Excel 2013:

Ingreso y Formato de Datos

Informática Aplicada
Introducción
Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular
datos y números, se podrá calcular, ordenar, combinar, separar,
hacer referencias, etc. Una hoja de cálculo es un programa que
es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva.
Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la
cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
Además, en la Hoja de Calculo se pueden hacer cambios fácilmente
a las características, ubicación, orientación, etc., de los datos que
se están manipulando.
En esta unidad se verá el entorno de trabajo del Excel, así como
los elementos que lo conforman. También se realizarán las
operaciones de edición, como son insertar, copiar, eliminar,
celdas, columnas, filas, u hojas por último se aplicarán los
formatos a cada uno de estos elementos.

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Objetivos
• Conocer la Estructura de una Hoja de Cálculo
• Ingresar correctamente los diferentes tipos de
datos
• Realizar operaciones con los elementos de una
hoja de cálculo: insertar, eliminar, copiar y
mover.
• Aplicar formato a los elementos de un Libro.
• Configurar el Libro para su impresión.
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Índice
• Entorno de Excel
• Desplazamiento en Excel
• Datos: introducción, modificación tipos
• Selección de elementos en Excel
• Formato: columnas, filas, hojas
• Inserción y eliminación de elementos
• Borrado de celdas
• Operaciones con archivos
• Copiar y mover celdas
• Formato de celdas
• Impresión
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Ingreso a Excel
Las formas de ingreso a Excel son iguales a Word. Así tenemos:
■ Inicio / Todos los Programas / Microsoft Excel

■ Como acceso directo en el Escritorio

■ Como acceso rápido en la Barra de Tareas.

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 Pantalla de Excel
1.- Botón de control.
2.- Barra de herramientas de acceso
rápido.
3.- Barra de título.
4.- Botón de ayuda.
5.- Botón de opciones de presentación de
la cinta de opciones
6.- Botón de minimizar.
7.- Botón de restaurar.
20.- Barra de navegación de
8.- Botón de cerrar.
hojas.
9.- Botón opción archivo.
21- Hoja activa.
10.- Barra de menús principal.
22.- Indicador de hojas.
11.- Iniciar sesión
23.- Barra de desplazamiento
12.- Cinta de opciones.
horizontal.
13.- Cuadro de nombres.
24.- Barra de desplazamiento
14.- Barra de fórmulas.
vertical.
15.- Botón de insertar función.
25.- Barra de estado.
16.- Cuadro de contenido.
26.- Modos de presentación de la
17.- Columnas.
hoja de cálculo
18.- Filas.
27.- Zoom.
19.- Celda activa. 6
Pantalla de Excel
■ El Botón Archivo el cual, al hacer clic sobre él, despliega una lista de
comandos como la que se muestra en la imagen que sigue, además de la lista
de archivos utilizados recientemente y la opción para personalizar el entorno
de Excel.

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Pantalla de Excel
■ La Barra de Acceso Rápido contiene botones para realizar
tareas frecuentes tales como Guardar, Deshacer. Usted puede
configurar esta barra.

■ La Barra de Título, contiene el nombre del archivo con el que

se está trabajando en ese momento. Cuando se crea un archivo
nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos otro nombre. En el extremo de la
derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

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Pantalla de Excel
■ La Cinta de Opciones, contiene todos los
comandos agrupados en varias pestañas, las
cuales agrupan a los comandos según su función.

9
Pantalla de Excel
La Cinta de Opciones, los Grupos pueden tener un Iniciador de Cuadro
de Diálogo en el vértice inferior derecho,

Con la combinación de teclas Ctrl-F1 se puede ocultar o

mostrar la Cinta de Opciones.

10
Pantalla de Excel
■ La Barra de fórmulas, nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la
casilla donde esté situado el cursor. Cuando se quiera modificar el contenido
de una celda, dicha barra variará ligeramente, este tema lo veremos más
adelante. El extremo izquierdo de esta barra es el Cuadro de Nombres
donde aparece el nombre de la celda activa.

■ La Barra de etiquetas, nos permite movernos por las distintas

hojas que contiene el archivo Excel.

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Pantalla de Excel
■ La Barra de Estado muestra el modo de ingreso de datos,
permite cambiar la vista de la hoja de cálculo y variar el grado de
acercamiento.

■ Las Barras de Desplazamiento permiten desplazar la visión del

contenido de la Hoja: hacia la izquierda o derecha con la barra
horizontal, y hacia arriba o abajo con la barra vertical.

