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San Fernando
Fase I
Integrantes:
- Ernesto Aranda
- Monsy Ichiyanagui
- Vanessa Espinoza
- Karla Díaz
Flujo del Proceso
SITUACION ACTUAL: Recepción de Comprobantes de Pago
FIN
3 Portal de Proveedores SF
NUEVO FLUJO : Recepción de Comprobantes de Pago
1 2 3 4 5
Registro masivo
Receptor de
Proveedor Facturas Tesorería
Sectorista
Ingresar el
USUARIO Y
CLAVE
entregado en
sobre
cerrado
1 Al ingresar al Portal el
sistema le mostrará los
Términos y Condiciones
de Uso del Portal.
Si los datos consignados
son correctos, marcar
check en el cuadro
Acepto y dar click en el
botón _____
para iniciar el proceso de
ingreso de comprobantes
de pago.
1 .
1
9 Portal de Proveedores SF Fase I
PORTAL DE PROVEEDORES : Menú Principal
El Portal de proveedores muestra el menú
que estará habilitado al 100% al término
de este proyecto.
Seleccionar
SOCIEDAD y
MONEDA
y dar click en
AGREGAR
COMPROBANTE
1 2
15 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES :
Registro de Comprobantes Servicios
Aparecerá la siguiente pantalla para el ingreso de los comprobantes de
pago. El importe debe incluir el IGV, luego ingresar la y dar
click en hasta “n” HES consideradas en la factura. Para finalizar
dar click en
16 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES :
Registro de Comprobantes Servicios
Los lotes deben ser grabados, validados y enviados. Debe imprimir su Reporte de
lote en estado ENVIADO para que puedan presentar sus comprobantes de pago en
Recepción de Cuentas por Pagar.
17 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES :
Registro Masivo Comprobantes Bienes/ Servicios
18 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes / Servicios
Dar clic en UPLOAD:
El Portal le emitirá el mensaje de error o de creación exitosa del lote creado y el número del lote.
19 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes
Ir a REGISTRO DE COMPROBANTE y digite el número de lote y clic en TRAER LOTE:
Verifique que todas las facturas se encuentren correctamente grabadas, de ser así clic en
20 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes/ Servicios
Si el lote pasa a estado Validado, debe seguir con el último paso
Clic en ENVIAR LOTE y si su lote queda en estado ENVIADO al igual que todos los comprobantes
21 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes/ Servicios
Ir al Menú y elegir ESTADO DE LOTE/ Estado de Lote, digita el número de lote, clic en Consultar
Sítúa el cursor sobre el lote y clic en el dibujo de la impresora PRINT y le aparecerá el Reporte de Lote
22 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes/ Servicios
El archivo de carga masiva para bienes es en Excel y tiene la siguiente estructura:
23 Portal de Proveedores SF
Registro Masivo Comprobantes Bienes/ Servicios
El archivo de carga masiva para Servicios en Excel y tiene la siguiente estructura:
24 Portal de Proveedores SF
Registro Pedido de Devolución (Nota de Crédito)
•Ir a REGISTRO DE COMPROBANTE, registro de bienes:
25 Portal de Proveedores SF
Registro Pedido de Devolución (Nota de Crédito)
26 Portal de Proveedores SF
Registro Pedido de Devolución (Nota de Crédito)
El portal le indicará si la nota de crédito se agregó correctamente, de ser así clic en GRABAR LOTE
Grabado el Lote debe cambiar a Estado de Lote: CREADO. Luego clic en VALIDAR:
27 Portal de Proveedores SF
Registro Pedido de Devolución (Nota de Crédito)
Luego clic en ENVIAR LOTE:
28 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES: Eliminar Lote Creado
29 Portal de Proveedores SF
Modificación campo Referencia solo en estado: Lote Creado
Ir a REGISTRO DE COMPROBANTE y digite el número de lote y clic en TRAER LOTE, clic en icono Modificar
30 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES :
Reporte de Lote de Comprobantes de Pago
No olvidar anotar el
número de lote creado
para consultarlo
rápidamente en la opción
ESTADO DE LOTES
e imprimir su
Reporte de Lote para
presentarlo adjunto a sus
comprobantes de pago en
Recepción de Cuentas por
Pagar en el horario
especial de
Lunes a Viernes de
11 a.m. hasta las 12 m. en
Las Camelias 709
San Isidro Lima.
