0776 – SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA EMPRESA (25H)

ACETATOS - I
OBJETIVOS

• Enunciar os princípios de organização e as tarefas administrativas da empresa

• Reconhecer o circuito de informação da empresa
NOÇÃO DE ORGANIZAÇÃO

• É uma entidade social constituída por várias pessoas, agrupadas, estruturadas e

organizadas de forma apropriada, que trabalham em conjunto para obtenção de
determinados objetivos.
• A missão da organização é o objetivo da sua existência e ação.
NÍVEIS DE ANÁLISE DAS ORGANIZAÇÕES

• Análise micro (de dentro) – preocupação em explicar o comportamento dos indivíduos

e dos grupos na organização (como reagem, como são motivados, como participam, etc.)
• Análise macro (de fora) – a organização na sua totalidade (forma estrutural, relação com
o ambiente exterior, etc.)
ASPETOS DIFERENCIADORES DAS ORGANIZAÇÕES

• Tamanho – desde as pequenas unidades comerciais familiares, até às grandes unidades

da indústria e da administração pública
• Produto ou serviço prestado – serviços públicos básicos, serviços privados, empresas
de produção industrial, associações profissionais, desportivas, políticas, etc.
• Formato – como se organizam internamente, quais as suas principais constituintes
• Recursos principais – as fontes de investimento e os recursos são tidos em
consideração de uma forma influente, por exemplo: uma fábrica possui como recursos
capitais e maquinaria, uma associação profissional possui sobretudo recursos humanos
GESTÃO DE DOCUMENTOS

• A gestão de documentos faz parte de toda a instituição, seja na organização dos seus
documentos em arquivo de papel ou na forma eletrónica.
ÁREAS DE ATUAÇÃO – GESTÃO DE DOCUMENTOS

• Administrativa e Financeira (documentos financeiros);

• Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade);
• Produção (desenhos técnicos, normas e procedimentos operacionais e controle de produção);
• Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos);
• Serviços a clientes (informações, apoio técnico e documentos de clientes);
• Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos);
• Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento);
• Recursos humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento)
VANTAGEM DE INFORMATIZAR O SISTEMA DE GESTÃO
DE DOCUMENTOS NUMA ORGANIZAÇÃO

• Reduzem quantidade de documentos em papel;

• Aumentam produtividade devido a uma uniformização dos processos;
• Facilitam a implementação de normas de qualidade;
• Redução de documentos impressos, de tempo na procura no reencaminhamento de
documentos e redução do espaço de arquivo;
VANTAGEM DE INFORMATIZAR O SISTEMA DE GESTÃO
DE DOCUMENTOS NUMA ORGANIZAÇÃO

• Descentralização e liberação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão

sempre disponíveis, independentemente do local onde o utilizador aceda à aplicação;
• Com auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos é facilitada e ágil;
• Formação de um backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio
ou inundação do arquivo físico;
• Há mecanismos de controle de acessos e segurança protegendo os seus documentos de
acesso não autorizados
TEORIA DAS IDADES

• Há uma necessidade de que os documentos desempenhem as suas funções de forma

indispensável e que estejam dispostos de forma a atender e servir o utilizador com
precisão e rapidez no ato da consulta. A metodologia a ser adotada deverá atender as
necessidades da organização.
TEORIA DAS IDADES

• Arquivo de 1.ª Idade ou corrente – Documentos de consulta frequente, produzidos

ou recebidos, conservados próximos e de fácil acesso
• Arquivo de 2.ª Idade ou intermediário – Documentos não consultados com
frequência, mas podem ser utilizados, não precisam de ser conservados próximos e tem
característica de permanência transitória
• Arquivo de 3.ª idade ou permanente – Documentos que perderam o total valor de
natureza administrativa e que conservam em razão do seu valor histórico os meios de
conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos
DOCUMENTOS DE ARQUIVO: CLASSIFICAÇÃO,
ORDENAÇÃO E PROTOCOLOS
• Tanto a classificação quanto a ordenação estão ao serviço da organização dos
documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estejam articuladas, para
que a organização possa resultar eficiente
DOCUMENTOS DE ARQUIVO: CLASSIFICAÇÃO,
ORDENAÇÃO E PROTOCOLOS
• Classificação: agrupamento de elementos de acordo com as suas diferenças e
semelhanças, determinando um local de referência própria a cada grupo de elementos. A
classificação de documentos de arquivo refere-se à criação de um sistema representativo
do funcionamento e o desenvolvimento de determinada organização, segundo o qual os
documentos por ela produzidos ou recebidos são agrupados conforme seus elementos
semelhantes ou diferentes, dispostos em determinada ordem de classes e subdivisões
DOCUMENTOS DE ARQUIVO: CLASSIFICAÇÃO,
ORDENAÇÃO E PROTOCOLOS
• Ordenação: é a disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do
arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos
DOCUMENTOS DE ARQUIVO: CLASSIFICAÇÃO,
ORDENAÇÃO E PROTOCOLOS
• Protocolo: estão contidas nestes serviços, todas as atividades de recebimento de
documentos, registo, controle de tramitação e expedição de correspondências.
ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
CONTABILÍSTICOS

