You are on page 1of 143

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP)

BIL. 5 TAHUN 2007


TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia 1
Tubuh Unit Pengurusan Aset
Melantik:-
 Pegawai Aset
₪ Pegawai Pemeriksa Aset
 Lembaga Pemeriksa
 Jawatankuasa Penyiasat
Tubuh Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK)
Aset Alih Kemuka Laporan Tahunan ke Perbendaharaan
diurus sebelum 15 Mac iaitu:-
 Laporan Harta Modal dan Inventori
(KEW.PA-8)
teratur
 Laporan Pemeriksaan Harta Modal &
Inventori (KEW.PA-12)
 Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan
berkesan (KEW.PA-20)
 Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib
(KEW.PA-32) dan Laporan Tahunan
cekap Kehilangan dan Hapuskira (KEW.PA-33)

*SAP 12 Mac 2010 - Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan


JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH
KERAJAAN (JKPAK)

BIDANG TUGAS JKPAK


Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua
aspek pengurusan aset alih Kerajaan.
TEMPOH MESYUARAT
• Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Bil Mesyuarat Tarikh Laporan Tempoh


Bil 1/ 2010 Jan 2010 Suku Tahun Keempat Tahun sebelumnya Okt - Dis 2009
Bil 2/ 2010 Apr 2010 Suku Tahun Pertama Tahun Semasa Jan - Mac 2010
Bil 3/ 2010 Jul 2010 Suku Tahun Kedua Tahun Semasa Apr - Jun 2010
Bil 4/ 2010 Okt 2010 Suku Tahun Ketiga Tahun Semasa Jul -Sept 2010

3
sambungan…
3 bulan sekali Ketua Panitia
Hasil Guru berkaitan
Pengerusi Kerani
JAWATANKUASA mesyuarat
PENGURUSAN dilapor dalam Guru Besar/
JPKA Pengetua Setiausaha
ASET ALIH
KERAJAAN Pegawai
(JKPAK) Kedudukan Aset
Semasa
Aset
Alih

Hasil
Laporan
Laporan
Tindakan
Pemeriksaan
Pelupusan
Agenda Aset Alih
Mesyuarat
JKPAK

Isu
Laporan
Berbangkit
Tindakan
Mengenai
Surcaj
Pengurusan
Tatatertib
Aset Alih
PELAKSANAAN

Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/ Jabatan


sebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam
Senarai Daftar Harta Modal KEW. PA-4 dan Senarai Daftar
Inventori KEW. PA-5.

Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314)


hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300-J3)
dan Kad Petak (KEW. 300-J4) mengikut Panduan
Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

5
KANDUNGAN TPA

PENDAHULUAN
BAB F – BAB A –
KEHILANGAN & PENERIMAAN
HAPUS KIRA

KANDUNGAN
BAB E – TPA BAB B –
PELUPUSAN PENDAFTARAN

BAB D – BAB C – PENGGUNAAN,


PENYELENGGARAAN PENYIMPANAN &
PEMERIKSAAN

6
PENDAHULUAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia 7
KITARAN HAYAT ASET HAYAT ASE
KITARAN
• Kenalpasti Keperluan • Penentuan
• Sedia Pelan Perolehan/ Spesifikasi/
Pengurusan Dokumen
• Peruntukan Perolehan
• Laksana Perolehan
• Penilaian
PERANCANGAN PEROLEHAN • Penawaran
ASET ASET • Pembekalan

PELUPUSAN/
PENGGUNAAN
HAPUSKIRA
ASET
ASET

•Penerimaan
• Kelulusan Pelupusan/ •Pendaftaran
Hapuskira •Penggunaan,
• Laksana Pelupusan/ Penyimpanan &
Hapus Kira Pemeriksaan
•Penyelenggaraan
8
DEFINISI ASET
>RM2,000
@
Ada Penyelenggaraan
Berjadual
Infrastrukt

AS
urTanah ASET ALIH

ET
ASET TAK ALIH
Harta Inventor
Bangunan Modal i Loji Kenderaa Kelengkap
@ n an @
Jenter Peralatan
a
Berat

<RM2,000 & Tiada


au

Penyelenggaraan
Haiwan
at

HARTA Berjadual Kelengkapan


n

Ikan
ga

@ Peralatan
INTELEK
n
ba

ASET Tanpa Kira Nilai Perolehan


m

Asal
su

HIDUP
i
lu a
el

Tumbuhan
m
a
r im
e t
di
ng
ya
n,
DEFINISI ASET ALIH

Aset Alih bermaksud aset yang boleh


dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang
dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.

10
KUMPULAN ASET ALIH

HARTA MODAL INVENTORI

11
HARTA MODAL
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya
RM2,000.00 dan ke atas setiap
satu; atau
(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan
secara berjadual tanpa mengira harga perolehan
asal.

(Penyelenggaraan berjadual adalah


penyelenggaraan seperti yang disyaratkan di
dalam manual/ buku panduan pengguna)

12
KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i) Loji/ Jentera Berat

(ii) Kenderaan

(iii) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/


Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/
Dapur/ Sukan

13
CONTOH HARTA MODAL

14
INVENTORI

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya


kurang daripada RM2,000.00
setiap satu dan tidak memerlukan
penyelenggaraan

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan


mangkuk tanpa mengira harga perolehan

15
KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu:


(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM2,000.00 dan
tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:
(i) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/
Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/
Bengkel/ Dapur/ Sukan
(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:
(ii) Perabot
(iii) Hamparan, hiasan dan langsir
(iv) Pinggan mangkuk

16
CONTOH INVENTORI

17
sambungan… Kod Klasifikasi Aset

http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase
18
BAB A:
PENERIMAAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia 19
BAB A - PENERIMAAN

“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi


tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset
yang diperolehi.

“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki


kepakaran dalam bidang tertentu.

20
sambungan…

Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap aset diterima menepati


spesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut


pesanan.

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,


sempurna dan selamat untuk digunakan.

