Herramientas Avanzadas de Excel

Herramientas avanzadas:
• Se plantearan tres de las herramientas de
mayor utilidad dentro de Excel:
1. El uso de formulas con operadores lógicos
2. Los análisis de escenarios ¿Qué sucede si?
3. Formatos condicionales
 Uso de formulas con operadores lógicos

• Los operadores lógicos de Excel son de mucha

utilidad cuando se desea crear formulas que
tomen decisiones, dependiendo si cumple o
no algún criterio en particular. Se estudiaran
las siguientes funciones:
Función
Y
O
Si
 Función “Y”
• La función “Y” evalúa “n” criterios, si todos son
verdaderos, da como resultado una cadena de
texto con la palabra “Verdadero”. Devuelve
“Falso” si uno o mas criterios no se cumplen.
• La sintaxis de esta función en Excel es:
• Y(valor_logico1, [valor_logico2], …)
• Valor_logico”n”: son las n condiciones a evaluar
• Para hacer uso de esta función (al igual que
todas las funciones en Excel) se debe hacer
clic en el botón insertar función
que se encuentra en la barra de formula y
enseguida aparece la ventana de esta opcion.
 Ejemplo de aplicación 1:
• Se tienen las notas de 4 personas y se desean
evaluar 2 criterios simultáneamente:
1. Que la nota 2 sea mayor que la notas 1
2. Que la nota 2 sea mayor que 5
 Ejemplo de aplicación 2:
• Juan Pérez, supervisor de ventas de la
compañía ACME, esta en una reunión con sus
jefes quienes le han solicitado que presente el
monto diario en dólares, de todas las ventas
de la tercera semana de enero del 2008.
• Solución
Juan tiene un cuadro donde se muestran las
fechas y las ventas realizadas diariamente en
todo el mes de enero
• Juan se recordó de la utilidad de la función “Y” de
Excel, y siguió los siguientes pasos para realizar la
tarea que le han encomendado.
1. Digito la fecha de inicio y fecha final de la
semana de interés. Como se muestra (tabla E, F)
2. Selecciono el rango de datos de las ventas y
digito la formula =Y(A2>=$F$4;A2<=$F$5)
3. Luego pego la formula en las celdas
seleccionadas
4. Finalmente utilizo un autofiltro para visualizar
aquellas filas donde la función “Y” devuelve el
valor de “Verdadero”, obteniendo el resultado
que se muestra a continuación.
 La función “O”
• La función “O” evalúa “n” criterios de los cuales si
uno o mas resultan ser ciertos da como resultado
una cadena de texto con la palabra “Verdadero”.
Devuelve “Falso”, si ninguno de los “n” criterios
se cumple.
• La sintaxis de la función en Excel es:
O(valor_logico1, [valor_logico2], …)
• Donde:
Valor_logico”n”: son las n condiciones a evaluar
 Ejemplo de aplicación 3:
• A los jefes de Juan Perez le han informado que la primera
semana de Febrero, los productos menos vendidos de su
compañía han sido los “B y D”, pero tambien sospechan
que existen otros productos que no se han vendido como
se esperaba. Le han pedido a Juan Perez que les muestre el
monto diario de ventas en dolares de los productos B y D
de la primera semana de Febrero del 2008. Adicionalmente
le solicitaron mostrar todos aquellos productos con ventas
menores a $500.oo
• Solucion
Juan tiene un cuadro donde se muestran las fechas, el
producto y las ventas realizadas diariamente en la primera
semana del mes de Febrero, como se ve en la figura
• Juan utilizo la funcion “O” de Excel, y
siguio los siguientes pasos para
realizar la tarea que le habian
encomendado
1. Digito los parametros B, D y $500,
en el rango mostrado
2. Selecciono el rango D2:E22 y digito
la siguiente formula:
=O(B2=$F$2;B2=$F$3;C2<$G$2)
3. Presiono la combinación de teclas
<Ctrl+C> y <Ctrl+V> para copiar y
pegar la formula en todas las otras
celdas.
4. Finalmente utilizo un autofiltro para
visualizar solo las filas donde “O”
devuelve verdadero
 La Función “SI”
• La función “SI” devuelve un valor si la
condición especificada es VERDADERA y otro
valor si dicho argumento es FALSO.
• La sintaxis de la funcion “SI” de Excel es:
SI(prueba_logica;[ valor_si_verdadero];[
valor_si_falso])
• Donde:
 Prueba_logica
•Es cualquier valor o
expresión que pueda
evaluarse como
VERDADERO O FALSO
•Por ejemplo A10=100 es
una expresión lógica; si el
valor de la celda A10 es
igual a 100 la expresión da
como resultado
VERDADERO. De lo
contrario se evaluara
como FALSO. Este
argumento puede utilizar
cualquier formula o valor
numérico
Valor_si_verdadero
• Es el valor que devuelve
si la prueba lógica resulta
VERDADERO
•Por ejemplo si este
argumento es la cadena
de texto “Dentro de
Presupuesto” y el
argumento prueba lógica
se evalúa como
VERDADERO, la función
“SI” muestra el texto
“Dentro de Presupuesto”
y si este esta en blanco
devuelve 0 (cero). Este
argumento también
puede ser una formula o
un valor numérico
Valor_si_falso
• Es el valor que devuelve
si la prueba lógica resulta
FALSO
•Por ejemplo si este
argumento es la cadena
de texto “Presupuesto
excedido” y el argumento
prueba lógica se evalúa
como FALSO, la función
“SI” muestra el texto
“Presupuesto EXCEDIDO”
y si este esta en blanco
devuelve 0 (cero). Este
argumento también
puede ser una formula o
un valor numérico
• De acuerdo a lo anterior, dentro de esta función
lógica pueden combinarse múltiples formulas y
funciones con las cuales cuenta adicionalmente
Excel.
• De nuevo para utilizar hay dos caminos, o
recurrir al botón fx de la barra de formulas o
digitarla directamente en la celda.
