas, alterar la encuadernación y foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

Fuente: Código de Comercio, Título II: De las obligaciones de los comerciantes

 Cuentas y Asientos Contables: Libro Diario

Organización del Libro Diario: transacción por transacción, en un solo sitio y por orden
cronológico.

Asiento Contable:

• Glosa o párrafo breve explicativo de la transacción efectuada.

• Fecha asociada a la operación, se anota en la primera columna de la izquierda

• Cuentas deudoras afectadas, anotadas comenzando a la izquierda.

• Cuentas acreedoras afectadas, se anotan corridas algunos espacios a la derecha.

• Valores, se colocan en la columna correspondiente DEBE (débitos) o HABER (créditos).

Cada transacción debe registrarse en el Libro Diario apoyada por un comprobante contable
prefoliado (ingreso, egreso o traspaso), y por los respectivos documentos fuente o sustentatorios
de la operación.

Se consideran documentos sustentatorios las facturas, boletas de honorarios o de servicios,

contratos, órdenes de compra, recibos de dinero, entre otros.
 Cuentas y Asientos Contables: Libro Diario

Formato de Libro Diario

Fecha # Cuentas y Explicaciones Ref. DEBE HABER

01.03 1 Banco 100
Capital 100
Aporte Capital Inicial
02.03 2 Banco 50
Obligaciones con Bancos 50
Obtención préstamo bancario
10.03 3 Gastos Anticipados 20
Banco 20
Arriendo pagando 4 meses anticipados
14.03 4 Muebles e Instalaciones 70
Banco 50
Acreedores Varios 20
Compra mobiliario
 Cuentas y Asientos Contables: Libro Mayor

Libro Mayor

• El libro mayor es un registro cuyo propósito es mantener la información de las transacciones,

reclasificadas, agrupada por cuentas.

• El mayor es un registro que sirve también de respaldo a los principales estados contables,
al presentar la información ordenada por cuentas.

• Las inscripciones en el Libro Mayor deben efectuarse, en principio, después de haberse

registrado la información de todas las transacciones en el Libro Diario.

Mayorización

• Proceso de transferir débitos y créditos del Diario General a las cuentas correspondientes del
Libro Mayor.

• Cada valor que aparece en la columna débito del Libro Diario se mayoriza registrándola en el
lado débito de la cuenta mayor correspondiente.

• Análogamente, cada valor que aparece en la columna crédito del Libro Diario se mayoriza
registrándola en el lado crédito de la cuenta mayor correspondiente.
 Cuentas y Asientos Contables: Libro Mayor

Formato de Libro Mayor

Ejemplo: Bancos

MAYOR GENERAL

Banco

Fecha Detalle Ref. Debe Haber Saldo

01.03 Aporte Capital Inicial 1 100 100
02.03 Obtención préstamo bancario 2 50 150
10.03 Arriendo pagando 4 meses anticipados 3 20 130
14.03 Compra mobiliario 4 50 80
 Cuentas y Asientos Contables: Plan de Cuentas

Plan de Cuentas

• Nómina ordenada de los rubros, en los cuales se registran eventos de similar naturaleza, y
respecto de los cuales interesa manejar información.

• Nómina ordenada, de todas las cuentas, de activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos de
una entidad.

• El número de cuentas a considerar depende del tipo de actividad realizada por la entidad, y de
la cantidad de información que se desee manejar.

• El Plan de Cuentas debe incluir, como mínimo, las cuentas que forman parte del denominado
Mayor General, y que son aquellas que deben presentarse, de acuerdo a las normas vigentes,
con motivo de la difusión de estados contables.
 Cuentas y Asientos Contables: Plan de Cuentas

Estructura de un Plan de Cuentas

Ejemplos:

Código Nombre de la Cuenta Tipo de Cuenta

1.0.00.0.0 Activos Componente Básico
2.0.00.0.0 Pasivos Componente Básico
3.0.00.0.0 Patrimonio Componente Básico
4.0.00.0.0 Gastos Componente Básico
5.0.00.0.0 Ingresos Componente Básico

Código Nombre de la Cuenta Tipo de Cuenta

1. Activo Componente Básico
1.1 Activo Circulante Agrupación de Partidas
1.1.01 Disponible Partida del Balance
1.1.01.1 Caja Cuenta de Mayor General
1.1.01.2 Banco Cuenta de Mayor General
1.1.01.2.1 Banco de Chile Sub Cuenta o Cuenta de Mayor Auxiliar
 Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Ciclo Contable

Secuencia de procedimientos empleados para registrar, clasificar y resumir la información

contable. Se inicia comunmente con el registro de cada transacción y culmina con la preparación
de los Estados Financieros formales.

