Curso de Liderança

Nível 1
Você não deveria seguir com seus planos
antes de responder às seguintes perguntas:

1. Qual é o propósito do evento? As

pessoas irão se reunir para oração
ou recreação?

2. Qual é o alvo e resultado final que

você antecipa? O que espera que
os presentes saibam após o
término do evento?
3. Quem você espera que compareça?
Adolescentes, idosos, famílias,
casais ou apenas mulheres?

4. Você está trabalhando sozinha ou

com uma comissão organizadora?
Agora que os objetivos estão
determinados e você sabe quem
será a audiência, é tempo de
traçar seu programa em grandes
pinceladas.
Antes de prosseguir, deverá responder às
seguintes perguntas:

1. Qual época do ano é a melhor para

alcançar os objetivos?

2. Em que dia o programa deveria iniciar

e findar? Terça a quinta-feira ou
quinta-feira a domingo?

3. Haverá reuniões plenárias? Quantas

e em que horários?
4. Haverá formação de grupos ou
seminários? Quantos?

5. A que horas o programa irá iniciar,

no primeiro dia, e findar, no último
dia?

6. Haverá exposições?
Pergunte a si mesma:

1. Há recursos para dar início ao

programa?

2. Haverá taxa de inscrição?

3. A taxa de inscrição irá cobrir todos os

custos do evento?
4. O que está incluído na taxa de
inscrição?

5. Quantos recursos audiovisuais e de

alta tecnologia será requeridos?

6. Será possível conseguir patrocínio

para alguns aspectos do programa?
Visto que você já conhece seus
objetivos, tem idéia do programa
e uma lista orçamentária em
mãos, está agora preparada para
encontrar o lugar onde a reunião
será realizada.
O que deve ser considerado?

1. Que diárias de hotel sua audiência

está disposta a pagar?

2. Quantos quartos serão necessários?

Em que datas?

3. Como as reservas serão feitas?

4. Que tipo e quanto espaço para as reuniões
será requerido?

5. Serão servidas refeições?

6. Quais recursos audiovisuais você imagina

que serão necessários?

7. Como os serviços serão pagos?

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AUDITÓRIO
SALA DE AULA
CÍRCULOS
MEIA-LUA
FORMATO EM U
 SALA DE
REUNIÕES/CONFERÊNCIAS
Assentos para quantas pessoas?
 186 M2

 Teatro 200
 Círculos 160
 Sala de Aula 130
 Meia-lua 80
 Formato de U 50
 Estabeleça as atividades e horários
diários.

 Escolha os oradores para as sessões

plenárias e devocionais.

 Determine os temas do seminário e

quem irá apresentá-los.
 Assegure-se de que os oradores
conheçam os equipamentos
audiovisuais que serão providos.

 Pergunte-lhes se necessitam de algo

adicional. Dê-lhes um prazo para
retornarem a informação a você.
Visto que você já tem os
custos com hotel e com o
programa, incluindo os
equipamentos, poderá
finalizar o orçamento.
 Faça essa tarefa antes de começar o
processo de divulgação.

 Assegure-se de que no orçamento

estejam as taxas de inscrição e/ou
subsídios e patrocínio.

 Acrescente 10-15% para imprevistos.

 Planeje a forma de publicidade

 Assegure-se de que a publicidade

seja atrativa e forneça todas as
informações necessárias aos
interessados.
 Veja que fiquem bem claras a
data final de inscrição e as
informações quanto a
reembolso.

 Examine cuidadosa e
atentamente o seu leiaute.
Detalhes e mais detalhes.

 Definir as refeições/cardápio.

 Determinar que seminários serão

apresentados nas várias salas que foram
reservadas.

 Planejar os detalhes, minuto a minuto, de

cada dia do programa.
 Determinar que sistema utilizará para
controlar a freqüência ao seminário e
em que local.

 Treinar o staff quanto às suas

responsabilidades. Assegurar-se de
que conheçam o programa todo a fim
de poderem responder às perguntas
que lhes forem dirigidas.
Você está pronta! Seus
auxiliares estão nos
devidos postos e seus
convidados estão
chegando.
 Faça planos para se reunir diariamente
com o coordenador.

 Esteja atenta para decisões ou mudanças

de última hora que talvez tenham de ser
atendidas no local.

 Converse com o controlador ou tesoureiro

diariamente quanto à contabilidade e
controle das despesas principais.
A reunião pode haver terminado;
a última pessoa fez o check out
do hotel. Você acertou as contas
e agora está voltando para casa.
Você acha que tudo acabou?
Bem, a adrenalina que a manteve
ativa durante os preparativos e o
evento em si já passou, mas
ainda não terminou.
Reunião Depois do Evento

Você iniciou o evento realizando uma

reunião prévia. Agora é o momento
de concluí-lo com uma reunião final.
Este pode ser excelente meio de
garantir maior sucesso para seus
eventos futuros do que o obtido no
que acaba de findar.