RECIBOS

FACTURAS

NOTAS
DE
TALÕES
DEBITO
NOTAS DE
DE DEPÓSITOS
CREDITO

Contabilidade
Organização de documentos
DOCUMENTOS
NO FINAL DE CADA MÊS
TENHO MUITOS PAPEIS
PARA ORGANIZAR

Contabilidade
Organização de documentos
TENHO QUE OS ORGANIZAR!

O MELHOR É FAZER
VÁRIOS GRUPOS COM
ELES

POR
ONDE
COMEÇO ?

Contabilidade
Organização de documentos
 COMPRAS
DE
MERCADORIA TODAS AS FACTURAS E
VENDAS A DINHEIRO DE
AQUILO QUE COMPRO
PARA VENDER

Contabilidade
Organização de documentos
TODAS AS FACTURAS QUE
DIZEM RESPEITO A
DESPESAS
CUSTOS DA
GERAIS
EMPRESA

Contabilidade
Organização de documentos
BANCOS

• Depósitos Bancários
• Transferencias
• Cheques Emitidos
• Despesas Bancárias

Contabilidade
Organização de documentos
 Aqui vou colocar todos os
documentos referentes a: CAIXA

• Recebimentos de clientes
• Pagamentos feitos a dinheiro

Contabilidade
Organização de documentos
VENDAS

• FACTURAS
• VENDAS A DINHEIRO
• TALÕES DA CAIXA
Todos os documentos
referentes as vendas da
nossa empresa
Contabilidade
Organização de documentos
SOFTWARE APLICADO À
ATIVIDADE COMERCIAL
INTRODUÇÃO

• O software de gestão é fundamental no bom funcionamento das atividades das empresas.

Apesar de se poderem integrar nesta categoria as aplicações de gestão contabilística das
empresas e de recursos humanos, é costume englobar-se como sendo software de
gestão apenas o que abarca as áreas de vendas, compras, aprovisionamento e gestão
financeira, para além da gestão corrente da organização.
INTRODUÇÃO

A importância que o software assume para o correto funcionamento da

empresa leva a que se deva ter em conta características como:
fiabilidade - de modo a que os utilizadores possam ter confiança nos seus
resultados;
robustez - evitando problemas técnicos;
funcionalidade - para permitir o desempenho das tarefas administrativas e
operacionais;
segurança - um fator fundamental no sentido de preservar o valor de análise
e organização dos dados que manipula.
SOFTWARE DE GESTÃO

• Um software de gestão é um sistema que permite gerir e melhorar

continuamente as políticas, procedimentos e processos de uma
organização, eliminar deficiências e obstáculos que historicamente
resultam da utilização de sistemas descentralizados de processamento.
• Com a utilização deste tipo de aplicações, podemos evitar:
• Perdas e incoerência na informação processada;
• Tempo desnecessário na comunicação com os intervenientes na
organização para tarefas que ocorrem periodicamente;
• Duplicação de tarefas administrativas de registo de informação.
28 SOFTWARE DE GESTÃO

• Todos os documentos inerentes ao processo podem ser processados

eletronicamente, evitando a utilização do papel, reduzindo
automaticamente os custos de logística e processamento.
PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

A utilização de sistemas de informação na área de gestão oferece uma

melhor performance ao nível da organização interna das empresas,
facilitando o acesso à informação e estabelecimento de pontos de controlo
de gestão.
PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

