Organização Manutenção Arquivo

Organização e Manutenção do Arquivo
1
ENTIDADE
Euroconsult – Consultores de Engenharia e Gestão, Lda.
FORMADORA
Carmen Pereira
COORDENADOR DA
AÇÃO:
Tel.: 21 371 46 14 | E-mail: carmen.pereira@euroconsult.pt
FORMADOR DA
Carla Canhoto
AÇÃO:
2
Desenvolver competências com vista a preparar o futuro profissional
OBJECTIVOS para o desenvolvimento das suas funções relativas à organização e
GERAIS: manutenção do arquivo.
No final da ação os formandos deverão ser capazes de Identificar e

aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as
técnicas de tratamento de informação documental
OBJECTIVOS
ESPECÍFICOS:
3
Este recurso técnico pedagógico foi desenvolvido com base nos objectivos
estabelecidos para a acção e o grupo de formandos alvo.
O documento é constituído por:

• Apresentação de conteúdos: articulando os conteúdos com o itinerário
BENEFÍCIO E pedagógico estabelecido, permitindo aos formandos uma base de apoio ao longo
CONDIÇÕES DE do desenvolvimento das sessões de formação, e facilitando a aprendizagem
UTILIZAÇÃO contínua;
• Exercícios/Actividades Práticas: são apresentadas actividades pedagógicas que
permitem aos formandos a execução/simulação práticas, em contextos de sala de
formação, das aprendizagens efectuadas com a formação.
O documento deverá ser entregue aos formandos no inicio da acção de formação.
4
SISTEMA DE AVALIAÇÃO DA FORMAÇÃO
Fichas de trabalho; Trabalho de Grupo; Ficha de Avaliação final do módulo
AVALIAÇÃO DAS
APRENDIZAGENS
Análise da satisfação dos participantes com a formação, através da aplicação

AVALIAÇÃO DA
de um questionário de Avaliação da Reacção no final da formação, a preencher
FORMAÇÃO por cada formando
5
Apresentação do conteúdo de formação
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CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS
• Arquivo – conceitos fundamentais

– Conceito, funções e características do arquivo
– Tipologia da documentação interna e externa
(processos, registos, colecções e dossiês
temáticos)
– As unidades arquivísticas: constituição, ordenação
e tipos
– Transferência/Incorporação de documentos
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• Arquivo como sistema de informação
– Operações com arquivos (recolha, separação,
recepção, registo, análise, tratamento,
registo/descrição, despacho/difusão, expedição e
arquivo)
– Técnicas e métodos de arquivo
– Sistemas de classificação dos
documentos/codificação
– Formas de recuperação e controlo dos registos
– Actualização do arquivo
– Prazos de conservação de documentos (utilidade,
legalidade e historicidade)
– Equipamentos de arquivo
– Plano de arquivo
8
• Novas tecnologias em arquivo

–Sistemas magnéticos, ópticos e
micrográficos
–Utilidade da micro-informática na
gestão da documentação
9
ARQUIVO – ORIGEM DOS ARQUIVOS
Etimologicamente, o vocábulo “arquivo”

provém do grego “archeion” que seria
composto de dois elementos: ARKHAIOS,
antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu
origem em latim “archivum”.
Arquivo, significaria, portanto, a arrumação
de coisas antigas.
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• Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga

civilização grega.
• Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon,
templo da mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia
popular e outros documentos oficias.
• Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates
escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e
eurípedes, etc.
• Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal
forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em arquivos,
mas em instituições específicas (museus).
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Em Portugal os arquivos não foram

designados sempre da mesma forma:
• Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se guardavam
as cartas, títulos, escritas, bulas pontifícias e outros
documentos de vital importância para o reino, posteriormente
denominados pelo nome de Tombos.
O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou

conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre
nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.
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ARQUIVO – CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Conceito, funções e características do arquivo
O documento é um registo que reproduz ou
representa, uma coisa ou uma pessoa,
podendo servir de meio de prova ou de
confirmação de um acontecimento, situação
ou ocorrência.
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A empresa apresenta através de documentos os
factos relativos à sua actividade.
Os documentos constituem a memória da
empresa.
Habitualmente o documento é escrito, este pode
também ter outro suporte material além do papel –
registo em disquete, CD, pen, microfilme, etc.
14
As empresas têm necessidade de recolher
ordenadamente os documentos que contêm
registos de dados e informações de interesse,
garantindo a sua conservação e assegurando as
consultas provenientes dos seus diversos
sectores.
Essa recolha, conservação e consulta são
asseguradas pelo ARQUIVO.
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Conceito:
Arquivo - Conjunto de documentos, qualquer que
seja a sua data, a sua forma, o seu suporte
material, elaborados ou recebidos por um
organismo público ou privado, em função da sua
actividade e conservado para efeitos
administrativos;
16
Para além deste conceito geral, pode assumir
outras definições:
• Local destinado à conservação e guarda de
documentos devidamente classificados e
ordenados;
• Unidade de serviço administrativo especializado
cuja missão consiste em receber, classificar,
guardar e emprestar documentos. Neste sentido
o arquivo funciona como a memória organizada
da instituição que serve.
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Função:
• Ordenação da documentação: mediante a
recolha, registo e classificação dos documentos;
• Despacho: fornece os documentos solicitados
com rapidez para os diversos serviços, à
medida que a documentação se vai
desactualizando;
18
Função:
• Conservação da documentação: não só
mediante a utilização de equipamento adequado
(armários, ficheiros, etc.), como também,
proporcionando condições ambientais ideais de
forma a não se danificarem os suportes (sob a
acção da humidade, calor e frio, incidência dos
raios solares, saturação do ar e propagação de
pragas).
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Características:
1.Os arquivos são a evidência das actividades e
direitos legais das instituições e dos indivíduos;
2.Os arquivos constituem uma fonte de
informação insubstituível relativamente à história
dos países, e à sua evolução demográfica,
política, económica e social.
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Tipologia da documentação Interna e Externa
Interna:
Actas, processos de clientes,
memorandos, oficio,
sistema de prevenção
da empresa…
21
Tipologia da documentação Interna e Externa
Externa:
Catálogo de fornecedores,
a norma ISO 9001,
ofícios, curriculum vitae…
22
ARQUIVO – UNIDADES ARQUIVISTAS
As Unidades Arquivísticas são um conjunto

orgânico de documentos, considerando a estrutura
de um organismo.
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Processo
Coleção Dossier
Fundo Série
Sub-
Sub-série
Fundo/Secção
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• Processo: Constituído por um conjunto de

tipos documentais referentes a uma qualquer
acção administrativa ou judicial, sujeita a
tramitação própria normalmente regulada.
Ex: Processo judicial
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• Dossiers temáticos – unidade arquivística
constituída por um conjunto de documentos
compilados com o fim de informar uma decisão
pontual.
Normalmente,são pastas constituídas por cópias de artigos
de revistas,partes de livros, reproduções de diários da
república ou por estudos técnicos que não têm
correspondência nem andamento administrativo.
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Exemplos:
- Dossier de legislação comunitária sobre
ambiente(cópias de artigos do Jornal Oficial das
Comunidades Europeias com recomendações,
resoluções e directivas sobre ambiente);
-Dossier de legislação nacional sobre ambiente

(cópias de artigos do Diário da República sobre
ambiente).
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• Colecção: documentos do mesmo arquivo,

organizada para efeitos de referência ou
conjunto de tipos documentais organizados por
tipologia, assunto ou outra qualquer
característica comum.
Ex: Copiador de correspondência expedida

