UN EFECTIVO SISTEMA PARA LA EMPRESA

Joaquín Rodríguez Valencia

 EMPRESA «Sistema Social»

Finalidad:
Cumplir objetivos
del todo e
individuales

Formar un entorno condicionante de los subsistemas y elementos que se integran en él.

PROCESOS DE
INSUMOS TRANSFORMACION PRODUCTOS Equilibrio
Dinámico
Flujo de material Energía Información

Modelo de Sistema Abierto Interacción continua con

su medio.
Logra un Estado Estable
 Definición de los Objetivos del Sistema

Objetivos: Aquellas
contribuciones especiales
Destinado a ayudar en el logro de todos y cada
que una organización uno de los objetivos generales.
intenta lograr en el
entorno que le rodea para Obtención de beneficios (Objetivo Económico)
cumplir un propósito
determinado.
 LOS SISTEMAS Y LA EMPRESA

NIVEL DIRECTIVO

• Formula planes, objetivos, programas y

controla su realización.

NIVEL ADMINISTRATIVO Los sistemas como medio de gestión

de las organizaciones permiten que se
realice:
• Transforma los planes y objetivos
generales en directrices. a) Direccionamiento
escalonado al objetivo
b) Coordinación de centros de
NIVEL OPERATIVO decisión que incluyan el
tratamiento humano.
c) Establecimiento de un
• Ejecuta las operaciones; además, en medio regulador de las
cada nivel pueden distinguirse varios entradas y salidas de cada
subsistemas, bien por su función o por componente sobre el que
su naturaleza. tiene poder de decisión.

Los sistemas permiten aprovechar, convenientemente, los datos que aporta

el medio y a través de los mismos pueden distinguirse la acción de los
factores internos y externos que afectan a los resultados.
¿Por qué las organizaciones deben Organizaciones: sistema
aplicar los sistemas? real, abierto, complejo,
dinámico y orientado hacia
unos objetivos.

RAZON ESTRUCTURAL

•Facilidad para representar hechos y acontecimientos de la

organización con la ayuda de modelos descriptivos
•La aclaración intelectiva que entrañan estos modelos,
propicia decisiones mas rápidas y acertadas.

RAZON INSTRUMENTAL

•Técnicas orientadas al individuo:

• Administración por objetivos
•Modificación de la conducta organizacional
•Desarrollo de administradores.
•Técnicas orientadas hacia la organización:
•Desarrollo organizacional
•Auditoria administrativa
•El ciclo de control
•Diseño de sistemas
•Técnicas cuantitativas orientadas a la teoría de decisiones
•Investigación de operaciones
•Procesamiento electrónico de datos
•Sistema de información
 ADMINISTRACION SUPERIOR

ENTRADAS PROCESADOR SALIDAS

Recursos Humanos, Operacion

es Entorno
Recursos Financieros,
Bienes y Servicios
Recursos Materiales,
Recursos Técnicos
Estructura

CONTROL

Instrucciones,
Retroalimentación
Comparaciones,
correcciones

La organización como sistema

 SISTEMAS QUE FORMAN LA ORGANIZACIÓN

La organización es un sistema abierto que interacciona con otros

sistemas de los que forman su entorno; integra en su estructura
Subsistemas que responden al conjunto de tareas para llevar a
cabo su actividad.

a) Sistemas que atienden a la captación de los

recursos básicos en conexión con el entorno.
b) Sistemas que permiten la administración del
TRES TIPOS DE sistema en su conjunto y que rigen su
SUBSISTEMAS adaptación al medio.
c) Sistemas que atienden al desarrollo de las
tareas, que son requeridas por la actividad a fin
de lograr los objetivos del sistema total.
 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

Esta contenido por todo lo que la organización necesita integrar en su ambiente

Administración superior

Procesador
Entradas Salidas

Rec Humanos Bienes

Rec Financieros Personal Operaciones Servicios
Rec Materiales
Rec Técnicos
Estructura

Control
Instrucciones
Comparaciones Entorno
Correcciones
 EL SISTEMA DE RECURSOS
La transformación de los recursos conduce al producto final bienes o servicios que caracteriza
a la actividad de la organización.