• En todo caso ya sea de una o de la otra forma
hay que estar atentos a los argumentos que de
acuerdo a la condición a evaluar, ejecutara la
función “SI”.
 Ejemplo de aplicación 4:
• Se tienen las calificaciones de 4 personas y se
desea catalogarlas como “Aprobado” en caso
que el promedio de las 2 notas sea mayor a 6,
caso contrario se catalogara como
“Reprobado”
 Solucion:
1. Se selecciona el rango C2:C5 y se digita la siguiente
formula: =SI(PROMEDIO(A2:B2)>6;
“Aprobado”;”Reprobado”)
2. Presionar la combinacion de teclas<ctrl+C> y <ctrl+V>
3. Notese que el resultado de la formula es “Aprobado”
en todas aquellas notas cuyo promedio es superior a
6. Caso contrario el resultado es “Reprobado”.
Tambien puede observarse que en el argumento
Prueba_logica se ha utilizado la formula llamada
“PRIMEDIO” con la que cuenta Excel, y que las
cadenas de texto siempre se encierran entre comillas.
Funciones derivadas de la función “SI”
• A continuación se estudiaran brevemente 3
funciones derivadas de la función “SI”. Estas
funciones son de utilidad cuando seleccionando un
rango se quiere realizar una operación (suma,
multiplicación, conteo, promedio, etc.) solo con
aquellas celdas del rango que cumplen un criterio en
particular.
Función
SUMAR.SI
CONTAR.SI
PROMEDIO.SI
 Función “SUMAR.SI”
• Suma los valores de las celdas de un rango que coinciden en un unico
criterio.
• La sintaxis de esta funcion es:
SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_suma])
• Donde:
rango es el rango de celdas que se desea evaluar según los criterios
especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien
nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en
blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que
determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios
pueden expresarse como 32, "32" ">32" o "manzanas".
rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si las
correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se
omite el argumento rango_suma, las celdas del rango se evaluarán
según los criterios y se sumarán si cumplen los criterios.
 Ejemplo de aplicación 5:
• Se tienen las propinas de un dia de trabajo
obtenidas por los meseros de un mini
restaurante. Se desea sumar todas aquellas
propinas de los meseros que pertenezcan al
equipo “A”.
• Solucion:
En una celda determinada se digita la formula:
=SUMAR.SI(B2:B8;”A”;C2:C8) , lo cual se puede
observar en la siguiente hoja.
Recordar que el criterio se introduce
entre comillas, es decir como cadena de
texto. La función “PROMEDIO.SI” es
similar a la función “SUMAR.SI”, en lugar
de sumar las celdas que cumplen el
criterio, realiza el promedio de los valores
de dichas celdas.
 La función “CONTAR.SI”
• Cuenta el numero de celdas en un rango que coinciden
en un unico criterio
• La sintaxis de esta funcion es:
CONTAR.SI(rango;criterio)
• Donde:
Rango es la celda o las celdas que se van a contar;
deben contener números, o nombres, matrices o
referencias que contengan números. Los valores en
blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
Criterio es el criterio en forma de número, expresión,
referencia a celda o texto, que determina las celdas
que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden
expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
 Ejemplo de aplicación 6:
• Con la misma informacion del ejemplo
anterior se desea contar los miembros del
equipo “A”
• Solución:
En la celda B10 se digita la formula
=CONTAR.SI(B2:B8;”A”)
• El resultado se puede ver en la siguiente figura
 Formato Condicional
• En muchas ocasiones se presentara la situacion de
tener muchisimos datos en una hoja de calculo y el
analisis de esta hoja por si misma no sera prioridad.
• Mas bien importara responder preguntas simples como
¿Cuáles son los 10 valores mayores?, ¿Qué valores son
menores que cero? O ¿Cuáles valores estan por encima
del promedio y cuales por debajo de este?
• A veces es muy dificil con la sola observacion de los
datos numericos responder estas preguntas
• Excel mediante la opcion formato condicional permite
de forma visual responder a dichas preguntas
• Es un formato especial que se aplica solo a
aquellas celdas que cumplen una condición.
• Los tópicos que se verán son:
FORMATO CONDICIONAL
RESALTAR REGLAS DE CELDAS
CREACION DE REGLAS SUPERIORES E INFERIORES
AÑADIENDO BARRAS DE DATOS
ESCALAS DE COLOR
CONJUNTO DE ICONOS
 Resaltar Reglas de Celdas
• Resaltar reglas de
celda significa
aplicar un formato
a la celda que
reúne criterios
específicos.
• Se ejecuta
inicio>Formato
condicional>Resalt
ar reglas de celda y
se visualiza lo
siguiente:
 • Las 7 opciones que se visualizan son:
RESALTAR REGLAS DE DESCRIPCION
CADENA
Mayor que Aplica formato a las celdas con mayor valor que el especificado.
Ej.Aplicar formato color azul a un rango de celdas >10
Menor que Aplica formato a las celdas con menor valor que el especificado.
Ej.Aplicar formato color rojo a un rango de celdas <6
Entre Aplicar formato a celdas cuyos valores están entre dos valores especificados.
Ej. Aplicar formato color naranja a las celdas de un rango que sean mayores
a 100 y menores a 200.
Aplica formato a celdas cuyos valores son iguales al valor especificados. Ej.
Igual a Aplicar formato color azul a las celdas de un rango que sean iguales a 3º.