21
PERATURAN PENERIMAAN

(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima


menepati spesifikasi.
(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah (bila perlu)
(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima
aset:
• Semak butiran dalam dokumen.
• Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta
sebelum sahkan penerimaan.
Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka
dokumen dicatat “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira,
diukur, ditimbang dan diuji”.

22
sambungan…

(d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan KEW. PA-1


jika terdapat kerosakan/ perselisihan.

(e) Borang KEW.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua


Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau
syarikat pembekal.

(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta


Surat Jaminan daripada pembekal.

(g) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama


manual penggunaan dan penyelenggaraan.

23
24
BAB B:
PENDAFTARAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia 25
SKOP
OBJEKTIF
CARTA ALIRAN DAN
PROSES KERJA
TEMPOH MENDAFTAR
LAPORAN TAHUNAN
HARTA MODAL &
INVENTORI PENDAFTARAN ASET
PENDAFTARAN HADIAH

PENGESAHAN PENDAFTARAN ASET


PENDAFTARAN LUCUTHAK

URUSAN PENDAFTARAN PUNCA MAKLUMAT


ASET ALIH
DOKUMEN PENDAFTARAN
BUTIRAN MAKLUMAT

26
OBJEKTIF PENDAFTARAN

 Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat


dan kemaskini

 Memudahkan pengesanan dan pemantauan

 Membolehkan keadaan aset diketahui

 Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan


penggantian aset

27
TEMPOH MENDAFTAR

2
MINGGU
dari tarikh pengesahan penerimaan.

28
PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicop


pada dokumen punca maklumat yang
berkaitan seperti contoh berikut:

“Telah direkodkan pada ………..(tarikh). No. siri


pendaftaran aset ………….. seperti nombor pada
daftar.

29
URUSAN PENDAFTARAN

(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/


Jabatan/PTJ menggunakan Daftar Harta Modal
(KEW.PA-2) & Daftar Inventori (KEW.PA-3).

(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan


Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5)disediakan.

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

(c) Format yang sama diguna pakai.


(d) Daftar hendaklah dicetak.
(e) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

30
Kementerian/Jabatan: Perbendaharaan DAFTAR HARTA MODAL KEW. PA-2
Bahagian: Kawalan dan Pemantauan (No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1
BAHAGIAN A
Kod Nasional

Kategori Peralatan ICT


Sub Kategori Komputer
Jenis/Jenama/Model DELL/L1506
Buatan Malaysia
Jenis dan No. Enjin Harga Perolehan Asal RM8,500

No. Casis/Siri Pembuat DP/NO7N22 Tarikh Diterima 13 April 2007

No. Pendaftaran (Bagi kenderaan) No. Pesanan Rasmi Kerajaan LO A5624

KOMPONEN/AKSESORI Tempoh Jaminan 1 Tahun


CPU Papan Kekunci Nama Pembekal Dan Alamat
Monitor Tetikus
Computer System Sdn. Bhd Tandatangan Ketua Jabatan: Ń
Speaker No. 15, Plaza Low Yatt, Jalan Embi Nama: Norrizan bt. Shafie
KUALA LUMPUR Jawatan: Pengetua
Cop
Tarikh 17 April 2007
PENEMPATAN

Lokasi PKP(P)

Tarikh 17 April 2007

Nama Pegawai Ahmad


Hishamuddin

Tandatangan ƒ
PEMERIKSAAN

Tarikh

Status Aset

Nama Pemeriksa

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

31
KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF


BAHAGIAN B
Bil. Tarikh Butiran Tempoh Kos (RM) Nama dan
jaminan Tandatanga
n
1. 21.6.200 Penggantian CPU 1 tahun 1,000
7

32
Kementerian/Jabatan: Perbendahraan DAFTAR INVENTORI KEW. PA-3
Bahagian: Kawalan dan Pemantauan (No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5
)
Kod Nasional

Kategori Perabot
Sub Kategori Almari
Jenis Almari Buku Bercermin
Kuantiti 5 Harga Perolehan Asal RM350.00 sebuah

Unit Pengukuran buah Tarikh Diterima 17 Mei 2007

Tempoh Jaminan 1 Tahun No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh LO CT3456

Nama Pembekal dan Alamat Tandatangan Ketua Jabatan: Ń


Syarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd. Nama: Nooorizan bt. Shafie
Lot 50, Jalan Tuanku Abdul Rahman Jawatan; Pengetua
Kuala Lumpur Tarikh: 22 Mei 2007
Cop
PENEMPATAN

Kuantiti 1 1 1 1 1

No. Siri Pendaftaran KK/BKP10/1//07/1 KK/BKP10/1//07/2 KK/BKP10/1//07/3 KK/BKP10/1//07/4 KK/BKP10/1//07/5

Lokasi SBKP TSBKP(A&p) TSBKP(S) Pkp(p) PPT(P)

Tarikh 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007

Nama Pegawai Noorrizan bt. Shafiie Tajol Azhar Nik Hassan Ahmad Hishamuddin Henry Chong

Tandatangan Ñ Ť H A H

PEMERIKSAAN

Tarikh 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007

Status Aset Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Rosak

Nama Hisham & Hisham & Hisham & Hisham & Hisham &
Pemeriksa Ahmad Ahmad Ahmad Ahmad Ahmad

Tandatangan & ¥ & ¥ & ¥ & ¥ & ¥


PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan

3.7.2007 KK/BDSWP 10/767/2(81) Buang 1 PPT(P) §

33
URUSAN PENDAFTARAN

(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan

(ii) Pemeriksaan aset

(iii) Pelupusan

(iv) Hapus kira

34
PELABELAN ASET

 Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara


melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda
Hak Kerajaan Malaysia (HKM).
 Aset tujuan samaran/ risikan ditanda di tempat
yang tidak mudah dilihat.

