Microsoft Excel 2016

Lección 11
Aseguramiento de libros

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Objetivos

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Orientación de software
• Microsoft Excel le proporciona varias capas de seguridad y protección que le
permiten controlar quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.
• Los comandos de la pestaña Revisar le permiten proteger un archivo de libro
completo, de modo que solo los usuarios autorizados puedan ver o modificar
los datos (el mayor nivel de protección).
• También puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o del
libro para evitar que los usuarios cambien, muevan o eliminen datos
importantes de forma accidental o deliberada.
• La protección de datos es especialmente importante cuando múltiples usuarios
comparten y editan archivos.

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 Aseguramiento del trabajo
• Se entiende por contraseña el texto que el usuario debe
introducir para poder tener acceso a un libro, una hoja de
cálculo o elementos de una hoja de cálculo.
• Asegure un libro entero restringiendo quién puede abrir o
utilizar los datos del libro y exigiendo una contraseña para ver
o guardar los cambios en el libro.
• Proporcione protección adicional a determinados elementos
de las hojas de cálculo o los libros aplicando o sin aplicar una
contraseña.

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 Protección de una hoja de cálculo
• A menudo más de un empleado utiliza los libros.
• Muchas veces necesita proteger su libro para que un usuario
no cambie, mueva o elimine por accidente o de forma
intencionada datos importantes.
• Excel dispone de dos funciones de número aleatorio:
• ALEATORIO no necesita argumentos de función, por lo
que no es posible especificar el número de dígitos que
quiere en el número que la fórmula ALEATORIO devuelve.
• ALEATORIO.ENTRE permite determinar los números del
principio y del fin.

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Paso a paso: Proteger una hoja de cálculo
• INICIE Excel.
1. ABRIR 11 Contoso Employees entre los archivos de datos de esta lección.
GUARDAR el libro en su carpeta de la Excel Lesson 11 como 11 Payroll
Data Solution.
2. En la hoja de cálculo Número de seguridad social, seleccione la celda G4.
3. Haga clic en la pestaña Fórmulas, elija Matemáticas y trigonométricas y
seleccione ALEATORIO.ENTRE. Esta fórmula creará un número aleatorio
para cada empleado, que puede utilizarse como identificación.
4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el cuadro Inferior, escriba
10000 y en el cuadro Superior, escriba 99999, tal como se muestra en la
figura de la siguiente diapositiva. Haga clic en ACEPTAR. Para garantizar la
seguridad de la información, uno de los primeros pasos suele consistir en
asignar un número de identificación de empleado que puede reemplazar los
números de seguridad social de los empleados estadounidenses, los
números de seguridad social de los empleados canadienses y los números
de seguro nacional de los empleados del RU en todos los documentos.
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Paso a paso: Proteger una hoja de cálculo

5. Haga doble clic en el controlador de relleno de la celda G4 para copiar el

rango en G5:G33. Se ha asignado a todos los empleados un número de Id.
de cinco dígitos aleatorio.
6. Seleccione el rango G4:G33 y haga clic en la pestaña Inicio y luego en
Copiar. Haga clic en la flecha Pegar y luego en Pegar valores.
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Paso a paso: Proteger una hoja de cálculo
7. Seleccione G4:G33 y, en la pestaña Inicio, haga clic en Formato y
seleccione Formato de celdas. Haga clic en la pestaña Protección y
compruebe que Bloqueado esté activado. De esta forma, evitará que
los números de identificación de los empleados se cambien cuando
se proteja la hoja de cálculo. Haga clic en ACEPTAR.
8. Seleccione G4:G33 y, en la pestaña Inicio, haga clic en el botón
Ordenar y filtrar y seleccione Ordenar de A a Z. En el cuadro de
diálogo Advertencia antes de ordenar, seleccione Continuar con la
selección actual, y haga clic en Ordenar.
9. Seleccione la celda C4:D33. En la pestaña Inicio, haga clic en
Formato. Observe que el comando Bloquear celda aparece
seleccionado, lo que significa que de forma predeterminada las
celdas están bloqueadas. Haga clic en Bloquear celda para
desactivar la protección de dichas celdas y permitir que cambien.
10. Haga clic en la pestaña Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en
Proteger hoja.
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Paso a paso: Proteger una hoja de cálculo
11. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja,
escriba L11!e01. La contraseña no se mostrará en
el cuadro Contraseña para desproteger la hoja. En
lugar de ello, se muestran círculos sólidos (vea a la
derecha). Haga clic en ACEPTAR.
12. Se le solicitará que confirme la contraseña. Vuelva
a escribir L11!e01 y haga clic en ACEPTAR. Acaba
de crear y confirmar la contraseña que bloqueará
la hoja de cálculo. Las contraseñas deben ser
seguras. Esto significa que todas las contraseñas
distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por lo
tanto, debe escribir exactamente lo que se asignó
como contraseña, es decir, mayúsculas, minúsculas,
números y símbolos.
13. GUARDAR y CERRAR el libro.
• DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.
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Protección de un libro
• Asignar una contraseña permite evitar que cualquier usuario que no sepa la
contraseña pueda abrir el libro.
• Para proteger un libro entero, exija una contraseña para abrir y ver el libro.
• También puede exigir una contraseña para abrir y leer el libro y otra
contraseña para modificar los datos del libro.
• Las contraseñas que se aplican a un libro entero ofrecen una seguridad
óptima para los datos.
• Ahora, cualquiera que tenga acceso al sistema informático puede ver el libro
11 Payroll Data Solution que guardó en el ejercicio anterior.
• Restringió la modificación del archivo, pero no restringió el acceso a los
datos.
• En este ejercicio, limitará el acceso al libro con una contraseña para abrir el
documento.