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Pantalla de Excel
■ Cada Hoja de Trabajo del libro Excel está dividida en filas
y columnas. Cada columna está identificada por una o
varias letras en su parte superior, y cada fila tiene como
identificador un número en su extremo izquierdo. La
intersección de una fila y una columna, es una celda, la
cual toma los nombres de la columna y la fila a la que
pertenece.

13
Pantalla de Excel
■ Cada hoja consta de 16 384 columnas y 1 048 576 filas. Cada
columna se nombra con una, dos o tres letras: A, B, C,… Z, AA,
AB, AC,… AZ, BA,…. ZZ, AAA,… XFD. Las filas están
enumeradas desde la 1 hasta la 1048576.
■ La celda se nombra con el identificador de la columna y el
número de fila a la cual pertenece. Por ejemplo, la primera
celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se
llama A1, mientras que la última celda es la XDF1048576
■ La celda donde se encuentra el cursor se denomina Celda
activa y se identifica porque aparece más remarcada que las
demás - como muestra la imagen anterior – y su identificación
aparece en el Cuadro de Nombres. 14
Desplazamiento de Excel: en una hoja
■ Desplazamiento en una hoja: tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en
la ventana del documento en un momento dado. La hoja, la mayoría de las veces,
ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es
necesario moverse por el documento rápidamente.

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 Desplazamiento de Excel: en una hoja
- Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad
la celda donde se desea ir, es utilizando el cuadro de diálogo Ir.
Presionar la tecla F5
Aparece la ventana:

En el recuadro Referencia escribir, la dirección

de la celda a la que se quiere desplazar.
Después clic en el botón Aceptar.

También puede utilizarse el mouse,

moviéndose con las barras de desplazamiento
para visualizar la celda a la que se quiere ir y
hacer clic sobre ésta.
16
Desplazamiento de Excel: en un libro

■ Desplazamiento en un libro: dentro de nuestro libro de trabajo existen varias

hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número
podría adicionársele. Existen distintos métodos para moverse por las distintas
hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
En la barra de etiquetas, la activa será la hoja en que está situado ahora,
Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier etiqueta se cambiará de hoja, es decir, si
hace clic sobre la etiqueta Hoja3 pasará a trabajar con dicha hoja.
También se puede utilizar combinaciones de teclas:

17
Desplazamiento de Excel: en una hoja
También se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda de
la barra de etiquetas, aunque esto no significa que nos pasemos a la Hoja,
sólo sino se vieran en la Barra de Etiquetas se podrá apreciar, pero luego
para colocarse en ella se tendrá que hacer un clic.
■ Para ir a la etiqueta extremo izquierdo

■ Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos

■ Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos

■ Para ir a la etiqueta extremo derecho

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Introducción de Datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. Los
pasos a seguir son los siguientes:
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2. Digitar los datos, que aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de
Fórmulas. Una ceda puede contener hasta 32 767 caracteres.

1. Para introducir el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de los tres métodos que se
explican a continuación:

■ Con la tecla Enter, se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa va ha permitir que se
encuentre justo por debajo.
■ Con las Teclas de movimiento, se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa cambiará
dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos la Flecha de la Derecha la celda activa será la celda contigua
hacia la derecha.
■ Con el Cuadro de Aceptación, es el botón de la barra de fórmulas.
Modificación de Datos:
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más
tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso (Back Space) del teclado para borrar el carácter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla Flecha
Izquierda porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda adecuada.
2. Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de
fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. En este momento la Barra de
Estado cambiará de Listo a Modificar
3. Modificar la información
4. Pulsar Enter o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación
La diferencia de pulsar la tecla F2 radica en que la edición se realizará sobre la misma celda y aparecerá el punto de
inserción o cursor al final de la misma, sólo tendrá que retroceder o utilizar las teclas de dirección para colocarse
sobre el carácter a modificar.
También es posible hacer doble clic sobre la celda a modificar o si quiere reemplazar por completo el
contenido de una celda, sólo colóquese sobre ella y escriba el nuevo contenido. 20
Tipos de Datos: Valores Constantes
En una Hoja de Cálculo se pueden introducir distintos Tipos de Datos:
Valores Constantes: son aquellos datos que se introducen directamente en una calda.
Pueden ser: número, fecha, hora, o un texto.
■ Números: para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales +, -, ( ), /, %,
E, e, ., Pts

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el
signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en
contabilidad.