35
PELABELAN ASET
PENETAPAN FORMAT KOD NO. SIRI ASET

 Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran


seperti panduan berikut:
KPM/BPPA12/J-JB-01-01/H/08/1234

Kod Kementerian (Singkatan Kementerian)

Kod Jabatan (Singkatan Jabatan/Bahagian) dan Kod Fail (MAMPU)

Kod Tambahan (Jika Perlu)

Kod Pengkelasan Aset

Tahun

No. Siri

36
URUSAN PENDAFTARAN

Pergerakan Aset
Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod
pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori
KEW. PA-6.

Penyimpanan Daftar
• KEW. PA-2 dan KEW. PA-3 disimpan dalam fail kulit
keras dalam kabinet berkunci.
• Buku KEW. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.
• Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan
simpan di lokasi.

37
SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan


hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset
menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.

• 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala


1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

• Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat


perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai
bertanggungjawab.

38
KEW. PA-7

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN : KAWALAN DAN PEMANTAUAN


LOKASI :BILIK MESYUARAT UTAMA

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI


1. Kerusi Mesyuarat 1
(Pengerusi)
2. Kerusi Mesyuarat 60
3. White Board 1
4. Skrin Putih 1

(b) Disahkan oleh:


(a) Disediakan oleh:

Tandatangan
Tandatangan:
Nama : Henry Chong
Nama: Ahmad Hishamuddin.
Jawatan: PKP(P) Jawatan:PPT(P)
Tarikh :15 Mac 2007
Tarikh: 15 Mac 2007

39
URUSAN PENDAFTARAN

(c) Salinan KEW. PA-4 dan KEW. PA-5 dikemukakan


secara tahunan seperti berikut:

(i) Pendaftaran di peringkat PTJ


Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan


Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai
daftar Jabatan dan kemukakan kepada
Kementerian.

40
URUSAN PENDAFTARAN

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian


Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan
Kementerian bagi membolehkan
Kementerian mengetahui dan memantau
keseluruhan aset di bawah kawalannya.

41
CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) DAN
SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)

PERBENDAHARAAN
KEW. PA-8

KEMENTERIAN Bahagian-bahagian

IBU PEJABAT

Jabatan Jabatan Jabatan Jabatan

PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

42
KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRI NAMA ASET TARIKH HARGA


PENDAFTARAN PEROLEHAN PEROLEHAN
ASAL (RM)

1. KK/BKP10/H/07/1 Komputer Riba 13 April 2007 RM8,500


Dell/L1506
2. KK/BKP10/H/07/2 Kamera Digital 17 April 2007 RM2,500
Sony Model DSC-
W1
3. KK/BKP10/H/07/3 Kamera Digital 17 April 2007 RM2,500
Sony Model DSC-
W1
4. KK/BKP10/H/07/4 Kamera Digital 17 April 2007 RM2,500
Sony Model DSC-
W1
5. KK/BKP10/H/07/5 Komputer Riba 24 Mei 2007 RM8,500
Dell/L1506
JUMLAH RM24,500

43
KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN


2007
BIL NOMBOR SIRI NAMA ASET TARIKH HARGA
PENDAFTARAN PEROLEHAN PEROLEHAN
ASAL (RM)

1. KK/BKP 2004-KD/3 Kamera Digital 21/12/2004 RM2,500


Sony Model DSC-
W1
2. KK/BKP 2004-KD/4 Kamera Digital 21/12/2004 RM2,500
Sony Model DSC-
W1
3. KK/BKP 2004-FAX/1 Mesin Fax Canon 17 /4/ 2005 RM2,500
L250
4. KK/BKP 2005-MT/1 Mesin Taip 15 /4/2006 RM1,900
Elektronik
5. KK/BKP 2006-TV/1 Televisyen Sony 15 /4/ 2006 RM1,350
21’ Model F229
JUMLAH RM10,750

44
KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007

BI NOMBOR SIRI NAMA ASET TARIKH HARGA


L PENDAFTARAN PEROLEHAN PEROLEHAN
ASAL (RM)

1. KK/BKP10/I/07/1-5 Almari Buku 2 Mei 2007 RM1,750


Bercermin
2. KK/BKP10/1/07/6-10 Meja Pegawai 2 Mei 2007 RM1,200
3. KK/BKP10/1/07/11-15 Kerusi Pegawai 2 Mei 2007 RM750
JUMLAH RM3,700

45
KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRI NAMA ASET TARIKH HARGA


PENDAFTARAN PEROLEHAN PEROLEHAN
ASAL (RM)

1. KK/BKP 2004-AB/1- Almari Buku 02 Mei 2004 RM1,750


3 Bercermin
2. KK/BKP 2005/MP/1- Meja Pegawai 15 April 2005 RM1,200
5
3. KK/BKP 2006/KP/1-5 Kerusi Pegawai 15 Jun 2006 RM750
JUMLAH RM3,700

46
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN
INVENTORI

KEW. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan


sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

47
BAB C:
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN
DAN PEMERIKSAAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia 49
OBJEKTIF PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN
PEMERIKSAAN

Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap,


mahir dan teratur bagi tujuan:

(a) Mengurangkan pembaziran


(b) Menjimatkan kos
(c) Mencapai jangkahayat
(d) Mencegah penyalahgunaan
(e) Mengelakkan kehilangan

50
PENGGUNAAN
(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.
(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.
(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan
berkelayakan.
(d) Perlu direkodkan.
(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan
Kerosakan KEW. PA-9.

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah


mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan.
Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya
atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.
51
PENGGUNAAN

Peraturan mengenai Penggunaan,


Pengurusan dan Penyelenggaraan
Kenderaan adalah mengikut peraturan
semasa yang berkuatkuasa.

(PP Bil.2 Tahun 1980 dan PP Bil. 7 Tahun 1985)

52
PENYIMPANAN

• Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat


dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.
Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

• Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa


kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah
tanggungjawabnya.

• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah


sentiasa di bawah kawalan maksima.

• Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan


tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta
Prosedur Kewangan 1957.

