5.

0 INVENTARIOS
Contenido del curso Inventarios

Fundamentos
Gestión de artículos por número de series y lotes
Ubicaciones en SAP Business ONE
Operaciones de Stock
Anulación de movimientos de inventario
Revalorización de inventario
Recuento de Inventario
Listas de materiales
Kardex Sap
Otros Informes útiles de inventario
Proceso de gestión de almacenes
Configuración del sistema

Datos maestros

Gestión de almacenes
Logística Logística Marketing y
Compras Servicio
de entrada de salida ventas
Producción

Control financiero

Entrada de mercancías Traslado Salida de mercancías

Proceso de gestión de almacenes
En SAP Business One, existe una relación directa entre
los almacenes y los artículos. Seleccione Gestión
Definición Inventario Almacén para definir nuevos
almacenes. Aquí puede introducir un código de almacén
y un nombre de almacén.

Campos de dirección: especifican los detalles de

dirección del almacén. Esta dirección se utiliza por
defecto en los documentos de compras como dirección
de entrega.
Proceso de gestión de almacenes
En la ficha Finanzas, especifica diferentes cuentas por defecto utilizadas
para la gestión de stocks en cada almacén.

Ubicación: especifica la ubicación del almacén. Utilice este campo para

clasificar los almacenes según su ubicación física.
Datos maestros de artículo

SAP Business One le permite administrar todos los artículos que

adquiere, fabrica, vende o mantiene en stock. Los servicios, como la
mano de obra, también pueden definirse como artículos. Esto puede
resultar útil para los servicios definidos que vende regularmente. Los
artículos también pueden usarse para describir activos fijos a los que se
realiza seguimiento con fines contables.

Los datos de artículos incluyen la forma en que puede comprarse o

venderse el artículo, el precio, el nivel de inventario y el método de
pronóstico y planificación
Estructura del registro maestro de artículo

Datos maestros de artículo

Área general Código de Clase de artículo
Número de artículo barras
Descripción
Descripción en idioma extranjero
Clase de artículo
Grupo de artículos
Lista de precios Precio por
… unidad

General Compras Ventas Inventario Planificación Propiedades Comentarios

Fabricante Unidades de Unidad de Método del Método Hasta 64 Texto

medida medida de cálculo del planificación propiedades
Clase de de compra venta coste diferentes de Fotografía
expedición Método de artículos
Grupo Unidad de Almacenes aprovisionamie …
Números de serie aduanero medida de nto
y lote embalaje Cantidades en
Información stock Información
Válido/congelado fiscal Dimensiones del pedido
con fechas … Coste de
Dimensiones artículo Ciclo de
… fabricación
… …
…
Ficha de datos de inventario y niveles de stock
Opción 1: Opción 2:

Gestión de stocks por almacén Gestión de stocks por almacén

Código AL Nombre de almacén Stock mínimo Stock máximo Stock necesario
Almacén general
UM compras obligatoria
Costa Este
Costa Oeste Mínimo
Entrega directa

Máximo

Código AL Nombre de almacén En stock Comprometido Solicitado Disponible

Almacén general
Costa Este
Costa Oeste
Entrega directa

En stock - Comprometido + Solicitado = Disponible

Unidades de medida básicas
Es posible utilizar diferentes unidades
de medida en los documentos de
compra, venta y almacén.

Beneficios:
 Flexibilidad para vender y comprar en cualquier UM requerida
 Soporta un número ilimitado de conversiones de UM
Ventas
PZA

Compras Almacén Ventas

CJA X 100 DOC
PZA

Ventas
CJA X 50

 Utilice diferentes unidades de medida para los documentos de compras, ventas,

inventario
Unidades de medida – Creación de unidades
Para crear distintas unidades de medida siga la siguiente ruta:
 Gestión > Definiciones > Inventario > Unidades de medida

Dentro de este formulario se definirán todas las unidades de medida a

utilizar:
Por ejemplo:

• UNIDAD - Unidad
• DOC - Docena
• CJAX15 – Caja de Quince unidades
Múltiples Unidades de medida y grupos de unidades de medida(UM)