Texto que contiene Aplica formato a celdas con valor de texto que contiene el texto que se
especifica. Ej. Aplicar formato color rojo a las celdas de un rango que tenga
la palabra “Reprobado”
Aplica formato a celdas cuyos valores de fechas satisfagan la condición
Una fecha seleccionada. Ayer, hoy, mañana, en los últimos días, semana siguiente, etc.

Valores duplicados Para aplicar formato a celdas con valores que aparecen mas de una vez en el
rango. O caso contrario aplicar formato a celdas con valores únicos.
Creación de Reglas superiores e inferiores

• Estas reglas aplican formato a las celdas que se

ubican en los valores superiores o inferiores en
un rango.
• Para crear este tipo de regla superior o inferior
se ejecuta:
Inicio>Formato condicional>Reglas superiores
e inferiores
• Se visualiza el siguiente menú
• Las opciones de las reglas superior e inferior son:

REGLAS SUPERIOR E DESCRIPCION

INFERIOR
10 Mejores Aplica formato a aquellas celdas con valores que se ubican en los x mejores
datos en el rango en donde x es el numero de datos que se quieren visualizar

10% Mejores Aplica formato a aquellas celdas con valores que se ubican en los x mejores
porcentajes de datos en el rango, en donde x es el porcentaje que se quiere
visualizar

10 Inferiores Aplica formato a aquellas celdas con valores que se ubican en los x peores
datos en el rango en donde x es el numero de datos que se quieren visualizar
Aplica formato a aquellas celdas que se ubican en los inferiores x datos en el
10% peores rango, en donde x es el numero de datos que se quiere visualizar.