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Protección de un libro
• Las contraseñas de Excel pueden contener hasta 255 letras, números, espacios
y símbolos.
• Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
• Seleccione una contraseña segura que pueda recordar y no tenga que
escribirla.
• Una contraseña segura combina mayúsculas y minúsculas, números y
símbolos.
• Sin embargo, se considera que una contraseña de 14 o más caracteres es más
segura.
• Las contraseñas que utilizan fechas de nacimiento, números de la dirección del
hogar, nombres de mascotas y elementos similares ofrecen poca protección
para quien pueda buscar dicha información en las redes sociales o en Internet.
• Cuando proteja una hoja de cálculo, puede ocultar cualquier fórmula que no
quiera que se vea en la barra de fórmulas. Seleccione las celdas que contienen
las fórmulas que desea ocultar. En la pestaña Protección del cuadro de diálogo
Formato de celdas, seleccione la casilla Oculto.
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Paso a paso: Proteger un libro
• ABRIR el libro 11 Payroll Data Solution que guardó y cerró en el
ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda G11 y trate de escribir un nuevo valor en la
celda. Un cuadro de diálogo le informará de que no puede
modificar la celda ya que la hoja de cálculo está protegida. Haga
clic en ACEPTAR para continuar.
2. Haga clic en la celda D4 y cambie el número a 1. Puede introducir
cambios en las celdas de las columnas C y D porque desbloqueó
las celdas antes de proteger la hoja de cálculo. Haga clic en
Deshacer para invertir el cambio.
3. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Rendimiento y
seleccione la celda D4.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha
Eliminar y luego en Eliminar filas de hoja. Se extraerán los datos
del Dr. Hernandes de la hoja de cálculo, ya que esta hoja de cálculo
quedó desprotegida.
5. Haga clic en Deshacer para devolver los datos del Dr. Hernandes.
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Paso a paso: Proteger un libro
6. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Número de
seguridad social. Haga clic en la pestaña Revisar y, en el grupo
Cambios, haga clic Desproteger hoja.
7. Escriba L11!e01 (La contraseña que creó en el ejercicio anterior)
y haga clic en ACEPTAR.
8. Haga clic en la celda D11. Escriba 8, presione Tab tres veces,
y escriba 17000. Presione la tecla Tab.
9. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger
hoja. En los dos cuadros de diálogo, escriba la contraseña original
de la hoja L11!e01 para volver a proteger la hoja de cálculo SSN.
10. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger
libro. Se abrirá el cuadro de diálogo Proteger estructura y
ventanas. Seleccione la casilla Proteger estructura del libro
del cuadro de diálogo, si no está ya seleccionada.
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Paso a paso: Proteger un libro
11. En el cuadro Contraseña, escriba L11&E02 y luego haga clic en
ACEPTAR. Confirme la contraseña volviéndola a escribir y luego,
haga clic en ACEPTAR.
12. Para comprobar que no puede cambiar las opciones de la hoja de
cálculo, haga clic con el botón secundario en la pestaña
Rendimiento y observe los comandos atenuados.
13. Presione Esc y haga clic en la pestaña Archivo. Seleccione
Guardar como y haga clic en el botón Examinar.
14. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón
Herramientas. Se abrirá el menú contextual (vea la siguiente
diapositiva).
15. Seleccione Opciones generales. Se abrirá el cuadro de diálogo
Opciones generales. En el cuadro de diálogo Opciones generales,
en el cuadro Contraseña de apertura, escriba L11&E02. Aparecen
círculos sólidos en el cuadro de texto a medida que escribe. Haga
clic en ACEPTAR.
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Paso a paso: Proteger un libro