Sistema de
Rec Humanos

Sistema de Rec
Financieros

Sistema de
Rec Productos
Materiales

Sistema de
Rec Técnicos

Información
 EL SISTEMA TOTAL

SISTEMA DECISIONAL

SISTEMA DE RECURSOS
Recursos Humanos SISTEMAS OPERATIVOS
Recursos Financieros Producción
Recursos Materiales Comercialización
Recursos Técnicos Finanzas
SISTEMAS Personal
ADMINISTRATIVOS
Planeación
Organización
Integración
Dirección
Control
 EL ENFOQUE DE LA ORGANIZACIÓN COMO UN TODO

El enfoque de los sistemas unificados se orienta hacia los objetivos y actividades para alcanzar
las metas y no hacia el personal, equipos o estructura de la organización; proponiendo una
solución sistemática y no como una estructura orgánica compuesta de elementos individuales.
Propuesta que constituye la gran promesas del futuro.

Objetivos y Proponer una solución

actividades sistemática y no como
estructura de
elementos individuales
LA
ORGANIZACIÓN
SE ORIENTA A

Los resultados que el Tener una filosofía y

sistema debe una metodología
conseguir y para tener mejores
prescindir de los diseños de sistemas
detalles
 GENERALIDADES SOBRE CONTROL

Comprende diversas actividades que el administrador debe realizar con la finalidad que se
lleven a cabo conforme con lo planeado. La palabra control tiene varios significados como:
Verificar, regular, comparar una norma.

La retroalimentación Verifica algún medio

es su base de medición y
compara con norma
de referencia

CARACTERISTICAS

Función que no se Compara Sucesos

desarrolla en el vacío con los objetivos y
se inserta dentro de aplica correcciones
un proceso cuando se desvía de
administrativo los objetivos
 PLANEACIÓN Y CONTROL
Están relacionados por que la Dirección debe aplicar sistemas que determinen a tiempo cuándo
ocurren las desviaciones de los planes y objetivos para así poder corregirlo en su etapa de
ejecución alinearlo para que logre su objetivo.

• Están estrechamente relacionadas con la dirección

superior, permite determinar a tiempo cuando
ocurren las desviaciones en los planes y objetivos.
• Requieren criterios que le ayuden a evaluar los
resultados y si es necesario adoptar medidas
CARACTERISTICAS correctivas.
• Si en otras funciones administrativas (Planes ,
organización, integración, dirección) se realizan
adecuadamente, habrá poca necesidad de control.
• El control es indispensable en todas las
organizaciones para lograr planes y objetivos.
 LA FUNCION DE CONTROL
la actuación real se compara con la actuación o resultados deseados

Actuación o resultados deseados

Objetivos

Actuación real

Desviación medida y corregida por

el control

En resumen si el Control se
maneja bien y con eficiencia, no
habrá despilfarró de dinero y
se visualizara el incremento del
objetivo
 EL CONTROL EN LA ORGANIZACIONES

El Control esta ligado a la retroalimentación de la organización para que conozca los resultados
de todas las acciones para que estén mas conscientes de ella, modificando a su vez el
comportamiento y la actuación de todos sus miembros.

ETAPAS BASICAS A TRAVES DE

ESTABLECE Directivas internas para que sirva de modelo o
NORMAS criterio
Supervisión periódica para asegurar que la
MEDICIÓN DE
operación esta procediéndose como lo
EL DESEMPEÑO planeado
PROCESO
DE COMPARA LO Evaluación, para poder tomar decisiones y
CONTROL REALIZADO POR llegar a una conclusión para la organización
LAS NORAS

Decisiones pertinentes, para cumplir los

TOMA MEDIDAS
resultados de acuerdo a lo esperado.
CORECTIVAS
CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL
1.- Oportuno
2.- Seguir una estructura Orgánica
3.- Ubicación estratégica
4.- Control Económico
5.- Revelar tendencias y situaciones
6.- Resaltar la excepción
 NIVELES DE DECISIÓN
DECIDE SOBRE CAMPO DE ACCIÓN

OBJETIVOS Y Mide la coherencia de objetivos y políticas con el

DIRECTIVO contexto , y la coherencia de planes y programas
POLITICAS
con los objetivos y políticas.

Canaliza información referente a variables de

contexto, los que pueden determinar el cambio de
objetivos y políticas

PLANES- Evalúa la correspondencia de las decisiones con

GERENCIAL PROGRAMAS - los planes, programas y la necesidad de su
variación (reprogramar)
PRESUPUESTOS

Fluye información sobre cumplimiento de planes y

programas, y la necesidad de variarlos
ORDENES- Define la consistencia de las acciones en relación
OPERATIVO INSTRUCCIONES- con las ordenes y la variación de los resultados
ACCIONES con lo previsto.
 TIPOS DE CONTROL
CARACTERISTICAS

• Se realiza antes que el trabajo sea ejecutado

• Se elimina cualquier desviación significativa
PRE-CONTROL O • Se centra en la eliminación de problemas
CONTROL PREVIO previsto a futuro.

