ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN E

IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS
NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE.
PRESENTADO POR
DESDE SU PUNTO DE VISTA, DEFINAN GESTIÓN DOCUMENTAL

◼ Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa
como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión
documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su
empresa.
 ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES OBJETIVOS DE UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

❖ Mejorar la eficiencia de una empresa y ahorrar tiempo en la búsqueda y administración de archivos, son
algunos de los beneficios que se obtienen al realizar un correcto manejo de los archivos.
❖ El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una empresa le ayuda a ahorrar tiempo y
costos, es por ello que la importancia de la gestión documental es tan notoria en diversos espacios.
❖ Mejorar la eficiencia de una empresa y ahorrar tiempo en la búsqueda y administración de archivos, son
algunos de los beneficios que se obtienen al realizar un correcto manejo de los archivos.
❖ El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una empresa le ayuda a ahorrar tiempo y
costos, es por ello que la importancia de la gestión documental es tan notoria en diversos espacios. De igual
manera, se conserva de manera óptima y relevante los archivos para que se mantengan intactos con el tiempo
 ¿QUÉ ASPECTOS SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA
ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

❖ Etapa 1.
Facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización,
conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con
fines de conservación permanente o eliminación
❖ Etapa 2
Para reglamentar los temas relacionados con la gestión de la información pública en cuanto a:
su adecuada publicación y divulgación, la recepción y respuesta a solicitudes de acceso a esta.
◼ Etapa 3
Ser la base conceptual y estructural para el desarrollo de los otros instrumentos de gestión de
información exigidos por la Ley. Según el Artículo 2.1.1.5.4.2. del Decreto 1081 de 2015 la información
incluida en el Registro de Activos de Información, en el índice de Información
Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de Información, debe ser identificada, gestio
nada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y
tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado
 ¿QUÉ ES SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN?

La seguridad de la información es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de1 las organizaciones y

de los sistemas tecnológicos que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la
confidencialidad, la disponibilidad e integridad de datos y de la misma.
El concepto de seguridad de la información no debe ser confundido con el de seguridad informática, ya
que este último sólo se encarga de la seguridad en el medio informático, pero la información puede
encontrarse en diferentes medios o formas, y no solo en medios informáticos.
Para el hombre como individuo, la seguridad de la información tiene un efecto significativo respecto a su
privacidad, la que puede cobrar distintas dimensiones dependiendo de la cultura del mismo.
 ¿QUÉ ES UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o institución, en
cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo.
◼ -ARCHIVO DE GESTIÓN
◼ -ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
◼ -ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE
Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión
documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.
 ¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE UNA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL?

Etapas de tabla de retención documental.

❖ Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
❖ Análisis e interpretación de la información recolectada
❖ Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
❖ Aplicación
❖ Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
 ¿A QUE HACE REFERENCIA LA PRIVACIDAD DE LOS
DOCUMENTOS?

◼ La protección de datos, también llamada privacidad de información, es el aspecto de la tecnología de

la información (TI) que se ocupa de la capacidad que una organización o individuo tiene para
determinar qué datos en un sistema informático pueden ser compartidos con terceros