6.

0 VENTAS
Contenido del curso VENTAS:

Fundamentos del proceso de ventas en SAP Business One

Oportunidades de ventas
Listas de Precios
Venta por Transferencias Gratuitas
Entrega de Ventas Generales
Notas de Crédito o Débito
Anulación y correccion de documentos en ventas
Informes de ventas
Reportes ayuda de propios de SAP
 6.1. Fundamentos del proceso de Ventas
• Fundamentos
Configuración del sistema

Datos maestros

Gestión de almacenes
Logística de Logística de Marketing y
Compras Servicio
entrada salida ventas
Producción

Control financiero

Pedido de cliente Entrega Factura de clientes Cobro

6.1. Fundamentos del proceso de Ventas
• Socio de negocio

 Estructura común para que todos los socio de negocio usen en los
procesos de compras y ventas.
 socio de negocio del proceso de ventas:
 Clientes potenciales
 Clientes
 Se definen valores estándar a nivel empresarial para los detalles de
los socios de negocio, por ejemplo:
 Moneda
 Condiciones de pago
 Límite de crédito
 Lista de precios
6.1. Fundamentos del proceso de Ventas
• Maestro de Artículos

 Los artículos representan productos en venta.

 La información sobre artículos se almacena en el registro maestro de
artículo.
 Puede escribir los códigos de los artículos directamente en las líneas del
documento de ventas o buscar los artículos según su descripción u otras
características.

 Sugerencia: si el cliente desea solicitar varios artículos, puede

mantener pulsada la tecla Ctrl y hacer clic en todos los artículos que
desee de la Lista de artículos para seleccionarlos.

 También puede crearse un pedido de cliente para servicios y artículos

físicos. Si los servicios se definen como artículos, pueden
introducirse junto con los artículos, ordenados según la clase de artículo.
En caso contrario, utilice el campo Clase de artículo/servicio para
cambiar a un documento de servicio en el cual puedan introducirse las
descripciones de los servicios y los precios.
6.2. Oportunidades de venta
• Oportunidades

• El módulo Oportunidades de ventas permite realizar un seguimiento y

un análisis de las oportunidades pendientes según el progreso de las
actividades definidas en cada etapa del proceso de venta, como
llamadas telefónicas, reuniones, negociaciones, entre otros.

• Los métodos integrales de previsión permiten proyectar beneficios

potenciales y establecer prioridades para las actividades de ventas.

• Las oportunidades de ventas no generan contabilidad. Sin embargo,

permiten visualizar un pipeline de ventas para cada empleado o para
toda la empresa. (Dentro de Informes)
6.2. Oportunidades de venta
• Oportunidades
6.2. Oportunidades de venta
• Oportunidades

• Ejemplos de etapas de oportunidad

Nombre Número de etapa Porcentaje de cierre
Max 30 caracteres. Numerico %
Oportunidad 1 5%
1era Reunión 2 10%
2da Reunión 3 15%
Revisión Técnica 4 20%
Aprobación Técnica 5 25%
Cotización 6 30%
Negociación 7 40%
Orden de Cliente 8 80%
Esp. Anticipo 9 100%

Porcentaje de
Nro. Etapa Nombre Etapa Cierre
Llamada
1 5%
Telefónica
2 Correo 30%
3 Visita 70%
4 Cotización 100%
6.2. Oportunidades de venta
• Informes de Oportunidades
• La creación de informes
coherentes y el correcto análisis
de esos informes pueden aportar
valiosa información para
comprender los motivos tanto del
fracaso como del éxito de las
oportunidades de ventas de la
empresa.
• SAP Business One proporciona
determinadas ventanas para
crear informes y otras para
visualizarlos.
• Es posible basar un informe en
todos los parámetros, o filtrarlo
para determinar el alcance y
enfoque del informe.
6.3. Listas de Precios
• Listas de Precios

Lista de precios

Registro maestro de clientes

Conceptos básicos de la lista de precios:

 Se proporcionan listas de precios estándar. Documentos de ventas
 Los artículos están enlazados a cada lista
de precios. Los SN también están enlazados
a las Listas de precios.
 Al asignar una lista de precios a cada cliente
la lista de precios asignada aparece
automáticamente en el documento de venta.
6.3. Listas de Precios
• Listas de Precios

• Las listas de precios pueden basarse en otras listas de precios mediante un aumento por
porcentajes.

• Todos los artículos están enlazados a todas las listas de precios.

• Puede asignar una lista de precios al registro maestro de clientes en la ficha Condiciones de
pago.