• Se realiza a medida que el trabajo está siendo

ejecutado.
CONTROL
• No solo se relaciona con el desempeño humano
CONCURRENTE sino con áreas tales como el rendimiento del
equipo de trabajo o algún departamento.

• El control tiene lugar después de la acción.

• Se observa cuando el daño ya está hecho, aun
CONTROL POSTERIOR tratándose de un problema grave.
• No obstante, en muchas actividades la
retroalimentación es el único tipo de variable de
control.
Ventajas del
control • Logra mayor precisión con la asignación de la
Preventivo responsabilidad de las personas.
• Apresura las acciones correctivas y las hace más eficaces
(fomenta el control por medio del autocontrol).
• Genera disminución de los costos.
• Beneficio psicológico (no hay temor al error), evita malas
calificaciones de los jefes para ascensos y renovaciones.

LA EVALUACIÓN COMO ELEMENTO DE CONTROL

• La evaluación constituye un elemento esencial, porque permite conocer

la medida y el modo en que se van alcanzando los objetivos.
IMPORTANCIA • Identifica incongruencias, desviaciones, deficiencias, incumplimientos y
diferencias en el desarrollo y resultado de las acciones.

SE APLICA A: EVALUA ASPECTOS DE:

• Actuación • Organiz. Direcc.y control

• Personal que admin. • Su potencial • Áreas funcionales
La empresa • Objetivos y Planes • Sistemas y Proced. Adm.
• Resultados finales • Programas • De toma de Decisiones
• Procesos • Presupuestos • De comunicación
 LA EVALUACION COMO CONTROL INTERNO

Para establecer controles,

La evaluación:
debemos tener un marco de
incertidumbre, a causa de
ello la administración es un elemento esencial, que
concluirá que deberá permite identificar:
realizarse revisiones de los incongruencias, desviaciones,
diversos controles. deficiencias incumplimientos
entre otros.
Para ello deberán dar
respuestas a ciertas
interrogantes como:

Control-evaluación:
¿Los controles operan
como se esperaba?
¿La inversión en los
Control: proporciona las bases para
controles se compensa con
los resultados alcanzados? llevar a cabo la evaluación de las
¿Es necesaria una revisión acciones.
del sistema de control? Evaluación: Permite retroalimentar los
¿Que medidas se tienen procesos para superar las desviaciones
que tomar para estudiar de los planes y objetivos originales.
los controles?
 TECNICAS DE CONTROL
Los procesos administrativos y las
técnicas de control están relacionadas,
directa o indirectamente, con le control.
 La planeación: establece objetivos
y planes.
 La organización: fija la estructura
organizacional.
 La dirección y la comunicación:
dan vida al proceso de control.
El resultado ofrece una gran variedad de
técnicas de control.
Técnicas de control no presupuestal
Necesarias para mantener un efectivo
y completo sistema de control.
Observación personal: aplicable a
todas las áreas claves de resultados
utilizada por los niveles gerenciales.
Informes: sirve de base a un acción
correctiva
A continuación presentaremos
dos opciones para clasificar
las técnicas de control:
La primera opción expuesta por
el autor Luthans, en la existen
varias técnicas siendo dos de
ellas: «Los planes y mantener
pronósticos» aplicables a tres
tipos de recursos ( RRHH,
financieros y materiales).
Al diseñar informe de
control surgen dos
cuestiones:
¿ Cual es el propósito
del informe ?
¿Quién debe escribir
el informe?
Los planes viene a ser los
objetivos, políticas
procedimientos, métodos
etc.
Los pronósticos
determinan el numero,
cantidad necesaria para
un nivel
adecuado de eficiencia y el
logro de objetivos .
 Programas de Auditoria
Auditoria Interna
Auditoria Externa
Auditoria Administrativa
 Análisis de Índices o
coeficientes indicadores
 CONTROL Y AUDITORIA

CONTROL
AUDITORIA
Los controles proporcionan La auditoria es una técnica que
marcos de referencia, efectivos tiene como propósito la
para evaluar y medir el comprobación, verificación y
funcionamiento en áreas evaluación de actividades, por
importantes de la organización, medio de técnicas de investigación,
dichos controles son útiles en la aplicadas a hechos o registros.
administración que permiten En ese sentido, la auditoria es un
detectar áreas de peligro o subsistema dentro del sistema
confirmar el logro de lo planeado. general de control, que es la
empresa o entidad como
totalidad.
 Un buen control interno no
garantiza el éxito
PERO
Un mal control interno garantiza
el fracaso