Manejo de documentos • Trámites. Se involucra la infraestructura de personal y espacio físico de almacenamiento, por lo que los tiempos de atención se alargan • Seguridad y confidencialidad. La integridad de los documentos así como su acceso restringido es un punto de suma importancia. • Velocidad de Acceso. • La velocidad con que se pueda acceder a la información, redunda en la respuesta de las instituciones tanto a nivel interno como externo. • Flexibilidad de uso El poder usar la aplicación dentro de una plataforma flexible, que no ate de manos tanto a los administradores del proceso como a los supervisores tecnológicos. Finalidad del archivo Los archivos son documentos clasificados y ordenados, es el espacio físico en que se custodian y conservan los documentos. la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los documentos que la empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente. Fundamentos metodológicos de un archivo • Lógica
En una empresa hay orden de expedientes, documentos y archivos que llegan o
generamos. Todos estos deben estar ordenados, los expedientes por temas, los documentos y archivos por un orden de elaboración con la información precisa.
• Rigor Para que podamos encontrar los documentos de forma inequívoca y rápida, tendremos que establecer una normas de funcionamiento y seguirlas sin excepciones.
• Sencillez
Se nos puedes presentar varias opciones para clasificar, la más sencilla es
alfabetizar los apellidos con o sin preposiciones. Criterios para un archivo eficaz Para que el archivo permita a todos los usuarios guardar y recuperar los documentos de forma inmediata debe seguir tres criterios:
• Inequívocos
Cuando tomamos decisiones sobre la forma de alfabetizar, clasificar,
transferir o eliminar documentos sólo pueden dar lugar a una interpretación.
• Explícitos
Los archivos tienen que ser accesibles a toda la organización, deben
existir procedimientos que permitan, a cualquiera que lo necesite y esté autorizado, acceder a la información. • Objetivos Los criterios que hemos acordado deben seguir conceptos objetivos. El sistema de localización de archivos mediante la asignación de etiquetas a cada uno de ellos, que identificarán el tipo de archivo deseado de forma más rápida y eficiente. Se trata de un sistema indicado especialmente, para cuando no se puede cambiar el nombre del archivo, por el motivo que sea. organización básica de un archivo eficaz • Crea categorías de archivos. Seleccionar categorías principales utilizarás para clasificarlos. Tienes que descifrar un sistema que clasifique los archivos de manera significativa. • Acondiciona subcategorías. Dentro de cada categoría, puedes ser más específico al desarrollar una lista de subcategorías. Cualquier hoja de papel que se tenga que archivar puede definirse según dos términos, la categoría general y la subcategoría • Etiqueta los archivos. Debes escribir la etiqueta en la pestaña de cada documento de manera clara y precisa para que sepas a dónde pertenece. La etiqueta de cada documento debe comenzar con la categoría general y luego la subcategoría específica. • Ordena alfabéticamente los archivos. Debes clasificar alfabéticamente los documentos generales. • Asegúrate de que las personas con acceso a los archivos comprendan el sistema Si eres la única persona que utiliza los archivos, entonces puedes fácilmente lograr mantener el orden que has creado. Sin embargo, si otras personas tienen que utilizar los papeles en los archivos, debes asegurarte de que comprendan y sigan el sistema que has creado Clase de Archivos • Archivos de entrada: estos archivos están compuestos por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada. • Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza desde la computadora. • Archivos de situación: estos archivos contienen información que es actualizada constantemente. • Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación. Archivos históricos: está compuesto por datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados. • Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo. • Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución, son auxiliares. Ciclo de vida de un archivo • Producción Documental: Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. • Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica. • Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. • Tramite de documentos: Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. • Organización documental: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
• Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen.
• Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
• Disposición final: Allí se determino decisión resultante de la valoración
hecha en la tercera etapa del ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración secundaria determinando su valor permanente, su eliminación, selección por muestreo así como la implementación para la conservación en una Tecnología de imagen (microfilmación o digitalización). Integrantes María Guadalupe Espinoza García Andrea Giovanna Zaragoza Pelayo Sergio Espejo Bernal Andrés Osvaldo Ornelas Saucedo Bibliografías • http://es.wikihow.com/organizar-archivos-de-oficina • http://www.tiposde.org/informatica/105-tipos-de-archivos/#ixzz4rCYRCkxS • http://ninasdearchivo2011.blogspot.mx/2011/01/concepto-y-finalidad-del- archivo.html?m=1 • https://mx.answers.yahoo.com/question/index?qid=20110205202418AA0Pfw4 • https://books.google.com.mx/books?id=4eK5TSEsRIMC&pg=PA7&lpg=PA7&d q=Fundamentos%20metodologicos%20de%20un%20archivo&source=bl&ots=I yp3okTldw&sig=r6z1XE0hhIPupgavfXnUXnfhAKk&hl=es- 419&sa=X&ved=0ahUKEwitkOjpo_3VAhUU9GMKHeWDBgYQ6AEIKDAB#v=one page&q&f=false • https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/definiciones/ciclo- de-vida-de-los-documentos/