El carácter E ó e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola
coma se trata como una coma decimal.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje. Si se introduce
fracciones tales como 1/4, 6/89, debe escribir primero un cero, un espacio y luego la fracción, de esta manera no se
confundirá con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Por defecto
los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
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 Tipos de Datos: Valores Constantes
■ Fecha u Hora, para introducir una fecha u hora, sólo tiene que escribirla de la forma en que
desea que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también
aparecen alineados a la derecha en la celda.
Cuando se introduce una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario
introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén
comprendidas entre dicho rango, necesariamente debemos introducir el año completo.
A continuación se muestran algunos ejemplos de formatos de fecha u hora:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
■ Texto, para introducir texto como una constante, se selecciona una celda y se escribe el
texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora.
Si un texto no cabe en la celda puede utilizar todas las adyacentes que están en blanco
a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la
primera celda.
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El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Tipos de Datos: Fórmulas

Fórmulas: es una secuencia formada por: valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las

hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc.

La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar

siempre por el signo = (igual).
Selección de elementos de Excel
El elemento básico en Excel se llama Celda, que es la intersección de una columna y una fila,
como B5, C8, EF10, etc.

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel
tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la
operación. A continuación algunos métodos de selección más utilizados:

1. Selección de Celdas (rango de celdas): existen dos formas

Selección Continua
Sólo tiene que posicionarse sobre una celda y
hacer clic izquierdo sostenido con el mouse
hacia la abajo, derecha, izquierda o arriba.
También puede pulsar la tecla Shift más las
flechas de dirección. Ejemplo: B3: D6
Selección dispersa
Se realiza haciendo uso de la tecla Ctrl y
pulsando el clic izquierdo sobre la celda que
desee seleccionar.
Ejemplo: A3:A4;B4:B8;C3:D3;C5:D6

24
Selección de elementos de Excel
2. Selección de Columnas: la selección de una
columna completa, es decir, las 1048576 celdas
de una columna, se podrá hacer de una forma
muy práctica, sólo deberá hacer un clic
izquierdo sobre el indicador de columna que
desee.
Haciendo clic izquierdo sostenido seleccionará
varias columnas contiguas, pero si desea
seleccionar columnas dispersas, utilizará la
tecla Ctrl.
3. Selección de Filas: al igual que para
las columnas, se podrá seleccionar
toda la fila, es decir, sus 16384 celdas,
con tan sólo hacer clic izquierdo sobre
el indicador de Fila que desee.
Si necesitan varias filas contiguas
utilizará la tecla Shift o con el clic
izquierdo sostenido, pero si quiere filas
dispersas utilice la tecla Ctrl.
25
Selección de elementos de Excel
4. Selección de Hojas:
Para seleccionar todas las filas y columnas de una hoja, tan solo deberá
situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado a la
izquierda del indicador de la columna A y el de la fila 1.

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 Formato de Columnas: Ancho de Columna
El formato que se aplica a las columnas es su ancho. Cada hoja presenta a las columnas con
un ancho por defecto de 10.71, pero podría pasar que este ancho sea insuficiente para el
contenido que se quiera colocar, no todas las columnas deberán tener el mismo ancho, se
podrá personalizarlo de acuerdo a sus necesidades.
1. Ancho de Columna: como ya se había indicado el ancho de una columna en Excel es de
10,71 puntos (80 píxeles). Si se desea o necesita modificar el ancho de alguna columna, se
pueden utilizar dos métodos:

• Primer método: Primero debe seleccionar la columna o

columnas a las cuales se quiere modificar su ancho, si es que no
ha seleccionado ninguna, la modificación se hará sobre la
columna de la celda en la cual se esté ubicado.
ir al grupo Celdas de la Cinta de Opciones INICIO y desplegar las opciones
de Formato y usar Ancho de columna.

Aparecerá la ventana en la que debe digitar el ancho deseado.

Hacer clic en Aceptar y el cambio se realizará. Note el valor por
defecto que tienen de ancho las columnas en Excel: 10.71.
27
Formato de Columnas: Ancho de Columna

• Segundo método. consiste en utilizar el mouse. Se debe situar con el

puntero del mouse en la línea de división de los indicadores de dos columnas,
en ese momento el puntero del mouse adopta la forma de una flecha de doble
dirección.
Se debe hacer un clic izquierdo sostenido y arrastrar la línea a la nueva
posición. Aparecerá una línea discontinua mostrándonos el nuevo ancho al
igual que un texto que nos indica el tamaño de este nuevo ancho. Cuando
encontremos el ancho deseado sólo soltaremos el mouse.