53
PEMERIKSAAN

• Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:


(a) Fizikal
(b) Rekod
(c) Penempatan
• Tujuan pemeriksaan adalah untuk:
(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;
(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/ rekod
yang lengkap, tepat dan kemaskini;
(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama
seperti yang tercatat dalam daftar.

54
PEMERIKSAAN

• Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya


2 orang Pegawai Pemeriksa.

• Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-


kurangnya sekali setahun.

• Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan


Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan
Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)
kepada Ketua Jabatan.

55
Kew. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL


Kementerian/Jabatan:Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor

Bil No. Siri Jenis Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Catatan
Pendaftaran Harta Harta
Mengiku Sebena Lengkap Kemaskini
Modal Modal
t Rekod r

Ya Tidak Ya Tidak

1. NRE/JAS/JH25/ Komputer Sharifah Sharifa   Sedang


07/1 Riba Dell Azlina h digunaka
N520 Azlina n
NRE/JAS/JH25/ Set PC HP Hashim Hashim   Sedang
2.
072 Pavillion Ahmad Ahmad digunaka
DC 345 n

Tandatangan : Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh
Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)
Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007
Kew. PA-11
LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar


Bahagian : Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor

Bil Jenis Daftar Lokasi Kuantiti Keadaan Catata


Inventori Inventori n

Lengkap Kemaskini Mengikut Sebenar Mengiku Sebena


Rekod t Rekod r

Ya Tidak Ya Tida
k

1. Kerusi   Bilik Bilik 40 38 Digunak 2 di


Mesyuara Mesyuar Mesyuar an Bilik
t at Utama at Utama Bincan
g

Tandatangan: Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen
Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (JAS)
Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007
KEW. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL


Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia
Bahagian: Jabatan Kastam Diraja Malayia

Bil No. Siri Jenis Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Catatan
Pendaftaran Harta Harta
Mengiku Sebena Lengkap Kemaskini
Modal Modal
t Rekod r

Ya Tidak Ya Tidak

1. KK/KDRM Kompute Sharifa Sharif   Sedang


115/H/07/1 r Riba h ah digunak
Dell Azlina Azlina an
N520
2 KK/KDRM11 Set PC Hashim Hashi   Sedang

.
5/07/2 HP Ahmad m digunak
Pavillion Ahma an
DC 345 d
Tandatangan : Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh
Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)
Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

58
KEW. PA-11
LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia


Bahagian : Jabatan Kastam Diraja Malaysia

Bil Jenis Daftar Lokasi Kuantiti Keadaan Catata


Inventori Inventori n

Lengkap Kemaskini Mengikut Sebenar Mengiku Sebena


Rekod t Rekod r

Ya Tidak Ya Tida
k

1. Kerusi   Bilik Bilik 40 38 Diguna 2 di


Mesyuar Mesyuar Mesyuar kan Bilik
at at at Binca
Utama Utama ng

Tandatangan: Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen
Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan)
Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

59
PEMERIKSAAN

• Ketua Jabatan kemuka KEW. PA-10 dan KEW. PA-11


bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
dan Inventori KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

• Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan


KEW. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum
15 Mac tahun berikutnya.

• Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri


pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan
peraturan ini dipatuhi.

60
KEW. PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN 2007

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA


Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di
Kementerian Kewangan Malaysia telah diperiksa seperti
berikut:
Bil Jab/Bhgn/PTJ Tarikh
1 Perbendaharaan 27.9.2007-29.11.2007
2. KDRM 12.2.2007-8.1.2008
3. JPPH 29.1.2008
4. PM Sarawak 31.12.2007

Tandatangan : ……………………….
Nama Pegawai Pengawal : Tan Sri Dr Wan Abdul Aziz bin Wan Abdullah
Tarikh : 13 Mac 2008
Cop Kem/Jab

61
BAB D:
PENYELENGGARAAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia 62
OBJEKTIF PENYELENGGARAAN

• Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara


berterusan dan selamat digunakan.
• Memelihara dan memanjangkan jangkahayat
• Meningkatkan keupayaan
• Mengurangkan kerosakan
• Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan
• Menjamin keselamatan pengguna
• Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta
produktif
• Memelihara imej Kerajaan

63
JENIS PENYELENGGARAAN

a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk


memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen
atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi
dengan lancar secara berterusan.

b) Penyelenggaraan Pemulihan(Corrective Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber


fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang
ditetapkan.

64
PENYELENGGARAAN

MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan


aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk
tindakan penyelenggaraan.

65
PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/


Jabatan:

(a) Menyedia Senarai Aset Yang Memerlukan


Penyelenggaraan (KEW. PA-13).
(b) Merancang penyelenggaraan
(c) Melaksana program penyelenggaraan
(d) Merekod penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan
Harta Modal (KEW. PA-14)
(e) Menilai program penyelenggaraan
(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh
pihak swasta.

66
KEW. PA-13
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN
PENYELENGGARAAN
(Diisi oleh Pegawai Aset)

KEMENTERIAN : KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR


Jabatan/Bahagian :JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR

Bil No. Siri Pendaftaran Jenis/Jenama/ Lokasi Aset Catatan


Model
1. NRE/JAS/JH25/H/07/6 Split Air Conditioner Bilik Mesyuarat 1 6 bulan sekali
Philip
2. NRE/JAS/JH25/H/07/7 Split Air Conditioner Bilik Mesyuarat 2 6 bulan sekali
Philip
3. NRE/JAS/JH25/H/07/8 Pacuan 4 Roda Pentadbiran 3 bulan sekali
Perodua Kembara
KEW. PA-14
DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
(Diisi oleh Pegawai Aset)
Sub Kategori: Kereta No. Siri Pendaftaran :NRE/JAS/JH25/H/07/08
Jenis : Perodua Kembara Lokasi : Pentadbiran

(a) (b) (c) (d) (e) (f)


Tarikh (Butir-butir Kerja) No. Nama Kos Nama dan
Kontrak/ Syarikat/Jabatan Tandatangan
Pesanan Yang
Kerajaan Menyelenggara
dan Tarikh
16 Jun Pembaikan/Penyelengga AA 982615 MS Cooling Sdn. RM1,150.00 Masri bin Jamil
2007 raan hawa dingin dan Bhd.
compress air clucth
booster.
BAB E:
PELUPUSAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia 69
SKOP
PINDA KAEDAH DEFINISI OBJEKTIF

LANJUT TEMPOH
JUSTIFIKASI
E) TINDAKAN
SELEPAS KUASA MELULUS
KELULUSAN

C) TINDAKAN PELUPUSAN URUSETIA


PELUPUSAN
SEMASA
PELUPUSAN
KAEDAH
PELUPUSAN
B) LAPORAN
LEMBAGA PROSES
PEMERIKSA A) PERAKUAN PELUPUSAN
PELUPUSAN
70
DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk


mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang
ditetapkan.

