MANAJEMEN PENGELOLAAN

PERBEKALAN FARMASI

S0NY EKA NUGRAHA SFarm. Msi., Apt

Pengelolaan Perbekalan Farmasi
 a. Perencanaan
Perencanaan bertujuan untuk menyusun kebutuhan perbekalan
farmasi yang tepat sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya
kekosongan / kekurangan barang farmasi , mendukung /
meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi yang efektif
dan efisien.
b. Pengadaan
Pengadaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan
farmasi yang berkualitas berdasarkan fungsi perencanaan
dan penentuan kebutuhan.
c. Penerimaan
Penerimaan bertujuan untuk mendapatkan perbekalan farmasi
yang berkualitas sesuai kebutuhan.
 d. Penyimpanan
Penyimpanan bertujuan untuk menjaga agar mutu
perbekalan farmasi tetap terjamin, menjamin
kemudahan mencari perbekalan farmasi dengan
cepat pada waktu dibutuhkan untuk mencegah
kehilangan perbekalan farmasi.
e. Pendistribusian
Pendistribusian bertujuan untuk memberikan
perbekalan farmasi yang tepat dan aman pada
waktu dibutuhkan oleh pasien.
SISTEM DISTRIBUSI OBAT
Definisi
 Sistem distribusi obat adalah suatu proses
penyerahan obat sejak setelah sediaan disiapkan
oleh IFRS, dihantarkan kepada perawat, dokter atau
profesional pelayanan kesehatan lain untuk diberikan
kepada penderita.
 Harapan SDO:
1. Tepat Penderita
2. Tepat Obat
3. Tepat Jaswal pemberian
4. Tepat pemberian
5. Informasi Obat penderita, tepat personel pemberi
ke penderita
 Persyaratan SDO Yang efektif dan
efisien
1. Ketersediaan obat yang tetap terpelihara.
2. Mutu dan kondisi obat/ sediaan obat tetap stabil selama proses distribusi.
3. Meminimalkan kesalahan obat dan memaksimalkan keamanan pada penderita.
4. Meminimalkan obat yang rusak atau kadaluwarsa.
5. Efisiensi penggunaan SDM.
6. Meminimalkan pencurian dan atau kehilangan obat.
7. IFRS mempunyai semua akses dalam semua tahap proses distribusi untuk pengendalian
pengawasan dan penerapan pelayanan farmasi klinik.
8. Terjadinya interaksi profesional antara apoteker, dokter, perawat, dan penderita.
9. Meminimalkan pemborosan dan penyalahgunaan obat.
10. Harga terkendali.

