EL ALMACEN

EL CONTROL DE ALMACENES

Concepto.
Es el proceso por medio del cual se busca lograr una correcta
administración de los materiales de la empresa a fin de obtener una
optimización de los mismos para lo cual utilizan una serie de
operaciones que involucran sistemas, técnicas, procedimientos.

Importancia.
El almacén puede proporcionar información sobre la disponibilidad
de los diferentes materiales que transcurren por este, tanto a nivel
de cantidades como al nivel de costos o precios. Además a través
de un sistema de control se puede detectar ciertas dificultades
relacionadas con los materiales que ingresan, salen o quedan en el
almacén.

Generalmente para efectos de control en el

almacén se utiliza entre otros recursos, la tarjeta
de control, comúnmente llamadas kárdex.
Tarjeta de control físico.
Llamada tarjeta bincard, que permite el registro y control de las
entradas y salidas o saldo de los materiales que transcurren por el
almacén pero solo al nivel de cantidades, estas tarjetas se encuentran
ubicadas en los anaqueles o andamios junto al material sujeto de
control. Se utiliza una tarjeta por cada tipo de material o producto.

Tarjeta de control físico y valorado.

Es una tarjeta que permiten el registro y control de los materiales que
entran, salen o queda en el almacén de la empresa, reflejando no solo
cantidades sino también los precios o costos.

Cuando se utiliza este tipo de tarjeta es necesario emplear un

determinado método de valuación que pueden ser el método PEPS o
PROMEDIO los cuales son aceptados tributariamente por SUNAT.
 KARDEX DE ALMACÉN

Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de las

existencias del almacén permitiendo determinar la fecha de adquisición,
código, precio unitario, modelo, talla, medida, característica y principalmente
la cantidad de unidades valorizadas.

Aplicable al control de Existencias:

 mercaderías
 materias primas
 materiales auxiliares
 suministros diversos

El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para

facilitar su identificación y su stock, el valor anotado es el costo o valor
de compra de cada producto y los gastos vinculados a la compra.
 OBLIGACION TRIBUTARIA:
LOS DEUDORES TRIBUTARIOS DEBERAN LLEVAR SUS INVENTARIOS Y
CONTABILIZAR SUS COSTOS

Cuando sus ingresos brutos anuales durante el

ejercicio precedente hayan sido mayores a 1,500 UIT
deberán llevar un sistema de contabilidad de costos,
cuya información deberá ser registrada en los
siguientes registros: Registro de Costos, Registro de
Inventario Permanente en Unidades Físicas y
Registro Inventario Permanente Valorizado.

DATO IMPORTANTE :
No podrán variar el método de valuación de existencias sin
autorización de la SUNAT y surtirá efectos a partir del ejercicio
siguiente a aquél en que se otorgue la aprobación, previa
realización de los ajustes que dicha entidad determine.
 PROMEDIO PONDERADO MOVIL
METODO DE
VALUACION DE PEPS
EXISTENCIAS:
UEPS

LOS INVENTARIOS FISICOS QUE PRACTIQUEN LAS

EMPRESAS, DEBEN SER REFRENDADOS POR EL
CONTADOR O REPRESENTANTE LEGAL
 CONTROL FISICO DE LOS INVENTARIOS

EL OBJETIVO DE CONTAR CON UN CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS,

ES EL DE ASEGURAR EN FORMA CONFIABLE QUE LAS EXISTENCIAS
FÍSICAS EXISTENTES EN EL ALMACÉN SEAN IGUALES A LAS DEL
SISTEMA DE KARDEX FÍSICO, LO CUAL PERMITIRÁ:
a) UNA ADECUADA PLANEACIÓN PARA LA REPOSICIÓN DE STOCKS
b) EL ESPACIO ABSOLUTAMENTE NECESARIO PARA UN BUEN ALMACENAMIENTO.
c) LA TRANSPARENCIA DE LOS RUBROS DE EXISTENCIAS Y COSTO DE VENTAS EN
LOS ESTADOS FINANCIEROS.
d) TENER LA BASE DE SU AJUSTE CONTABLE, CON EL DEBIDO SUSTENTO PARA LAS
AUTORIDADES TRIBUTARIAS.

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias,

normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos
recae en el departamento de contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el
balance general y los Resultados del año. Obviamente la responsabilidad final de
ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas.
 Conciliación con los libros contables

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente,

pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kardex
Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la
correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable

Actualización del control de inventarios

Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de

existencias, los inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave
para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por
lo que, la Gerencia de Contabilidad y principalmente la Gerencia de
Logística y Administración, debe siempre realizarlos con la periodicidad
que considere conveniente.
 ETAPAS PREVIAS A LA TOMA DE INVENTARIO

 Ordenamiento previo del stock.

 Codificación del stock por ubicación.
 Verificación física de la ubicación del stock.
 Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico.
 Verificación de colocación de las Tarjetas de
Inventario.
 Corte Documentario.
 Ordenamiento de stock de difícil conteo.
 CASO PRACTICO

En el almacén de la empresa “X” S.A., se desea controlar el movimiento de

uno se sus materiales – madera cedro para lo cual se cuenta con la
siguiente información:
1. Al 01-08-2…, Saldo Inicial de 250 pies a 6.00 c/u.
2. El 03-08, según factura, compra 600 pies a 6.50 c/u + IGV
3. EL 05-08, a solicitud del Dpto. de Producción se retiran del almacén para
su uso 400 pies.
4. El 09-08, según factura se compró 800 pies a 6.40 c/u + IGV, por
concepto de transportes la empresa El Águila cobra según factura la suma
de 240.00 + IGV.
5. El 10-08, a solicitud del Dpto. de Producción se retiran del almacén para
su uso 1020 pies de madera
6. El 21-08, según factura se compró 300 pies a 6.50 c/u + IGV.
7. El 22-08, se detecta que de la última compra existen 50 pies de madera
en mala situación, por lo que se decide devolver, emitiendo nuestro
proveedor la respectiva nota de crédito.
8. El 30-08 terminada la producción sobro 60 pies de madera por lo que es
devuelto a almacén.