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Formato de Columnas: Autoajustar a la Selección
2. Autoajustar a la Selección: Si no se quiere cambiar el ancho de manera manual o colocando un
valor referencial, entonces se puede ajustar automáticamente al ancho del contenido más amplio de
la celda de una columna. Tenemos dos métodos:

■ Primer método consiste en utilizar desde
la Cinta de Opciones Inicio, el grupo
Celdas, opción Formato, comando
Autoajustar ancho de columna..
■ Segundo método, es mucho más rápido,
situarse sobre la línea divisoria derecha
de los indicadores de columna de aquella
columna que desea modificar.
Con el mismo sistema que para cambiar el
ancho de columna, sólo que esta vez hará
doble clic con el mouse, y el ajuste se
hará automáticamente.

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Formato de Filas: Alto de la Fila
1. Alto de la Fila: Excel ajusta automáticamente la altura de la fila según el tipo de letra más
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de una fila es Calibri de
11 puntos, la altura de esa fila será de 15 puntos. Si utilizamos Times New Roman de 12
puntos, la altura de la fila será 15.75 puntos. Como el tipo de letra por defecto es Calibri, las
filas tienen por defecto una altura de 15 puntos.

• Primer método, Seleccionar la fila o filas a las que se

desee cambiar la altura, Seleccione la(s) fila(s) a la(s) que
se desee cambiar la altura, ir a la opción Formato, del
grupo Celdas de la Cinta de Opciones Inicio y
seleccione el comando Alto de fila..
• Segundo método, consiste en utilizar el método de
arrastre con el mouse. Situar el puntero del mouse en la
línea divisoria inferior del indicador de fila de la fila que
desee cambiar la altura.
El puntero se mostrará como una flecha de doble
dirección y sólo tendrá que hacer un clic izquierdo
sostenido y soltar cuando tenga la altura deseada
30
Formato de Filas: Autoajustar
2. Autoajustar: al igual que con las columnas se puede redimensionar la
altura de una fila para ajustarla a la entrada más alta de la fila.

• Primer método, seleccionar la fila o filas utilice el comando

Autoajustar alto de fila de la opción Formato.

• Segundo método, mucho más rápido, es colocar el puntero sobre la

línea de división de los indicadores de fila y hacer doble clic.
Formato de Hojas: Cambiar nombre

1. Cambiar nombre: los nombres por defecto que le coloca el

Excel a las Hojas son: Hoja1, Hoja2, etc., pero si se trabaja con
varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre
particular para cada hoja, así se podrá identificar de forma más
rápida.
La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31
caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del
mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
Para modificar el nombre de una hoja se tienen varios métodos,
pero primero deberemos estar colocado en la hoja a la que se
quiera cambiar el nombre:
32
Formato de Hojas: Cambiar nombre
• El primer método consiste en utilizar la opción
Formato de la Cinta de Opciones Inicio,
seleccionar la opción Hoja y luego Cambiar el
nombre de la hoja.

• Activar el menú contextual (botón derecho del

mouse) sobre la etiqueta, luego elegir la opción
cambiar nombre.

• Método más directo y rápido, sólo debe hacer

doble clic sobre el nombre de la hoja en su
etiqueta, aparecerá seleccionado el nombre a la
espera del nuevo nombre de hoja, una vez escrito
este nuevo nombre pulsar la tecla Enter.
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Formato de Hojas: Color de Etiqueta
2. Color de Etiqueta, para poder cambiar de
Hoja a Hoja, debe hacer uso de las
etiquetas, que no son otra cosa que
pestañas, y si queremos que nuestro libro
se comporte de una manera más amigable
u organizada es posible colocarle a cada
pestaña o etiqueta un color de es

Usar la opción Formato, opción Color de etiqueta. También puede

utilizar el menú contextual de la etiqueta para elegir la misma opción
Al momento de seleccionar esta opción se mostrará una ventana donde
podemos seleccionar el color de etiqueta..

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Formato de Hojas: Fondo de una Hoja
3. Fondo de una Hoja, es posible colocar una imagen de fondo a la Hoja de
Cálculo seleccionada, así cada hoja podrá tener una imagen de fondo
distinta, no confundir con insertar una imagen dentro de una hoja, es como
un papel tapiz, que se repetirá tantas veces sea necesario, la cantidad de
veces que se repita sólo dependerá del tamaño de la imagen seleccionada.
Para poder colocar esta imagen de fondo debe ir Cinta de Opciones
Diseño de Página, Grupo Configurar página, Opcion Fondo

