El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en

el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este

departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al
de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto
que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las
operaciones de la organización.

En el proceso de compras no sólo implica el adquirir y obtener los productos que se

requieran en una empresa, sino que también incluye el negociar los precios y la calidad de
los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en
términos monetarios.
 Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades
de la empresa.

Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad,

el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y
disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.

Desarrollar y administrar las compras.

Establecer proveedores bien evaluados.

  Los recursos materiales
 El departamento
son guardados en el  Son las que
de compras, tiene
almacén y con determinan la
la
posterioridad se surten a correcta
responsabilidades
los departamentos que relación que
de adquirir los
lo requieran. Por otra tendrá la
insumos (materias
parte, el departamento empresa con
primas, partes,
de compras puede tener sus
herramientas,
una aportación a la proveedores de
artículos de oficina
productividad, mediante cara a
y equipo)
prácticas de ahorro en el conseguir los
indispensable para
costo de los recursos mejores
la producción de
materiales y servicios resultados
bienes y servicios.
adquiridos.
Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa
Mantener los niveles de calidad de los productos

Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener

productos obsoletos para malas gestiones de compras

Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra

Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa

Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido

Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios

Renegociar los servicios que prestan los proveedores

Negociar descuentos y condiciones de pago
 CONCEPTO
Es el plan de organización entre el
sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos
coordinados que tienen por objeto
obtener información segura, oportuna y
confiable, así como promover la
eficiencia de operaciones de adquisición
o compra.
OBJETIVOS
 Obtener información confiable, veraz y oportuna que
ayude a una buena toma de decisiones.
 Segregar las funciones de autorización, adquisición,
custodia, registro, recepción y almacenaje de la
mercadería comprada.
 Determinar una política adecuada de adquisiciones de
mercadería.
 Prevenir fraudes en compras por favoritismo en
contabilidad.
 Promover la eficiencia del personal de compras.
 Registrar adecuada y oportunamente las compras de
mercadería.
 AUTORIZACIÓN
 Solo el personal autorizado
podrá iniciar las solicitudes de
compra.
 Cada solicitud será firmada por
un supervisor quien tiene
responsabilidad presupuestaria
para el tipo de erogación.
 El departamento tiene la
autoridad d expedir órdenes de
compra.
 El departamento de compras se
cerciorará de cuál es la mejor
fuente de abastecimiento y en
relación a los artículos
importantes será necesario pedir
diversas cotizaciones.
DOCUMENTACIÓN
 Los documentos clave al ordenar
bienes y servicios lo serán la
requisición y orden de compra.
 La requisición especificara los
artículos deseados y es autorizada
por el supervisor del departamento
de origen.
 Las órdenes de compra deberán
contener una descripción precisa
de los artículos y servicios
deseados; cantidades, precios y
nombre y domicilio del proveedor
 En la copia que se remite al
departamento de recepción, por lo
general se omite la información
respecto a cantidades ordenadas,
de manera que los empleados de
recepción cuenten cuidadosamente
los artículos recibidos
RUTAS
 El medio de transporte y las
rutas debe especificarlas el
comprador en el pedido.
 Verificar que el medio de
transporte seleccionado es el
apropiado para la fecha
requerida del envío y la
naturaleza del material.
 Deben considerarse las
diferencias en los costos de
envío en las propuestas que
asegure que los costos totales
son comparables.
 Los cargos por transporte
implican tarifas, que deben
verificarse por personal
calificado.
 Un plan de compras es una herramienta que sirve para
definir las necesidades de insumos (bienes, servicios y
obras) de una organización en un período de tiempo
CONCEPTO DE determinado. Mediante este proceso se determina: qué
PLANIFICACION necesita la organización, cuánto necesita, cuándo lo
DE COMPRAS necesita y los recursos con los que cuenta para adquirirlo.
 Menores Menores costos
costos de inventario, ya
administrativo Adecuada
que con un
Permite
Compras s. Se realizan adecuado Plan
distribución ayudar a
oportunas. menos será posible Precios
de la carga conseguir
Tener lo que actividades definir pedidos competitivo
de trabajo los
necesitamos de compra y, con un tamaño y s para los
de los objetivos
para cuando por tanto, con una comprador
recursos estratégico
lo menos frecuencia que es.
papeleo, humanos en s de la
necesitamos. permita disminuir
órdenes de el tiempo institución
los stocks y sus
compra, costos
coordinación. asociados.
 Con la información recogida y
sistematizada en la etapa de
Programación de las levantamiento de requerimientos
compras se deberá definir el mecanismo
que se utilizará para adquirir
los bienes y servicios que se
espera adquirir

El seguimiento del Plan de

Compras es tan relevante
Para planificar las compras es
ETAPA DE como su elaboración. Nos
necesario saber qué se va a
PLAN DE permite guiar, controlar y
necesitar durante el próximo
COMPRAS transparentar las compras y
período. Es muy probable que
los gastos mientras se está
muchos de sus requerimientos
ejecutando, lo que nos
se repitan año a año.
permite tomar medidas
correctivas oportunamente.

