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Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - UdeA

Facultad Nacional de Salud Pública


“Héctor Abad Gómez”

ET PAI 4. Sistema de gestión de la calidad


NTC ISO 9001
Convenio 519 de 2015
MSPS – OPS/OMS

REUNION NACIONAL DEL PROGRAMA


AMPLIADO DE INMUNIZACIONES (PAI)

Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001- Noviembre 17 de 2016
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Operador FNSP / UDEA

Wilington Olarte Arias - Coordinador general

Carlos Alberto López Zapata - Coordinador técnico

Odila Giraldo Ramírez - Analista de procesos

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Objeto contractual

Implementar, evaluar y mejorar el SGC para el


programa ampliado de inmunizaciones PAI en
departamentos priorizados para avanzar el
proceso de certificación en la norma de calidad
NTC ISO 9001:2008

Contrato CI_SCON2016-01982
FNSP/UDEA – OPS/OMS

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Contenido
• Alcance y población objeto
• Metodología e instrumentos de trabajo
• Diagnóstico y evaluación SGC PAI
• Gestión documental
• Auditorías internas de la calidad
• Mejoramiento

• Piloto de riesgo
• Resumen de logros y avances
• Resumen de novedades presentadas
• Conclusiones y recomendaciones

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Alcance y población objeto


Territorios del nivel Territorios del Territorios del nivel
Departamental nivel Distrital Municipal - Capital
Antioquia Medellín
Atlántico Barranquilla Inician 36 entidades
Bolívar Cartagena
territoriales durante fase
Caldas Manizales
de diagnóstico SGC PAI
Chocó Quibdó
Córdoba Montería
Cundinamarca Bogotá DC
Huila Neiva
La Guajira Riohacha
Magdalena Santa Marta
Meta Villavicencio
Norte de Santander Cúcuta Finalizan 33 entidades
Quindío Armenia territoriales durante fase de
Santander Bucaramanga auditorías internas de
Sucre Sincelejo
calidad
Valle del Cauca Cali
Ibagué
16 5 12
33

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Metodología e instrumentos de trabajo


Cronograma detallado, planes de trabajo y reuniones

Sensibilización –
Capacitación
Visita Virtual
Diagnóstico
SGC PAI
1) Compromisos
pactados
2) Hallazgos Múltiples
canales de
3) Acciones de mejora comunicación Plataforma de
Integración
4) Seguimiento Documental
(PID)
Visita 5) Evaluación
Auditoría
Interna de
Calidad

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Diagnóstico y evaluación SGC PAI


 Aspectos positivos a resaltar en los enfoques ISO y PAI

 Barreras o dificultades encontradas en los enfoques ISO y PAI

 Hallazgos o Incumplimientos PAI

 Consideraciones NTC ISO 9001:2008

 Oportunidades de mejora en los enfoques ISO y PAI

 Aspectos positivos encontrados en la documentación evaluada

 Carencias encontradas en la documentación evaluada

 Aspectos concluyentes inherentes con la documentación evaluada.

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MAPA DE PROCESOS DEL PAI

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… Diagnóstico y evaluación SGC PAI

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… Diagnóstico y evaluación SGC PAI


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… Diagnóstico y evaluación SGC PAI

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… Diagnóstico y evaluación SGC PAI

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1- Evaluación de
la pertinencia
documental

2-Plataforma de
5-
Integración
Implementación
Documental (PID)

Gestión documental

3-Revisión
4-Socialización
documental

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Total documentos revisados, socializados e implementados en el SGC según procesos del PAI

Proceso Total
Direccionamiento Estratégico 37
Movilización social y comunicación 4
Gestión operativa del programa 21

Vigilancia de eventos inmunoprevenibles 9

Gestión de insumos y cadena de frio 24


Gestión del talento Humano 9
Investigación 2
Atención al usuario 4
Sistemas de información 6
Supervisión ,seguimiento y evaluación 26
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Gestión del conocimiento


• Boletines informativos virtuales (3)
Comunicación y
• Cuentas de correo individualizadas
difusión de la (36) y controladas a través de la PID
información • Mensajes electrónicos permanentes

• Jornadas de sensibilización virtual (5


Sensibilización - fechas en 3 temáticas)
Capacitación • Video tutoriales (9)
• Asesorías telefónicas y por Skype