Etapas del Ciclo Contable:

• Balance General de Apertura.

• Análisis de cada transacción y asientos en el Libro Diario.
• Mayorización.
• Preparación de Balance de Comprobación: Verificar la exactitud del proceso de
mayorización y el cálculo de los saldos de las cuentas del Libro Mayor.
• Análisis y Asientos de Ajustes.
• Preparación de Estados Financieros: Balance General, Estados de Resultados del Ejercicio.
• Cierre de Cuentas.
 Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Balance de Prueba o de Comprobación y Saldos

Contiene todas las cuentas de la entidad, ordenadas según su ubicación en el Libro Mayor, un
resumen de los débitos y créditos del período, y los correspondientes saldos de cada cuenta.

Objetivo:
• Verificar que para transacción se ha registrado débitos y créditos iguales.
• Verificar que los saldos de las cuentas se han calculado bien.
• Disponer de información sumaria sobre saldos para continuar con la preparación de los
estados contables

Un balance de prueba “cuadrado” no constituye demostración de que las transacciones han sido
analizadas y registradas correctamente.
 Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre
Balance de Prueba o de Comprobación y Saldos

Movimientos Saldos Inventario Resultados

Cuentas
Débitos Créditos Deudor Acreedor Activo Pasivo Pérdidas Ganancias
Banco 220 180 40 40
Valores Negociables 30 30 30
Deudores por Venta 50 50 50
Existencias 100 75 25 25
Gastos Anticipados 20 20 20
Muebles e Instalaciones 70 70 70
Obligaciones con Bancos 50 50 50
Cuentas por Pagar 40 40 40
Acreedores Varios 20 20 20
Remuneraciones por pagar 6 6 6
Capital 100 100 100
Ingresos por Ventas 120 120 120
Costo de Ventas 75 75 75
Gastos Financieros 3 3 3
Gastos de Administración 17 17 17
Comisiones 6 6 6
Arriendos
Depreciaciones
TOTALES 591 591 336 336 235 216 101 120
 Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Análisis y Asientos de Ajuste

Realización de todos los asientos de ajuste e introducción de correcciones, empleando el

documento llamado Hoja de Trabajo.

Hoja de Trabajo: Instrumento manual diseñada especialmente para registrar, en forma

sistemática y conveniente, toda la información contable requerida al final del período contable.

Constituye un campo de prueba donde se ajustan, se cuadran y se arreglan las cuentas del
mayor en la forma general de los estados financieros.

Objetivo: Brindar seguridad de que se han tomado en cuenta todos las consideraciones de los
procedimientos contables al final del período.
 Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre
Hoja de Trabajo

Cuentas Balance Comprobación Ajustes Balance Estado de Resultados

Debe Haber Deudor Acreedor Activo Pasivo Pérdidas Ganancias
Banco 40 40
Valores Negociables 30 30
Deudores por Venta 50 50
Existencias 25 25
Gastos Anticipados 20 15 5
Muebles e Instalaciones 70 3,5 66,5
Obligaciones con Bancos 50 1,5 51,5
Cuentas por Pagar 40 40
Acreedores Varios 20 20
Remuneraciones por pagar 6 6
Capital 100 100
Ingresos por Ventas 120 120
Costo de Ventas 75 75
Gastos Financieros 3 1,5 4,5
Gastos de Administración 17 17
Comisiones 6 6
Arriendos 15 15
Depreciaciones 3,5 3,5
TOTALES 336 336 20 20 216,5 217,5 121 120
Resultado (Pérdida) 1 1
TOTALES 336 336 20 20 217,5 217,5 121 121
 Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Asientos de Ajuste

DEBE HABER
Consumo del activo Gastos Anticipados:
Arriendos 15
Gastos Anticipados 15
Depreciación de Maquinarias y Equipos
Depreciación 3,5
Depreciación Acumulada 3,5
Gastos Financieros no registrados:
Gastos Financieros 1,5
Obligaciones con Bancos 1,5
 Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Preparación de Estados Contables y Cierre de Cuentas

• El proceso de Cierre de Cuentas consiste en la transferencia de los saldos de las cuentas

temporales, de ingresos y de gastos, a la cuenta resumen: Resultado del Ejercicio.