Levantamiento de Control y seguimiento de

requerimientos la ejecución del plan
 Un presupuesto es un plan financiero formal para comparar los gastos con
los ingresos. Los períodos del presupuesto varían, pero el período más
común es un año. Dentro del año, los presupuestos pueden realizarse
mensuales o trimestrales. El término presupuesto se aplica popularmente a
la porción de dinero destinado a un fin específico, es decir, pueden haber
CONCEPTO DE tantos presupuestos individuales como la complejidad del organismo lo
PRESUPUESTOS requiera, el agrupamiento de estos presupuestos forman el "presupuesto
DE COMPRAS
principal".
 ROTACIÓN DEL ESTIMACION DE
PRECIOS
INVENTARIO VENTAS

 Contratos de
material que
contengan cláusulas Las estimaciones deben
de escala de precios Se debe tener en definirse si son respecto a
 Exactitud de las cuenta la política de pedidos recibidos o ventas
fuentes estadísticas facturadas, esto se puede
inventario que maneja
 Factores políticos y definir si el ciclo
económicos la compañía y de producción es corto o
 Historial de los el costo que estos largo; si es corto las ventas y la
precios representan para la producción tienen casi la
 Condiciones planeación del misma relación y si es largo la
climáticas (mercado presupuesto. base es los pedidos recibidos
agrícola o agrario) ya que la facturación puede
 Legislación durar varios meses.
 Disponibilidad de
mercancías
Para elaborar un presupuesto de compras deberemos aplicar la siguiente fórmula:

Datos de la fórmula:
PPCOMP= Presupuesto de compras
PPRMAP= Presupuesto de materia prima
IFPT= Inventario Final de materia prima
IIPT= Inventario Inicial de materia prima
El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para: facilitar a las entidades estatales
identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y diseñar
estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la
eficiencia del proceso de contratación.

1. Para identificar y justificar el valor total de

recursos requeridos por la entidad para compras
y contratación.
2. Como referente inicial para evaluar el nivel de
ejecución del presupuesto.
3. Para pronosticar la demanda de bienes y
servicios de la entidad durante el año referido en
el Plan.
 Compras
estacionales.

Compras Compras
anticipadas rutinarias.

Compras
Compras oportunidad.
especiales

Compras de
urgencia.
 ¿CUÁNDO DEBEMOS ADQUIRIR?

Stock •Es la cantidad total de existencias que se puede

máximo y almacenar, aunque en la práctica esto
stock de posiblemente implique capital ocioso.
seguridad

Punto de •Te indica "cuándo" debe realizarse una nueva solicitud

pedido de mercadería.

Lote •Se trata de la cantidad o el volumen que debes solicitar

económico en cada pedido para lograr costos mínimos de
inventario.
 Necesarios para el logro de los
ORGANIZACIÓN DEL
objetivos de la empresa, los cuales
DEPARTAMENTO DE
deben ajustarse a los siguientes
Adquisiciones lineamientos: precio, calidad,
cantidad, condiciones de entrega y
condiciones de pago
COMPRAS

Es el proceso de recepción,
clasificación, inventario y control de
Guarda y Almacenaje las mercancías de acuerdo a las
dimensiones de las mismas (peso y
medidas).

Una vez que el departamento de

Proveer a las demás compras se ha suministrado de todos
áreas los materiales necesarios, es su
obligación proveer a las demás áreas
Para una organización óptima es necesario prestar atención a los
siguientes puntos

Planificación de las compras

La gestión de la recepción del material y su almacenamiento

Planificación de las compras

La gestión de la recepción del material y su Manejo de

materiales almacenamiento Planificación de las compras

La identificación de nuevas fuentes de suministro

La detección oportuna de los cambios en el mercado

Constante atención a la calidad de los suministros

La formación del personal en la gestión

La planificación de los materiales evita la acumulación de excedentes en los inventarios

Compras es el departamento más importante de una empresa porque es el encargado

de que lo requerido llegue cumplidamente

las compras en una empresa se realizan por medio de análisis que se le hace al posible
proveedor en el cual se comprueba si se manejan una buena calidad a sus productos

El departamento de compras tiene una importancia estratégica dentro de las empresas

Cada decisión en las compras tiene un impacto en el capital de trabajo y en el correcto

funcionamiento de las operaciones.