• Encuesta virtual de
Apropiación del evaluación del conocimiento
conocimiento según territorio y proceso del
PAI

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Auditorías internas de la calidad

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Resultados

Distribución porcentual de no
conformidades y observaciones

Distribución porcentual de no conformidades y


observaciones identificadas en auditoría interna
del SGC PAI (Por proceso)

… Auditorías internas de la calidad …

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Resultados

Distribución porcentual de no
conformidades y observaciones
identificadas en auditoría interna
del SGC PAI (Por requisito)

… Auditorías internas de la calidad …

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Planes de
Mejoramiento

Auditoría
interna de
Evaluación calidad
de procesos
SGC PAI
Evaluación
componentes
PAI

… Mejoramiento …

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ACCIONES CORRECTIVAS DERIVADAS DE LA EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DEL PAI - OCT. 2016

500

450

400 43

350
N° de acciones

300 13

250

200 386

150
280
30
100

50 106

0
Departamental y Distrital Municipal Total
Nivel Territorial

Formuladas Cerradas

Fuente: Informes de visita PAI SGC


… Mejoramiento …

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ACCIONES CORRECTIVAS DERIVADAS DE HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL SGC PAI -


OCTUBRE DE 2016

51
350
N° Hallazgos / Acciones

300

250
40

200

150 306
11
100 193

50 113

0
Departamental y Distrital Municipal Total
Nivel Territorial

Hallazgos Acciones

Fuente: Informes de auditoría interna


… Mejoramiento

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Piloto de riesgo
NTC ISO Bolívar La Guajira
9001:2015

GUÍA
ADMON
RIESGOS - REFERENTES
DAFP

NTC ISO
31000:
2011

Antioquia Cali
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Etapas piloto de riesgos

Aplicación
metodología de
riesgos

Identificación
preliminar de
Evaluación de riesgos + riesgos
contexto interno + definitivos PAI
Identificación externo
de debilidades y
amenazas

Identificación de
factores de
contexto (interno +
externo

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FacultadNacional
Facultad NacionaldedeSalud
SaludPública
Pública“Héctor
“HéctorAbad
AbadGómez”
Gómez”- UdeA
- UdeA

Resultados

TOTAL
FACTORES EXTERNOS
AMENAZAS
1 - AMBIENTE SOCIAL 8
2 - AMBIENTE CULTURAL 5
Factores 3 - AMBIENTE POLÍTICO
4 - AMBIENTE LEGAL Y REGLAMENTARIO
5
7
externos 5 - AMBIENTE TECNOLÓGICO 6
6 - AMBIENTE ECONÓMICO 3
7 - MEDIO AMBIENTE 7
8 - PARTES INTERESADAS EXTERNAS (RELACIONAMIENTO) 9
9 - INFOMACIÓN Y COMUNICACIÓN 6
Total Amenazas 56 Amenazas
TOTAL
FACTORES INTERNOS
DEBILIDADES

1 - DIRECCIÓN Y BUEN GOBIERNO (Estructura, políticas y objetivos) 20


2 - GESTIÓN DE PROVEEDORES 4
3 - CADENA DE FRÍO 11
4 - VACUNACIÓN 3
Factores 5 - GESTIÓN DE RECURSOS
6 - ÁMBITO FINANCIERO
4
5
internos 7 - GESTIÓN TECNOLOGICA 7
8 - GESTIÓN DE COMUNICACIÓN / INFORMACIÓN 5
9 - RECURSO HUMANO 14
10 - SERVICIO AL USUARIO 4
Total Debilidades 77 Debilidades
… Piloto de riesgo …

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Resultados

Vulnerabilidad
externa

… Piloto de riesgo …

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Resultados

Vulnerabilidad
interna

… Piloto de riesgo …

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Resultados
Listado final de riesgos del PAI

N° RIESGOS N° RIESGOS N° RIESGOS


1 Accidente laboral 13 Error 25 Información errónea
2 Ausencia de control 14 Fuga de capital humano 26 Insatisfacción
3 Ausentismo 15 Inaccesibilidad 27 Insostenibilidad
Incompetencia de
Baja calidad Omisión
4 16 funcionario 28
Incumplimiento de
Conflicto Peculado
5 17 cobertura 29
Incumplimiento de
Demora Pérdida de imagen
6 18 directrices 30
Incumplimiento de
Desarticulación Pérdida de información
7 19 evaluación 31
Incumplimiento de
Desinformación Presión indebida
8 20 medición 32
Incumplimiento de
Despilfarro Prestación ilegal de servicio
9 21 objetivos 33
Desplazamiento forzado de
Inefectividad Reproceso
10 funcionarios 22 34
11 Deterioro de insumos 23 Ineficiencia 35 Sobrecarga laboral
12 Detrimento patrimonial 24 Inexactitud 36 Tráfico de influencias