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Paso a paso: Proteger un libro
16. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, escriba nuevamente
la contraseña y haga clic en ACEPTAR. Debe escribir la contraseña
exactamente igual cada vez.
17. Haga clic en Guardar y luego en Sí para reemplazar el documento.
Como ahora el documento está guardado, todos los que tengan la
contraseña pueden abrir el libro y modificar los datos contenidos en
la hoja de cálculo Rendimiento, ya que dicha hoja de cálculo no está
protegida. Sin embargo, para modificar la hoja de cálculo Número
de seguridad social, el usuario también debe conocer la contraseña
que utilizó para proteger la hoja de cálculo en el primer ejercicio.
18. CERRAR el libro y ÁBRALO nuevamente.
19. En el cuadro Contraseña, escriba 111 y luego haga clic en ACEPTAR.
Esta es una contraseña incorrecta para probar la seguridad. Recibirá
un cuadro de diálogo de advertencia de que la contraseña no es
correcta. Haga clic en ACEPTAR.
• DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.
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Paso a paso: Proteger un libro
• Cuando abrió el libro 11 Payroll Data Solution en este ejercicio, se podía ver
el libro, pero no se podía modificar la hoja de cálculo Número de seguridad
social, con excepción de las celdas que estaban desbloqueadas.
• Si guardó el archivo con otro nombre, dicho archivo también estaría
protegido y no podría modificar los datos sin la contraseña que protege
dicha hoja de cálculo.
• Proteger la estructura de un libro evita que los usuarios hagan lo siguiente:
• Ver hojas de cálculo que ha ocultado.
• Insertar hojas de cálculo nuevas.
• Mover, eliminar, ocultar o cambiar el nombre de las hojas de cálculo.
• Si selecciona la casilla Ventanas en el cuadro de diálogo Proteger estructura
y ventanas impedirá que el usuario cambie el tamaño y la posición de las
ventanas cuando se abra el libro.

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Uso del inspector de documentos
• Antes de compartir un documento importante con colegas o
personas fuera de su organización, debe revisar el documento en
busca de datos ocultos o información personal que pueda estar
almacenada en las propiedades del libro o del documento.
• En Excel, el inspector de documentos muestra varias opciones
diferentes que le permiten buscar y eliminar datos ocultos e
información personal específicos de los libros de Excel.
• Asimismo, el inspector de documentos también localiza datos
XML personalizados, hojas de cálculo ocultas y
contenido invisible.

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Uso del inspector de documentos
• En un libro de Excel, se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e
información personal. Esta información incluye lo siguiente:
• Comentarios y anotaciones: Esta información permite a otras personas
ver los nombres de los usuarios que trabajaron en el libro, sus
comentarios y los cambios introducidos en el libro.
• Propiedades del documento e información personal: Las propiedades del
documento están constituidas por el autor, el tema y el título, así como
por el nombre de la última persona que guardó el libro y la fecha de
creación del libro.
• Encabezados y pies de página: los encabezados y los pies de página
pueden incluir el nombre del autor, la fecha de creación del archivo, etc.
• Filas, columnas y hojas de cálculo ocultas: Las columnas pueden ocultarse
para proteger los datos relativos al salario y la seguridad social (Estados
Unidos), la seguridad social (Canadá) o el seguro nacional (Reino Unido).
Antes de quitar columnas o filas ocultas, asegúrese de que su eliminación
no cambiará los cálculos en la hoja de cálculo.
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Paso a paso: Usar el inspector de
documentos
• ABRIR 11 Contoso Employee IDs entre
los archivos de esta lección.
1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic
en Guardar como, haga clic en Examinar
y navegue a la carpeta de la Excel Lesson
11. En el cuadro Nombre de archivo,
escriba 11 Employee ID Doc Inspect
Solution para guardar una copia del
libro. Haga clic en el botón Guardar.
2. Haga clic en la pestaña Archivo. A
continuación, con Información
seleccionado, haga clic en el botón
Comprobar si hay problemas en el
panel central de la vista Backstage. A
continuación, haga clic en Inspeccionar
documento. Se abrirá el cuadro de
diálogo Inspector de documentos (vea a la
derecha).
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Paso a paso: Usar el inspector de
documentos
3. Haga clic en Inspeccionar. El
inspector de documentos
cambiará para incluir algunos
botones Quitar todo.
4. Haga clic en Quitar todo en
Comentarios y anotaciones.
5. Haga clic tres veces en Quitar
todo para Propiedades del
documento e información
personal, Filas y columnas
ocultas y Hojas de cálculo
ocultas. Los encabezados y los
pies de página deben los únicos
elementos ocultos restantes
(vea a la derecha).
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Paso a paso: Usar el inspector de
documentos
6. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Inspector de
documentos.
7. GUARDAR el libro.
• CIERRE el libro.
• Cuando abrió el archivo en este ejercicio, contenía columnas ocultas, así
como otra información que no quería compartir con otros usuarios.
• Primero creó una copia del libro original ya que no siempre es posible
restaurar los datos que el inspector de documentos elimina.
• Por este motivo, eliminó información importante de la copia; los datos
completos se conservan en el libro original.
• Si el libro original estaba protegido, la copia también lo estaría y algunos
de los elementos del libro no podrían cambiarse usando el inspector de
documentos.
• En ese caso, es preciso desproteger primero el libro para ejecutar el
inspector de documentos.
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Marcado de un documento como final
• Antes de compartir un libro con otros usuarios, puede
ejecutar el comando Marcar como final para que el
documento sea de solo lectura y desalentar los cambios en el
documento.
• Marcar un documento como final indica que usted está
compartiendo una versión completa del documento.
• Ayuda a evitar que los revisores o lectores realicen cambios
involuntarios en el documento.