11. Peningkatan penggunaan obat yang rasional.

Sistem transpor obat dari IFRS ke
penderita harus memenuhi syarat-syarat

1. Produk obat harus terlindung dari kerusakan dan

pencurian selama proses transportasi.
2. Sistem transpor tidak merusak atau memperlambat
penyampaian obat ke penderita.
3. Dalam sistem transpor, pengecekan obat dilakukan
sebelum obat dibawa dari IFRS, periksa kecocokan jenis
obat dan kuantitasnya dengan resep. Lakukan
pemeriksaan ulang saat obat tiba dan diterima di unit
perawat.
4. Prosedur dari IFRS ke daerah penderita harus
terdokumentasi.
Pembagian Sistem Distribusi Obat
A. Berdasarkan ada atau tidaknya satelit farmasi
1. Sentralisasi (apoteker tidak ada di ruang perawatan)
2. Desentralisasi (apoteker ada di ruang perawatan)
B. Berdasarkan Penghantaran ke penderita
1. SDO resep individual
2. SDO Perlengkapan di ruangan
3. SDO kombinasi R/individu dan lengkap di ruangan
4. SDO dosis unit
SISTEM OBAT SENTRALISASI
Metode Distribusi Obat Berdasarkan
Ada atau Tidaknya Satelit Farmasi
1. Sistem Pelayanan Terpusat (Sentralisasi)
 Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan
farmasi yang dipusatkan pada satu tempat yaitu instalasi
farmasi.
 Pada sentralisasi, seluruh kebutuhan perbekalan farmasi
setiap unit pemakai baik untuk kebutuhan individu maupun
kebutuhan barang dasar ruangan disuplai langsung dari
pusat pelayanan farmasi tersebut.
 Resep orisinil oleh perawat dikirim ke IFRS, kemudian resep
itu diproses sesuai dengan kaidah ”cara dispensing yang
baik dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada
penderita tertentu.”
Keuntungan Sentralisasi
a. Semua resep dikaji langsung oleh apoteker, yang
juga dapat memberi informasi kepada perawat
berkaitan dengan obat pasien,
b. Memberi kesempatan interaksi profesional
antara apoteker-dokter-perawat-pasien,
c. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat
atas persediaan,
d. Mempermudah penagihan biaya pasien.
Permasalahan sentralisasi
a) Terjadinya delay time dalam proses penyiapan
obat permintaan dan distribusi obat ke pasien yang
cukup tinggi,
b) Jumlah kebutuhan personel di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit meningkat,
c) Farmasis kurang dapat melihat data riwayat
pasien (patient records) dengan cepat,
d) Terjadinya kesalahan obat karena kurangnya
pemeriksaan pada waktu penyiapan komunikasi.
Penggunaan Sistem Sentralisasi
 Sistem ini kurang sesuai untuk rumah sakit yang
besar, misalnya kelas A dan B karena memiliki
daerah pasien yang menyebar sehingga jarak
antara Instalasi Farmasi Rumah Sakit dengan
perawatan pasien sangat jauh.
SISTEM PELAYANAN
TERBAGI (DESENTRALISASI)
Desentralisasi
 Desentralisasi adalah sistem pendistribusian
perbekalan farmasi yang mempunyai cabang di
dekat unit perawatan/pelayanan.
 Cabang ini dikenal dengan istilah depo
farmasi/satelit farmasi.
 Pada desentralisasi, penyimpanan dan
pendistribusian perbekalan farmasi ruangan tidak
lagi dilayani oleh pusat pelayanan farmasi.
 Instalasi farmasi dalam hal ini bertanggung jawab
terhadap efektivitas dan keamanan perbekalan
farmasi yang ada di depo farmasi.
 Keuntungan
1. Obat dapat segera tersedia untuk diberikan kepada pasien
2. Pengendalian obat dan akuntabilitas semua baik
3. Apoteker dapat berkomunikasi langsung dengan dokter dan perawat
4. Sistem distribusi obat berorientasi pasien sangat berpeluang
diterapkan untuk penyerahan obat kepada pasien melalui perawat
5. Apoteker dapat mengkaji kartu pengobatan pasien dan dapat
berbicara dengan penderita secara efisien
6. Informasi obat dari apoteker segera tersedia bagi dokter dan
perawat
7. Waktu kerja perawat dalam distribusi dan penyiapan obat untuk
digunakan pasien berkurang, karena tugas ini telah diambil alih oleh
personel IFRS desentralisasi
 8. Spesialisasi terapi obat bagi apoteker dalam
bidang perawatan pasien lebih efektif sebagai
hasil pengalaman klinik terfokus
9. Pelayanan klinik apoteker yang terspesialisasi
dapat dikembangkan dan diberikan secara
efisien, misalnya pengaturan suatu terapi obat
penderita khusus yang diminta dokter, heparin
dan antikoagulan oral, digoksin, aminofilin,
aminoglikosida dan dukungan nutrisi
10. Apoteker lebih mudah melakukan penelitian
klinik dan studi usemen mutu terapi obat pasien
 Keterbatasan
1. Semua apoteker klinik harus cakap sebagai penyedia untuk bekerja
secara efektif dengan asisten apoteker dan teknisi lain

2. Apoteker biasanya bertanggungjawab untuk pelayanan, distribusi

dan pelayanan klinik. Waktu yang mereka gunakan dalam kegiatan
yang bukan distribusi obat tergantung pada ketersediaan asisten
apoteker yang bermutu dan kemampuan teknisi tersebut untuk secara
efektif mengorganisasikan waktu guna memenuhi tanggungjawab
mereka