• El cierre se efectúa realizando un cierre contrario, en la cuenta Resultado del Ejercicio, por un
monto equivalente al saldo de cada cuenta temporal, quedando esta última con saldo cero.

• Si los ingresos (saldos créditos) exceden los gastos (saldos débitos), la cuenta Resultado del
Ejercicio tendrá un saldo crédito, que representa la utilidad neta.

• Por el contrario, si los gastos exceden los ingresos, la cuenta Resultado del Ejercicio tendrá un
saldo débito que presenta la pérdida neta.
 Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Asientos de Cierre en el Libro Diario

DEBE HABER
Resultado del Ejercicio 17
Gastos de Administración 17
Resultado del Ejercicio 6
Comisiones 6
Resultado del Ejercicio 15
Arriendos 15
Resultado del Ejercicio 3,5
Depreciación 3,5
Resultado del Ejercicio 75
Costo de Ventas 75
Resultado del Ejercicio 4,5
Gastos Financieros 4,5
Ingresos por Ventas 120
Resultado del Ejercicio 120
 Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Traspaso de los asientos de cierre a la cuenta de mayor “Resultado del Ejercicio”

Resultado del Ejercicio

Gastos de Administración 17
Comisiones 6
Arriendos 15
Depreciación 3,5
Costo de Ventas 75
Gastos Financieros 4,5
Ingresos por Ventas 120
121 120
Saldo 1

• Saldo de la cuenta Resultado del Ejercicio: $1.000 al DEBE (Conclusión: Pérdida).

• Todas las cuentas de ingresos y gastos quedan con saldo final nulo.
• La cuenta “Resultado del Ejercicio” pasa, al período siguiente, con su correspondiente
signo a integrar el rubro “Utilidades Acumuladas” de la agrupación “Utilidades
Retenidas”, que constituye parte del patrimonio inicial del nuevo ejercicio.
 Sistema Contable: Consideraciones Adicionales

Control Interno

Objetivos:
• Proteger los recursos de la organización.
• Asegurar la exactitud y confiabilidad de la información de las operaciones.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas y normas corporativas.
• Evaluar el desempeño organizacional.

Consideraciones básicas útiles para tener en cuenta:

• Definición y asignación de responsabilidades.
• Subdivisión de funciones o principio de responsabilidad compartida.
• Procedimientos para una transacción: autorización, aprobación individual, ejecución y
registro.
• Separación de las funciones de custodia de los activos de las de registro o mantención
del registro de los bienes.
• Manejo de efectivo: separar manejo de registro; depósitos diarios; pagos con cheque.
Separar funciones de aprobación de gastos de firma de cheques.
• Otras medidas: auditoría interna, pronósticos, documentos prefoliados, uso de cuentas
de control, conciliación bancaria periódica, empleo de documentos de control
 Sistema Contable: Consideraciones Adicionales

Un sistema contable eficiente debe satisfacer, en general, los siguientes objetivos:

• Procesar la Información al mínimo costo.
• Generar Información oportuna y confiable.

Mayores Auxiliares

• Registros paralelos para transacciones de la misma naturaleza, respecto de las cuales

interesa disponer de información adicional, para fines de análisis.

• Ejemplos: Libro de Compras, Libro de Ventas;

Subsidiarios

• Registros de detalle, cuya información se traspasa a la contabilidad, a través de un proceso

especial que se llama centralización, llevándose en la contabilidad los saldos a, través de
una cuenta resumen.;

• Ejemplos: Libro de Remuneraciones, Libro de Existencias, Libro Control de Activo Fijo.

Uso de Analíticos

• Ejemplos: RUT para recuperar Deudores o Gastos por Centro de Costos.