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Paso a paso: Marcar un documento como
final
• ABRIR 11 Contoso Employee IDs entre los archivos de esta
lección.
1. GUARDAR el libro en
la carpeta de la Excel
Lesson 11 como
11 Employee ID
Final Solution.
2. Haga clic en la pestaña
Archivo y, en la vista
Backstage, haga clic
en el botón Proteger
libro (vea a la derecha).
Haga clic en Marcar
como final.
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Paso a paso: Marcar un documento como
final
3. Se abrirá un cuadro de mensaje de
Excel, indicando que el libro se marcará
como final y se guardará. Haga clic en
ACEPTAR.
4. Otro cuadro de mensaje de Excel explica
que el documento se ha marcado como
final. Esto también significa que el
archivo se ha convertido en archivo de
solo lectura (no se puede editar a
menos que haga clic en el botón Editar
de todos modos). Haga clic en
ACEPTAR. Observe la barra de
información MARCADO COMO FINAL
sobre la hoja de cálculo. Un icono
Marcado como final también aparece en
la barra de estado (vea a la derecha).
CIERRE el libro.
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Control de cambios en un libro
• El control de los cambios es la capacidad para marcar quién realiza
los cambios introducidos en un libro.
• El control de los cambios es especialmente útil en un libro que
varios usuarios comparten y modifican.
• Cuando activa Control de cambios, el libro se convierte
automáticamente en un libro compartido.
• Puede personalizar la característica Control de cambios para realizar
el seguimiento de tipos específicos de cambios, puede permitir que
varios usuarios activen o desactiven esta característica a su voluntad
o especificar una contraseña para proteger los cambios.
• También puede decidir si aceptará o rechazará los cambios en los
datos originales del libro.
• Cuando desactiva el control de cambios, el libro deja de ser un libro
compartido.
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Activación o desactivación del control
de cambios
• Puede activar el control de cambios con:
• El comando Control de cambios
• El comando Compartir libro
• El comando Proteger y compartir libro (todo ubicado en la
pestaña Revisar)
• El comando Proteger y compartir libro proporciona el mayor nivel de
seguridad ya que puede agregar una contraseña.
• A menudo es importante saber qué cambios fueron hechos por cada
usuario. El dueño (creador) del libro puede utilizar las funciones de
control de cambios para administrar los datos de un libro compartido.
• El propietario puede usar el registro del historial de cambios para
administrar el libro compartido agregando o quitando usuarios y
solucionando los cambios conflictivos.
• En el siguiente ejercicio, aprenderá a controlar los cambios.
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Paso a paso: Activar o desactivar el control
de cambios
• ABRIR el libro 11 Contoso Assignments para esta lección.
1. GUARDAR el libro como 11 Assignments Solution en la carpeta
de la Excel Lesson 11.
2. Haga clic en la pestaña Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en el
botón Proteger y compartir libro. Se abrirá el cuadro de diálogo
Proteger libro compartido.
3. En el cuadro de diálogo, haga clic en Compartir con control de cambios.
Cuando elija esta opción, el cuadro de texto Contraseña se activará. Puede
asignar una contraseña en ese momento, aunque no es necesario. Haga
clic en ACEPTAR.
4. Haga clic en ACEPTAR cuando se le pregunte si desea continuar y guardar
el libro. Acaba de marcar el libro para guardar los cambios realizados.
• DEJE el libro abierto para el siguiente ejercicio.
• Puede desactivar el control de cambios haciendo clic en el botón
Desproteger libro Compartir, que fue nombrado Proteger y compartir libro
antes de acabar el ejercicio anterior.
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Configuración de las opciones de control
de cambios
• La pestaña Avanzadas del cuadro de diálogo Compartir libro
le permite personalizar el uso compartido del libro.
• Normalmente, el autor del libro establece estas opciones
antes de compartirlo.
• En este ejercicio, modificará estas opciones.