• Cuando introduce un cliente en un documento de venta, la lista de precios asignada aparece por
defecto en el documento.

• El sistema usa dicha lista para asignar los precios a los artículos en el pedido.
• Sin duda, pueden utilizarse asignaciones de precios más complejas, como precios especiales,
grupos de descuento y jerarquías de precios.

• Los usuarios autorizados pueden cambiar los precios en el pedido de cliente. Por ejemplo, un
vendedor puede otorgar un 5% de descuento en un artículo específico o en un pedido de cliente
completo. (Para otorgar permisos a los usuarios en cuanto al porcentaje de descuento puede
ingresar al módulo de autorizaciones dentro de Gestión)

• Algunos ejemplos de listas de precios son los siguientes: lista de precios de venta, lista de precios
de compra, lista de precios para clientes de gran tamaño.
6.4. Determinación de precios en SAP BO
El método básico de determinación de precios.
Listas de Introduzca los precios en listas de precios y asigne
precios la lista de precios correspondiente a cada socio de
negocio.

Defina un precio de descuento por fecha y

Descuentos
cantidades en una lista de precios.
por período y
cantidad Sustituye la lista de precios básica asignada al socio
de negocio.

Defina el porcentaje de descuento según grupo de

Grupos de artículos, propiedades o fabricante.
descuento Sustituye descuentos por período y cantidad.

Determine precios especiales según artículo, socio

Precios de negocio, fechas y cantidades.
especiales Sustituye todos los demás precios.
6.5. Orden de venta / Pedido Cliente
• Pedido de Cliente

 Nuestro cliente solicita 5 computadoras.

 En el pedido de cliente, introducimos el cliente, los artículos y la
cantidad.
 El sistema determina el precio automáticamente.
 Puede introducir descuentos de forma manual, por ejemplo
del 1% en el pedido.
 El cliente también cumple los requisitos para recibir un descuento del 2%
por pago adelantado.
 6.5. Orden de venta / Pedido Cliente

Pedido de cliente Entrega Factura de clientes

Almacén
1 2 3
(Cantidad)

Libro mayor
(Valor)
6.5. Orden de venta / Pedido Cliente
• Pedido de Cliente

• El pedido de cliente es un documento importante, ya que avisa a

todos que deben comenzar a trabajar para cumplir con el pedido. Como
tal, este documento es importante para planificar la producción, crear
pedidos y programar recursos.

• Puede modificar un pedido de cliente (cambiar las cantidades,

actualizar los precios o descuentos, etc.) una vez que lo contabilice. Esto
sólo es posible si realizó los ajustes necesarios en Parametrizaciones de
documento y no existen entregas o facturas que hagan referencia al
pedido de cliente.

• Efectos sobre el inventario y la contabilidad: En SAP Business One,

los pedidos de cliente afectan el nivel de stock disponible. Es decir, las
cantidades de los pedidos reducen el stock disponible. Cuando introduce
pedidos de cliente, no se contabilizan modificaciones en la cuenta de
mayor basadas en el valor, pero los artículos se añaden a la cantidad
comprometida en el módulo de inventario.
6.5. Orden de venta / Pedido Cliente
• Pedido de Cliente

• Cancelación de un pedido de cliente: en caso de que no lo

necesite, puede cancelar o cerrar un pedido de cliente. No aparecerá
más en la Lista de partidas abiertas. Cuando se cancela o cierra un
pedido de artículos, la cantidad comprometida en el módulo de
inventario disminuye. Puede visualizar las cantidades pedidas en
diversos informes, como el informe de status de almacén. Esta
información es importante para optimizar los procesos de ventas y los
niveles de stock.
6.5. Orden de venta / Pedido Cliente
• Stock Disponible, Solicitado, Comprometido

• La siguiente fórmula es utilizada por SAP para calcular la

disponibilidad de stock:

• Stock Disponible = Stock + Solicitado – Comprometido

• Stock = Cantidad física contada en almacén

• Solicitado/Pedido = Cantidad presente en órdenes de compra
• Comprometido = Cantidad presente en órdenes de venta
 6.5. Orden de venta / Pedido Cliente
• Verificación de Disponibilidad de artículos
2.) 1.) Gestión  Inicialización sistema 
Pedido de cliente
Parametrizaciones de documento
Nº de artículo Descripción Cantidad AL Parametrizaciones de documento
A00001 … 50 01 Por documento

Documento Pedido de cliente

Activar verificación de disponibilidad automática
Si Cantidad pedida Verificación de disponibilidad de artículos
>
Cantidad disponible Número de artículo A1000
Almacén 01
3.) Cantidad pedida 50 pares = 100 piezas
Fecha de vencimiento 05.06.2010
Cantidad disponible 28 piezas
Disponibilidad más temprana 10.06.2010