31 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES ACTUAL:
http://webbrill.san-fernando.com.pe/portal/proveedores_com.asp
En la opción CONSULTA DE
PAGO A PROVEEDORES seguirán
consultando el detalle de sus pagos
ingresando su número de RUC.
Sólo se publica el número de
comprobantes programados para
pagar en la semana.
En la pestaña FACTURAS
PENDIENTE DE PAGO
visualizarán la fecha de
vencimiento de sus facturas, deben
verificar en el Cronograma de
Pagos si hay una programación en
dicha fecha.
32 Portal de Proveedores SF
PORTAL DE PROVEEDORES ACTUAL:
http://webbrill.san-fernando.com.pe/portal/proveedores_com.asp
Se recomienda leer la
SECCION COMUNICADOS,
en ella se indica el sistema de trabajo
del área de Finanzas y
les permitirá conocer los requisitos
para la presentación de sus
comprobantes de pago
así como los Cronogramas de
Recepción de Comprobantes de
Pago, Fechas de Cierre de Mes y
Cronogramas de Pago del 2016,
pudiendo así elaborar un adecuado
flujo de caja.
33 Portal de Proveedores SF
ESPECIFICACIONES TECNICAS
http://portalproveedores.san-fernando.com.pe
DISPOSITIVOS
• PC
• Laptop,
• Tablet
BROWSER
34 Portal de Proveedores SF
Consideraciones y
Lineamientos
CONSIDERACIONES Y LINEAMIENTOS
1. Revisar que las Ordenes de Compra (OC) consideren las
condiciones pactadas por ambas partes y de ser necesario,
solicitar los cambios antes de atenderla.
2. Verificar los impuestos considerados: IGV – inafecto - Código
Detracción.
3. En caso de error de precio, moneda, razón social, código de servicio,
etc. debe corregirse desde el origen, debiendo coordinar con su
Comprador la emisión de nueva OC.
4. Deben facturar de manera independiente cuando las posiciones
de su OC tengan distinto código de detracción, caso contrario sus
facturas serán rechazadas ya que el pago a SUNAT es por cada
documento y tipo de servicio. En su factura debe colocar un sello con
su número de cuenta de detracción en el Banco de La Nación.
5. Para OC de Bienes la factura debe indicar la Guía de Remisión
(GR) que la origina, debiendo la GR copia Adquiriente contar con
sello de RECIBIDO y el Número de Recepción de San Fernando
(que inicia con 500…..).
36 Portal de Proveedores SF Fase I
CONSIDERACIONES Y LINEAMIENTOS
6. Cada Número de Recepción debe ser facturado al 100%, por tanto en caso
emitan 2 GR y 2 facturas para atender una misma OC por tener líneas de
productos diferenciados, por favor solicitar al Almacén que les emita un
número de Recepción por cada GR.
7. Los pedidos de DEVOLUCIÓN no pueden exceder los 30 días de
antigüedad sin NC asociada, el Portal les recordará el ingreso y
presentación de la NC correspondiente.
8. Las Recepciones de bienes y Hojas de Entrada de Servicio (HES) deben
ser facturadas en un plazo máximo de 90 días desde su emisión en nuestro
sistema, caso contrario se deberá gestionar con el comprador el circuito de
excepción establecido.
9. Las Facturas con fecha de emisión que se encuentren en el rango
establecido en el Cronograma de Recepción, podrán ser registradas en el
Portal. Aquellas con antigüedad mayor, deberán enviar correo a Cuentas por
Pagar con el formato establecido para que gestionen la autorización
excepcional.
10. El tiempo de conexión con el Portal dependerá que no tenga inactividad por
lapso mayor a 5 minutos, en cuyo caso deberá volverse a logear.
37 Portal de Proveedores SF Fase I
Próximos Pasos
PROXIMOS PASOS