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Paso a paso: Configurar las opciones de
control de cambios
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
Se abrirá el cuadro de diálogo Compartir libro.
2. Haga clic en la pestaña Uso avanzado (vea a la derecha).
3. En el cuadro Guardar historial de
cambios durante, haga clic en la flecha
de desplazamiento para mostrar 35.
4. Haga clic en el botón de opción
Automáticamente cada para que el
archivo se guarde automáticamente
cada 15 minutos (valor predeterminado).
5. Haga clic en Aceptar para aceptar
la configuración predeterminada para
el resto de las opciones.
• GUARDAR el libro y DÉJELO abierto
para usarlo en el siguiente ejercicio.
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Paso a paso: Insertar cambios realizados
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control
de cambios. En la lista desplegable que aparece, haga clic en
Resaltar cambios. Aparecerá el cuadro de diálogo Resaltar cambios.
2. Se selecciona el cuadro Control de cambios al modificar, pero está
inactivo ya que Control de cambios se activó al compartir el libro.
En el cuadro desplegable Cuándo,
haga clic en la flecha desplegable
y haga clic en Todos. En la casilla
y en la lista desplegable Quién,
active el cuadro y seleccione Todos
escepto yo. Ahora debería aparecer
el cuadro de diálogo que se
muestra aquí.

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Paso a paso: Insertar cambios realizados
3. La opción Resaltar cambios en pantalla ya está seleccionada.
Haga clic en ACEPTAR. Si aparece un cuadro de advertencia,
haga clic en ACEPTAR para aceptar.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en Opciones. Se
abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
5. En la categoría General, en Personalizar la copia de Microsoft
Office, en el cuadro Nombre de usuario, escriba Daniel Toro.
Haga clic en ACEPTAR. Ha cambiado el nombre de usuario
del documento que se mostrará en el Control de cambios.
6. Haga clic en la celda A14 y escriba la siguiente información
en cada una de las columnas:

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Paso a paso: Insertar cambios realizados
7. A medida que introduzca estos cambios, aparecerán un triángulo
de color y un cuadro de comentarios por cada entrada. De esta
forma, será más fácil ver los cambios más tarde.
8. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en
Guardar para guardar los cambios realizados bajo el nombre de
usuario Daniel Toro.
9. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Opciones.
10. En el cuadro Nombre de usuario, escriba Ana Samaniego.
Haga clic en ACEPTAR. Una vez más está cambiando el nombre
de usuario y aplicándolo al documento.
11. Haga clic en la celda A15 y escriba la siguiente información en
cada una de las columnas:

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Paso a paso: Insertar cambios realizados
12. Mueva el puntero del mouse a la celda D15. El nombre de
la persona que realizó el cambio, la fecha del cambio
y el cambio en sí mismo aparecerá en una información
en pantalla, tal como se muestra a la derecha.
13. Mire las informaciones en pantalla para las demás celdas
de las filas 14 y 15.
• GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el
siguiente ejercicio.