Seleccionar acción:
 Continuar
 Cambiar a cantidad disponible
 Visualizar informe cantidad ATP
 Visualizar cantidades en otros almacenes
 Visualizar artículos alternativos
 Borrar línea
6.6. Entrega de mercadería
• Fundamentos

 Enviamos 5 computadoras al
cliente.
 Se borra la cantidad de 5
computadoras del inventario.
 Se abona el coste del artículo a
la cuenta de inventario.
 Se carga a la cuenta de variación
de existencias.
6.6. Entrega de mercadería
• Fundamentos

• Los campos a llenar importantes para el correcto ingreso de una

venta son:
 6.6. Entrega de mercadería
• Motivo de Traslado: Este dato es requerido en caso se realice una operación con
artículos inventariables caso contrario el sistema no le obligará a ingresar este dato.

• Fecha de Entrega: Por otro lado con el fin de poder contar con un kardex ordenado,
se ha controlado el orden cronológico en el que se ingresa o salen los artículos

Por ejemplo: Si la fecha 20151002 es la última fecha de ingreso que aparece en el kardex, solo podrá
ingresar una superior o igual a la fecha que indica el mensaje.

La fecha para todo movimiento de artículo se va a basar de la fecha de contabilización que se ingrese
en el documento.
6.7. Factura de clientes
• Fundamentos

 Realizamos la factura de los 5 computadoras

para nuestro cliente.
 El importe total incluye el descuento manual del
1%.
 La fecha de vencimiento se basa en las
condiciones de pago del cliente.
 Se crea un asiento para registrar lo siguiente:
 al Haber en los ingresos.
 al Debe de la cuenta del cliente.
6.7. Factura de clientes
• Campos Obligatorios BPS:
• Los campos que serán validados por el BPS son el Tipo, Serie y
Correlativo SUNAT.
 6.8. Factura de clientes + Pago – Clientes Ocasionales
Definición Finanzas  Determinación de cuentas de mayor
Menú
Gestión
Ventas
Cliente estándar para Factura de clientes + Pago
C9999 Cliente ocasional

Factura de clientes + Pago

Medio de pago
Cliente C9999
Nombre Michael Kramer Cheque
Destinatario Main 9855
Chicago TX 65095 Transferencia bancaria 1.000 USD
Nº de artículo Descripción de artículo Tarjeta de crédito
A00001 Sofá de dos plazas
A00002 Sofá de tres plazas Efectivo 303,84 USD
...
Saldo vencido 1.303,84 USD
Añadir
Saldo vencido 1.303,84 USD
6.8. Factura de clientes – Venta Gratuita
• Se tiene que tener claro que la Empresa se hace responsable del
impuesto por tanto este no es pagado por el Cliente:

Una transferencia g
debe tener marc
SOLO IMPUES
 6.8. Factura de clientes – Venta Gratuita
 Pago:
Se deberá Cancelar la operación de solo impuesto con una cuenta de gasto del
impuesto. Usar la opción de Fondos en efectivo y colocar la cuenta
manualmente.(Definir con Contabilidad sobre la cuenta a usar).

 Es necesario definir en la bolsita el Medio de Pago (SUNAT) y Tipo de Operación Cobro.

 El dato de factura es para ayudar en los análisis contables.
 6.9. Notas de crédito o débito
• Es dato obligatorio el ingreso de documento origen. Para aquellos casos donde el
documento origen no ha sido ingresado en SAP, igual debe ingresarse un número de
documento.

Si usa la opción “Copiar a”, el sistema le mostrará los datos del documento Origen automaticamente.

Si ingresa sin documento origen, en esos casos deberá registrar manualmente el dato de Origen.

Otro dato importante es indicar el motivo de Emisión por el cual se emite una Nota de Débito o Crédito.
6.9. Notas de crédito o débito
• Notas de crédito para ajustar valores:
• En caso la nota de crédito sirva sólo para manejo de ajustes de valor más no de
cantidad debe habilitar (mediante parametrizaciones de formulario) y marcar el campo
“Sin contabilización de cantidad”
6.10. Anulación y corrección de documentos SAP
• Para el escenario donde se necesite anular un Documento de Marketing SAP que esté
usando un Correlativo de documento SUNAT definido en el maestro “Tipos de
Documentos SUNAT”, se tiene que seguir los siguientes pasos:

• a) Ubicarse en el documento. Clic derecho, opción “Cancelar”.

