Analisis Temuan

dan
Tindak lanjut audit
Analisis data temuan

• Lakukan analisis kesesuaian

antara fakta dan kriteria yang
digunakan
• Bahas ketidak sesuaian
bersama dengan auditee
• Lakukan analisis mengapa
terjadi ketidak sesuaian
bersama dengan auditee
 Analisis Temuan Audit
• Data  Fakta  analisis kesenjangan  temuan audit
• Temuan audit:
– Kesenjangan (gap) antara bukti audit dibandingkan dengan
kriteria audit
• Analisis terhadap temuan audit (bersama dengan
auditee):
– Dari sekian banyak temuan prioritaskan dan pilah apa yang
dapat segera diselesaian (“small or simple problem”), dan
temuan-temuan apa yang perlu pembahasan bersama
(“large or complex problem”)
– Lakukan pembahasan dengan auditee untuk
mengidentifikasi penyebab terjadinya kesenjangan (analisis
penyebab masalah)
 Differences between large and
small problems
Large problem Small
problem
Contributing factor
2

Contributing factor
3
Contributing factor
1

Contributing factor
4

“Large problem” is composed Small problem is

ofseveral “contributing composition.
simple Not
factors” complicated

KAIZEN Process (CQI) Small KAIZEN: simple problem solution

10
 Different level of “KAIZEN”
Large KAIZEN (KAIZEN Small KAIZEN
Process - CQI)
Target Large problem, Medium problem Small problem
Period of Need certain time Short time
implementa (one KAIZEN cycle is maximum 6 (Few minutes – less than one
tion months) month)
Process of 1) Identify problems 1) Identify problems
implementa 2) Collect baseline data 2) Come up with the solutions
tion 3) Identify causes 3) Implement
4) Come up with possible
measures
5) Implement measures… etc.
Persons in All section staff All section staff
charge
Type of Records according to QC story Good practice sheet, Small
record KAIZEN sheet

Key question is…

“can you come up with the solutions 11
• Identifikasi masalah (temuan audit)
• Lakukan analisis sebab masalah (jika perlu
lakukan penggalian data lebih lanjut untuk
mengidentifikasi sebab masalah)
• Mengidentifikasi sebab-sebab masalah langsung
dan tidak langsung (akar masalah pada sistem)
• Menyusun alternative perbaikan yang perlu
dilakukan
• Menyusun rencana perbaikan
Unit yang diaudit wajib melakukan
tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya
perbaikan
 Setelah memperoleh temuan hasil audit,
auditee harus mempelajari laporan
audit, melakukan analisis terhadap
temuan, sebagai dasar menyusun rencana
perbaikan
 Rencana perbaikan disusun
dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan
perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
 Auditor internal wajib
menyampaikan hasil-hasil audit
pada saat pertemuan tinjauan
manajemen
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan
kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan
tembusan kepada auditor internal
 Contoh form temuan dan
rencana tindak lanjut audit
Contoh 1. form temuan audit dan rencana tindak lanjut:

Form Ringkasan Temuan Audit

No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

N Uraian Bukti Ketdk Standa Analisi Tindak Tindak Target

o Ketidak bukti sesuaian r/ s an an Waktu
sesuaian objekt thd Kriteria perbaik penceg penyele
if standar/i yang an ahan saian
nstr diguna
kan

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
Contoh 2: form
Lampiran temuan
3: Temuan Audit audit danTindak
dan Rencana rencana
Lanjut tindak lanjut

Proses Perencanaan program KIA UNIT: UKM KIA

Kriteria Audit Standar akreditasi perencanaan (Bab IV.1 sd IV.3) dan pencapaian kinerja KIA

Bagian I : Detail Ketidaksesuaian

Uraian Ketidaksesuaian Bukti – Bukti Obyektif Metode Audit

Perencanaan belum Wawancara
dilakukan berdasarkan (jelaskan bukti/fakta-fakta yang mendukung) Periksa
masukan dari sasaran dan dokumen/rekaman
lintas sector
Capairan kinerja K1 dan
K4 belum sesuai dengan
standar yang ditetapkan
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan waktu
penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan)
Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?)
(lakukan analisis sehingga ditemukan akar masalahnya……)

Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian :

(sebutkan tindakan perbaikan yang akan dilakukan sesuai dengan akar masalah, dan jelaskan kapan akan diselesaikan)

Tindakan pencegahan supaya tidak terulang :

(jelaskan upaya pencegahan agar masalah tidak terjadi lagi)
Unit kerja: Auditor Audit
Tanggal:
Bagian 3: Verifikasi auditor tentang rencana tindak lanjut