Se abrirá una ventana para que

seleccionemos el archivo de tipo imagen
que servirá de fondo, por defecto se
colocará en la subcarpeta Mis Imágenes
de la carpeta Mis Documentos, de ella
podemos seleccionar la carpeta Imágenes
de Muestra y seleccionar una de ellas. 35
Insertar elementos en Excel:
Después de haber introducido datos en la hoja de cálculo, se puede insertar
celdas en blanco entre las ocupadas para hacer lugar para datos nuevos o
para incluir más espacio en blanco en el área de datos, para así ampliar una
hoja de cálculo o un libro de trabajo. A las celdas insertadas se les da los
mismos formatos que tienen las celdas a su alrededor.
1. Insertar Filas en una Hoja, Las filas se insertan por encima de la fila en
donde esté ubicado el cursor. Puede hacerlo con la opción Insertar del
grupo Celdas de la Cinta de Opciones inicio, y luego use la opción
Insertar filas de hoja, y automáticamente se insertará una nueva fila.
Para añadir varias filas, seleccionar tantas filas
como filas desee añadir. Todas se insertarán
encima de la selección. Añadir filas a nuestra
hoja de cálculo no hace que el número de filas
varíe, lo que pasa es que se eliminan las
últimas, tantas como filas añadidas.
Insertar elementos en Excel:
2. Insertar Columnas en una Hoja, de la misma manera que con la Filas, Excel permite
añadir columnas, que pueden haber faltado a la hora de diseñar nuestra Hoja.
Primero se debe seleccionar la columna delante de la cual quiere añadir otra, ya que las
columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada. opción Insertar del
grupo Celdas de la Cinta de Opciones, y luego la opción Insertar columnas de hoja,
y se insertará una nueva columna. Todas las columnas a la derecha de la nueva
cambiarán a la siguiente posición. En caso de no haber seleccionado ninguna columna,
Excel toma la columna de la celda en donde estamos situados como columna
seleccionada.
Para añadir varias columnas, basta con
seleccionar la cantidad de columnas que
desee insertar. Añadir columnas a nuestra
hoja de cálculo no hace que el número de
columnas varíe, lo que pasa es que se
eliminan las últimas, tantas como columnas
añadidas.
Insertar elementos en Excel:
3. Insertar Celdas en una Hoja, en ocasiones, lo que interesa añadir no son ni filas ni
columnas enteras sino únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.
Deberá seleccionar las celdas sobre las que quiere añadir otras celdas en blanco y
luego, utilizar la opción Insertar y luego Insertar celdas.
Mostrará una ventana donde debe seleccionar una opción, si lo que se desea es insertar
una celda, se tienen las dos primeras opciones, desplazar el contenido hacia abajo o hacia
la izquierda.
También en la posición de la celda podría insertar toda una columna o una fila. Nótese
como desde aquí también le permite añadir filas o columnas enteras, una vez seleccionada
la opción hacer clic en el botón Aceptar.

38
Insertar elementos en Excel:
4. Insertar Hojas en un Libro, es muy probable que necesite trabajar con
más de tres hojas en un libro de trabajo, para ello se añadirá más.
• Use la opción Insertar del grupo Celdas de la Cinta de Opciones inicio y
seleccione la opción Insertar hoja. Note que aparecerá con el nombre Hoja4
automáticamente, y aunque a las hojas se les haya cambiado de nombre,
siempre la nueva hoja aparecerá con el número correlativo.

• Por el método del menú contextual, sobre el nombre de la etiqueta de la hoja,

hacer un clic derecho y seleccionar la opción Insertar. Pero al igual que el
otro método la nueva hoja se colocará adelante de la nueva hoja
seleccionada.
Cuando se escoge este método se va a abrir una nueva ventana donde
debe seleccionar qué tipo de elemento quiere insertar, por defecto se
coloca en una Hoja de Cálculo, luego hacer clic en el botón Aceptar.
39
Eliminar elementos en Excel:
1. Eliminar Filas y columnas, primero debe seleccionar las filas o
columnas que desee eliminar, Excel se dará cuenta cuál es el
elemento seleccionado y luego puede usar la opción Eliminar del
grupo Celdas de la Cinta de Opciones inicio.
Al eliminar filas o columnas de la hoja de cálculo, no varía el número de
filas o columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la hoja, tantas
como filas o columnas eliminadas.

