Fases de la administración

de proyectos
Espinosa Rincon Luis Daniel Moreno García Roger Servando
Fernandez Flores Luis Ivan Palma Lopez José Adrian
Jamangape Velasco Octavio Pérez Díaz Julio Cesar
1) Fase de inicio

En la fase de Inicio se contemplan todas las etapas a través de las

cuales el proyecto tiene que seguir con el fin de ser beneficiado
por este Organismo.
Fase de inicio
 Fase de inicio

 Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo

 Determinar lo que el proyecto debe lograr

 Definir la meta global del proyecto

 Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los

interesados

 Precisar el alcance general del proyecto

 Seleccionar los miembros iniciales del equipo

 Fase de inicio

Definir el alcance del proyecto.

 ¿Qué metas se desean alcanzar?

Criterios para establecer metas

a. Ser específicas
b. Ser realistas
c. Tener un componente de tiempo
d. Ser mesurables (definir entregables)
e. Contar con acuerdos de participantes clave
 Fase de inicio

 ¿Cuáles son las principales tareas?

 ¿Qué expectativas generales tienen los involucrados claves del proyecto?

 Determinar los recursos.

 ¿Qué recursos, en particular, gente y equipo están disponibles para ayudar a

alcanzar las metas del proyecto?.
 Fase de inicio

 ¿Qué otros recursos se requieren?

 ¿Dinero, equipo, instalaciones, materiales, información, tecnología?

Determinar los límites de tiempo

 ¿Cuánto tiempo se necesita para terminar el proyecto?

 ¿Cuáles son las fechas límite?
 identificar riesgos y restricciones
 2) Fase de Planeación
 En esta parte es donde se comienza el proyecto, se identifica una idea, aquí se
redacta la propuesta específica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad, se
estima como se llevara a cabo y se hace una evaluación de los riesgos, además se
hacen estimaciones de tiempos, costes teniendo en cuenta los recursos humanos
materiales y financieros disponibles.
Fase de Planeación

Perfección del alcance del proyecto

 Este proceso es esencial para alcanzar el éxito en un proyecto,
porque unos objetivos mal planeados conducirán al fracaso del
proyecto aun cuando la gestión sea adecuada.
Fase de Planeación

 Listado de tareas y actividades que llevaran al logró de las

metas del proyecto
 En esta etapa se hace la la redacción de la propuesta específica
objeto, objetivos, alcance, calidad y estima riesgos del proyecto, y
describe cómo él se llevaría a cabo.
Fase de planeación

 Secuencia de actividades
 Definimos de una forma clara lo que queremos
conseguir (objetivos), en que tiempo lo haremos (cronograma) y
el coste que tendrá lograrlo (presupuesto).
Fase de Planeación

 Desarrollo de un calendario y presupuesto

 Un calendario que indique las fechas clave en el proceso de
elaboración y aprobación del presupuesto. Estos incluyen la fecha
en que el presupuesto se expide circular, período de tiempo para
debatir con las estimaciones de los ministerios y departamentos, la
fecha en que el ejecutivo presenta el presupuesto.
Fase de Planeación

 Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros

apropiados
 En todo proyecto participa un ejecutor o gestor, los beneficiarios
finales y los actores institucionales y por eso es necesario la
aceptación de estos para iniciar el proyecto.
3) Fase de Ejecución

 Esta es la etapa de desarrollo del trabajo en sí. Durante la

ejecución del proyecto, se debe poner énfasis en la comunicación
para tomar decisiones lo más rápido posible en caso de que surjan
problemas. Así, es posible acelerar el proyecto estableciendo un
plan de comunicación
Fase de Ejecución

Dirigir al equipo
este proceso consiste en mejorar las competencias y habilidades de
los miembros del equipo para mejorar su desempeño en el proyecto.
Fase de Ejecución

 Asignaciones de personal al proyecto:

Las asignaciones de personal al proyecto proporcionan
documentación, la cual incluye la lista de los miembros del equipo del
proyecto.
Fase de Ejecución

 Reunirse con los miembros del equipo

Los informes de desempeño del proyecto proporcionan información
acerca del estado del proyecto.
 identificar las necesidades futuras de recursos
• los reconocimientos
• las actualizaciones al plan para la dirección de personal.
Fase de Ejecución

 Evaluaciones del desempeño del trabajo.