6.10. Anulación y corrección de documentos SAP
• b) Aparecerá un documento de cancelación exactamente igual al documento original
que desea cancelar. seleccionar “Anulado SUNAT” o “Anulado Interno” en el campo
“Estado del documento”.
6.10. Anulación y corrección de documentos SAP
• En caso se haya elegido “Anulado Interno”, el sistema actualizará el documento de
cancelación y el documento original con el tipo “AV” para Documentos del Proceso de
Ventas y “AC” para Documentos del Proceso de Compras.

• En caso se haya elegido “Anulado SUNAT” el sistema actualizará el documento

origen con estado de Anulado SUNAT, sin cambiar nada en el tipo serie y correlativo.
6.10. Anulación y corrección de documentos SAP
• Recuperación de Correlativos:

• El BPS implementa un control de correlativos SUNAT, aumenta en caso el

correlativo de la tabla Tipos de Documento SUNAT es igual al que se desea grabar.

• Para usar un correlativo que haya sido utilizado en un proceso de Anulado Interno,
solo debe cambiar en el documento de Marketing el número y el sistema no aumentará
el correlativo, pero cuando desea registrar el que le corresponde el sistema le sugerirá
el último en el que se quedó.

• Si por a o b digita un número superior al de la tabla de control de números, y desea

que se continúe con esa nueva numeración solo en esos casos se debe capacitar a
una persona para que ingrese a la Tabla de Tipos de Documento SUNAT para que
edite el número en que se ha quedado el usuario.

• La idea es que menos usuarios manipulen la tabla de control por lo que se deja esta
funcionalidad en el addon. Por otro lado el addon controla que no se repita el ingreso
de números.
6.10. Anulación y corrección de documentos SAP
• Recuperación de Correlativos:

• Ruta: La tabla de manejo de correlativos se encuentra en:

• Gestión> Definiciones > Finanzas > Tipos de documento SUNAT
 6.11. Documentos de ventas y sus propiedades

Oferta Pedido Entrega Factura de

clientes
1) Es necesario crear el
documento de ventas
en el sistema

2) Modificación/anulación

3) Documento de ventas
para correcciones Devoluciones Abono de clientes

Pedido
4) Referencia Entrega
Oferta
al crear Oferta Pedido
Factura de reserva de
Oferta
clientes
5) Cantidades contabilizadas
en Gestión Cantidad
de stocks comprometida (Salida de mercancías) (Si no hay referencia
a la entrega)

6) Valores contabilizados
en Libro
mayor
6.12. Informes de Ventas
• Lista de partidas abiertas

Lista de partidas abiertas:

Ofertas de ventas pendientes
Pedidos de cliente pendientes
Notas de entrega pendientes
Pendiente...

Para la Lista de partidas abiertas seleccione Ventas - clientes  Informes de

ventas  Lista de partidas abiertas.

Este informe proporciona una visión clara del status de los documentos en el
sistema. Sólo los documentos en status Pendiente aparecen en este informe. En
este informe también aparecen los documentos parcialmente copiados en
documentos de destino. También se pueden visualizar los documentos desde el
informe.
 6.13. Otros reportes de análisis de ventas SAP
• Fundamentos
El análisis de ventas brinda información
sobre
ventas según:
Clientes
Artículos
Empleados del departamento de
ventas
Una combinación de los anteriores

Ejemplos
 ¿Cuáles son las cifras de ventas por cliente? ¿Qué cliente es el más rentable?
 ¿Qué producto tiene mayor éxito? ¿Cuál es el más rentable? ¿Cómo se distribuyen las cifras de
ventas en los trimestres?
 ¿Qué productos prefiere un determinado cliente?
 ¿Cuál es el nivel de eficiencia de los empleados de ventas? ¿Qué artículos vende mejor un
empleado concreto del departamento de ventas? ¿Cómo se distribuyen las cifras de ventas por
empleado y artículo durante todo el año?
 6.14. Solución de problemas de ventas: Devolución

Entrega

Cuenta de
Cuenta de gastos existencias
50 50

Devoluciones

Cuenta de gastos Devoluciones

50 50

Almacén
(Cantidad)

Libro mayor
(Valor)
 6.15. Solución de problemas de ventas: Nota de crédito

Cuenta de Cuenta de Ingresos de

gastos existencias Cliente volumen de negocios
50 50 100 100

Cliente Cuenta de ingresos

100 100
Cuenta de gastos Cuenta de existencias
50 50

Almacén
(Cantidad)

Libro mayor
(Valor)