Grupos de Unidades de
medida
 Los grupos de unidad de
medida permiten agrupar las
unidades de medida
individuales estableciendo
reglas de conversión

 Ruta:

 Gestión> definiciones
>Inventario > Grupos de
unidades de medida
Múltiples Unidades de medida y grupos de unidades de medida(UM)

Grupos de Unidades de medida

 A continuaciónrealice un enlace entre el grupo de unidades de medida y el
dato maestro del artículo:

Número de artículo
A1001
Descripción
Baloncesto, liga
Clase de artículo
Artículos
Grupo de artículos
Ropa deportiva
Grupo de unidades
de medida Grupo1
Datos maestros de artículo: Criterios de agrupación

Datos maestros de artículo

Número de artículo A1001 Artículo de inventario

 Puede seleccionar el
Descripción Artículo de venta
Baloncesto, liga grupo de artículos en
Artículo de compra la lista desplegable.
Clase de artículo Artículos
Grupo de artículos Ropa deportiva  Para crear nuevas
Activos fijos entradas, seleccione
Lista de precios Lista de precios de compra 01
la opción Definir de
General Datos venta Inventario Planificación Propiedades Detalles
nuevo.
Seleccionar todo
 En el grupo de
Equipamiento profesional Borrar selección artículos, es posible
Principiantes
Apto para niños
definir varios valores
Grupo de artículos 4 estándares
......... importantes: método
........ de valoración, método
......... de aprovisionamiento
Grupo de artículos 64
e, incluso, cuentas de
mayor.
Actualizar Cancelar
Métodos de valoración de stocks

Precio medio variable

€ € € € € FIFO

Precio estándar
 Determinación de cuentas de mayor
Fijar cuentas de mayor por nivel de artículo
# Código AL Nombre de almacén Clases de cuenta
1 01 Almacén general Cuentas introducidas
2 02 Entrega directa manualmente
3 03 Consignación

Fijar cuentas de mayor por almacén

# Código AL Nombre de almacén Clases de cuenta
1 01 Almacén general
Cuentas de definición de
2 02 Entrega directa almacén
3 03 Consignación

Fijar cuentas de mayor por grupo de artículos

# Código AL Nombre de almacén Clases de cuenta
1 01 Almacén general
Cuentas de
2 02 Entrega directa definición de grupo de
3 03 Consignación artículos
 Resumen de gestión de almacenes

Pedido de entrada Entrega/

de mercancías/ Devoluciones de
Devoluciones de la la funcionalidad
funcionalidad de de ventas
compras

Entradas de Salidas de
mercancías mercancías

Almacén
Cantidades
Traslados
iniciales
entre
almacenes

Eliminación de Entradas de mercancías de

componentes producto final
de Producción
Entrada y salida de mercancías
Salida de mercancías
Entrada de mercancías

22 Primario
Número
Lista de precios Último precio de compra
Información general 1

Nº artículo Cantidad Precio Total

A1000 10 10 EUR 100 EUR

Ventana de tabla

Comentarios

Información general 2
Comentarios de diario Entrada de mercancías
Contabilización de stocks Artículo de inventario
Artículo de venta
Artículo de compra
Entrada de Activos fijos
mercancías
Cuenta de Compensación de stocks:
Almacén existencias Incremento
100 100

Salida de
mercancías
Compensación de stocks: Cuenta de
Almacén existencias
Reducción
100 100
Traslado de stock
Artículo de inventario
Artículo de venta
Artículo de compra
Activos fijos
Traslado

Cuenta de existencias Cuenta de existencias

(Almacén 01) (Almacén 02)

100 100

Almacén 01 Almacén 02
Números de serie y lotes

 Lotes
 Números de serie
 Se utilizan para realizar el
 Se utilizan para realizar el seguimiento de
seguimiento de grupos de
objetos individuales.
artículos que tienen
características en común.
Movimientos de mercancías y números de serie

En cada
operación

Sólo en salida

Opcional en los
documentos de entrada
Ejercicios para lotes y números de serie
Gestión de Ubicaciones
Almacenes Gestión y configuración de ubicaciones:
01 02  Gestión de ubicaciones activada por
almacén
 Almacenes divisibles en múltiples sub-
Sub-niveles niveles

01 Zona 1 Zona 2 Zona 3  Soporta hasta 4 sub-niveles, por ejemplo:

a.Zona, b. Área, c. Estantería y d. Línea.