3. Pengendalian inventarisasi obat dalam IFRS keseluruhan lebih sulit

karena likasi IFRS cabang yang banyak untuk obat yang sama,
terutama untuk obat yang jarang ditulis.
4. Komunikasi langsung dalam IFRS keseluruhan lebih
sulit karena anggota staf berpraktek dalam lokasi fisik
yang banyak
5. Lebih banyak alat yang diperlukan, misalnya acuan
(pustaka) informasi obat, laminar air flow, lemari
pendingin, rak obat, dan alat untuk meracik
6. Jumlah dan keakutan pasien menyebabkan beban
kerja distribusi obat dapat melebihi kapasitas ruangan
dan personal dalam unit IFRS desentralisasi yang kecil
SDO BERDASARKAN
PENGHANTARAN KE
PENDERITA
SDO R/Individual
Sistem distribusi obat resep individual merupakan sistem
penyampaian obat kepada penderita secara individu sesuai
dengan resep yang ditulis oleh dokter, setiap resep dikaji dan
disiapkan oleh instalasi farmasi
Dokter menuliskan resep,
perawat menuliskan resep ini ke dalam profil pemberian obat
dan menyampaikan permintaan obat ke intalasi farmasi.
 Instalasi farmasi meracikkan obat tersebut untuk dua sampai
lima hari atau sesuai dengan waktu yang tertera dalam resep.
 Perawat menyimpannya dan memberikan obat tersebut
kepada penderita setiap kali waktu pemberian obat
Alur sistem distribusi obat resep individual
Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan R/individu Kekurangan R/ Individu

1. Semua resep dikaji langsung 1. Kemungkinan keterlambatan

oleh Apt sediaan obat
2. Memberi 2. Jumlah kebutuhan personel IFRS
kesempatanberinterakasi meningkat
antara dr.perawat, penderita 3. Memerlukan jumlag perawat
3. Memungkinkan pengendalian dan waktu perawat banyak
yangdekat pada perbekalan untuk menyiapkan obat untuk
di IFRS penderita
4. Mempermudah 4. Terjadi kesalahan penyiapan
penagihanbiaya ke pnderita obat karena kurang
pemeriksaan
SDO Perlengkapan di Ruang (Floor
stock)
 Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang merupakan
sistem penyampaian obat kepada penderita sesuai dengan
order dokter yang obatnya disiapkan dan diambil oleh
perawat dari persediaan obat yang disimpan di ruang

 dokter menuliskan resep,

 perawat menginterpretasikan resep tersebut dan mencatatnya ke
buku profil pengobatan penderita.
 Apoteker hanya menerima permintaan obat dari perawat,
menyiapkan obat dalam bentuk dosis berganda, kemudian
menyampaikan persediaan ruahan obat ke unit pelayanan
penderita.
 Perawat menyiapkan semua dosis pengobatan untuk diberikan
kepada penderita termasuk pencampuran sediaan intravena.
 Dokter

Interpretasi
Resep
oleh perawat

Pengendalian
Persediaan di ruang Persediaan
oleh perawat

Penyiapan
Kereta obat
oleh perawat
Pengendalian
oleh apoteker
Pemberian
Penderita
oleh perawat

Alur sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang

Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan Floor stock Kerugian Floor stock

1. Obat yang diperlukan 1. Kesalahan penggunaan obat

segera tersedia di ruang meningkat
perawatan 2. Perseidaan mutu obat tidak
terkendali krn ditempatkana di
2. Tidak ada pengembalian ruang perawat
obat yang terpakai, 3. Pencurian obat meningkat
karena obat langsung 4. Kerusakan obat bertambah
diberikan ke penderita
5. Penambahan modal unuk
3. Pengurangan penyalinan penyiapan ruang penyimpanan
kembali order obat obat
4. Pengurangan jumlah 6. Diperlukan waktu yanng
personel IFRS banyak untuk perawat dalam
penanganan obat
7. Meningkatkan kerugian karena
obat sering rusak
SDO kombinasi R/individual dan Floor
stock
 Sistem distribusi obat kombinasi resep individual dan
persediaan di ruang merupakan sistem penyampaian obat
kepada penderita berdasarkan permintaan dokter yang
obatnya sebagian disiapkan instalasi farmasi dan sebagian
lagi disiapkan dari persediaan obat yang terdapat di ruang
 dokter menuliskan resep,
 interpretasi dilakukan baik oleh apoteker maupun perawat.
 Apoteker menyiapkan obat dalam bentuk ruahan dan
diserahkan ke unit pelayanan penderita, tetapi ada pula obat-
obat yang disiapkan oleh instalasi farmasi untuk selanjutnya
diserahkan kepada perawat.
 Untuk obat yang terdapat di unit pelayanan penderita,
perawat akan menyiapkan semua dosis pengobatan untuk
penderita
 Dokter

