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Portal de Proveedores

San Fernando
Fase I

GESTION DE PAGOS 2016

Integrantes:
- Ernesto Aranda
- Monsy Ichiyanagui
- Vanessa Espinoza
- Karla Díaz
Flujo del Proceso
SITUACION ACTUAL: Recepción de Comprobantes de Pago

PROVEEDOR TESORERIA TESORERIA


Recepción Sectorista

INICIO Verifica requisitos Verifica los datos


fiscales principales del
establecidos documento
Entrega
Comprobantes de Verifica lo
Pago facturado VS.
NO
Recepción Es
Proveedor NO SABE MOTIVO DE Conforme
RECHAZO porque courrier perdió post
it. SI
NO SI
Es
TIEMPO PERDIDO entre el día del Conforme
rechazo y devolución de los Asocia documento
comprobantes de pago por parte del a la OC y HES
courrier, tanto en el momento de Coloca fecha de
Recepción como por rechazo del
recepción
Sectorista de cuenta.
Contabiliza el
Si FALTA DE ALGUN
SUSTENTO o error en
comprobante de pago
Los 2 ULTIMOS DIAS HABILES DE OC SE DEVUELVE a Coloca fecha de
CADA MES NO HAY RECEPCION DE Recepción para que vencimiento al
FACTURAS, por tanto no tienen como devuelva al Proveedor a comprobante de pago
saber si sus comprobantes están través del Comprador
correctos en nuestro sistema

FIN
3 Portal de Proveedores SF
NUEVO FLUJO : Recepción de Comprobantes de Pago

PROVEEDOR TESORERIA TESORERIA


Recepción Sectorista

INICIO Verifica requisitos Verifica


fiscales documentación
 Pueden registrar sus facturas por
el Portal WEB las 24 horas del día establecidos sustentatoria y
Registra sus
los 365 días del año APRUEBA en el Portal
comprobantes de WEB los
 Al pago sus
ingresar en el Portal
facturas APRUEBA O comprobantes de pago
WEB, validados en
directamente por el Portal tendrán RECHAZA
SAP.
la certeza que sus Recepciones y/o Comprobantes en
HES están conformes Portal WEB
indicando motivo
NO
 Los Lotes de Comprobantes de
de rechazo Es
Entrega
Conforme
Pago ingresados en el Portal
Comprobantes de
tienen una Pago
vigencia
con de 3 días
Reporte
hábiles para ser presentados
SI SI
Es
 Tendrán un horario preferencial de Conforme
Lunes a Viernes de 10 a.m. a 12 m., NO Verifica la correcta
el tiempo de espera disminuirá contabilización de los
comprobantes de pago
 Contarán con un Soporte vía del Portal WEB.
correo o telefónico.  Recibirá CORREO Coloca fecha de
INFORMANDO MOTIVO DE vencimiento al
 Sus sugerencias de mejora nos RECHAZO tanto por Recepción Comprobante de pago
permitirán eliminar deficiencias. como del Sectorista
FIN
4 Portal de Proveedores SF
Nuevo Flujo de Proceso

1 2 3 4 5

Registro de facturas Recepción de facturas Valida y Registra


Acceso al Portal
en la website (verifica contra O/C) Facturas
de proveedores
automáticamente Programación
en SAP de pagos

Registro masivo

Receptor de
Proveedor Facturas Tesorería
Sectorista

5 Portal de Proveedores SF Fase I


Beneficios

 Disponibilidad de 1 día adicional para recepción de facturas al mes.


 Registro continuo de facturas.
 Reducir rechazo de documentos por errores en el ingreso de serie,
número, fecha, moneda, importe de los comprobantes de pago así como
de razón social errada que genera contingencia tributaria.
 Mejorar el control de información desde el inicio del proceso, evitando
reproceso y contar con datos exactos y completos.
 Brindar información necesaria a los proveedores de manera oportuna
a través del portal, evitando atenciones telefónicas y/o colas.
 Contar con una herramienta útil y amigable para la comodidad de los
proveedores y personal interno.

6 Portal de Proveedores SF Fase I


Portal de Proveedores :
Registro de Comprobantes
PORTAL DE PROVEEDORES SF S.A.: Acceso de Usuario
http://portalproveedores.san-fernando.com.pe

Ingresar el
USUARIO Y
CLAVE
entregado en
sobre
cerrado

8 Portal de Proveedores SF Fase I


PORTAL DE PROVEEDORES : Términos de Uso

1 Al ingresar al Portal el
sistema le mostrará los
Términos y Condiciones
de Uso del Portal.
Si los datos consignados
son correctos, marcar
check en el cuadro
Acepto y dar click en el
botón _____
para iniciar el proceso de
ingreso de comprobantes
de pago.

1  .
1
9 Portal de Proveedores SF Fase I
PORTAL DE PROVEEDORES : Menú Principal
El Portal de proveedores muestra el menú
que estará habilitado al 100% al término
de este proyecto.