71
OBJEKTIF PELUPUSAN

 Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan


aset yang tidak diguna atau tidak diperlukan;

 Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat;

 Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan

 Membolehkan aset milik Kementerian/ Jabatan


dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain atas
sebab-sebab tertentu

72
JUSTIFIKASI PELUPUSAN

 Tidak Ekonomi Dibaiki  Pembekal tidak lagi memberi


khidmat sokongan
 Usang/Obselete  Disyor selepas pemeriksaan
aset
 Rosak dan tidak boleh  Tiada alat ganti
digunakan
 Luput tempoh penggunaan  Perubahan Teknologi
 Keupayaan aset tidak lagi  Melebihi keperluan
di peringkat optimum
 Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan

73
KUASA MELULUS

KEMENTERIAN/
PERBENDAHARAAN
JABATAN

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah


Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh
mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana
pegawai lain.
74
KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih


RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya lebih
RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan

75
KUASA MELULUS KEMENTERIAN

Kementerian

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang


RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya
kurang RM1,000,000.00 bagi semua
kaedah pelupusan

Kuasa Melulus:
Ketua Setiausaha/ Timbalan KSU/ Setiausaha
Bahagian (Pengurusan Aset)
76
KUASA MELULUS JABATAN

Jabatan
Peringkat Negeri:

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang


RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya
kurang
RM100,000.00 bagi semua kaedah pelupusan
Kuasa Melulus:
Pengarah Negeri/ Timbalan Pengarah Negeri (Jab.
Persekutuan Peringkat Negeri)

77
KUASA MELULUS

Melebihi RM200,000
Tidak melebihi
atau agregat melebihi
RM200,000 atau
RM1 juta
agregat RM1 juta
PERBENDAHARAAN
KEMENTERIAN
Tidak melebihi IBU PEJABAT
RM25,000 atau Tidak melebihi
agregat RM500,000 RM50,000 atau
BAHAGIAN agregat RM500,000

NEGERI KUASA MELULUS PELUPUSAN


Tidak melebihi
RM10,000 atau
ASET ALIH KERAJAAN
agregat RM100,000 Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di
Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956
P.U. (B) 285
URUSETIA PELUPUSAN

Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa


mengikut Kew. PA-15

Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew.


PA-16
UNIT PENGURUSAN
Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa ASET KEMENTERIAN/
Kew.PA-17 JABATAN
Menyemak dan memastikan permohonan
pelupusan lengkap dan teratur

Mengemukakan permohonan pelupusan kepada


Kuasa Melulus

Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan


untuk tindakan
LEMBAGA PEMERIKSA
Pelantikan Lembaga Pemeriksa

 Dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan


 Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan
tempoh pelantikan tidak lebih dua (2) tahun

Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada:

i. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang tidak


terlibat secara langsung dalam pengendalian aset;
ii. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset;
iii. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan
Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan
iv. Pegawai dari Kementerian/ Jabatan lain boleh dilantik, jika
perlu.
80
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16
(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal
dan
Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan
komputer di Kembaran B.

(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang


mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar
khusus dalam peralatan-peralatan tertentu.

(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan


oleh
Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.

(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai


kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.

(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk 82


tempoh
TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

 Sedia dan kemuka jadual pemeriksaan kepada


Urusetia Pelupusan Jabatan
 Periksa aset dan rekod berkaitan dalam tempoh satu
(1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan
 Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan
yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan
 Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)
 Syorkan kaedah pelupusan yang sesuai
 Tandatangani KEW.PA-17 dan kemuka kepada
Urusetia Pelupusan

84
85
sambungan…

Dokumen sokongan:
(i) Surat permohonan Kementerian/ Jabatan
bagi pelupusan secara pindahan,
(ii) Surat permohonan organisasi, pertubuhan
sukarela atau badan-badan yang
dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan bagi
pelupusan secara hadiah
(iii) Justifikasi tukar beli (trade in) dan tukar
barang (barter trade).

86
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

• Tempoh Tindakan Pelupusan


Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan
hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan
dari tarikh surat kelulusan.

• Pelanjutan Tempoh Pelupusan


(a) Permohonan hendaklah dikemukakan kepada
Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat
tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya
dibenarkan sekali sahaja.
(b) Jika tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan
dalam tempoh pelanjutan, kelulusan terbatal dan
permohonan baru hendaklah dikemukakan.
87
KAEDAH PELUPUSAN

Jualan Tender Tukar Beli (Trade In)


Jualan Sebutharga Tukar Ganti (Cannibalize)
Jualan Lelong Pindahan
Jualan Sisa Hadiah
Tukar Barang Musnah (tanam/ bakar/
(Barter Trade) buang/ tenggelam)

Kaedah lain yang difikirkan sesuai

88
TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN
PELUPUSAN

•Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/


Jabatan pada aset dipadamkan
•JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya
pendaftaran kenderaan dibatalkan
•Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli
kecuali pelupusan secara jualan sisa
•Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus
dikecualikan daripada semua jenis cukai

93
PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan hendaklah dikemukakan kepada


Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh
kelulusan.