Interpretasi Interpretasi
Resep
oleh apoteker oleh perawat

Pengendalian Pengendalian Pengendalian

Peracikan
apoteker oleh perawat oleh apoteker

Pengendalian Lemari obat Persediaan di

Persediaan
oleh perawat di ruang ruang

Penyiapan
Kereta Obat oleh perawat

Penderita Pemberian
oleh perawat
 Keuntungan Kombinasi  Kerugian Kombinasi
1. R/ order dikaji oleh
1. Kemungkinan
apoteker, juga ada keterlambatan sediaan
kesempatan untuk interaksi obat untuk sampai ke
dari perawat dan penderita
penderita
2. Kesalahan obat dapat
2. Obat-obat penggunaan terjadi di persediaan
umum dapat langsung ruangan
tersedia di Ruangan
3. Beban IFRs berkurang,
karena hanya melayani R/
 SDO Unit Dosis

 Sistem ditribusi obat unit dosis merupakan sistem penyampaian obat

kepada penderita, obat disiapkan dalam bentuk kemasan yang siap
pakai, mengandung sejumlah dosis tertentu yang cukup untuk
penggunaan pada suatu waktu tertentu
 Sistem ini mulai diperkenalkan sejak 20 tahun yang lalu, namun
penerapannya masih lambat karena memerlukan biaya awal yang
besar dan juga memerlukan peningkatan jumlah apoteker yang besar.
Padahal ada dua kegunaan utama dari sistem ini, yaitu mengurangi
kesalahan obat dan mengurangi keterlibatan perawat dalam
penyiapan obat.

 SDO unit dosis , yaitu

1. Obat dikemas dalam unit tunggal
2. Dispensing dalam bentuk siap dikonsumsi
3. Kebanyakan obat disediakan tidak lebih dari 24 jam
4. Dihantarkan ke ruang penderita setiap waktu konsumsi
 Alur sistem distribusi ini yaitu
 dokter menuliskan resep,
 kemudian perawat menuliskan resep ini ke dalam profil
pengobatan penderita.
 Apoteker dapat mendatangi ruang perawatan untuk melihat
resep asli dan mencatat resep baru
 Pada saat pemberian obat, perawat membawa kereta obat ke
ruang perawatan, memeriksa identitas penderita dan
mengambil obat yang diperlukan dari laci yang sesuai,
membandingkann etiket dan yang tertulis pada resep sebelum
membuka kemasannya dan memberikannya kepada penderita
 Dokter

Interpretasi oleh apoteker Resep

Pembaharuan oleh Profil Pengobatan

apoteker Penderita

Pemeriksaan oleh Kereta Obat

apoteker dan perawat

Pemberian oleh perawat Penderita

Alur sistem distribusi unit dosis

 Keuntungan SDO Unit Dosis
1. 1. Penderita menerima pelayanan IFRS 24 jam sehari dan penderita membayar hanya obat
yang dikonsumsi saja
2. Semua dosis yang diperlukan pada pada unit perawat telah disiapkan oleh IFRS. Jadi
perawat mempunyai waktu lebih banyak untuk perawatan langsung penderita.
3. Adanya sistem pemeriksaan ganda dengan menginterpretasikan resep/ dokter dan
membuat profil pengobatan penderita (p3) oleh apoteker dan perawat memeriksa obat
yang disiapkan IFRS sebelum dikonsumsi. Dengan kata lain, sistem ini mengurangi kesalahan
obat
4. Peniadaan duplikasi order obat yang berlebihan dan pengurangan pekerjaan menulis di
unit perawatan dan IFRS
5. Pengurangan kerugian biaya obat yang tidak terbayar oleh penderita
6. Penyiapan sediaan intravena dan rekonstitusi obat oleh IFRS
7. Meningkatkan penggunaan personal professional dan nonprofessional yang lebih efisien
8. Mengurangi kehilangan pendapatan
 Keuntungan SDO Unit Dosis
9. Menghemat ruangan di unit perawatan dengan meniadakan persediaan ruah
obat-obatan
10. Meniadakan pencurian dan pemborosan obat
11. Memerlukan cakupan dan pengendalian IFRS di rumah sakit secara keseluruhan
sejak dari dokter menulis resep / order sampai penderita menerima dosis unit
12. Kemasan dosis unit secara tersendiri-sendiri diberi etiket dengan nama obat,
kekuatan, nomor kendali dan kemasan tetap utuh sampai obat siap dikonsumsi pada
penderita. Hal ini mengurangi kesempatan salah obat juga membantu daalam
penelusuran kembali kemasan apabila terjadi penarikan obat
13. Sistem komunikasi pengorderan dan penghantaran obat bertambah baik
14. Apoteker dapat dating ke unit perawat/ ruang penderita untuk melakukan
konsultasi obat, membantu memberikan masukan kepada tim, sebagai upaya yang
diperlukan untuk perawatan yang lebih baik lagi.
Keuntungan SDO Unit Dosis
15. Pengurangan biaya total kegiatan yang berkaitan
dengan obat

