MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y Luisa Fernanda Gómez

SISTEMA DE ORDENACIÓN DE ARCHIVOS Bobadilla

 MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en
el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia
en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y
sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con
Correspondencia y Archivo.
DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
 ¿POR QUE EXISTE EL MANUAL DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA?
Este manual nace ante la necesidad de crear un documento en el que se encuentren
plasmados las normas vigentes y procedimientos que se deben aplicar para el
desarrollo de las funciones relacionadas con el archivo y correspondencia .
BASES LEGALES
 OBJETIVOS

Conocer y aprender el manejo que se realiza en las unidades de

correspondencia de cualquier entidad, de acuerdo con los
parámetros establecidos por el archivo general de la nación.

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para

promover la conservación adecuada de toda la documentación
escrita, facilitando y gestionando de forma eficaz su uso.

Establecer los procedimientos generales para el recibo,

clasificación, revisión. Radicación, registro, digitalización,
distribución, trámite, control, elaboración y despacho de la
correspondencia.
 FUNCIONES DEL MANUAL DE
CORRESPONDENCIA
Obtener información de
cómo se manejan los
documentos dentro de la
unidad de
correspondencia.
Distinguir los diferentes
Saber todo sobre la pasos por los que
documentación allí atraviesan los diferentes
manejada. tipos de documentos
dentro de la entidad.

Conservación de la Dar las pautas para la

documentación. organización del archivo
de una empresa.

Organización del Fondo Control de Ingreso de la

Documental (clasificar, Documentación.
ordenar, describir).
 PASOS A SEGUIR PARA CREAR UN MANUAL DE
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
•Introducción: En el cual se indica al lector en forma general las razones del ser del
documento que tiene ante sí.
•Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos).
•Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global
sobre la entidad, su organigrama y funciones.
•Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones
externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de
tramitación, etc.
•Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal,
confidencial.
•Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad
a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.
•Información sobre los niveles jerárquicos con autorización para la firma de los
documentos.
•Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa;
controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la
entidad hacia el medio interno y/o al externo.
•Manejó, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos
recibidos por este sistema.
•Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de
los funcionarios.
•Definición de concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura
organizativa del mismo. Ejemplo: Archivo central, de gestión, Satélites Semi Activo,
permanente, etc.
•Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de
archivo. Ejemplo: numérico, alfabético, cronológico, etc.
•Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos;
legajo, carpetas, rótulos, etc.
•Definición de procedimientos para el control y préstamo de documentos de archivo y de los
medios reprográficos (como la perforadora).
•Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la Tabla de
Retención Documental, previamente elaborada y aprobada por el Comité de Administración
de Documentos.
•Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de
acuerdo con las tecnologías disponibles: Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco
compacto (CD-ROM) etc.
•Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.
•Metodología y procedimientos para la realización, revisión, publicación del Manual de
Correspondencia y Archivo, y definición de los integrantes del comité de Administración de
Documentos.
•Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual.
PLANILLA PARA EL REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA
 ¿QUE ES CORRESPONDENCIA?
Es la comunicación por escrito entre dos o mas personas, donde implica un intercambio
de documentos pueden ser documentos físicos o magnéticos. Se divide en
correspondencia remitida y recibida.
Buscar foto de cartas oficios notas circulares memorandos faxes
 1. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
• Por su naturaleza:
De acuerdo con el productor
o receptor de la misma y el
asunto tratado.

POR SU NATURALEZA

Cuando el asunto compete a Cuando el asunto compete

Cuando el asunto compete a la entidad y solo puede ser de manera particular
la entidad y puede ser de conocido por personal únicamente a un empleado
conocimiento general. autorizado. de la entidad, más no a
esta.
Oficial Oficial Confidencial Personal
• Por el lugar de destino:

Es decir de acuerdo
con la localización
física del destinatario.
POR SU LUGAR DE
DESTINO

Cuando el destinatario Cuando el destinatario Cuando el destinatario

se encuentra dentro de se encuentra fuera de se encuentra fuera del
la ciudad. la ciudad y dentro del país.
país.
Urbano Local Nacional Internacional
• Por el destinatario:

POR EL DESTINATARIO

Es de carácter oficial se Son las comunicaciones

utiliza vía correo aéreo, oficiales producidas entre
terrestre, fax, entre otros las dependencias, se
denominan memorandos.
Correspondencia Externa Correspondencia Interna
 2. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
• La correspondencia según su destino:

Pública Privada

Su finalidad es transmitir Su finalidad es transmitir

todo tipo de información a información confidencial y
la colectividad general, de carácter particular
como : comercial.
Volantes
Revistas
carteles
• La correspondencia según su contenido:

Se divide en:

Primera clase Segunda clase

Hace referencia a las Son aquellas correspondencias

cartas, postales, tarjetas, que van acompañadas con
periódicos, entre otros. bultos, muestras y paquetes.
• La correspondencia según su tramitación:
Se refiere a los medios por el cual se vale cualquier persona para transmitir la información:
 • La correspondencia según su extensión:

Corta

Mediana
Tiene un limite hasta de cien
(100) palabras. Larga
Tiene un limite desde cien
(100) hasta doscientas
(200) palabras. Posee mas de doscientas
(200) palabras.
 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, no
generan tramites para las instituciones.
Gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción,
radicación y distribución de las comunicaciones, en esta unidad de correspondencia se
reciben clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones que entran y
salen de las diferentes dependencias.
 OBJETIVOS

Atender y controlar el Centralizar toda la

Controlar el ingreso de Organizar y conservar servicio de préstamo y correspondencia para
toda la documentación los documentos consulta de los ser distribuida.
documentos

Velar por la adecuada Desarrollar y llevar a

conservación y control Digitalizar los cabo procesos
en la producción, documentos para su adecuados para el
tramitado y radicado preservación desarrollo de la gestión
de las comunicaciones documental.
 PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
RECEPCIÓN
• Se hace el recibo de los documentos,
en donde se hace un radicado y se
registran el numero, fecha y hora de
llegada. CONSERVACIÓN
• Se inicia con la clasificación, ordenación
descripción y conservación por medio de la
integración de todos los procedimientos.
DISTRIBUCIÓN
• Este proceso se realiza con los
documentos originales y es enviado
por el encargado de la gestión
documental a las dependencias.
CONSULTA
• La consulta de documentos se hace mediante
prestamos documentales del archivo central
TRAMITE que se realizan en la sede principal.
• Comienza con la transferencia de los
documentos de archivo a cada una de las
dependencias, ya en el archivo central se le
asigna una clasificación, después en la TRD
se le asigna el tiempo de permanencia y por
ultimo se procede a conservar o descartar.
 SISTEMAS PARA CORRESPONDENCIA
Son sistemas de información para correspondencia o gestión documental, son
herramientas que le permiten al cliente o ciudadano, registrar correspondencia
mediante diferentes canales, como web, acceso telefónico, ventanillas , documentos
físicos o correo electrónico.
SISTEMA DE ORDENACIÓN DE ARCHIVOS
¿QUE ES?
 OBJETIVO
Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos.
 SISTEMA DE ORDENACION DE ARCHIVOS
Los sistemas de ordenación se dividen en tres ramas que facilitan la clasificación,
ordenación y descripción de los documentos:
• SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICO:
Este sistema se encarga de organizar los documentos y la información de forma
alfabética para tener un mejor orden y facilidad a la hora de buscar un documento.
 SE DIVIDE EN TRES PARTES
•ONOMASTICA: • TOPONIMICO O GEOGRAFICO:
Se utiliza para series documentales Se ordena alfabéticamente por nombres de
compuestas por expedientes que permanecen lugares.
abiertos por lapsos grandes de tiempo.
Ejemplo:
Ejemplo:
HISTORIAS LABORALES ASISTENCIA TECNICA QUE PRESTA UNA
ENTIDAD POR PAISES.
• TEMATICA:
Se ordenan las series documentales por el contenido.
Ejemplo:
ACTAS
INFORMES
ESTADISTICAS
• SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICO:
Representan el ordenamiento basado en números, su principio numérico se considerado
indirecto por que en el momento de archivar o localizar un documento se requiere
consultar una base de datos para determinar el numero que le corresponde.
 SE DIVIDE EN DOS PARTES
• CRONOLÓGICO: •ORDINAL O SIMPLE:

Se ordena de acuerdo a la fecha en Consiste en disponer los documentos en forma consecutiva,

que la documentación ha sido
tramitada.
obedeciendo a la numeración que los identifica
Ejemplo:
CUENTAS INTERNAS DE LOS USUARIOS DE SERVICIOS
PÚBLICOS
• SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTOS O ALFANUMERICOS
Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico
cronológico, en este sistema los datos que se cruzan no se pueden separar , siempre
deben estar asociados.
Ejemplo:
En la División Financiera:
DF-O2 Informes
DF-O2-O1 Informes de Actividades
DF-O2-O2 Informes de Gestión
 CONCLUSIONES
Con esto podemos concluir que l manual de archivo y correspondencia es parte
importante y esencial dentro de una entidad, ya que se encarga de la regulación de
todos los documentos producidos por la empresa para así tener un control claro y
eficaz tanto en los documentos como en el archivo.
GRACIAS