Jika tempoh pelupusan tamat, kelulusan terbatal


dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

94
TINDAKAN SELEPAS PELUPUSAN SELESAI

• Kemas kini Daftar Harta Modal/Daftar Inventori


• Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 disediakan dan
kemukakan kepada Kuasa Melulus bersama:
- Resit jualan
- Surat Akuan Terima
- Sijil Penyaksian Pemusnahan

95
URUSETIA PELUPUSAN

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

Memohon kelulusan pinda kaedah pelupusan

UNIT PENGURUSAN
Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) ASET KEMENTERIAN/
bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan JABATAN
Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus;
dan

Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset


(KEW.PA-20) ke Perbendaharaan
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH

KEW. PA-20 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan


sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

99
KEW.PA-20

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN


TAHUN : 2007
KEMENTERIAN/JABATAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

BIL KEMENTERIAN/ JUMLAH HASIL JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA


JABATAN NILAI PELUPUSA (RM)
PEROLEHAN N
ASAL (RM)
(RM)
JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH
LAIN

1. JABATAN ALAM 2,000,000 100,000


SEKITAR 1,500,000 400,000 RM100,000

2. JABATAN 5,000,000 200,000 4,000,000 900,000 100,000


PENGAIRAN
DAN SALIRAN

Tandatangan Pegawai Pengawal Cop Jabatan:


Nama:
Jawatan: KETUA SETIAUSAHA
Tarikh:10 Mac 2008
BAB F:
KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


Kementerian Pelajaran Malaysia 101
SKOP

DEFINISI OBJEKTIF
KUASA MELULUS

E) TINDAKAN
URUSETIA
SELEPAS
KEHILANGAN &
KELULUSAN
HAPUSKIRA

D) LAPORAN
HAPUSKIRA
AKHIR PROSES
HAPUSKIRA

C)
JAWATANKUASA A) MELAPORKAN
PENYIASAT KEHILANGAN
B) LAPORAN
AWAL
102
DEFINISI

KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam


simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan,
kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau
kecuaian pegawai awam.

HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset


yang hilang.

103
sambungan…

PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian

KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk Ketua sesuatu cawangan, daerah,


daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah

104
KUASA MELULUS

KEMENTERIAN/
PERBENDAHARAAN
JABATAN

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah


Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh
mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana
pegawai lain.
105
KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih


RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya
lebih RM1,000,000.00 bagi semua
kaedah hapus kira untuk semua jenis aset
kecuali kehilangan yang melibatkan
kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai
awam

106
KUASA MELULUS KEMENTERIAN

Kementerian

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang


RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya
kurang RM1,000,000.00 bagi semua kaedah
hapus kira untuk semua jenis aset kecuali
kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan
kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus:
Ketua Setiausaha (KSU)

107
KUASA MELULUS JABATAN

Jabatan
Peringkat Negeri:

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang


RM10,000.00 atau jumlah keseluruhannya
kurang RM100,000.00 bagi semua kaedah
hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan
yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian
pegawai awam

Kuasa Melulus:
Pengarah Negeri (Jab. Persekutuan Peringkat Negeri)
108
KUASA MELULUS

Melebihi RM200,000
Tidak melebihi
atau agregat melebihi
RM200,000 atau
RM1 juta
agregat RM1 juta
PERBENDAHARAAN
KEMENTERIAN
Tidak melebihi IBU PEJABAT
RM25,000 atau Tidak melebihi
agregat RM500,000 RM50,000 atau
BAHAGIAN agregat RM500,000

NEGERI KUASA MELULUS HAPUSKIRA


Tidak melebihi
RM10,000 atau
ASET ALIH KERAJAAN
agregat RM100,000 Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di
Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956
P.U. (B) 285
KUASA MELULUS

Sila ambil perhatian!


***tukar ATAU kepada DAN E C U AAIA
IA N
N PPEEGG WAAII
AAW
UAAN A N
N DDAN KK E CU
KKEECCUURRIAIAN NIP
N,, PPEEN IPU L A H TTEERRTA LUKK
TAKKLU
NILAAII A
A D
D A
A L A H
TANNPPAA M MEENNG IRAA NIL
GIR
AAWWAAM M TA
LU LU S
S P
P EERRBBE
E N
N DDAAHHAARRAAAAN
N
A SA M
M EE LU LU
KKEEPPAADDAA KKUUASA

Tidak melebihi • Tidak melebihi • Tidak melebihi • Tidak melebihi • Melebihi


RM10,000 atau RM25,000 atau RM50,000 atau RM200,000 RM200,000
agregat agregat agregat atau agregat atau agregat
RM100,000 RM500,000 RM500,000 RM1 juta RM1 juta

egeri
Bahagian Ibu Pejabat Kementerian Treasury

KUASA MELULUS HAPUS KIRA


ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di
Jadual B di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956
P.U. (B) 285
Kehilangan sebuah notebook Mimos Tetra bernilai RM6840 kerana
kecuaian meninggalkan aset di dalam boot kereta
Kehilangan sebuah notebook HP dan sebuah LCD Projektor
bernilai RM16,200 kerana rumah dipecah masuk
Kehilangan tiga unit tengkorak (peralatan makmal) dan disedari
semasa pemeriksaan aset dilakukan
Kehilangan 474 unit peralatan pejabat yang hendak dilupuskan
bernilai RM902,679.80 kerana telah dicuri
Kehilangan sebuah notebook bernilai RM 5950 kerana kecuaian
meninggalkan notebook di bilik mesyuarat hotel kerana
mengandaikan pihak hotel akan menjaga keselamatan bilik tersebut
CONTOH KES HAPUS KIRA
Kehilangan sebuah notebook Acer Travelmate bernilai
RM3988.00 kecuaian meninggalkan aset di atas kerusi di ruang
makan hotel. Beg Laptop telah ditukar dengan beg yang kosong
Kehilangan notebook Dell bernilai RM5,100.00 di tempat letak
kereta sekolah kerana kecuaian meninggalkan notebook tersebut
di dalam kereta tanpa mengunci dan mematikan enjin.
Kehilangan sebuah notebook Dell Latitude C640 bernilai
RM5,800.00 di Bilik Guru sesi akibat diletak di atas meja di bilik
guru kerana pergi mengajar.
Kehilangan sebuah notebook Compaq NX9000 kerana kecuaian
meninggalkan aset di atas meja untuk keluar rehat tengah hari
sambungan…
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
nit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab
sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang


T Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan
Daftar Inventori KEW. PA-3.