En esta primera fase estarán disponibles:


•Registro de Comprobantes
 Bienes
 Servicios
•Carga Masiva de Comprobantes
 Bienes
 Servicios
•Estado de Lotes

La información de pagos, certificado de


retención y comunicados a proveedores
permanecerán disponibles en el Portal
actual.
10 Portal de Proveedores SF Fase I
PORTAL DE PROVEEDORES : Registro de Comprobantes

1 Colocar el cursor sobre el ícono del Menú y se desplegará.


Dar click en la opción REGISTRO DE COMPROBANTES y seleccionar Bienes o
2 Servicios

11 Portal de Proveedores SF Fase I


PORTAL DE PROVEEDORES :
Registro de Comprobantes Bienes

Seleccionar
SOCIEDAD y
MONEDA
y dar click en
AGREGAR
COMPROBANTE

12 Portal de Proveedores SF Fase I


PORTAL DE PROVEEDORES :
Registro de Comprobantes Bienes
1. Seleccionar el Tipo de Comprobante de Pago dependiendo si se trata de Recepciones o Pedidos de
1 Devolución.
2. Ingresar Serie y número del Comprobante de Pago. El importe debe incluir el IGV y luego la fecha del
2
comprobante de pago en el calendario.
3.
3 En la pantalla inferior elegir Nro. Recepción tanto para Recepciones como Pedido de Devolución, la
opción de Nota de Crédito es para cuadrar el importe de su factura a la Recepción o Pedido de
Devolución. Dar Click en y para finalizar click en

1 2

13 Portal de Proveedores SF Fase I


PORTAL DE PROVEEDORES :
Registro de Comprobantes Bienes
En el caso de ingresar factura y nota de crédito:

14 Portal de Proveedores SF Fase I


PORTAL DE PROVEEDORES :
Registro de Comprobantes Bienes
Automáticamente retornará a la primera pantalla con el mensaje correspondiente. Si desea seguir
registrando facturas de BIENES con cargo al mismo Lote, dar click en y seguir las
indicaciones de registro. Cuando culmine el registro de facturas debe dar click en , luego en
validar y al final . Tener presente que todos los lotes para ser recibidos en Recepción de Cuentas
por Pagar deben estar en estado

15 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES :
Registro de Comprobantes Servicios
Aparecerá la siguiente pantalla para el ingreso de los comprobantes de
pago. El importe debe incluir el IGV, luego ingresar la y dar
click en hasta “n” HES consideradas en la factura. Para finalizar
dar click en

16 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES :
Registro de Comprobantes Servicios
Los lotes deben ser grabados, validados y enviados. Debe imprimir su Reporte de
lote en estado ENVIADO para que puedan presentar sus comprobantes de pago en
Recepción de Cuentas por Pagar.

17 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES :
Registro Masivo Comprobantes Bienes/ Servicios

Seleccionar el archivo en excel a cargar

18 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes / Servicios
Dar clic en UPLOAD:

El Portal le emitirá el mensaje de error o de creación exitosa del lote creado y el número del lote.

19 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes
Ir a REGISTRO DE COMPROBANTE y digite el número de lote y clic en TRAER LOTE:

Verifique que todas las facturas se encuentren correctamente grabadas, de ser así clic en

20 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes/ Servicios
Si el lote pasa a estado Validado, debe seguir con el último paso

Clic en ENVIAR LOTE y si su lote queda en estado ENVIADO al igual que todos los comprobantes

21 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes/ Servicios
Ir al Menú y elegir ESTADO DE LOTE/ Estado de Lote, digita el número de lote, clic en Consultar

Sítúa el cursor sobre el lote y clic en el dibujo de la impresora PRINT y le aparecerá el Reporte de Lote

Clic en la impresora que está en el menú y elige la impresora donde imprimirlo

22 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes/ Servicios
El archivo de carga masiva para bienes es en Excel y tiene la siguiente estructura:

23 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes/ Servicios
El archivo de carga masiva para Servicios en Excel y tiene la siguiente estructura:

24 Portal de Proveedores SF
Registro Pedido de Devolución (Nota de Crédito)
•Ir a REGISTRO DE COMPROBANTE, registro de bienes:

25 Portal de Proveedores SF
Registro Pedido de Devolución (Nota de Crédito)

26 Portal de Proveedores SF
Registro Pedido de Devolución (Nota de Crédito)
El portal le indicará si la nota de crédito se agregó correctamente, de ser así clic en GRABAR LOTE

Grabado el Lote debe cambiar a Estado de Lote: CREADO. Luego clic en VALIDAR:

27 Portal de Proveedores SF
Registro Pedido de Devolución (Nota de Crédito)
Luego clic en ENVIAR LOTE:

28 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES: Eliminar Lote Creado

29 Portal de Proveedores SF
Modificación campo Referencia solo en estado: Lote Creado
Ir a REGISTRO DE COMPROBANTE y digite el número de lote y clic en TRAER LOTE, clic en icono Modificar

30 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES :
Reporte de Lote de Comprobantes de Pago

No olvidar anotar el
número de lote creado
para consultarlo
rápidamente en la opción
ESTADO DE LOTES
e imprimir su
Reporte de Lote para
presentarlo adjunto a sus
comprobantes de pago en
Recepción de Cuentas por
Pagar en el horario
especial de
Lunes a Viernes de
11 a.m. hasta las 12 m. en
Las Camelias 709
San Isidro Lima.