Documentos de despesa (facturas, balancetes)
28
• Existem situações onde a constituição de

colecções é desejável:
– Áreas funcionais da contabilidade e pessoal
• Colecções de mapas de assiduidade
• Colecções de mapas estatísticos
29
Série – Unidade arquivística constituída por um

conjunto de documentos simples ou compostos a
que, originalmente, foi dada uma ordenação
sequencial, de acordo com um sistema de
recuperação da informação.
Em princípio, os documentos de cada série

correspondem ao exercício de uma mesma função
ou actividade, dentro de uma mesma área de
actuação.
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• As Séries – resultam da junção/agrupamento
dos processos que são idênticos entre si.
– Quando possuem uma tramitação
semelhante;
– Contêm os mesmos tipos de documentos;
– Servem uma mesma actividade e situam-se
na mesma área temática.
31
• Ex: Uma instituição de ensino superior atribui

bolsas de estudo a estudantes economicamente
carenciados
– Desenvolve acções semelhantes (atribuir bolsas)
– Cada bolsa constitui um processo
– O conjunto dos processos de bolsa atribuídos
constitui uma série
32
• Sub-Série – corresponde a uma parte da série
que se individualiza por razões de
funcionalidade.
Pode corresponder apenas a uma das etapas da

tramitação de um processo, a uma tipologia
documental ou ainda a uma documentação com
exigências de acondicionamento próprias.
Ex: Processos de bolsa atribuídos e transmitidos
33
• Fundo – Conjunto orgânico de documentos

,independentemente da sua data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos por
uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou
por um organismo público ou privado, no
exercício da sua actividade conservados a título
de prova ou informação.
É a mais ampla unidade arquivística.
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ARQUIVO – TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS
Fase de Transferência
- Modelo de Organização do Arquivo

- Contentorização dos Documentos
- Inventariação
- Destruição de Documentos
-Transporte e Alojamento
Ex: Transferência de arquivo de sucursais para

empresas “mãe”
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ARQUIVO – INCORPORAÇÃO DE ARQUIVOS
Fase de Incorporação
Ex: arquivos de serviços extintos e documentação

proveniente de funções extintas em organismos e
serviços da administração central desconcentrada da
respectiva área
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ARQUIVO – COMO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Para que um arquivo responda às

solicitações que lhe são continuamente
dirigidas é necessário o recurso a
sistemas classificativos e aos
chamados suportes materiais, como
sejam: as estantes, armários, ficheiros e
classificadores que mantêm a
documentação devidamente ordenada e
arrumada.
37
Operações com arquivos
38
ARQUIVO - OPERAÇÕES COM ARQUIVOS
1. Inspecção: consiste na verificação de cada

documento no que diz respeito ao seu destino, pois
este pode ser para:
- arquivar;
- solicitar informação;
- verificar a existência de antecedentes ( ser anexado a
outro).
2. Leitura: todos os documentos devem ser lidos

cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo e
se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou
se é necessário criar uma).
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3. Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado
daquele que já não tem qualquer utilidade para a
empresa ou instituição (cópias, comunicados sem
importância).
4. Marcar a hora e a data de entrada de um documento,

para que não haja dúvidas acerca da chegada desse
documento.
5.Classificar: determinar como será arquivado o

documento, de acordo com o método e a classificação
adoptados pela organização.
40
6. Ordenação: é a organização dos documentos dentro

das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da
forma de ordenação depende da natureza dos
documentos.
Resumindo: temos de ter em conta as seguintes fases:

recolha, separação, recepção, registo, análise,
tratamento, registo/descrição, despacho, expedição e
arquivo.
41
Operações com arquivos
Exemplo prático:
Gabinete de Contabilidade – Correspondência

recebida na 2ª feira 05/Maio/2013: Carta de
um potencial cliente a questionar sobre preços
para serviços de contabilidade, Factura da Edp
e Extracto bancário referente ao mês de Abril.
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1. Recolha (chegada dos documentos à empresa)
2. Separação (separar os diversos documentos)
3. Recepção (entrega dos documentos ao responsável)
4. Registo (registar os documentos na correspondência
recebida)
5. Análise/Tratamento (potencial cliente – estudar a empresa em
si; factura – verificar os consumos; extracto bancário – fazer a
reconciliação bancária)
6. Registo/descrição – Elaborar carta de responta ao potencial
cliente
7. Despacho - Enviar carta de resposta
8. Arquivo - Arquivar cópia da carta, factura e extracto bancário
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Técnicas e métodos de arquivo:

• Classificação
• Codificação
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A classificação é a operação pela qual se atribui ao

documento um dado código designativo do seu assunto
principal associando-o física ou intelectualmente a outros
documentos.
Para se operar a classificação dos documentos utiliza-se
um instrumento que consiste no plano de classificação e
que apresenta como principais características:
45
• permitir uma organização dos documentos e a sua
recuperação através de critérios temáticos e/ou
funcionais, dotando o arquivo de uma estrutura lógica e,
assim, mais funcional e transparente;
• não dever ser encarada como uma operação que visa o
controlo e a recuperação de documentos isolados,
servindo fundamentalmente para recuperar conjuntos de
documentos com afinidades temáticas ou funcionais;
• agrupam logicamente as funções, os assuntos e a
documentação que lhes está associada constituindo
classes significativas de acordo com um critério
temático, funcional ou outro;
46
• possuem, geralmente, uma estrutura hierárquica
em que as classes mais genéricas desdobram-
se noutras mais específicas e, assim
sucessivamente, constituindo diferentes níveis:
as classes principais, as intermédias e as
menores. A cada classe, sub-classe ou sub-sub-
classe é atribuído um determinado código que
pode ser numérico, alfabético ou alfanumérico.
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Técnicas e métodos de arquivo:

• Método de classificação alfabética
• Método de classificação numérico
• Método de classificação alfa-numérico
• Método de classificação cronológico
• Método de classificação geográfico
• Método de classificação ideológico
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ARQUIVO – SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO
Classificação por ordem alfabética
O material é organizado com base no nome da

pessoa ou empresa, cujo documento é registado e
depois ordenado em sequência alfabética.
Ex: lista telefónica.
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Vantagens
• Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem
alfabética é uma das mais tradicionais;
• Simplicidade no plano de classificação (não são
previstas classes nem subclasses e o único elemento
necessário para classificar o material é o nome das
coisas a classificar firma ou nome da pessoa;
• Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no
lugar exacto);
• Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;
• Baixo custo (o material pode ser arquivado em
aparelhagens simples).
50
Desvantagens
• Os critérios de ordenação do material não são
inequívocos ( é fácil surgirem dúvidas, serem cometidos
erros, e que aqueles que classificam efectuam
sucessivamente a procura não sigam os mesmos
critérios);
• Se o material for muito a classificação tem de ser feita
por pessoas práticas neste tipo de trabalho;
• Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os
casos de homonímia (repetição dos mesmos nomes).
51
Resumindo: a classificação por nome em ordem alfabética é

aconselhável como único sistema para a ordenação do material
quando:
• Este não é muito;
• As probabilidades de cometer erros de sistematização são
limitadas.
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ARQUIVO - SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO
Regras para classificação por ordem alfabética
Para que seja eficiente tem a classificação por nome em

ordem alfabética que se seguir certas regras:
1 – Os nomes individuais devem ser colocados em

ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os
restantes na ordem em que se apresentam. Quando
houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.
Ex: Barbosa, Aníbal

Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo
53
2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du,

La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial
maiúscula, são consideradas como parte integrante do
nome.
Ex: Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
3 – Os nomes compostos de um substantivo e um

adjectivo, ligados ou não por hífen, não são separados.
Ex: Castelo Branco, Sérgio
Vilas Boas, Heitor
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4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a
regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a
ordem normal.
Ex: Santa Rita, Luís
Santo António, Joaquim
5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco,

abreviados ou não, não são considerados na ordenação
alfabética.
Ex: FreitasJúnior, Ary
Ribeiro Neto, Henriques
55
Os graus de parentesco só serão considerados na
alfabetização quando servirem de elemento de distinção.
Ex: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e

artigos são colocados entre parênteses depois do nome
e não são considerados na alfabetização.
Ex: Araújo, Paulo (General)
Estado de São Paulo (O)
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7- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo

nome que corresponde ao da família do pai.
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de)
Hernandes Xavier, José
8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são

registados na ordem em que se apresentam.
Ex: Al Bem Abib
57
9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados

como uma só palavra.
Ex: Sant’Ana, Armindo
Lê-se e arquiva-se Santana
10 – Os nomes das empresas devem ser registados

conforme se apresentam
Ex: Álvaro Costa & Cª
Barbosa Sousa, Ldª
58
11 – As expressões usadas no comércio , como

Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser
consideradas na alfabetização.
Ex: Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril, Ldª
12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou

sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se
o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
Ex: ANJE
CDU
59
13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida,

além do seu nome por extenso, também por uma sigla, o
arquivista deverá adoptar pela forma de entrada que
melhor entende.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos
14 – A correspondência recebida de secção divisão ou

departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo
nome da empresa e não pelo departamento.
Ex: ANJE – Divisão de Pessoal
60
15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas

pelo nome da empresa seguindo das regiões em que se
encontram.
Ex: ANA Faro
ANA Lisboa
16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais

são considerados como se apresentam.
Ex: Banco de Portugal
Universidade do Algarve
61
17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países

estrangeiros devem ser precedidos do nome do país.
Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress
Inglaterra – Red Cross
18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no

início, quer no fim, devem ser considerados como se
estivessem escritos por extenso.
Ex: Ferragem dois irmãos
Insecticida mata Sete
62
Classificação por ordem numérica
Na classificação por nome em ordem numérica o

principal elemento a considerar para a classificação é
um número e a sua ordenação é feita por ordem
sequencial crescente ou decrescente.
Nesta modalidade, a consulta é indirecta, pois há a

necessidade de se recorrer a um índice auxiliar
alfabético que remeterá ao número sob o qual a
informação foi arquivada.
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Regras para classificação por ordem numérica
Vantagens
• Permite a classificação de um modo indefinido;
• Ao contrário da alfabética, possibilita a detecção
imediata da falta de um processo;
• Permite um menor nº de arquivamentos errados,
pois torna-se mais fácil ler números do que letras;
• As operações de arquivo são mais rápidas.
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Regras para classificação por ordem numérica
Desvantagens
• Torna-se quase impossível detectar um documento

quando por lapso se lançar um número errado de
processo.
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Regras para classificação por ordem geográfica
Na classificação por nome em ordem geográfica o
material é organizado em função do local ou
proveniência da informação.
Ex: Vários países – nome do país, nome da capital e nome dos
correspondentes. Se houver documentos procedentes de
outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los
alfabeticamente no arquivo após a capital.
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Corrientes
Del Vale, Luís
66
Regras para classificação por ordem geográfica
BRASIL
Brasília
Ministério da Educação
Campinas
Delgado, Carlos
Este método de arquivo é muito utilizado no caso das

empresas que mantêm correspondência com várias
filiais ou agências em várias zonas e ainda para
empresas de transporte de cargas e mercadorias.
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Regras para classificação por assuntos (Ideológico)
Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém

requer um planeamento prévio além de requisitos como:
• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos
documentos que representam as actividade da
mesma;
• Análise minuciosa e interpretação da documentação.
68
Regras para classificação por ordem cronológica

O material é ordenado, com base na data de emissão,
fabricação, aquisição, prazo, recepção, etc. de baixo
para cima.
Vantagens
• Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;
• Não são previstas intercalações, mas apenas
sobreposições ou acrescentos de material novo.
69
Para encontrar o material classificado por esta ordem é

preciso saber a data em que foi colocado ou então
percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema
deve ser adoptado quando:
• O material a classificar é limitado;
• Quando é possível conhecer aproximadamente a data
da classificação;
A classificação por ordem cronológica revela-se útil

quando se tem que classificar documentos de carácter
financeiro.
70

Ex: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este
sistema permitirá inserir a cópia na data de pagamento
da factura e assim controla-se se o pagamento foi
efectuado ou não.
Ex:
a) os meses do ano
b) Quinzenais
c) Séries de 10 dias
d) semanas
Dentro de cada secção o material é ordenado:

alfabeticamente ou numericamente.
71
ARQUIVO - EQUIPAMENTOS DE ARQUIVO
Os documentos de um arquivo não se colocam

directamente em cima da estante ou nos arquivadores,
metendo-se primeiro em unidades de conservação, para
que os documentos fiquem protegidos do pó e luz.
72
O método que se escolher dependerá de factores como:

 o tipo de negócio a que a empresa se dedica;
 o tipo e o tamanho dos papéis que a secretária
arquiva (correspondência, documentos legais, projectos,
gráficos ou desenhos);
 quantidade de material a arquivar ou a frequência
com que se precise do mesmo.
73
Entre os arquivadores e unidades de conservação

convém destacar:
Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a
correspondência, listas, esquemas ou tabelas
estatísticas.
Quando não convém furar os documentos, podem utilizar
os modelos mais largos que permitem colocá-los em
bolsas de plástico com os lados perfurados.
74
Caixas - devem-se evitar as metálicas ou as de plástico

porque não permitem a transpiração dos documentos.
São os mais adequados para guardar pequenos
fascículos, documentos informativos, revistas, catálogos,
etc.
Convém estarem sempre cheias para que, ao serem
colocadas na estante, os documentos não fiquem
dobrados.
75
São excelentes para proteger os documentos do pó, luz

ou do manuseamento.
A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta

não ser muito cómoda.
76
Pastas de mola e com badanas – são apropriadas para

preparar o material que o chefe deve levar consigo para
uma reunião ou viagem. Utilizam-se para arquivar
documentos informativos que não sejam muito
volumosos.
77
Pastas de pendurar – costumam-se arquivar em armários

ou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para
os mesmos. Utilizam-se para documentos que não sejam
muito volumosos e permitem a ordenação alfabética ou
por assuntos.
Deve-se anotar o assunto do seu
conteúdo nas janelas de plástico
que apresentam na parte lateral superior.
78
Tubos – são adequados para

documentos de tamanho considerável.
Utilizam-se para arquivar mapas e projectos.
Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, mas

são de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem
ser de papel normal ou plástico.
79
Ficheiros – há muitos tipos de ficheiros. Há os para

pôr em cima da mesa com gavetas, outros constituem
um móvel transportável munidos de rodas. Usam-se
para arquivar a documentação que é preciso ter à
mão, como as moradas de fornecedores, clientes, etc.
80
ARQUIVO - PLANO DE ARQUIVO
Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se

adaptar às variadas condições em que opera a empresa.
Logo qualquer colaborador deve estudar um plano
próprio de arquivo começando por apreciar os seguintes
elementos:
- os tipos de material a arquivar;
- a finalidade com que é efectuado o arquivo;
81
- a quantidade de material a arquivar;
- as aparelhagens disponíveis;
- onde se efectua o arquivo;
- quando deve ser efectuado e de quanto tempo se

dispõe para cada operação;
- as futuras ampliações previstas para o trabalho de

arquivo;
82
Caracteristicas do Plano de Arquivo
1. facilitar tanto quanto possível os trabalhos que se

seguem à classificação;
2. permitir realizar o trabalho de arquivo com a máxima
simplicidade e rapidez;
3. determinar os critérios das categorias e a ordem de
classificação dentro de cada categoria;
83
Caracteristicas do Plano de Arquivo
4. indicar quais são as categorias em que deve ser

dividido o material;
5. Ter em conta as exigências futuras e um grau
adequado de flexibilidade.
84
ARQUIVO - NOVAS TECNOLOGIAS
Arquivos de microfilmes – é utilizado nas
empresas com um considerável volume de
documentos ou informação para arquivar.
Como guardar os documentos em papel é caro e exige

grandes espaços, recorreu-se como alternativa à
microfilmagem, técnica que consiste em fotografar o
documento original com uma máquina que contém um
filme de formato reduzido. Uma vez revelado o negativo,
aparece uma cópia de tamanho reduzido. As imagens
reduzidas são armazenadas em rolos de filmes ou em
transparências.
85
Portugal possui legislação específica, que autoriza as

