DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES EDUCATIVO

DOTACIÓN 2017
COMPROMISO DE DESEMPEÑO 2017
LLEGADA OPORTUNA DE LOS MATERIALES EDUCATIVOS Y FUNGIBLES
A LAS II.EE PARA EL INICIO DEL AÑO ESCOLAR 2017
CdD LLEGADA OPORTUNA DE LOS MATERIALES EDUCATIVOS Y FUNGIBLES A LAS
II.EE PARA EL INICIO DEL AÑO ESCOLAR 2017

DESCRIPCIÓN
Se considera a la Dotación 2017 a la lista de materiales por grupos
considerados como Cuadernos de trabajo, que son destinadas
para las IIEE Públicas de Educación Básica Regular, desde el Ciclo
del nivel Inicial hasta el 5° de Secundaria, incluyendo los
materiales destinados a IIEE Educación Intercultural Bilingüe –EIB,
que serán distribuidos por el MINEDU.
CdD LLEGADA OPORTUNA DE LOS MATERIALES EDUCATIVOS Y FUNGIBLES A LAS
II.EE PARA EL INICIO DEL AÑO ESCOLAR 2017

OBJETIVO:
Distribución oportuna a las IIEE
de los materiales educativos para
el buen inicio del año escolar
2017.

FECHA DE CUMPLIMIENTO:
15 de marzo.
CdD LLEGADA OPORTUNA DE LOS MATERIALES EDUCATIVOS Y FUNGIBLES A LAS
II.EE PARA EL INICIO DEL AÑO ESCOLAR 2017

MEDIO DE VERIFICACIÓN:
El SIGA y el Módulo Complementario son la Herramienta que
permitirá el cumplimiento de este compromiso, con la Generación
de las PECOSA’s.
DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS DOTACIÓN 2017
UNIDAD EJECUTORA /
UNIDAD OPERATIVA

Recepción
Generación Generación
Materiales
NEA’s PECOSA’s
Envío de Educativos
PECOSAS

Documento:
Fuente: SIGA PECOSA Física Fuente: M. Complementario - SIGA
Acta de Entrega
 INSTRUCTIVO N° 1
DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS
DOTACIÓN 2017
Procedimiento a seguir para el ingreso y distribución de materiales educativos Dotación 2017,
el cual permite llevar el control y seguimiento de estos materiales, para las Unidades
Ejecutoras y Unidades Operativas del Sector Educación.
 CREACIÓN DE SUB ALMACENES PARA UNIDADES OPERATIVAS

Web de Escale SIGA

 PROCEDIMIENTO A SEGUIR
PASO 1:
- Ejecución de Script Personalizado
20160808_1_marca_dotacion_2017

PASO 2:

- Generar NEA – Transferencia Externa,

seleccionando la marca DOTACION 2017
PASO 3:
- Elaboración del formato Excel de
carga masiva de PECOSA’s por Código
Modular.

PASO 4:
- Carga de archivo Excel en el Módulo
Complementario, validando el almacén,
stock, marca (DOTACION 2017) código
modular a Distribuir, entre otros.

PASO 5:
- Una vez validada la información, se deberá
realizar los procesos de generar Pedido,
Autorizar y generar PECOSA
respectivamente.
PASO 6:
- En la opción Atención de Pedidos del SIGA se
visualizará la carga de las PECOSAS generadas
a través del M. Complementario.

PASO 7:
- Se procede a imprimir el formato de PEDIDO –
COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA) correspondiente.

- Una vez entregados los materiales educativos DOTACION

2017 en los destinos correspondientes se deberá registrar
la fecha de recepción como fecha de conformidad.
 INSTRUCTIVO N° 2
IMPORTAR Y EXPORTAR CUADRO DE DISTRIBUCIÓN
Procedimiento a seguir para la importación del Cuadro de Distribución elaborado por
la Dirección de Gestión de Recursos educativos – DIGERE y la exportación del Cuadro
de Distribución validado y/o modificado por la Unidad Ejecutora.
 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA IMPORTAR ARCHIVO
PASO 1:
- Importar Archivo, se enlaza a la ventana WEB, donde
realizará la importación del Cuadro de Distribución
elaborado por la Dirección de Gestión de Recursos
educativos - DIGERE.

PASO 2:

- Seleccionar la UGEL correspondiente, el año de

Dotación, el año y mes de la información a
importar.
PASO 3:
- Seleccionar el botón IMPORTAR ARCHIVO
correspondiente a la Unidad Ejecutora y UGEL.