31 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES ACTUAL:
http://webbrill.san-fernando.com.pe/portal/proveedores_com.asp

 En la opción CONSULTA DE
PAGO A PROVEEDORES seguirán
consultando el detalle de sus pagos
ingresando su número de RUC.
 Sólo se publica el número de
comprobantes programados para
pagar en la semana.

 En la pestaña FACTURAS
PENDIENTE DE PAGO
visualizarán la fecha de
vencimiento de sus facturas, deben
verificar en el Cronograma de
Pagos si hay una programación en
dicha fecha.
32 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES ACTUAL:
http://webbrill.san-fernando.com.pe/portal/proveedores_com.asp

Se recomienda leer la
SECCION COMUNICADOS,
en ella se indica el sistema de trabajo
del área de Finanzas y
les permitirá conocer los requisitos
para la presentación de sus
comprobantes de pago
así como los Cronogramas de
Recepción de Comprobantes de
Pago, Fechas de Cierre de Mes y
Cronogramas de Pago del 2016,
pudiendo así elaborar un adecuado
flujo de caja.

33 Portal de Proveedores SF
ESPECIFICACIONES TECNICAS

http://portalproveedores.san-fernando.com.pe
 DISPOSITIVOS
• PC
• Laptop,
• Tablet

 BROWSER

34 Portal de Proveedores SF
Consideraciones y
Lineamientos
CONSIDERACIONES Y LINEAMIENTOS
1. Revisar que las Ordenes de Compra (OC) consideren las
condiciones pactadas por ambas partes y de ser necesario,
solicitar los cambios antes de atenderla.
2. Verificar los impuestos considerados: IGV – inafecto - Código
Detracción.
3. En caso de error de precio, moneda, razón social, código de servicio,
etc. debe corregirse desde el origen, debiendo coordinar con su
Comprador la emisión de nueva OC.
4. Deben facturar de manera independiente cuando las posiciones
de su OC tengan distinto código de detracción, caso contrario sus
facturas serán rechazadas ya que el pago a SUNAT es por cada
documento y tipo de servicio. En su factura debe colocar un sello con
su número de cuenta de detracción en el Banco de La Nación.
5. Para OC de Bienes la factura debe indicar la Guía de Remisión
(GR) que la origina, debiendo la GR copia Adquiriente contar con
sello de RECIBIDO y el Número de Recepción de San Fernando
(que inicia con 500…..).
36 Portal de Proveedores SF Fase I
CONSIDERACIONES Y LINEAMIENTOS
6. Cada Número de Recepción debe ser facturado al 100%, por tanto en caso
emitan 2 GR y 2 facturas para atender una misma OC por tener líneas de
productos diferenciados, por favor solicitar al Almacén que les emita un
número de Recepción por cada GR.
7. Los pedidos de DEVOLUCIÓN no pueden exceder los 30 días de
antigüedad sin NC asociada, el Portal les recordará el ingreso y
presentación de la NC correspondiente.
8. Las Recepciones de bienes y Hojas de Entrada de Servicio (HES) deben
ser facturadas en un plazo máximo de 90 días desde su emisión en nuestro
sistema, caso contrario se deberá gestionar con el comprador el circuito de
excepción establecido.
9. Las Facturas con fecha de emisión que se encuentren en el rango
establecido en el Cronograma de Recepción, podrán ser registradas en el
Portal. Aquellas con antigüedad mayor, deberán enviar correo a Cuentas por
Pagar con el formato establecido para que gestionen la autorización
excepcional.
10. El tiempo de conexión con el Portal dependerá que no tenga inactividad por
lapso mayor a 5 minutos, en cuyo caso deberá volverse a logear.
37 Portal de Proveedores SF Fase I
Próximos Pasos
PROXIMOS PASOS

1. Validar su acceso al Portal con el usuario y clave brindado en el


sobre cerrado entregado hoy día 10 de Octubre del 2016.

2. Iniciar el registro de Comprobantes de Pago el Jueves 13 de


Octubre del 2016 desde las 00 horas.

3. Presentar sus Lotes de Comprobantes de Pago en el horario


especial de lunes a viernes de 10 a.m. a 11 a.m. en calle Las
Camelias 709, Urbanización Jardín San Isidro.

4. Soporte: de Lunes a Viernes de 9: a.m. a 12:30 p.m. y de 2:00 p.m.


a 6:00 p.m.
• Central Telefónica: 213-5300 anexo 1316 y 1699
• RPM: #946 382 663
• Celular: 946 382 663
• e-mail: soporteportal@san-fernando.com.pe

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