… Piloto de riesgo …

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Resultados
Aplicación metodología de riesgos

Priorización de 3 riesgos por proceso Evaluación de acuerdo al contexto de


cada programa
… Piloto de riesgo

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Resumen de logros y avances


GENERALES

Compromiso incondicional del talento humano PAI con el proyecto SGC del PAI

Sensibilización y socialización de la documentación del SGC PAI con clara identificación


del mapa de procesos y plataforma estratégica en la mayoría de los territorios

Adopción de la documentación del SGC PAI en la mayoría de los territorios priorizados

Apropiación del manual técnico administrativo del PAI versión 2016

Cambios en la cultura de calidad de los funcionarios PAI con asignación de agenda y


espacio de disertación en las reuniones

Reconocimiento de la necesidad de articular los procesos del PAI con las gestiones
tendientes a implementar un sistema de gestión integral de la calidad en el territorio

Concientización sobre la importancia y necesidad de implementar un SGC para el PAI,


involucrando los líderes de calidad, los otros actores del SGSSS y otros grupos de interés

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Resumen de logros y avances


ESPECÍFICOS A RESALTAR

Adopción de mejores prácticas para el desempeño a través de estrategias de


movilización y comunicación (blog calidad PAI, Banner PAI, etc.)

Articulación y ó integración de procesos PAI, en el SGC Integral de varios territorios

Necesidad de adoptar y adaptar guías para inducción al personal del programa y


apropiación de otra documentación,

Cambios en la metodología de gestión del talento humano en algunos territorios

Socialización y apropiación de la documentación del SGC del PAI en página Web


institucional o en otros medios del territorio

Identificación y evaluación de contextos internos y externos que impactan al PAI, acorde


con el piloto de riesgos con la NTC ISO 9001:2015

… Resumen de logros y avances


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Novedades presentadas… entre otras

Suspensión temporal
de participación en el
Salida de
proyecto SGC del PAI Prioridades en la
Coordinadores PAI en
en algunos territorios respuesta a jornadas
el transcurso del
de vacunación
proyecto
Dificultades con la
contratación del
coordinador PAI y de
su equipo de trabajo Delegación de
actividades y
Territorio sin
Interrupción oficial de compromisos en
coordinador PAI
participación en funcionarios de
proyecto SGC, por segundo nivel
razones internas

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Conclusiones… entre otras:


Tipo de contratación en programas que dificulta continuidad en la gestión.

Sobre carga laboral y dedicación a actividades diversas en las secretarias


de salud

Tiempo y disponibilidad de talento humano que les permita definir,


socializar e implementar los procesos, procedimientos y formatos propios
del sistema; en este sentido es importante y necesario contar con
personal capacitado en calidad.

Los territorios que muestran mayor avance en la implementación del SGC


PAI con la NTC ISO 9001:2008 son los que tienen implementado un sistema
de gestión de calidad en el Municipio, Distrito o Departamento.

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Recomendaciones: entre otras:


Considerar la definición de políticas en función del empoderamiento y gestión del
SGC del PAI como una nueva directriz incluida en el Manual Técnico Administrativo.

Evaluar proyectar al Programa Ampliado de Inmunizaciones como parte del


Sistema Integrado de Gestión en los Territorios en lo que se viene adelantando su
implementación para permitir a la organización demostrar su compromiso hacia
todas las partes interesadas .

Considerar la posibilidad de establecer directrices que garanticen el personal


suficiente y la continuidad del mismo para garantizar la estabilidad y efectividad
del SGC del PAI.

Involucrar la evaluación continua de los contextos internos y externos del PAI y a


gestión de los riesgo

Considerar continuidad de actividades del proyecto Quedan grandes expectativas


y un trabajo importante avanzado.

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“Como seres humanos, nuestra grandeza


descansa no tanto en nuestra capacidad para
rehacer el mundo, sino en el poder de
rehacernos nosotros”.

W. Edwards Deming
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