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Eliminar elementos en Excel:
2. Eliminar una Celda, podría darse el caso que usted no
seleccione toda una columna o una fila, sino que esté
simplemente posicionado sobre una celda o un conjunto de
celdas, en ese momento se seguirá el mismo
procedimiento.
La diferencia radica en el hecho que Excel no sabe qué
eliminar, la fila o filas a las que pertenecen las celdas
seleccionadas o las columnas a las que pertenecen estas
celdas, o realmente sólo eliminar las celdas seleccionadas,
por ello aparecerá la siguiente ventana.
En esta ventana se elige la opción deseada dependiendo
de cómo queremos que se realice la eliminación de celdas,
desplazar las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha
(lo contrario a insertar celdas), y por último hacer clic en el
botón Aceptar.
41
Eliminar elementos en Excel:
3. Eliminar Hojas, para eliminar una hoja, posicionarse sobre la hoja a eliminar ir
a la opción Eliminar y luego a la opción Eliminar Hoja., esta operación se
realizará de manera automática. Podrá eliminar las hojas que no contengan
información, si un Libro de Excel viene con tres (03) hojas por defecto, y sólo
cuenta con información en dos de ellas, entonces es posible que quiera eliminar
la tercera Es importante notar que elimina la hoja con todo su contenido, por lo
que es importante que se sitúe sobre la hoja correcta, aunque siempre cuenta
con la herramienta de deshacer.

42
Borrado de Celdas:
Es muy común que el contenido de una celda desee eliminarlo, no es eliminar la celda sino sólo
su contenido, esto se llama borrar las celdas, para ello debe seleccionar la celda o el conjunto
de celdas que desea eliminar su contenido.

Otra forma para eliminar el contenido de una celda es simplemente colocarse sobre la celda
que quiere borrar y pulsar la tecla Supr, este método borrará el contenido de la celda.
43
Formato de Celdas:
La disposición y el aspecto de la hoja de cálculo son tan importantes como los datos que
contiene. Preparar el formato de una forma apropiada asegura que los datos sean fáciles de
leer y comprender.
Para aplicar formatos se puede utilizar la barra de Formato o realizar las operaciones a través
del menú. Cuando corresponda un botón de la barra de formato se hará la equivalencia. Lo
primero que se debe de tener en cuenta para aplicar un formato se debe seleccionar la celda
o celdas deseadas Antes de poder aplicar formatos a las celdas, estas deben estar
seleccionadas. Luego se puede utilizar la opción Formato del grupo Celda de la Cinta de
Opciones Inicio el menú contextual de la celda o celdas seleccionadas.

44
Formato de Celdas:
1. Número

Excel nos permite modificar la visualización de los

números en la celda, por defecto aparece como tipo
General, pero uno puede colocarlo como número,
porcentaje, moneda, contabilidad, fecha, hora, etc.
Lo primero será seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar el aspecto de los números,
sabemos que tenemos que ir al menú Formato /
Celdas, la ventana que se muestra por defecto aparece
en la pestaña Número, donde se tiene una lista de las
diferentes categorías de número. Al elegir cualquier
una categoría, aparecerá en el recuadro Muestra un
modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Las categorías más utilizadas son:
45
Formato de Celdas:
1. Número
• General, visualiza en la celda exactamente el valor introducido.
• Número, contiene una serie de opciones para que los números se visualicen como
números enteros, con decimales y con separador de miles.
• Con los botones de la Barra de Formato es posible generar el mismo efecto, colocar
separador de miles con dos decimales con el siguiente botón. Y si usted quiere aumentar
o disminuir los decimales, podrá utilizar los siguientes botones. Esto es para el caso que
quiera por ejemplo, números enteros.
• Moneda, es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles nos
permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser $ o Pts, en nuestro
caso S/. (soles). Siempre lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles. Para
el caso de moneda se tiene un botón en la barra de formato que nos permite aplicar
rápidamente esta propiedad, por defecto lo colocará en soles, ya que así se configuró en el
Panel de Control.
• Porcentaje, visualiza los números como porcentajes. Se
multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato
de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales
lo mostraría como 15,28%.
46
Formato de Celdas:
1. Número

Para poder aplicar desde acá este formato se debió haber ingresado el
valor en decimales, en lugar de 30, ingresar 0.3, para que aparezca
30.00%. En el caso de trabajarlo desde el botón de la Barra de Formato
deberá colocar el número como se acaba de indicar. Aunque existe una
manera aún más rápida, escribir el número y colocarle el símbolo de
porcentaje al lado, el Excel reconocerá este sistema.
• Fecha, visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la
celda. Así el 1 equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así
sucesivamente.
Debe tener en cuenta que sólo es la manera de visualizarlo, porque en la
barra de fórmulas verá el formato por defecto de una fecha.