02 Área 1 Área 2 Área 3 Área 4  Códigos de ubicaciones pueden soportar

escenarios jerarquizados o sin jerarquías
 Códigos de ubicaciones configurables hasta
03 Línea 1 Línea 2 Línea 3
con 10 atributos, como por ejemplo: tamaño,
peso, peligroso, frio, etc.
04 Ubic. 1 Ubic. 5 Ubic. 8
02-Z2-A3-R1-1 02-Z2-A3-R2-5 02-Z2-A3-R3-8  Gestión de códigos de ubicaciones y sub-
Ubic. 2 Ubic. 6 Ubic. 9 niveles manual o automática con una
02-Z2-A3-R1-2 02-Z2-A3-R2-6 02-Z2-A3-R3-9
herramienta para la
Ubic. 3 Ubic. 7 Ubic. 10
creación/actualización/borrado
02-Z2-A3-R1-3 02-Z2-A3-R2-7 02-Z2-A3-R3-10

Ubic. 4 Ubic. 11  Ubicaciones por defecto disponible: por

02-Z2-A3-R1-4 02-Z2-A3-R3-11 artículo, por grupo de artículos y por
(Códigos de ubic.) Ubic. 12 almacén
02-Z2-A3-R3-12
Ejemplo de escenario jerárquico
 Gestión de Ubicaciones

 Activación de ubicación en almacenes:

Para empezar a utilizar ubicaciones en su empresa el primer paso es activar la opción de manejo
de ubicaciones en los datos maestros de almacenes:

Módulo Gestión > Definiciones > Inventario > Almacenes

Marcando esta opción se activa el sistema de ubicaciones

Entre las tres ubicaciones por defecto, la prioridad es

la siguiente:
Ubicación por defecto del artículo > Ubicación por
defecto del grupo de artículos > Ubicación por
defecto del almacén
Gestión de Ubicaciones

Gestión y configuración de ubicaciones:

 Datos Maestros de ubicación:

Utilice esta ventana para añadir, actualizar y visualizar ubicaciones.

Para acceder a esta ventana, en el Menú principal de SAP Business One, seleccione Inventario
Ubicaciones Datos maestros de ubicaciones .
Gestión de Ubicaciones

 Ventana Gestión de ubicaciones Generación de ubicaciones

Use esta opción para generar ubicaciones en lote.

SAP Business One le permite obtener una vista previa de las ubicaciones antes de generarlas.
Para seleccionar esta opción, siga estas instrucciones:
Desde el Menú principal de SAP Business One, elija Inventario Ubicaciones Gestión de
ubicaciones .
En la ventana Gestión de ubicaciones, seleccione Generar ubicaciones en el campo Tarea de
gestión.
Gestión de Ubicaciones

 Ventana Gestión de ubicaciones Generación de ubicaciones

Al presionar OK se mostrarán las posibles

combinaciones de los valores que le indiquemos
al sistema:
Ejercicios para la gestión de almacén

Realizar la generación de ubicaciones y la

selección de ubicaciones en un
documento que genere movimiento de
inventario.
 Informes de almacén
Lista de artículos Resumen de artículos y precios
Muestra los artículos con los precios de las listas de precios
almacenadas.

Lista contabilización Resumen de contabilizaciones

Muestra todas las contabilizaciones de los artículos, ya sean
stocks basadas en cantidades o costes.

Status actual y planificado

Status de almacén Muestra la situación de stock actual y la información sobre entradas
y salidas planificadas.

Informe stocks en almacén Resumen de stock: normal o detallado

El resumen detallado proporciona información adicional sobre los
últimos datos de movimiento de stock y los precios por material.

Informe de auditoría de Orígenes de las transacciones de stock

inventario contabilizadas
Ofrece un seguimiento de auditoría para usuarios.