Por encima del Para aplicar formato a aquellas celdas con valores que se encuentran por
encima del promedio de todos los valores en un rango.
promedio
Por debajo del Para aplicar formato a aquellas celdas con valores que se encuentran por
debajo del promedio de todos los valores de un rango
promedio
Valores duplicados Para aplicar formato a celdas con valores que aparecen mas de una vez en el
rango. O caso contrario aplicar formato a celdas con valores únicos.
 Ejemplo de aplicación 7:
• La empresa “Música es Arte” se dedica al
comercio de instrumentos musicales. A
continuación se presenta una tabla resumen
con las ventas realizadas en el 2007 y 2008.
Asi tambien las variaciones porcentuales de
ventas del año 2008 respecto al año 2007.
• Se desea visualizar aquellos productos que
presentan disminuciones de ventas con
relacion a las ventas del 2007
• Se ve en la
tabla la
variación de
ventas en la
columna D
• Por lo que se
selecciona el
rango D2:D14
para aplicar
sobre el las
diferentes
opciones de
formato.
• De la siguiente
manera:
 En el menu correspondiente: Inicio>formato
condicional>resaltar reglas de celdas>es menor que
Es menor que: en el caso del ejemplo menor que 0
• Si por algun motivo, de presentacion, de estetica o de lo que
sea, se desea cambiar el formato de la regla, se debe
desplegar la lista de opciones de formato, y elegir “formato
personalizado…” como se ve en la figura
 De la misma tabla se desean visualizar los 5 productos que
presentan los mayores ingresos en el año 2008, que se hace?
 Añadiendo Barras de Datos
• Muchas veces el interés ante una situación radica en
visualizar la relación entre valore similares en una hoja de
calculo.
• En estos casos, esta visualización es brindada por las
barras de datos que posee Excel como un formato
condicional especial.
• Este formato añade barras horizontales que aparecen
detrás de los valores en el rango seleccionado.
• La característica principal de este tipo de formato es que
la longitud de la barra de datos que aparece en cada celda
depende del valor de esa celda, cuanto mas grande es el
valor, mas grande es la barra de datos.
• Solo hay que ejecutar: Inicio > Formato Condicional >
Barras de Datos y luego seleccionar el color deseado.
 Ejemplo de aplicación 8:
• Se tienen las notas finales de los alumnos de Manejo las
cuales van de 0 a 10. Están en una hoja de calculo de Excel.
¿Cómo podría comparar cada nota en relación a la de todos
los alumnos?
• Solución
Se podría crear una nueva columna que calcula el porcentaje
de las notas por cada alumno relativo a la calificación mas
alta. Esto podría funcionar, pero lo que se estaría haciendo es
añadir mas numeres a la hoja de calculo, lo cual no hace las
cosas mas claras.
Una forma optima de visualizar los valores relativos consiste
en utilizar el formato condicional “barras de datos”.
Se puede ver en la siguiente imagen:
• Visualmente se percibe que alumnos tienen mejores
calificaciones.
• Se pueden visualizar mas reglas en cuanto a esta
forma de barras de datos
 Escala de Color
• Este tipo de formato condicional permite visualizar la
distribucion total de los valores en una tabla u hoja de
calculo.
• Una escala de color es similar a una barra de datos en
la comparacion que hace de los valores relativos de las
celdas en un rango.
• En lugar de barras cada celda se vera sombreada, en
donde el color de fondo es un reflejo del valor de la
celda.
• La distribucion de colores en el rango da una inmediata
visualizacion de la distribucion de los valores de las
celdas.
• Para aplicar este formato: Inicio > Formato condicional
> Escala de color y luego seleccionar el color
 Conjunto de Iconos
• Este tipo de formato condicional puede utilizarse al
igual que las barras de datos y las escalas de colores
para visualizar valores relativos en un rango.
• En este caso Excel añade un icono particular a cada
celda en el rango, y este representara algo acerca del
valor de la celda respecto al resto del rango.
• Hay que ejecutar:
Inicio > Formato condicional > Conjunto de iconos
• Luego seleccionar el grupo de iconos que mas guste
Aplicando este formato a los datos de la empresa de música:
 Editando reglas de formato condicional
• Cuando se aplican dos o mas reglas de formato condicional a
un rango de celdas, estas reglas se evaluan por orden de
prioridad en funcion de este cuadro de dialogo:
 Pasos para editar la regla de formato condicional

1. Seleccionar una regla. Solo se puede seleccionar una

regla a la vez.
2. Para subir la regla seleccionada en prioridad, hacer
clic en Subir. Para bajar la regla seleccionada en
prioridad, hacer clic en Bajar
3. Opcionalmente, para detener la evaluacion de la regla
en una regla especifica, se debe activar la casilla de
verificacion Detener si es verdad . Adicionalmente
esta opcion se debe activar para que no exista
problemas de compatibilidad con versiones anteriores
a Excel 2007 las cuales no admiten varias reglas de
formato condicionales par un rango de celdas.