Estas evaluaciones se pueden realizar para especificar los roles y
responsabilidades, proporcionar retroalimentación a los miembros del
equipo, descubrir problemas, identificar necesidades de capacitación
y establecer objetivos para períodos futuros.
Fase de Ejecución

Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir.

 Los conflictos siempre ocurren en un proyecto , por lo tanto es
importante saber gestionarlos adecuadamente. Entre las
técnicas para la resolución de conflictos se encuentran:
 Apartarse/eludir
 Suavizar/reconciliar
 Forzar
 Confrontar/resolver problemas
Fase de Ejecución

Alternativas de solución.
 Como parte del proceso de resolución de problemas llegamos al
momento en que tenemos que generar alternativas de solución, las
cuales luego de un proceso de evaluación nos llevarán a tomar una
decisión sobre la solución a implementar.
 Para que las alternativas de solución sean válidas debe ser
operativas y concretas, es decir que puedan ejecutarse de manera
efectiva.
 Fase de Ejecución

Asegurar los recursos necesarios

 Recursos humanos.
son la base de todo proyecto empresarial. Toda empresa necesita personas, por lo que debes elegir con sumo
cuidado el equipo que te va a acompañar en la aventura de emprender.
 Recursos físicos.
como el lugar en el que va a operar la empresa, las máquinas, ordenadores, etc., hay que conocerlos de forma muy
detallada. Tener un control muy organizado de los recursos físicos de los que se dispone antes de poner en marcha el
proyecto puede evitar futuros problemas.
 Recursos “intelectuales”.
en estos recursos pueden incluirse “bienes intangibles, como pueden ser marcas, métodos, sistemas, software y
patentes desarrollados por la empresa.”
 Recursos económicos.
Las garantías financieras y las líneas de crédito sumadas, por supuesto, al dinero en efectivo, son los recursos
económicos de los que dispone la empresa.
4) Fase de Control

CONTROL
Proceso de hacer que las cosas ocurran
de forma ordenada o de acuerdo a lo
planificado

• Compara lo realizado con las metas y planes

• Revela cuando y donde existen deviaciones
• Pone en marcha acciones correctoras

• Determinar si el proyecto esta bajo control

OBJETIVO
• Si el proyecto esta fuera de control
Fase de Control

CARACTERÍSTICAS

INTEGRAL: asume una perspectiva integral del proyecto

considerando las relaciones de este con la organización. El control
cubre todos los aspectos de las actividades del proyecto

PERIÓDICO: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada

SELECTIVO: Debe centrarse solo en aquellos elementos

relevantes o puntos críticos para la función u objetivo de
cada unidad

CREATIVO: Busca continuamente indicadores significativos para

conocer de mejor manera el desarrollo del proyecto y orientarlo
hacia sus objetivos
Fase de Control EFECTIVO Y EFICIENTE: busca lograr los objetivos marcados
empleando los recursos apropiados

ADECUADAS: El control debe ser acorde a la función controlada

buscando las técnicas y criterios mas idóneos

ADAPTADO: A la cultura de la organización donde tiene lugar y a

las personas que conforman el equipo de trabajo

MOTIVADOR: Debe ser mas que represivo motivador hacia el

logro de los objetivos del proyecto

FLEXIBLE: La flexibilidad es también una características del

proyecto de esta manera un sistema de control también puede
ser modificable
5) Conclusión

 Cierre de las operaciones y dispersión del equipo.

 Cierre del proyecto
Conclusión

 Cierre administrativo
Reporte final: Presupuesto, Programa, Evidencias, lecciones
aprendidas, reporte de control de cambios.
 Cierre del contrato
Archivo del contrato: Manuales, Planos, Bitácoras, Comunicados,
lecciones aprendidas.
Conclusión

 Cierre del proyecto

El cierre del proyecto implica la celebración de una reunión de cierre
con el equipo de proyecto y el análisis del cumplimiento de las
expectativas. Así mismo se elabora un análisis final del proyecto
(reporte final/archivo del contrato)
Conclusión

 Llegamos a la conclusión de que la administración de proyectos es

mas que nada una necesidad, en el correcto funcionamiento de la
empresa, así como sus posibles cambios y mejoras.

 Para realizar un proyecto se necesitan de objetivos claros y

concretos, así como del apoyo por parte de los directivos y del
mismo equipo de trabajo para ser exitoso y sobresaliente.