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Paso a paso: Insertar cambios realizados
• En una red, no puede ver los cambios realizados por otros usuarios hasta
que todos hayan guardado los cambios.
• En ocasiones se producen conflictos cuando dos usuarios editan un libro
compartido e intentan guardar cambios que afectan a la misma celda.
• Cuando el segundo usuario intenta guardar el libro, Excel muestra el cuadro
de diálogo Resolución de conflictos.
• Dependiendo de las opciones establecidas, puede mantener su cambio o
aceptar el cambio realizado por el otro usuario.
• También puede mostrar una lista que muestre cómo se solucionaron los
conflictos en el pasado.
• Esto puede visualizarse en una hoja de cálculo separada que muestre:
• El nombre de la persona que realizó el cambio.
• Cuándo y dónde se realizó.
• Qué datos se eliminaron o reemplazaron.
• Cómo se resolvieron los conflictos.
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Eliminación de los cambios
• Los cambios que realiza en un libro compartido no son
visibles para otros usuarios hasta que los guarda.
• Si cambia de opinión antes de guardar, puede editar o
eliminar los cambios.
• Los cambios deben guardarse para poder aceptarlos o
rechazarlos.
• Una vez que haya guardado el libro, si desea eliminar un
cambio, puede introducir nuevos datos o rechazar el cambio
realizado antes de guardarlo.

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Paso a paso: Eliminar los cambios
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en Opciones.
2. En la categoría General, bajo Personalizar la copia
de Microsoft Office, en el cuadro Nombre de usuario, escriba
Antonia Prieto. Haga clic en ACEPTAR. Ha vuelto a cambiar
el usuario del libro con fines de control de cambios.
3. Seleccione la celda A16 y escriba la siguiente información en
cada una de las columnas:

4. Haga clic en la celda D13 y edítela para que pasillos esté

escrito correctamente. Cambie psillos por pasillos.

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Paso a paso: Eliminar los cambios
5. En la pestaña Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación,
en el menú desplegable que aparece, haga clic en Aceptar o rechazar
cambios. Excel mostrará un cuadro de mensaje que confirma que quiere
guardar el libro. Haga clic en ACEPTAR. Se abrirá el cuadro de diálogo
Seleccionar cambios para aceptar o rechazar.
6. En el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar,
haga clic en la flecha desplegable Quién, seleccione Antonia Prieto y
haga clic en ACEPTAR. Acaba de pedir a Excel que devuelva solo los
cambios realizados por Antonia Prieto. Excel resaltará la fila 16 con
guiones verde allí donde está escrita la información de Prieto.
7. Haga clic en Rechazar. Se eliminarán las cuatro entradas.
8. Cuando la celda D13 esté seleccionada para corregir la ortografía de
pasillos, haga clic en ACEPTAR.
• GUARDAR el libro y DÉJELO abierto.
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Aceptar cambios de otro usuario
• Después de que se haya editado un libro compartido, puede
identificar fácilmente qué celdas han cambiado y determinar
si desea mantener o rechazar los cambios.
• Puede elegir entre aceptar o rechazar todos los cambios al
mismo tiempo sin revisar ninguno.
• O bien puede aceptarlos o rechazarlos uno por uno.
• En el siguiente ejercicio, aprenderá a aceptar cambios de otros
usuarios.

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Paso a paso: Aceptar cambios de otro
usuario
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en Opciones.
2. En la categoría General, en Personalizar la copia de Microsoft Office,
en el cuadro Nombre de usuario, escriba Cristian Alva. Haga clic en
ACEPTAR.
3. Haga clic en Control de cambios y seleccione Aceptar o rechazar
cambios en la lista desplegable.
4. De forma predeterminada, está seleccionada la opción Sin revisar. En
el cuadro Quién, seleccione Daniel Toro. Haga clic en ACEPTAR. Se
mostrará el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios.
5. Haga clic en ACEPTAR para aceptar cada uno de los cambios que
Daniel realizó. El cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios se
cerrará después de que haya aceptado todos los cambios realizados
por Daniel Toro.
• GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente
ejercicio.
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Rechazar los cambios de otro usuario
• Rechazar cambios no significa que se prohíbe a un usuario volver
a cambiar los datos.
• Cuando todos los usuarios hayan hecho los cambios necesarios, el
propietario puede quitar los usuarios y dejar de compartir el libro.
• Es posible que encuentre conflictos cuando intente guardar un
cambio que afecte a la misma celda como cambios de otro
usuario.
• En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, puede leer la
información sobre cada cambio y los cambios conflictivos
realizados por otro usuario.
• Las opciones establecidas en la pestaña Avanzadas del cuadro de
diálogo Compartir libro determinan cómo se solucionarán los
conflictos.
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Paso a paso: Rechazar cambios de otro
usuario
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en Control de cambios y luego en Aceptar o rechazar
cambios.
2. En el lado derecho del cuadro Dónde, haga clic en el botón Contraer
diálogo.
3. Seleccione los datos de la fila 15 y haga clic en el botón Ampliar
diálogo. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo
Seleccionar cambios para aceptar o rechazar. Se mostrará el cuadro de
diálogo Aceptar o rechazar cambios.
4. Haga clic en Rechazar todos. Se abrirá un cuadro de diálogo para
preguntarle si desea eliminar todos los cambios y no revisarlos. Haga
clic en ACEPTAR. Los datos se eliminará y fila 15 quedará en blanco.
5. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 11 como
11 Assignments Edited Solution.
• DEJE el libro abierto para el siguiente ejercicio.
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Quitar el estado compartido de un libro
• Antes de dejar de compartir un libro, asegúrese de que ha
aceptado o rechazado todos los cambios y que todos los
demás usuarios han completado su trabajo.
• Los cambios que no guarde se perderán cuando deje de
compartir y se eliminará la hoja de cálculo del historial.
• Antes de retirar el estado compartido un libro, imprima la hoja
de cálculo de historial o copiarla en otro libro.
• En este ejercicio, eliminará el estado compartido de un libro.

