ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS

ADMINISTRADORES INDUSTRIALES
LOGÍSTICA I
 POLITICAS DE LA
FUNCION DE COMPRAS

CONCEPTO: Son los lineamientos preestablecidos por la

Dirección, que rigen la conducta y enfoques necesarios para
adquirir materiales para la empresa. Es sugerido que se
manejen por escrito.
 POLÍTICAS DE LA
FUNCIÓN DE COMPRAS

CLASIFICACIÓN:

– POLÍTICAS INTERNAS.

– POLÍTICAS EXTERNAS.
 El PROCESO DE COMPRAS

ELEMENTOS:

– Comprador.

– Vendedor.

– Objetivo o fin.

– Acuerdo.
 El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICIÓN:

– Es la solicitud de compra.

– Da origen al proceso de compra.

• Formas:

• Formato standards

• Memorundum
 El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICIÓN:

– Elementos:

• Principales:

– Descripción analítica de la compra.

– Fecha de requisición.

– Confirmación de la compra, con autorización.

 El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICIÓN:

– Elementos:

• Accesorios:
– Número de folio.
– Volúmen solicitado.
– Fecha de requisición.
– Datos del proveedor.
– Tipo de transporte.
– Cotización.
 El PROCESO DE COMPRAS

• REQUISICIÓN:

– Fines:
– Conocimiento de una necesidad.
– Investigación y selección del proveedor.
– Abastecimiento de un producto.
– Control.

– Tipos:
– Específica.
– Continua.
 El PROCESO DE COMPRAS

• COTIZACIÓN:
Es el documento que muestra la descripción analítica,
exacta, y especificaciones de las características que tienen
los productos solicitados.

Contenido:
–Número de artículos.
–Lugar y tiempo de entrega.
–Transporte.
–Precio, cantidad y plazo de entrega.
–Condiciones de pago.
 El PROCESO DE COMPRAS

• COTIZACIÓN:

Análisis de la cotización:

– Proveedores que ofrecen de manera óptima el producto.

– Ubicación de los proveedores.

– Comunicación con proveedores.

 El PROCESO DE COMPRAS

• PEDIDO:

Es el documento legal que sirve para solicitar al proveedor

el envío formal de los artículos especificados.

 El PROCESO DE COMPRAS

• PEDIDO:
Fines:
• Comprobante de responsabilidad por parte del
proveedor, de abastecer a la empresa.
• Información para el área contable.
• Preparativos de recepción.
• Información al departamento de Control de Calidad.
• Aviso para el departamento que giró la requisición.
• Seguimiento de la transacción por parte del
Departamento de Compras.
 El PROCESO DE COMPRAS

• PEDIDO:
• Aspectos legales:

– Se debe realizar por escrito, y debe contar con los

requisitos completos para realizar la compra.

• Administrativos:

– Se debe girar con copias para: el proveedor, los

Dptos. de Compras, Contabilidad y Calidad.

– Se debe justificar la selección del proveedor.

 El PROCESO DE COMPRAS

• CONVENIO:

Es el contrato legal, referente a la compra-venta de un

producto, así como las condiciones de adquisición y pago.

Se debe establecer por escrito, en forma clara.

 El PROCESO DE COMPRAS

• CONVENIO:
Es válido cuando:

– Es aceptado y autorizado por un funcionarios

competente.

– Estipula las responsabilidades tanto del proveedor, como

del comprador.

– Se realiza conforme a la ley.

 El PROCESO DE COMPRAS

• SEGUIMIENTO
1. Control de las órdenes.
2. Confirmar la compra cuando la fecha de cumplimiento se
aproxime.
3. Si el proveedor no puede enviar la mercancía, decidir si
se le espera o si se elige a otro proveedor.
4. Almacén reportará a Compras cuando reciba la
mercancia, así como el departamento que giró la
requisición.
5. Compras dará seguimiento al proceso , de ser necesario.
 El PROCESO DE COMPRAS

• TERMINACIÓN DE LA COMPRA.

1. Se recibieron efectivamente los productos solicitados.

2. Los productos adquiridos ya están en uso.
3. Se cumplió con las obligaciones pactadas entre el
comprador y el vendedor.
 UNIDAD DOS

EL SISTEMA DE
INFORMACION PARA
COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS
RELACIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
CON LA ORGANIZACIÓN

• OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS.

1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales,

abastecimientos y servicios requeridos para la operación
de la organización.
2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el
inventario.
3. Mantenimiento de estándares y controlres de calidad
adecuados.
RELACIÓN DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS
CON LA ORGANIZACIÓN

4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos
comprados.
6. Compra de artículos y servicios requeridos al precio final
más barato posible.
7. Mejorar la posición competitiva de la organización.
8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas
con otros departamentos dentro de la organización.
9. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel posible
de costos de administración.
 RESPONSABILIDADES DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS

% FUNCIÓN

98 Desarrollar nuevas fuentes de

abastecimiento
89 Análisis de valores

87 Decisión de comprar

86 Selección de medio de transporte

81 Control de inventarios
 ESPECIALIZACIÓN EN LA
FUNCIÓN DE COMPRAS

1. Compra y negociación.

2. Seguimiento y expedición.

3. Administración.

4. Investigación de compras.
 RELACIONES CON OTROS
DEPARTEMENTOS

• Finanzas.

• Operaciones.

• Administración de materiales.

• Ingeniería.

• Administración general.

• Dirección ejecutiva.