16. pening katan pengendalian obat dan pemantauan

penggunaan obat menyeluruh

17. pengendalian yang lebih besar oelh apoteker atas

pola beban kerja IFRS dan penjadwalan staf

18. penyesuaian yang lebih besar untuk prosedur

komputerisasi dan otomastisasi
 Metode pengoperasian sistem
distribusi dosis unit
1. Sentralisasi
Dilakukan oleh IFRS sentral ke semua daerah perawatan penderita rawat tinggal di
rumah sakit secara keseluruhan. Kemungkinan di rumah sakit tersebut hanya ada satu
IFRS tanpa adanya cabang IFRS di beberapa daerah perawatan penderita.

2. Desentralisasi
Dilakukan oleh beberapa cabang IFRS di rumah sakit. Pada dasarnya sistem ini sama
dengan sistem distribusi obat persediaan lengkap diruangan, hanya saja sistem
distribusi obat desentralisai ini dikelola seluruhnya oleh apoteker yang sama dengan
pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral.

3. Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi

Biasanya hanya dosis mula dan dosis keadaan darurat dilayani oleh cabang IFRS.
Dosis selanjutnya dilayani oleh IFRS sentral. Semua pekerjaan tersentralisasi lain,
seperti pengemasan dan pencampuran sediaan intravena juga dimulai dari IFRS
sentral.
PELAYANAN DAN MANFAAT
YANG DIHARAPKAN
PENDERITA DARI IFRS
DESENTRALISASI
Karakteristik praktek farmasi klinik
apoteker dalam suatu IFRS desentralisasi
Kunjungan ke ruang perawatan penderita
Apoteker menyertai dokter dalam kunjungan pendidikan ke ruang
perawatan. Partisipasi tersebut adalah dalam rangka memberikan
informasi obat agar diperoleh rencana pengobatan yang lebih
baik.

Wawancara penderita
Informasi sejarah obat penderita diperoleh secara lisan oleh
apoteker untuk melengkapi rekaman IFRS. Masalah terapi obat
pada pasien dapat diidentifikasi, demikian juga obat yang
bermanfaat maupun obat yang tidak bermanfaat.

Pemantauan Terapi Obat Penderita

Proses pemantauan terapi obat yang bermanfaat maupun obat
yang tidak bermanfaat.
Pertanyaan dokter
Pertanyaan dari dokter tentang terapi obat penderita dan
pertanyaan informasi obat umum dijawab oleh apoteker.
Pertanyaan perawat
Pertanyaan dari perawat tentang terapi obat penderita dan
pertanyaan informasi obat umum dijawab oleh apoteker.
Informasi obat
Dokter membutuhkan informasi obat yang berdasarkan penelitian
dari pustaka informasi yang tersedia untuk melayani pertanyaan
tersebut.
Pelayanan terapi obat yang diatur apoteker
Apoteker mengembangkan dan melaksanakan pelayanan terapi
obat tertentu atas permintaan dokter, pelayanan demikian akan
menghasilkan terapi obat yang lebih aman, spesifik dan efektif.
Farmakokinetik
Keberhasilan penerapan pelayanan farmakokinetik klinik
dapat atau tidak membutuhkan keberadaan secara fisik
suatu laboratorium farmakokinetik yang dikendalikan oleh
IFRS. Hal ini bukan berarti apoteker tidak mampu
memberikan pelayanan informasi secara farmakokinetik
Evaluasi penggunaan obat
Program evaluasi penggunaan obat adalah suatu proses
jaminan mutu yang disahkan rumah sakit, dilakukan terus
menerus, terstruktur, ditujukan guna memastikan bahwa
pemberian obat diberikan secara aman dan efektif.
Sistem Distribusi Obat untuk Penderita
Rawat Jalan
 Sistem distribusi obat yang diterapkan bagi
penderita rawat jalan adalah sistem distribusi obat
resep individual, yaitu sistem penyampaian obat
kepada penderita oleh instalasi farmasi meliputi
penyiapan dan pemberian etiket sesuai dengan
nama penderita dan obat diberikan sesuai dengan
yang tertera pada resep yang ditujukan untuk
penderita