U (b) Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada

G Ketua Jabatan.

A (c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis


kepada Pegawai Pengawal.

S (d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat


menggunakan contoh format KEW.PA-29.

113
sambungan…

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

T (f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripada


Jawatankuasa Penyiasat.

U (g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syo


daripada Pegawai Pengawal.
G
A (h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan
hapus kira lengkap dan teratur.

S (i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa


Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal
dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum
diperolehi.

114
PROSES HAPUS KIRA

1. MELAPORKAN KEHILANGAN

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada


Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab


ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang
mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan
kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu
kehilangan diketahui.

115
2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan


yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah
disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu
Pejabat.

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera


dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan
Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku;


dan
(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada


Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua
Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.
116
3. JAWATANKUASA PENYIASAT

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh


Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan:
i. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan
daripada bahagian/unit yang sama;
ii. Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;
iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan
sebagai Pengerusi.
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal
dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang
tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai
Jawatankuasa Penyiasat.

117
KEW. PA-29

Kepada: No. Rujukan Fail: SULIT.KE.HG.


(80)347/02(4)
Encik Muhamad Azmi bin Bakar
Tarikh:01 Jun 2007
Penolong Pengarah Kanan Kastam
Cawangan Penilaian dan Pasca Import
Ibu Pejabat
(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)

PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN


KEHILANGAN SATU (1) UNIT KOMPUTER RIBA
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Penyiasat
untuk menyiasat kehilangan satu (1) unit Komputer Riba di Bahagian Perancangan Korporat, Ibu Pejabat Kastam
Di Raja mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal SULIT.KE.JHG.(80)347/02(3))
2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes
kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan
Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.
3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini
mestilah dikembalikan sebelum 30 Jun 2007.

Tandatangan:…………………………………….
Nama Pegawai Pengawal :Dato’ Dr. Wan Abd. Aziz bin Abdullah
Kementerian/Jabatan :Perbendaharaan Malaysia
4. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
JAWATANKUASA PENYIASAT

a) Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan


b) Memeriksa sendiri tempat kejadian.
c) Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan
d) Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.
e) Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA)
dan Arahan Keselamatan dipatuhi
f) Mengenalpasti kelemahan yang wujud.
g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak
berulangnya kejadian kehilangan.
h) Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

119
5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan


Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan
dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.
Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh
dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan


Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen


sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori,
salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar
lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke
Perbendaharaan.
120
sambungan…

(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang


ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis
belum diperolehi.

(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil


siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang


hilang dengan surcaj atau tatatertib atau
kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang


hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.


121
sambungan…

(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil


siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh
mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa


Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk


menjalankan siasatan.

(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai
Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan
kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh
Laporan Awal dikemukakan.

122
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:
1. Keterangan Aset Yang Hilang
(a) Jenis Aset : Note Book
(b) Jenama dan Model: Dell Latitude C640
(c) Kuantiti: 1
(d) Tarikh Perolehan: 18.11.2002
(e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800

2. Perihal Kehilangan
(a) Tarikh diketahui
18.6.2007
(b) Tarikh Sebenar berlaku
18.6.2007 (1.40 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi)
(c) Tempat Kejadian
Bilik Guru SMK Tok Janggut Lumut

(d) Bagaimana kehilangan diketahui


Apabila hendak mengambilnya untuk dibawa balik ke rumah di dapati
aset tiada.

(e) Bagaimana kehilangan berlaku


Dicuri semasa ketiadaan guru-guru di Bilik Guru.
sambungan…

3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila
sertakan.
Belum diterima.

4. Nama pegawai yang:


(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.
Encik Asri bin Ali
(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia
Puan Azura bt. Jamal
(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu.
Encik Asri bin Ali

(b) Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:


(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan
PPP Lepasan Diploma DGA 29
(ii) Tugasnya serta senarai tugas
(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)
Tetap dan berpencen
(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan
peraturan atau arahan tertentu.
Tiada
sambungan…
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan
27.10.2020

(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada,
berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)
Tiada

(vii) Maklumat lain, jika ada.

5. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan


Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang
tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.
Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak
diberikan kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA
Bab C.

6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya


kejadian ini.
Semua guru diingatkan supaya menjaga aset yang dibekalkan pada tahap
maksimum dan menyimpan ditempat yang berkunci dan tidak terdedah pada
pandangan umum.
sambungan…

7. Rumusan Siasatan
Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas note
book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya memastikan
keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum meninggalkannya. Beliau
sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang di bawa dan tidak
meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasa melihat aset berkenaan ada
ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset Kerajaan.

8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan
memberikan justifikasi.
Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Encik Asri bin Ali untuk memastikan
note book disimpan di tempat yang selamat.

Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : Ahli


Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
sambungan…

9. Syor dan Ulasan

Syor
Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas
Encik Asri bin Ali.

Ulasan
Tindakan surcaj dikenakan kepada Encik Asri bin Ali di atas kecuaiannya
memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.