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Paso a paso: Quitar el estado compartido
de un libro
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic
en Control de cambios y luego en Resaltar cambios.
2. En el cuadro Cuándo, la opción Todo está seleccionada de forma
predeterminada. Esto le indica a Excel que busque en todos
los cambios realizados en la hoja de cálculo.
3. Desactive las casillas Quién y Dónde si está seleccionadas.
4. Haga clic en la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva.
Haga clic en ACEPTAR. Se agregará una hoja de historial
al libro.
5. En la hoja de cálculo Historial, en la esquina de la hoja de cálculo
adyacente a la primera columna y la primera fila, haga clic
en el botón Seleccionar todo. Haga clic en la pestaña Inicio y,
en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar.
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Paso a paso: Quitar el estado compartido
de un libro
6. Presione Ctrl+U para abrir un nuevo libro.
7. En el nuevo libro, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles,
haga clic en Pegar.
8. GUARDAR el nuevo libro como 11 Assignments History
Solution. CERRAR el libro.
9. En el libro compartido, haga clic en la pestaña Revisar, haga clic
en Desproteger libro compartido y luego en Compartir libro.
Aparecerá el cuadro de diálogo Compartir libro. En la pestaña
Edición, asegúrese de que Arturo Lebron (el último nombre de
usuario cambiado en Opciones de archivo) es el único usuario
indicado en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este
libro.
10. Desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios
a la vez. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
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Paso a paso: Quitar el estado compartido
de un libro
11. Se abrirá un cuadro de diálogo para indicarle cómo retirar el
libro de su uso compartido. Haga clic en Sí para desactivar el
estado compartido del libro. La palabra Compartido se
elimina de la barra de título y se borra la hoja Historial.
12. GUARDAR y CERRAR el libro.
• DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.
• Cuando se elimina el estado compartido de un libro, los
cambios pueden realizarse como en cualquier libro.
• Puede volver a activar el control de cambios, lo que
compartirá automáticamente el libro.

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Agregar comentarios a un libro
• En Excel, puede agregar una nota a una celda insertando un
comentario.
• También puede editar el texto de los comentarios y eliminar
cualquier comentario que ya no necesite.
• Los comentarios se marcan con un triángulo rojo en la
esquina superior derecha de la celda.
• Cuando apunte a ese triángulo, el comentario aparecerá en un
cuadro al lado de la celda, junto con el nombre del usuario
conectado en el equipo en el momento en que se creó el
comentario.
• Los comentarios llaman la atención sobre datos importantes o
significativos y proporcionan una visión del usuario que
explica más acerca de los datos.
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Paso a paso: Insertar un comentario
• ABRA el archivo 11 Contoso Personnel Evaluations para esta lección.
1. Seleccione la celda E11. En la pestaña Revisar, en el grupo
Comentarios, haga clic en Nuevo comentario. Se abrirá el cuadro de
texto de comentarios para editar.
2. Escriba Con frecuencia llega tarde
al trabajo como se muestra
a la derecha.
3. Haga clic en la celda D8. Presione
Mayús + F2 y escriba Actualmente
cursando un programa de máster
para obtener un certificado
adicional. Haga clic fuera del cuadro de comentarios. El cuadro
desaparecerá y quedará un triángulo rojo en la esquina superior
derecha de la celda donde se introdujo el comentario.
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Paso a paso: Insertar un comentario
4. Haga clic en la celda E4. Haga clic en Nuevo comentario
y escriba Horas ajustadas para emergencia familiar.
5. Haga clic en la celda F10. Haga clic en Nuevo comentario
y escriba Considerar aumento de sueldo.
6. GUARDAR el archivo como 11 Evaluations Solution.
• GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el
siguiente ejercicio.
• Cuando agrega comentarios, Excel muestra automáticamente
el nombre que aparece en el cuadro Nombre de la
configuración general de Office en el cuadro de diálogo
Opciones de Excel.
• Si no quiere usar un nombre, puede seleccionarlo en el
comentario y presionar Eliminar.
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Visualización de un comentario
• Cuando pone el puntero sobre el triángulo rojo que indica
que una celda tiene un comentario anexado, se muestra el
comentario.
• Puede mantener visibles los comentarios seleccionados
mientras trabaja, o bien puede mostrar todos los comentarios
mediante los comandos del grupo Comentarios de la pestaña
Revisar.
• Los comandos Mostrar u ocultar comentario y Mostrar todos
los comentarios le permitirán mostrar u ocultar comentarios
según sea necesario.
• Los comandos Anterior y Siguiente le permitirán pasar de un
comentario a otro sin seleccionar las celdas.