PASO 4:

- Ingresar al archivo EXCEL importado, para ser validada

y modificada según corresponda.
 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EXPORTAR ARCHIVO
PASO 1:
- Exportar Archivo, se enlaza a la ventana WEB, donde
realizará la exportación del Cuadro de Distribución
validado y/o modificado por la Unidad Ejecutora.

PASO 2:
- Seleccionar la UGEL y el archivo de la
información a exportar.

Nota: La Estructura del nombre del archivo debe

contener el Código de la UGEL, el año y mes de la
importación del archivo y el año a la cual pertenece
la Dotación. Ejem: 040001_201609_2017.xlsx
PASO 3:
- Seleccionar el botón EXPORTAR ARCHIVO,
mostrándose automáticamente en el campo Historial
de archivos exportados, según los datos
seleccionados..

En el Historial de archivos se muestra el listado

de archivos exportados de la(s) UGEL(s).
COMPROMISO DE DESEMPEÑO 2017
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE PARA LA
DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES EDUCATIVOS Y FUNGIBLES
CdD CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS
MATERIALES EDUCATIVOS Y FUNGIBLES

DESCRIPCIÓN
La Unidad Ejecutora realiza la gestión a fin de asegurar el transporte
para la distribución de materiales educativos y fungibles mediante la
suscripción de contratos, la generación de órdenes de servicio o
firma de convenios.

Este compromiso de desempeño, se

considera a la dotación de materiales
educativos 2017 que son destinadas
para las IIEE Públicas de Educación
Básica Regular.
CdD CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS
MATERIALES EDUCATIVOS Y FUNGIBLES

OBJETIVO:
Suscripción de contratos, órdenes de
servicios o convenios que permita distribuir
oportunamente a las IIEE, para el buen inicio
del año escolar 2017.

FECHA DE CUMPLIMIENTO:
01 de Diciembre 2016: UGEL’s que tienen
presupuesto en el 2016.

31 de enero 2017: UGEL’s que no tienen

presupuesto en el 2016.
CdD CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS
MATERIALES EDUCATIVOS Y FUNGIBLES

MEDIO DE VERIFICACIÓN:
El registro de ordenes de Servicio y/o Contratos en el SIGA, deben
estar acompañados de las rutas/ cuadro de distribución, códigos
modulares, cronogramas y otros.
FLUJO PARA GENERAR ORDEN DE SERVICIO / CONTRATO
 INSTRUCTIVO N° 3
FLUJO DESDE LA GENERACIÓN DE PEDIDO HASTA
LA ORDEN DE SERVICIO / CONTRATO
Procedimiento para la contratación del Servicio de Transporte para la Distribución
oportuna de materiales educativos DOTACIÓN 2017, a fin de cumplir con el
Compromiso de Desempeño correspondiente.
 CREACIÓN DE CENTROS DE COSTO PARA UNIDADES OPERATIVAS

Web de Escale SIGA

 PROCEDIMIENTO PROCESOS DE SELECCIÓN MENORES A 8 UIT
(ADJUDICACIÓN SIN PROCESO)
PASO 1:
- Generar el pedido de Servicio de transporte
ingresando a la opción registro de Pedidos de Compra
B/S, seleccionando la Meta, fuente de financiamiento,
tarea e ítem según corresponda.

PASO 2:
- Se procede a imprimir el formato de Pedido de
Servicio.
PASO 3:

- Se autoriza y se genera el consolidado de PAO así

como la indagación de mercado (registro opcional en
el SIGA).

- Luego generar la Certificación de Crédito

Presupuestario, el mismo que valida que cuente con
disponibilidad en PCA y en marco presupuestal a nivel
de meta, fuente de financiamiento y Clasificador de
gasto.
PASO 4:
- Luego seleccionar el tipo de ruta Cuadro de
Adquisiciones, para generar la Orden de Servicio
correspondiente, la misma que deberá ser
comprometida tanto en el SIGA como en el SIAF.

PASO 5:
- Luego imprimir el formato de Orden de Servicio ya
comprometida.

- NOTA: Luego de registrado y aprobado el Compromiso Anual

y Compromiso Mensual en el SIGA y SIAF se debe continuar
con los procesos de registros respectivos.
 PROCEDIMIENTO PROCESOS DE SELECCIÓN MAYORES A 8 UIT
(PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN)
PASO 1:
- Generar el pedido de Servicio de transporte
ingresando a la opción registro de Pedidos de Compra
B/S, seleccionando la Meta, fuente de financiamiento,
tarea e ítem según corresponda.