Informe de simulación de Escenarios de simulación

Permiten valorar el inventario mediante diferentes métodos y fechas
valoración de inventario de valoración.
Listas de materiales

Una lista de materiales:

Impresora
 Representa el artículo que se
Ciclo fabricación: 10 días
producirá.
 El nivel superior es el número de
artículo.
Cabezal Paquete de  Todos los componentes son
Tarjetas
de la
de memoria alimentación artículos.
impresora
 Puede constar de varios niveles.
Revalorización de Inventario

Los costes de los artículos se van calculando en función de que:

• Se compren el artículo
• Se hagan las entradas directas de mercancía
• Se hagan los traslados de mercancía entre los almacenes

Cada vez que se produzca uno de estos procesos el sistema recalcula

el costo en función de (la cantidad de stock que hay en el almacén x el
precio que tiene ese stock + la cantidad nueva x el precio nuevo y a la
suma de eso lo divide entre el total del stock)
Revalorización de Inventario

Cada vez que se introduce una cantidad en el almacén si utilizamos

precios continuos se tiene que actualizar tanto el coste en el almacén
como el coste a nivel contable, es por ello que SAP pone en el campo de
coste el nuevo valor y realiza un ajuste contable para que la cuenta de
existencias tenga el mismo valor que el coste del almacén.

Por ejemplo si tenemos 3 unidades a 3 soles el coste del almacén es de

9 soles
y nuestra cuenta de existencias es de 9 soles y si compramos 2
unidades a 2 soles

((3x3 + 2x2)/5 = 2,6) nuestro nuevo coste es de 2,6 que multiplicado

por las 5 unidades dan un valor en almacén de , SAP ajusta ese
valor en el coste a nivel de almacén y además hace un ajuste
contable para que la cuenta de existencias tenga un valor de 13
soles (5*2.6).
Revalorización de Inventario

Pero a veces, porque se comente errores, porque el artículo hace mucho

que lo tenemos en el almacén, porque se han producido unos costes
adicionales de almacenaje que queremos tener en cuenta en nuestro
coste debemos revalorizar el coste y es en este caso, justificar para lo
que lo usamos.

Cuando ejecutamos una revalorización de stock lo que hacemos es

ajustar el coste en el almacén y paralelamente se ajusta contablemente
la diferencia. Si está justificada la revalorización no tienes ningún
problema en hacerla.
Revalorización de Inventario
Cantidad: 3
Precio: 3 ((3x3 = 9.0/ 3 = 3.0)) Cantidad total: 5
Costo: 2.6 * 5 = 13
Cantidad: 2
Precio: 2 ((3x3 + 2x2)/5 = 2.6)
SAP ajusta ese valor en el coste a nivel de
almacén y además hace un ajuste contable para
que la cuenta de existencias tenga un valor de 13
soles (5*2.6).

Stock Cuenta
13
13

Se desea modificar su costo a 3.00. Entonces 3x5= 15 Nuevo precio

Stock Cuenta
2
2
Recuento de Inventario
Contabilización
Seguimiento de stocks Seguimiento de stocks de stocks
1. Imprimir 2. Ejecutar 3. Registrar 4. Contabilizar
documentos de recuento resultados de diferencias
inventario recuento
Suprimir cantidad
almacenada

Status: No autorizar Registrar las

No contado contabilizaciones cantidades
contadas en el
almacén Corregir las
cantidades
almacenadas
Status: contado

Pérdida o ganancia
Lista de artículos Anotar los resultados Sin modificaciones como resultado de
por almacén en la cantidad ni en diferencias de
el valor inventario
 Recuento de inventario
Contabilización de stocks

Incr. contrapart. inv. 3972

Reduc. contrapart. inv. 3971  Por lista de precios

Fecha  Último precio de
revaloración
Nº de artículo Descripción de artículo En AL Contado Diferencia Precio
 Lista de costes de
A1005 Batería estándar 100 102 2 12 EUR
artículos

Contabilización inventario/stock

Cantidad de stock Seg. de stocks Contabilización

Artículos - criterios de selección de stocks
Código de a

Proveedor de a
Almacén

Autorizar contabilización sin precio

Fuente de precio para cont. de stocks
en almacén
Fin.