GESTIÓN DE COMPRAS

GESTION DE COMPRAS O APROVISIONAMIENTO

Obtener del exterior de la empresa, los productos y servicios necesarios para
su funcionamiento; es decir En las cantidades y fechas requeridas, Al mejor precio
posible y Con los niveles de calidad exigidos.

LA GESTIÓN DE COMPRAS CONSTITUYE UN PROCESO COMPLEJO, QUE

REQUIERE UNA SERIE DE ACCIONES Y DECISIONES, CUYO OBJETIVO FINAL DEL
SISTEMA DE COMPRAS ES ESTABLECER :

¿ QUE SE DEBE COMPRAR ?

¿ A QUIEN SE DEBE COMPRAR ?
¿ CUANTO SE DEBE COMPRAR ?
¿ CUANDO SE DEBE COMPRAR ?
 ¿Que se debe comprar?

• Tipo de Compra
• A pedido
• De inventario

• Especificaciones
• Características técnicas
• Calidad deseada
• Tiempos de entrega
• Forma de entrega
• Lugar de entrega
 ¿A quién se debe comprar?

• Gestión de Proveedores

• Tipos de contrato
• Oportunidad
• Marco
• Tarea o producto específico
• Administración de contratos de proveedores
• Sistema de registro
• Sistema de evaluación
• Normativas de adjudicación
 ¿Cuando se debe comprar?

• Programar el requerimiento
• Definir tolerancias
• Definir alternativas ante la falla
• Establecer condiciones de compra
 EL CICLO DE COMPRAS

1.- Detección y Descripción de la necesidad

Además de la descripción del material (qué), hace falta la provisión-
cantidad y para cuando

2.- Investigación y Búsqueda de fuentes de Aprovisionamiento

Obtención de antecedentes sobre cuales pueden ser los posibles
mejores proveedores, para la cobertura mas completa de nuestras
necesidades

3.- Preparación de la Compra

Examen de los posibles proveedores, para asegurarnos que tienen
las condiciones necesarias y suficientes para satisfacer plenamente
nuestras necesidades: Visitar talleres, almacenes, servicios técnicos,
proceder a la recogida de informes acerca de su situación laboral,
financiera, servicio a clientes
 EL CICLO DE COMPRAS

4.- La Ejecución de la Compra.

Se debe iniciar la petición de ofertas conforme a lo especificado,
recibida estas se comparan no solamente el precio sino que otros
elementos que dicen relación a garantías, nivel cumplimiento
especificaciones, fiabilidad plazos de entrega, serv. Post-venta

5.- Seguimiento y Control.

Se debe incluir el control administrativo del procesos en si, y
posteriormente la funcionalidad del producto en el usuario
 INICIO DE LA LOGISTICA DE ENTRADA

ADQUISICIONES
ALMACEN
CADA VEZ QUE SE EMITE UNA
SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA,
ADQUISICIONES DEBE REMITIR
COMPRA
COPIA DE ELLA A RECEPCIÓN.
ESTA COPIA TIENE POR OBJETIVO
INFORMAR AL RECEPCIONISTA
SOBRE LOS ARTICULOS QUE VAN
ORDEN COMPRA
COTIZACIÓN A RECIBIR:
A RECEPCIÓN

-CANTIDAD

-CÓDIGO
ADJUDICACIÓN Y
-CALIDAD O ESPECIFIC. TECNICA
EMISIÓN OC
-PROVEEDOR

-FECHA DE RECEPCIÓN

OC AL
ASI PODRA PLANIFICAR Y
PROVEEDDOR ORGANIZAR LA RECEPCIÓN
EJEMPLO DE ORDEN DE COMPRA
 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE
MATERIALES

ENCARGADO DE BODEGAS
O RECEPCIONISTA

DEBE

RECIBIR TODOS LOS ELEMENTOS QUE INGRESEN A LAS

INSTALACIONES DE LA EMPRESA

SEAN ESTAS

MATERIAS PRIMAS MATERIALES REPUESTOS MERCADERIAS

 ESTOS ELEMENTOS A RECEPCIONAR DEBEN RELACIONARSE CON:

QUE SEAN ADQUIRIDAS POR LA EMPRESA ( DE SU PROPIEDAD )

QUE SEAN SEMI-ELABORADAS EN LA EMPRESA Y QUE DEBAN

ALAMACENARSE HASTA SER REQUERIDAS POSTERIORMENTE
 ESTOS ELEMENTOS A RECEPCIONAR DEBEN
RELACIONARSE CON:

QUE HAYAN SIDO ENVIADAS FUERA DE LA EMPRESA ( U OTRA

SUCURSAL ) PARA RECIBIR UN TRATAMIENTO ESPECIAL

TRATAMIENTO TERMICO CINCADO ENVASADO

QUEDA PROHIBIDO GUARDAR O ALMACENAR PRODUCTOS DE

PROVEEDORES O CLIENTES QUE NO CORRESPONDAN A LO
ESTABLECIDO EN NORMAS O PROCEDIMIENTOS
ALMACEN
PREVIO A LA RECEPCIÓN DE MERCADERIAS, EL
RECEPCIONISTA DEBE EXIGIR LA GUIA DE
DESPACHO DEL PROVEEDOR QUE ACOMPAÑA LOS
EXIGENCIA
ARTICULOS REQUERIDOS (A TRANSPORTISTA O
GUÍA DESPACHO
VENDEDOR )

La guía de despacho
Documento obligatorio cuando se hubiera optado por
postergar el otorgamiento de la factura y cuando se
trasladen bienes que constituyan o no venta.
GUIAS DESPACHO
Emitirse en cuadriplicado ( Original y 3 copias ), debiendo
el original y el triplicado acompañar a los bienes corporales
muebles que se trasladan con motivo de una venta,
El duplicado deberá conservarlo el emisor, en su poder, a

objeto de proceder posteriormente a la facturación de op

GD PAREO OC -CANTIDAD

-CÓDIGO

-CALIDAD O ESPECIFIC. TECNICA

-PROVEEDOR

-FECHA DE RECEPCIÓN
 FLUJO DE ACTIVIDADES Planificación y
Organización de la
recepción
Inicio Proceso
recepción

-Proveedores
-Devolución Recepción de bienes
usuarios

NO Bienes se devuelven al
OK ? proveedor

Si

Almacenamiento
de bienes
http://www.aprendetp.com/wp-content/uploads/compraventas/guiadedespachodoc.pdf
 FACTURA

• Una factura debe contar con cuatro ejemplares, según el

siguiente detalle:

• Original - Cliente: Se entrega al comprador.

• Duplicado - SII: Queda en poder del vendedor.
• Triplicado - Control Tributario: Se entrega al comprador.
• Cuadruplicado - Cobro Ejecutivo-Cedible: Queda en poder del
vendedor.
 GUIAS DE DESPACHO

Debe emitirse en cuadruplicado, debiendo

el original y el triplicado acompañar a los
bienes corporales muebles que se
trasladan con motivo de una venta, de una
convención asimilada a venta, de una
prestación de servicios o por causas que
no importen ventas.