PASO 2:
- Se procede a imprimir el formato de Pedido de
Servicio.
PASO 3:
- Se autoriza y se genera el consolidado de PAO así como la
indagación de mercado (registro opcional en el SIGA) para
luego generar la Certificación de Crédito Presupuestario,
el mismo que valida que cuente con disponibilidad en
PCA y en marco presupuestal a nivel de meta, fuente de
financiamiento y Clasificador de gasto, la misma que
deberá ser aprobada tanto en el SIGA como el SIAF.

- Seguidamente continuará con el procedimiento del tipo

de proceso en los sistemas SEACE y SIAF según
corresponda.
PASO 4:
- Seleccionar el tipo de ruta Contrato, para generar el
Contrato de servicio de transporte con los datos generales
correspondientes, registrando el ID Proceso e ID Contrato
que genera la OSCE, luego debe aprobar el compromiso
anual tanto en el SIGA como en el SIAF y generar el
cronograma de pagos del servicio de transporte.

PASO 5:
- Luego se genera la Orden de Servicio según
cronograma para ser aprobado el compromiso
mensual tanto en el SIGA como en el SIAF.
PASO 6:
- Luego imprimir el formato de Orden de Servicio ya
comprometida.

- NOTA: Luego de registrado y aprobado el Compromiso Anual

y Compromiso Mensual en el SIGA y SIAF se debe continuar
con los procesos de registros respectivos.
 INSTRUCTIVO N° 4
GENERACION DE NEA(s) MASIVA DE LOS
MATERIALES EDUCATIVOS
Procedimiento a seguir para la generación masiva de la(s) NEA(s) en las DRE o UGEL,
cargando mediante archivo comprimido RAR denominado “UEXXXX_AñoMesDía”,
conteniendo algunos datos de la PECOSA que remite la DIGERE.
Esta información permitirá llevar el control y seguimiento del ingreso de los materiales
educativos DOTACION 2017, en los almacenes de las Unidades Ejecutoras y Unidades
Operativas del Sector Educación.
Requisitos previos:

- Archivo comprimido entregado por el residente

SIGA MINEDU de cada Región.

- Conformidad a la totalidad del ingreso de los

materiales educativos DOTACION_ 2017, mediante
la PECOSA Firmada y remitida por la DIGERE.
 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA GENERACIÓN DE CARGA MASIVA DE NEA’s

PASO 1:
- Ingresar al Sub módulo Almacén opción Generar
NEA, para generar la(s) NEA(s) masiva se cargará el
archivo comprimido RAR, ingresando al botón (…)
de lado derecho del campo Ruta de archivo.

PASO 2:

- Luego validará el archivo comprimido RAR,

mostrándose las columnas Nro. Pecosa, Nro. Guía,
Almacén, Ítem, Cantidad, Monto Total y Cuenta
Contable con los datos relacionados a la PECOSA
enviada por la DIGERE.
PASO 3:
- La Unidad Ejecutora modificará los datos de los
campos Nro. Guía y Almacén con su información
respectiva.

PASO 4:

- En el campo Cuenta Contable podrá modificar de

forma masiva o individual la cuenta según
corresponda, caso contrario se mantendrá el dato
registrado en la PECOSA enviada por la DIGERE.
PASO 5:
- Una vez concluido la modificación de los datos
correspondientes a la UE se procederá a generar
la(s) NEA(s).

PASO 6:
- Finalmente ingresará al Módulo de Logística del
SIGA para verificar la carga de la(s) NEA(s).
- En el Módulo de Logística, se visualizará las Entradas a Almacén que se ha generado masivamente desde el
Módulo Complementario
 INSTRUCTIVO N° 05:
CONVENIOS, CONTRATOS Y RUTAS EN EL
MÓDULO COMPLEMENTARIO.
FINALIDAD:
Describir el procedimiento para el registro de convenios o asignación de contratos u orden
de servicio, asimismo el registro de las rutas asignadas a los códigos modulares. En la
cual se obtendrá el cuadro mediante la selección de la modalidad de contratación, ruta y
código modular, lo cual nos permitirá llevar un control en la distribución para materiales
educativos DOTACION 2017 en las Unidades Ejecutoras y Unidades Operativas del Sector
Educación.
PROCEDIMIENTO:

Se ingresará al Módulo Complementario con Usuario y clave asignado

en el SIGA-MEF
 CONVENIOS
En el módulo se procederá a ingresar al Sub módulo Tablas y se seleccionara
la opción de Convenios.
Donde se mostrara la pantalla de Maestros de Convenios, al seleccionar el botón Nuevo,
presentará la pantalla donde se tendrá que llenar los campos y después grabar:

• Nro. Convenio
• Motivo
• Convenio Con
• Periodo de Convenio

Nota: El sistema permite Anular y/o Modificar un Convenio.