actividades de microfilmagem no país, estabelecendo
que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos
documentos originais, podendo estes serem eliminados
após a microfilmagem.
86
O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário.
Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a
integridade e preservação das informações, podendo ser
mantido em arquivos de segurança.
A microfilmagem é um processo
frequentemente usado em organismos oficiais,
grandes empresas comerciais ou industriais, bancos,
seguros, (…..).
87
Vantagens:
• RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃO
É evidente que localizar um documento em microfilme, é
incomparavelmente mais rápido, do que em arquivos convencionais
ou quilométricos corredores com caixas de documentos. É possível
seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns
segundos (em alguns casos fracções de segundos), sem ser
necessário sair da
cadeira.
•REDUÇÃO DE ESPAÇO
A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de
98% ou mesmo superior. Toda a documentação de um normal
arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida em tão somente
2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão.
88
Vantagens:
. FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃO
Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas
ou grandes quantidades de documentos, é a imensa variedade de
formatos, tamanhos e formas desses papéis. O microfilme é um
agente uniformizador. Esta é uma das suas mais expressivas
vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em
microfilme ele estará dentro de um único formato. Dessa forma, o
manuseamento da informação será muito mais prático.
•BAIXO CUSTO
Os custos totais de implementação do microfilme, variam de
aplicação para aplicação e até mesmo de empresa para empresa.
Falando genericamente, o custo em alguns casos é muito inferior ao
simples custo de armazenamento do papel convencional. Um
indicador seguro de que um processo de arquivo micrográfico é
económico, é o facto de os bancos serem os principais utilizadores.
89
Vantagens:
• SEGURANÇA
Não existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura,
contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. São
inúmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os
seus documentos de desastres, graças ao microfilme.
• INTEGRIDADE DO ARQUIVO
Com a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto
de qualquer documento e a função de rearquivar um microfilme, é
simplesmente rebobinar uma bobina. Não existem caixas, caixotes,
pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentos
estão sempre na ordem correcta.
90
Vantagens:
• BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃO
Considerando o grande aproveitamento de espaço proporcionado
pelo microfilme, resultando de uma grande concentração de
informações, o baixo custo de manutenção é uma consequência
quase imediata.
• FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃO

Todo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e
economicamente duplicado.
• FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Inúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme
pelo baixo custo e facilidade na disseminação da informação.
91
Vantagens:
• AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIA
Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória não
tem limites. Informações que hoje não são localizadas, estarão à
sua disposição em microfilme, em tempos
curtíssimos.
• FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU
"ÚNICA"
Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje
em Portugal graças ao microfilme.
• MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHO
Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições
de trabalhos a quem tem que manusear documentação em todas as
áreas. Consequentemente a empresa ganhará em produtividade e
eficácia.
92
Vantagens:
. DURABILIDADE
O microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade do
microfilme é praticamente ilimitada.
.MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE

Os custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com a
implementação de programas de microfilmagem.
•PRESERVAÇÃO DA NATUREZA
A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que
necessitaria consumir.
•INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMA

O microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de
informação.
93
Vantagens:
• INFORMAÇÃO PARA TODOS

Livros e publicações de alto custo, antes disponíveis
apenas para uma faixa de alto poder arquivístico, estão
hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas
escolas e universidades implantaram programas
específicos de microfilmagem.
94
Desvantagens:
- necessidade de se contar com um microleitor (para
ampliar);
- a não aceitação de microfilmes de documentos como
prova em procedimentos legais nos quais se exige os
originais;
- sensibilidade do microfilme o que torna imprescindível
a obtenção de microfilmes de segurança.
95
 A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro,

estabelece as condições a que deve obedecer
a microfilmagem de documentos, que tenham
importância fiscal.
96
Arquivo Computadorizado – armazenar a

informação na memória central do computador,
ou arquivar cópias de segurança por meio de
CD.
97
O disco óptico – é um disco que armazena e conserva a