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Formato de Celdas:
2. Alineación

Una vez que se ingrese al Formato de las celdas deberá hacer un clic
sobre la pestaña Alineación, y se mostrará la siguiente ventana.

48
Formato de Celdas:
2.1. Alineación del Texto
En alineación se verá la posición del texto dentro de
la celda de manera horizontal y vertical.
Alineación del texto Horizontal, alinea el contenido de las celdas
seleccionadas horizontalmente, es decir respecto al ancho de las celdas.
Se presenta una lista desplegable donde se encuentran las siguientes
opciones:
• General, es la opción del Excel por defecto, alinea las celdas
seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los
números a la derecha y los textos a la izquierda.
• Izquierda (Sangría), alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
izquierda de éstas, independientemente del tipo de dato. Note que a la
derecha aparece un recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero
cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda
comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda
no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
49
 Formato de Celdas:
2.1. Alineación del Texto
• Centrar, centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
• Derecha, alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de
éstas, independientemente del tipo de dato.
• Rellenar, esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de
la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos
escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta
completar la ancho de la celda.
• Justificar, con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará
tanto a la derecha como a la izquierda.
• Centrar en la Selección, centra el contenido de una celda respecto a todas las
celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la
selección que contiene datos.
• Distribuido, ajusta el contenido de la celda al ancho de la celda y lo centra, si el
contenido es mayor al ancho lo ajustará en dos líneas pero sigue siendo una
celda.
• Alineación del texto Vertical, alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo
tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial.
Presenta una lista desplegable que muestra las diferentes opciones que se
tienen:
Formato de Celdas:
2.1. Alineación del Texto

• Superior, alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte

superior de éstas.
• Centrar, centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a su
altura.
• Inferior, alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior
de éstas.
• Justificar, alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la
parte superior como por la inferior, automáticamente le coloca una altura
donde el contenido de la celda se muestre totalmente.
• Distribuido, alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la
parte superior como por la inferior y al mismo tiempo lo centra, pero no le
coloca una altura automática. 51
Formato de Celdas:
2.2. Orientación

Permite cambiar el ángulo del contenido de las

celdas, la opción por defecto es horizontal.
Con la primera ventana se podrá colocar el texto
de manera vertical como un anuncio, la segunda
ventana nos permitirá colocar cualquier ángulo de
0 a 90 grados en ambos positivo y negativo.
El cambio se puede hacer arrastrando el extremo
derecho de la imagen o colocando
específicamente el dato en la casilla de Grados.
El Excel ajusta automáticamente la altura de la fila
para adaptarla a la orientación vertical, a no ser
que se fije explícitamente la altura de ésta.
Formato de Celdas:
2.3. Control del Texto
Estas opciones son alternativas para la alineación horizontal o
vertical, nos permite personalizar la posición del texto en la celda sin
necesidad de alinearlo.
• Ajustar texto, por defecto si introducimos un texto en una celda y
éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el
contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido
de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para
ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en
varias filas dentro de la celda.
• Reducir hasta ajustar, si activamos esta opción, el tamaño de la
fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda
mostrarse en la celda.
• Combinar celdas, al activar esta opción, las celdas seleccionadas
se unirán en una sola, comportándose53como una sola celda.
Formato de Celdas:
3. Fuente

Para visualizar las opciones de fuente una vez en la ventana de

formato de celdas hacer clic en la pestaña Fuente y se mostrará la
siguiente ventana:

54
Formato de Celdas:
3. Fuente Mediante esta pestaña se va a poder cambiar la apariencia de los datos
de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de
una celda.
Las opciones de esta ventana ya son bien conocidas a esta altura del curso, se han
visto las mismas opciones en Word, así que sólo se hará una breve mención a cada
una de ellas.
• Fuente, se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Esta opción
la podemos realizar desde la Barra de herramientas de Formato.
• Estilo, se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. En
la barra de formato con los siguientes botones.
• Tamaño, dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede
elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. En la barra
de Formato es el siguiente botón.
• Subrayado, esta opción se encuentra activa en Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrirá una lista desplegable donde podrá elegir un tipo de subrayado. Con la
barra de herramientas de Formato se tiene el siguiente botón:
Formato de Celdas:
3. Fuente

• Color, por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic

sobre la flecha de la derecha se podrá elegir un color para el texto

• Efectos, se tienen disponibles tres efectos distintos: Tachado,

Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos,
hacer clic sobre el recuadro de la izquierda.