Tandatangan :

Nama :

Jawatan : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran

Tarikh :

Cop Kemeterian :
KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ
BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH
(ELEKTRONIK) YANG HILANG
melalui
SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN
BERTARIKH 5 FEBRUARI 2009
sambungan…

S.A.P 5 FEBRUARI 2009

Bagi menambah baik sistem penyampaian, Perbendaharaan


bersetuju supaya kehilangan peralatan, elektronik,
telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi
melebihi RM5,000.00 diberi pengecualian daripada
tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik
mengikut nilai semasa

Kaedah ini berkuatkuasa kepada permohonan yang dikemukakan


pada atau selepas 5 Februari 2009
sambungan…

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009


i. Bayaran balik terhad untuk:

“walkie-talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba,


BATAL
palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA),
pemain CD/DVD dan smartphone”

ii. Kuasa melulus: (a) Ketua Setiausaha Kementerian atau


(b) Ketua Pengarah Jabatan

iii. Nilai semasa


• Adalah nilai semasa berlaku kehilangan aset
• Berdasarkan anggaran susut nilai yang
dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset
• Diperakukan oleh JKPAK peringkat Kementerian atau Jabatan
sambungan…

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009


iv. Pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan perlu melaporkan
kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan

v. Ketua Jabatan perlu menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28


sebagaimana keperluan PP5/2007

vi. Laporan Polis dan Laporan Awal perlu dikemukakan kepada


Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan
untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira.

Sebelum meluluskan sebarang bayaran balik dan hapus kira,


pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan
Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan
sambungan…

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009


vii. Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam
kod hasil 76106 (Denda Pegawai Awam)

viii. Bayaran balik hendaklah direkodkan dalam Buku Perkhidmatan


pegawai berkenaan

ix. Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal
(KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) Daftar Inventori

x. Setelah tindakan bayaran balik dan hapus kira telah selesai,


satu laporan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan
PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA
TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI
HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG
melalui
SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN
BERTARIKH 31 Julai 2009
sambungan…

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

i. Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT


yang nilai semasa tidak melebihi RM5,000 belum diputuskan oleh PBT
termasuk kes-kes sebelum SAP bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkan
adalah dibenarkan mengguna pakai kaedah bayaran balik

ii. Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai


atau beberapa orang pegawai yang bertanggungjawab atas kehilangan
itu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian, penipuan atau kecuaian;
dan
sambungan…

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

iii. Skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan meliputi semua


aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000.00 kecuali
aset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata api
atau aset yang sukar diperoleh, peralatan/komponen strategik atau
aset yang digunakan bagi maksud kepentingan negara. Kehilangan
aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitan
dengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.
Carta Aliran Kerja Surat B
Bayar Balik

A Tentukan Lantik J/k


Nilai Semasa Penyiasat

Laporan Perakuan Laporan


polis Rekod Buku
JKPAK Akhir
Perkhidmatan

Kemuka Pada
Laporan Syor & Ulasan
Awal
KSU/KP untuk
kelulusan

Kemaskini tiada Surcaj @


Bayar Ya Ya Rekod Tatatertib?
Lulus ?
Balik?
ada
Tidak Tidak
Lembaga
Laporan ke
Tatatertib
B B Perbendaharaan
6. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN
SELEPAS KELULUSAN
(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta
Modal atau Inventori.

(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa


Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset
(KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(c) Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak


Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam
tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib


kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh
kelulusan Perbendaharaan.

137
KEW. PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN


(Diisi oleh Pegawai Aset)
Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KK/BKP 12/291/20 Jld. 3 (sk.
29).bertarikh 6 Julai 2007
Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/ Inventori
berkenaan telah dikemaskini.

Bil Jenis Aset No. Pendaftaran


1. Note Book Acer Travel Mate KKM/SMKT 12/H/07/01

Tandatangan Ketua Jabatan :

Nama : BADRUL HISHAM BIN AMIN


Jawatan : Pengetua
Tarikh : 23 Julai 2007
Kementerian/Jabatan : SMK Tawau
138
LAPORAN TAHUNAN

KEW. PA-32 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan


sebelum 15 Mac Tahun berikutnya.

139
KEW. PA-32

LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN


TAHUN 2007
KEMENTERIAN: PELAJARAN MALAYSIA

Bil Ruj.Kelulusa Kem/ Jenis Punca Nilai Nilai Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib
n Jab Aset Kehila- Peroleha Sema- Amaun Tarikh Jenis Tarikh
Perbendaha ngan n sa
-raan Surcaj dikenaka Hukuma Dikenaka
Asal (RM) n n n
(RM)
(RM)

1. KK/BKP SMK Note Dicuri 6,840 6,840 6,840 4 Sept Tiada Tiada
10 / Tawa Book 2007
291/20Jld. u Acer
3(sk. 29) Saba Travel
Tarikh: 6 h Mate
Julai 2007
JUMLAH 6,840 6,840 6,840

Tandatangan Pegawai Pengawal:


Nama : Tan Sri Dr. Zulkurnain Hj Awang
Jawatan: Ketua Setiausaha KPM
Tarikh: 10 Mac 2008 140
RUMUSAN
Terima Aset Terima Aset bersama punca
maklumat

Tentukan Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis


Kumpulan Aset aset)
Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal
Daftar Aset (KEW.PA-2)/ Inventori (KEW.PA-3)

Pengesahan Rekod
Kemaskini KEW.PA-4
Pegawai Penyelenggaraan
atau KEW.PA-5

Kawalan dan Pemantauan


Cetak Rekod
Kemaskini senarai daftar aset KEW.PA-2 atau Pemeriksaan
(Mengikut tahun semasa) KEW.PA-3
Rekod
Penempatan
Tempatkan Aset Cetak
Label Aset Rekod
Pergerakan

Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 Kemaskini


Proses
(Senarai aset mengikut lokasi) KEW.PA-7
Pelupusan

Proses
Simpan kad untuk tujuan Simpan Daftar Kehilangan
kemaskini Aset

141
Database
PERTANYAAN

Unit Pengurusan Aset Alih,


Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
Kementerian Pelajaran Malaysia
Aras 5, Blok E2, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 03-8884 9400/ 6834/
62604 Putrajaya 9214/ 6836/6838/6873

BAB A-D: mas.zainul@moe.gov.my


BAB E: hylmee.zain@moe.gov.my
BAB F: shazana.noorzakri@moe.gov.my
rizuani.arahman@moe.gov.my

03-8884 6894 / 6800

142
SEKIAN, TERIMA KASIH
http://www.moe.gov.my/bppa

143

You might also like