As funcionalidades das aplicações dependem do tipo de aplicação em análise e da

empresa que oferece a solução, por exemplo se for uma aplicação de faturação deve
permitir:
Controlo das áreas de clientes e vendas;
Gestão de recibos e de contas correntes;
Atualização do sistema com cada emissão de documento;
Comunicação do ficheiro SAFT à Autoridade Tributária;
Etc.
PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

Já numa aplicação de contabilidade, pretende-se que possa:

Fazer o tratamento integrado da Contabilidade Geral, Analítica e
Orçamental;
Dispor mecanismos produtivos para a introdução de documentos,
tratamento do IVA e apuramentos, cobrindo todas as necessidades
legais e fiscais;
Possibilitar a elaboração da Modelo 22, IES/DA, demonstrações
económico-financeiras periódicas e de final de exercício,
demonstrações de fluxo de caixa e funções;
Criar de forma fácil relatórios de gestão dinâmicos, podendo
integrar com aplicações do Microsoft Office.
Obter de forma automática Rácios de rentabilidade, Situação
PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

• Se abordarmos os recursos humanos pretende-se:

Processar salários, remunerações e honorários, subsídios, formação, férias,
SHST;
Gerir trabalho suplementar;
Tratar faltas e descontos;
Tratar de forma automática de todos os mapas mensais para Autoridade
Tributária, Segurança Social, Seguros, Bancos;
Etc.
PLAYERS DO MERCADO
Primavera – Business Software Solutions

Dedica-se ao desenvolvimento e comercialização de soluções de gestão e

plataformas para integração de processos empresariais num mercado
global.
 PLAYERS DO MERCADO
Primavera – Business Software Solutions

• Dentre as diversas aplicações desta empresa, destacam-se as que se

enquadram no Cloud Service, por disponibilizar a todos os seus
utilizadores, mediante uma subscrição, um acesso fácil a serviços e
representam uma larga evolução no sentido da mobilidade.
PLAYERS DO MERCADO
Primavera – Business Software Solutions

Este tipo de serviços têm inúmeras vantagens:

Todos os colaboradores da organização, autorizados, podem gerir a partir
de qualquer local, através da Internet, as tarefas que lhe foram incumbidas;
Simplicidade de utilização;
Baixo custo;
Sistema sempre atualizado, sem necessidade de aquisição e instalação de
novas versões para adaptação a requisitos legais;
O envio dos ficheiros SAFT à Autoridade Tributária e Aduaneira fica
facilitada na medida em que, apesar de ser de responsabilidade dos sujeitos
passivos, acabam por ser os contabilistas, nos seus gabinetes a tratar desta
tarefa. Com esta “forma de trabalhar”, com o acesso online às aplicações
das empresas a quem prestam serviços, fica facilitado o envio, dado que
PLAYERS DO MERCADO
Primavera – Business Software Solutions

Existem no entanto algumas desvantagens/perguntas que se colocam:

Até que ponto a informação está segura?
O servidor está sempre disponível?
Se for cancelada a subscrição com a empresa, é necessário pagar para
que sejam entregues os backups com a informação da organização.
PLAYERS DO MERCADO
Primavera – Business Software Solutions

• Cloud Service da Primavera – ERP Primavera Saas v8.10 (Recursos Humanos).

SaaS (Software as a Service)

PLAYERS DO MERCADO
PHC - Software

Empresa que se dedica ao desenvolvimento e comercialização de soluções

de gestão e plataformas para integração de processos empresariais num
mercado global.
PLAYERS DO MERCADO
PHC - Software

• Existem várias soluções da PHC: PHC Corporate CS para contabilidade. A

gama PHC Enterprise CS foi desenvolvida inicialmente (em 1997) dentro
do programa de adoção antecipada do Microsoft SQL Server. Neste
programa, para o qual a Microsoft convidou a PHC, foi disponibilizado
apoio em desenvolvimento e formação para que a infra-estrutura desta
gama aproveitasse da melhor forma as capacidades daquela base de dados.
PLAYERS DO MERCADO
PHC - Software
PLAYERS DO MERCADO
PHC - Software

Esta aplicação permite fazer o tratamento da Contabilidade Geral e Analítica;

A introdução de documentos é bastante produtiva, assim como o tratamento do IVA e
apuramentos, cobrindo todas as necessidades legais e fiscais;
Possibilita elaborar a Modelo 22, Modelo IES/DA, demonstrações económico-financeiras
periódicas e de final de exercício, demonstrações de fluxo de caixa e funções e ainda
“desenhar” mapas de acordo com preferências do utilizador.
É possível interagir com aplicações externas, o que é bastante importante quando se
trata de elaborar relatórios de gestão com os diversos rácios.
 PLAYERS DO MERCADO
PHC - Software

• A PHC FX é O PHC FX é um software de gestão de empresas completo e 100% online.