• Fuente normal, si esta opción se activa, se devuelven todas los

opciones de fuente que Excel tiene por defecto.
Todas las opciones elegidas se podrán visualizar en el recuadro
Vista previa que es el modelo de cómo quedará nuestra selección
en la celda
56
Formato de Celdas:
4. Bordes::
Esta opción de formato se mostrará cuando haga clic sobre la pestaña Bordes en la
ventana de formato de celda.
La opción de bordes permite crear líneas en los bordes
o lados de las celdas. Al elegir cualquier opción,
aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda, es como una
vista previa. Es importante hacer notar que las líneas
que presenta una Hoja de Cálculo no son bordes sino
guías.
Lo primero será seleccionar las celdas a las que se le
quiere aplicar un determinado borde, en ello se
escogerá entre los preestablecidos, que pueden ser:

• Ninguno, para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas

• Contorno, para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
• Interior, para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección
57
Formato de Celdas:
4. Bordes::
Pero podría usted querer personalizar las líneas y sólo escoger por
ejemplo, línea superior y línea inferior, para ello se tienen las
opciones en Borde, sólo debe hacer clic sobre los botones
correspondientes.
• Note que las por línea aplicada hay un botón presionado, si se ha equivocado y
quiere eliminar una línea sólo tiene que volver a presionar el botón. Es posible
activar las líneas desde la misma pantalla, haciendo un clic donde usted quiere
colocar la línea.
• No necesariamente usted debe colocar una línea simple, el Excel le muestra una
serie de Estilos que usted puede escoger, pero luego de aplicar el estilo tiene que
volver a activar los bordes, ya que no se actualiza automáticamente.
• Usted también puede personalizar el color de la línea en la opción Color, el color
por defecto es el Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
podrá elegir un color para los bordes. Al igual que con los estilos deberá refrescar
los bordes. 58
Formato de Celdas:
4. Bordes::

Para evitar este inconveniente, usted primero debe escoger el

estilo de línea y el color y luego aplicar los bordes o líneas.

Pero de esta manera no puede escoger otro estilo de línea, y

con la opción de Dibujar Bordes puede cambiar el color, pero
lo activará haciendo uso del botón Lápiz y hacer un clic sobre
la línea que desea aplicar el color o el estilo.

59
Formato de Celdas:
5. Relleno

Esta opción no es otra cosa que sombreado, como ya se había visto en

Word, tenemos dos opciones, colocar un sombreado o colocar una
trama, con un color de fondo y color de primer plano como relleno.
Generalmente se utiliza esta opción para resaltar un grupo de celdas de
las demás, como puede ser, la celda que contenga totales, o las celdas
de título.
Impresión
• Cada Libro Excel puede tener diferentes características
de Impresión.
• En esta sección veremos la Configuración de Página,
Vista Preliminar y el Proceso de Impresión.

61
Impresión: Vista Preliminar
• Se encuentra dentro de la opción Imprimir del botón Office y
permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y
pies de página. Se puede acceder a ella con las teclas
Ctrl+F2.

62
Impresión: Configurar la Página
El grupo Configurar Página se encuentra en la pestaña
Diseño de la Cinta de Opciones

63
Impresión: Configurar la Página

La pestaña Página permite

seleccionar:
• La orientación del Papel.
• La Escala.
• El Tamaño del Papel.
• La Calidad de Impresión.

64
Impresión: Configurar la Página

La pestaña Márgenes
permite:
• Modificar la distancia del
contenido al borde del
papel.
• Centrar las páginas en el
papel al imprimir.
• Indicar la posición de los
encabezados y pies de
página de la hoja de
papel.

65
Impresión: Configurar la Página

La pestaña Encabezado y
Pie de Página nos muestra
un recuadro para cada una
de estas dos opciones.
Tenemos además botones
de Personalización.

66
Impresión: Configurar la Página

Cada Componente se
divide en tres
secciones, dependiendo
de dónde queramos que
aparezca la información.

67
Impresión: Configurar la Página

Existen Botones
para introducir
Variables de uso
genérico.

68
 Impresión: Configurar la Página

La ficha Hoja nos permite

definir cómo queremos
que se impriman los
contenidos:
•Rango de Celdas.
•Imprimir Títulos.
•Líneas de división.
•Encabezados (números y
letras).

69
Impresión: Imprimir
•La opción Imprimir del botón de
Office nos permite especificar la
impresora, el número de copias,
etc.
•Podemos imprimir Todo el Libro,
las Hojas Activas o la Selección.
•La opción Vista Previa nos
permite identificar Áreas de
Impresión.

70
Fin de la presentación