También permitirá Concluir si es que este esta relacionado a
un Cuadro de Contratación.
En el módulo se procederá a ingresar al Sub módulo Tablas y se seleccionara
la opción de Convenios.
Donde se mostrara la pantalla de Maestros de Rutas, al seleccionar el botón Nuevo,
presentará la pantalla donde se tendrá que llenar los campos y después grabar:

• Nro. Ruta
• Descripción
• Tipo de Ruta (donde se
tiene la siguientes rutas:
Terrestre, Aéreo, Fluvial, a pie,
Acémila, Multimodal)

• Distrito Origen/Destino

Nota: El sistema permite Anular y/o Modificar un Convenio.

Al seleccionar el Multimodal podrá indicar las rutas a usar.
Dentro de la misma pantalla, al ingresar al botón Asignar Código Modular,
nos permitirá seleccionar los Códigos Modulares que estarán relacionados
a la ruta y se graban para que se relacionen.
 CONTRATACION
En el módulo se procederá a ingresar al Sub módulo Contratación y se
seleccionara la opción de Contrato Distribución.
Para el uso del sub módulo Contrato Distribución en el SIGA se deberá haber
realizado un Contrato u Orden de Servicio dependiendo del proceso (mayor o
menor a 8 U.I.T.), así como haber ingresado el o los convenios en el Maestro de
Convenios, luego ingresar al botón Nuevo. En la Ventana deberá seleccionar la
Modalidad de Contratación: Convenio, Contrato u Orden de Servicio.
Al seleccionar la Modalidad de Contratación: Convenio, donde se tendrá que
completar la siguiente información:

• Seleccionar Convenio

• Una vez seleccionado el convenio se

tendrá que ingresar el peso total a
distribuir.

Después de ingresado la información se procederá a Grabar

Después de grabar se procede a ingresar al botón de búsqueda ( ) de Código
Modular, donde se tendrá que seleccionar el Tipo de Búsqueda de los Códigos
Modulares que estarán relacionados al Convenio y se procede a Grabar.

Para seleccionar el Código Modular se dará check en el recuadro y el mismo

procedimiento se tendrá que hacer para quitar la relación
Para seleccionar los ítems se procederá a ingresar al botón de búsqueda ( ), en la
opción Tipo Grupo se seleccionará el nivel de educación y que ítems se
distribuirán en dicho Convenio.

Una vez seleccionado el tipo de grupo

se procederá a seleccionar los ítems
relacionados. La pantalla nos permitirá
Agregar o Quitar los ítems.
Al seleccionar la Modalidad de Contratación: Contrato, donde se tendrá que
completar la siguiente información:

• Tipo de Contrato: deberá seleccionar: Bolsa,

recio Unitario ó Suma Alzada

• Nro. Contrato: se deberá seleccionar el

contrato existente en el SIGA.

• El campo Datos de Pedido es opcional, se

podrá seleccionar con que numero de
Pedido se realiza el requerimiento.

• En el campo Detalle del contrato se tendrá

que seleccionar si va a ser con Ruta o Sin
Ruta, ingresar el peso y la unidad de medida
así como los ítems a distribuir.

Si se selecciona Con ruta no permitirá seleccionar Código Modular, caso

contrario al seleccionar Sin Ruta
En la opción de ítems nos permitirá seleccionar el material a distribuir.
Al seleccionar la Modalidad de Contratación: Orden de Servicio, donde se tendrá
que completar la siguiente información:

• Datos de OS: seleccionara la O/S relacionado al proceso

de transporte existente en el SIGA.

• Datos de Pedido: es opcional, podrá seleccionar el Pedido con

que se realizó el requerimiento.

• Detalle de Orden de Servicio: seleccionara si va a ser con Ruta

o Sin Ruta, ingresar el peso y la unidad de medida así como los
ítems a distribuir.

Si se selecciona Con ruta no permitirá seleccionar

Código Modular, caso contrario al seleccionar Sin Ruta.
En la opción de ítems nos permitirá seleccionar el material a distribuir.
REPORTE
Gracias