PLAYERS DO MERCADO
PHC - Software

• Esta solução:
• Tem uma Gestão Documental Online e Integrada
• Permite decidir em mobilidade
• Possui toda a Informação Integrada e uma tecnologia avançada
• Tem interface Fácil de Usar e de Aprender
• Tem um investimento Reduzido
• Possui centenas de Análises Pormenorizadas
• Segurança de Dados e Acessos
• É uma solução Certificada
PLAYERS DO MERCADO
Sage Infologia

• Existem várias soluções da Sage: na área comercial, recursos humanos,

contabilidade, tesouraria, entre outras. As soluções da Sage têm módulos que se
integram de forma automática.
• O Grupo Sage, desenvolve e comercializa Software de Gestão para Pequenas e
Médias Empresas (PME). Foi fundado em 1981, tendo por isso bastante
experiência no desenvolvimento destas ferramentas de gestão.
• Possuo alguma experiencia na utilização destas aplicações recomendadas pela
OTOC.
PLAYERS DO MERCADO
Sage Infologia

• A Sage tem diversas parcerias com Ensino e outras associações e participa

bastante em eventos de formação.
• Não possui, até à data, ofertas de serviços Cloud.
PLAYERS DO MERCADO
Filosoft

• Hoje em dia, qualquer empresa sabe que não basta ter um bom
produto/serviço para fidelizar os seus clientes - é preciso saber
conquistar o cliente todos os dias, inovando, antecipando necessidades,
enfim, criando um sentimento constante de saudável expetativa. Assente
nos ideais da sociedade da informação e conhecimento, a Filosoft, sedeada
em Leiria, tem vindo a desenvolver software de gestão desde 1988,
afirmando-se através da disponibilização de ferramentas que
produzem mais-valias nas empresas.
PLAYERS DO MERCADO
Filosoft
PLAYERS DO MERCADO
TOC Online

• O TOConline, é um serviço Cloud disponibilizado pela OTOC de forma

gratuita, faculta ainda cópias para clientes dos Técnicos Oficiais de contas.
Tem alguma representatividade no mercado já que a solução surgiu quase
com a exigência da emissão de faturas por parte da Autoridade Tributária
e Aduaneira.
• Tem uma interface bastante fácil de utilizar como se pode ver na figura.
PLAYERS DO MERCADO
TOC Online
PLAYERS DO MERCADO
Projecto Colibri

• O Projecto Colibri é uma aplicação de Gestão Comercial com

funcionalidades como: controlo compras, vendas, stocks e contas
correntes. Desenvolvido em JAVA.
PLAYERS DO MERCADO
Projecto Colibri
DIFERENÇAS E SIMILARIDADES ENTRE OS PRINCIPAIS PLAYERS
NO MERCADO

• As empresas aqui apresentadas disponibilizam soluções de gestão bastante

equiparadas, tal como abordado nos vários pontos anteriores. De salientar
que nem todas as empresas apresentam soluções Cloud, por exemplo,
enquanto a Primavera já oferece uma solução Cloud para a Contabilidade,
a PHC ainda não desenvolveu por não considerar pertinente. A Sage
Infologia não oferece nenhuma solução Cloud.
CONCLUSÃO

• Da lista de requisitos das várias aplicações, devemos selecionar os poucos

que são mais essenciais e que vão de encontro aos principais objetivos da
empresa. Devemos também selecionar os requisitos que distinguem
facilmente a nossa empresa e respetivas necessidades. Estes são os
critérios fundamentais que vão eliminar as empresas de software,
mantendo apenas as que serão tomadas em consideração.
CONCLUSÃO

• Depois de ter escolhido criteriosamente o software a utilizar na empresa é

aconselhável não descurar:
• Licenças
• Manutenção
• Atualizações
• Condições legais
REFERÊNCIAS

• João Lisboa, Arnaldo Coelho, Filipe Coelho e outros - Introdução à Gestão de

Organizações - 3ª Edição
• Sebastião Teixeira, Escolar Editora, novembro de 2013, isbn: 9789725924075, Gestão das
Organizações (3ª Edição)