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Paso a paso: Ver un comentario
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda F10 y en la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios,
haga clic en Mostrar u ocultar comentarios. Tenga en cuenta que
el comentario permanece visible mientras hace clic fuera de la celda.
2. Haga clic en la celda E4 y luego en Mostrar u ocultar comentarios. Una vez
más, el comentario permanecerá visible cuando haga clic fuera de la celda.
3. Haga clic en la celda F10 y luego en Mostrar u ocultar comentarios.
El comentario está oculto.
4. En el grupo Comentarios, haga clic en Siguiente dos veces para navegar hasta
el siguiente comentario disponible. Se mostrará el comentario de la celda E11.
5. En el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar todos los comentarios.
Se mostrarán todos los comentarios.
6. En el grupo Comentarios, vuelva a hacer clic en Mostrar todos los
comentarios para ocultar todos los comentarios y asegurarse de que no
se muestran.
• GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
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Edición de un comentario
• Puede formatear un comentario usando la mayoría de las
opciones de formato de la pestaña Inicio, en el grupo Fuente.
• Los botones de Color de relleno y Color de fuente de la
pestaña Inicio no están disponibles para el texto del
comentario.
• Para editar un comentario, seleccione la celda que contiene
el comentario y haga clic en Modificar comentario.

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Paso a paso: Editar un comentario
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en E11 y mueva el puntero del mouse al botón
Editar comentario de la pestaña Revisar. La información
en pantalla también muestra Mayús + F2 como una opción,
tal como se muestra a continuación.

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Paso a paso: Editar un comentario
2. Haga clic en el botón Editar comentario.
3. Tras el texto del comentario existente, escriba un . (punto)
seguido de un espacio y luego A prueba. A continuación,
haga clic en cualquier celda entre F4 y D8.
4. Haga clic en Siguiente. Se mostrará el comentario de D8.
5. Seleccione el texto del comentario existente en D8 y escriba
MA completado; ahora puede recetar medicamentos.
6. Haga clic en la celda E4 y luego en Editar comentario.
7. Seleccione el texto del comentario adjunto a E4. En la
pestaña Inicio, haga clic Negrita.

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Paso a paso: Editar un comentario
8. Haga clic en la celda E11, haga clic en la pestaña Revisar y luego
en Modificar comentario.
9. Seleccione el nombre y el texto del comentario. Haga clic en la
pestaña Inicio y observe que las opciones Color de relleno y
Color de fuente aparecen atenuadas. Haga clic con el botón
secundario en el texto seleccionado y seleccione Formato
de comentario.
10. En el cuadro de diálogo Formato de comentario, haga clic en
la flecha del cuadro Color y luego en Rojo. Haga clic en
ACEPTAR para aplicar el formato y cerrar el cuadro de diálogo.
No hay ninguna opción de relleno para el cuadro de
comentarios.
• GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente
ejercicio.
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Eliminación de un comentario
• Puede eliminar comentarios de un libro cuando ya no sean
necesarios.
• Cualquier usuario puede eliminar comentarios, a menos que
el libro esté protegido.
• Considere proteger un libro que contiene información
sensible o confidencial.

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Paso a paso: Eliminar un comentario
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda E4. El comentario de esta celda
se visualiza.
2. Haga clic en la pestaña Revisar y, en el grupo Comentarios,
haga clic en Eliminar.
3. Muestre el cuadro de diálogo Opciones de Excel y restaure
la entrada original en el cuadro Nombre de usuario.
• GUARDAR y CERRAR el libro. CERRAR Excel.

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Resumen de aptitudes

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2016