documentação depois de previamente ter feito uma
reprodução directa e total através de um raio laser, que se
usa também para a leitura. Tem uma grande capacidade
de armazenamento.
- Cd’s
- DVDs
98
Vantagens
- Permitem armazenar grandes quantidades de

informação numa pequena porção de espaço (esta
vantagem é ainda mais reforçada no caso dos DVDs)
- A informação gravada tem uma durabilidade superior à

os suportes magnéticos, visto que não é destruída por
interferências electromagnéticas
- Podem ser facilmente transportados para outros

computadores
99
Desvantagens
-O problema da velocidade de leitura dos dados
- O problema de apagar e regravar a informação
Tipos Cds / DVDs Carasteristicas

CD-ROM Apenas Leitura
DVD-ROM
CD-R Permite apenas uma gravação,
DVD-R passando a leitura
CD-RW Regraváveis
DVD-RW
100
O que é a micro - informática?
Conhecido como o microcomputador, ou PC (Personal
Computer).
Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais
sofisticados trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vez
mais.
Qual a utilidade da micro-informática na na gestão da
documentação?
• Redução do espaço;
• Facilidade no acesso aos documentos;
• Maior segurança.
101
BIBLIOGRAFIA | FONTES | AUTORES
• Silva, A.,Malheiro,A. Arquivística.Teoria e Prática de uma Ciência da Informação - Vol. I

• http://www.slideshare.net/pedroapeixoto/manual-organizao-arquivos-administrativos
• Picado, C. (2002)Organização e Técnicas de arquivo. IEFP. Tecnoforma. 1.ª edição
102

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Organização e Manutenção do Arquivo

No final da ação os formandos deverão ser capazes de Identificar e

O documento é constituído por:

O documento deverá ser entregue aos formandos no inicio da acção de formação.

Análise da satisfação dos participantes com a formação, através da aplicação

• Arquivo – conceitos fundamentais

• Novas tecnologias em arquivo

Etimologicamente, o vocábulo “arquivo”

• Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga

Em Portugal os arquivos não foram

O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou

As Unidades Arquivísticas são um conjunto

• Processo: Constituído por um conjunto de

Ex: Processo judicial

-Dossier de legislação nacional sobre ambiente

• Colecção: documentos do mesmo arquivo,

Ex: Copiador de correspondência expedida

• Existem situações onde a constituição de

Série – Unidade arquivística constituída por um

Em princípio, os documentos de cada série

• Ex: Uma instituição de ensino superior atribui

Pode corresponder apenas a uma das etapas da

Ex: Processos de bolsa atribuídos e transmitidos

• Fundo – Conjunto orgânico de documentos

É a mais ampla unidade arquivística.

- Modelo de Organização do Arquivo

Ex: Transferência de arquivo de sucursais para

Ex: arquivos de serviços extintos e documentação

Para que um arquivo responda às

1. Inspecção: consiste na verificação de cada

2. Leitura: todos os documentos devem ser lidos

4. Marcar a hora e a data de entrada de um documento,

5.Classificar: determinar como será arquivado o

6. Ordenação: é a organização dos documentos dentro

Resumindo: temos de ter em conta as seguintes fases:

Gabinete de Contabilidade – Correspondência

Técnicas e métodos de arquivo:

A classificação é a operação pela qual se atribui ao

Técnicas e métodos de arquivo:

Classificação por ordem alfabética

O material é organizado com base no nome da

Ex: lista telefónica.

Resumindo: a classificação por nome em ordem alfabética é

Regras para classificação por ordem alfabética

Para que seja eficiente tem a classificação por nome em

1 – Os nomes individuais devem ser colocados em

Ex: Barbosa, Aníbal

2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du,

3 – Os nomes compostos de um substantivo e um

5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco,

6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e

7- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo

8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são

9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados

10 – Os nomes das empresas devem ser registados

11 – As expressões usadas no comércio , como

12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou

13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida,

14 – A correspondência recebida de secção divisão ou

15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas

16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais

17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países