GESTIÓN DE

BODEGAS Y ALMACÉN
INSTITUTO SUPERIOR SAN ISIDRO
CUENCA - ECUADOR
 Importancia del departamento de compras
El departamento de compras es responsable de la gestión de todas las
actividades de compras, de su orden y administración.

El jefe de compras, es quien programa, coordina y ejecuta la

adquisición de materiales que la empresa necesita, atendiendo los requerimientos
para obtener lo necesario en el momento justo, con la calidad y precio adecuado.
Por eso a continuación te contamos las claves para lograr con eficacia las
principales funciones que cumple el departamento y sus responsables.
• El jefe de compras debe esmerarse en la búsqueda de proveedores, esto le
dará más alternativas antes de seleccionar el proveedor indicado. Por lo tanto,
es indispensable la evaluación previa y elaborar una lista con los proveedores
seleccionados y otros alternativos.

• Así como se deben evaluar los proveedores, también se deben evaluar

detenidamente los presupuestos. Ante una compra, es recomendable pedir
varios presupuestos (COTIZACIONES) para compararlos y elegir el más
indicado. El precio, la calidad o el stock de los productos o insumos pueden
marcar la diferencia a la hora de concretar la compra.
 GERENTE DE COMPRAS
• Cualidades
EVALUAR – CALIDAD CORRECTA - FUNCIONARIO
• Juicio en las compras
CALIDAD REQUERIDA – USO REQUERIDO
• Condiciones del mercado
CALIDAD – PRECIOS – TEMPORADAS – CLIMA - FERIADOS
• Disponibilidad
CONDICIONES – CALIDAD - ESTACIONES
• Evaluación de costos
PRECIOS BAJOS – RENDIMIENTO – MANO DE OBRA
• Cantidades requeridas
CANTIDAD JUSTA O REQUERIDA
TIPOS DE COMPRAS
 Compras directas

QUIEN LO REALIZA Compras indirectas

Compras combinadas

Compras Centralizadas

FORMA DE Compras
SISTEMA DE COMPRAS REALIZARLO Descentralizadas

Compras Mixtas

Materias Primas

Suministros y
Materiales
TIPO DE
MATERIAL
Herramientas y Equipos

Productos terminados
 QUIEN LO REALIZA

COMPRAS DIRECTAS
Cuando en nuestro restaurant o negocio se realizan las compras en el mismo
lugar donde se venden los productos.
Son realizadas por personal de la empresa.

EJEMPLO
 VENTAJAS
• Precios reales
• Características y calidades adecuadas de los productos.

DESVENTAJAS
• El tiempo que se emplea en llegar a los centros de acopio.
• La restricción de horarios
 QUIEN LO REALIZA

• COMPRAS INDIRECTAS
Cuando adquirimos los productos a través de un intermediario (proveedor) que
adquiere los productos que nosotros le solicitamos y luego nos lo envían hacia
nuestro local.
 VENTAJAS
• Ahorro de tiempo.

DESVENTAJAS
• Logística de pedidos.
• Errores en la cantidad o calidad de los productos.
 QUIEN LO REALIZA

COMPRAS COMBINADAS
• Cuando realizamos combinadamente las compras anteriormente descritas.
• Normalmente sucede cuando realizamos compras en grandes cantidades y de
productos generalmente no perecibles ya que estos se pueden solicitar a un
proveedor determinado (compras indirectas) y los productos de emergencia
o productos perecibles se pueden comprar en centros de acopio. (compras
directas).
 FORMA DE REALIZARLO

COMPRAS CENTRALIZADAS

• Se denominan así cuando todas las requisiciones van remitidas al área

de COMPRAS.
 FORMA DE REALIZARLO

VENTAJAS
• a) Permite tener poco personal en el departamento.
• b) Evita la competencia interna en caso de escasez del
producto en el mercado.
DESVENTAJAS
• a) En situaciones urgentes no siempre se pueden atender las
requisiciones.
• b) Hay un mínimo de rapidez en las compras.
• c) El personal de dicho departamento tiene mayor carga de
trabajo.
 FORMA DE REALIZARLO
COMPRAS DESCENTRALIZADAS

• Es cuando el departamento de Compras solo ejerce el

control de las adquisiciones, porque estas son efectuadas por
cada una de las áreas de la empresa.
• O cuando cada dependencia o departamento realiza sus
propias compras.
 FORMA DE REALIZARLO

VENTAJAS
• a) Permite detectar fallas de pedidos con mayor rapidez y establecer más
responsabilidades.
• b) Las compras se realizan con mayor rapidez.
• c) Permite hacer compras en forma rápida en situaciones urgentes.
• d) El usuario conoce las necesidades departamentales mejor que cualquier
o persona.
 FORMA DE REALIZARLO

DESVENTAJAS
• a) No se aprovechan los descuentos establecidos en las compras al por
mayor.

• b) No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas

compradas
 FORMA DE REALIZARLO

COMPRAS MIXTAS
• Se denominan así cuando los artículos de uso general son adquiridos por
Departamento de Compras (organismo central) y los de uso exclusivo o
particular son adquiridos por cada departamento o área de la empresa.
 TIPO DE MATERIAL QUE SE ADQUIERE
MATERIAS PRIMAS
• Son materiales indispensables para la producción y casi
siempre sufre algún tipo de transformación a través de un
proceso. ( en cocina)
Características
• Consumo constante
• Grandes cantidades
• Ocupan mucho espacio en almacenes
• El transporte y manipulación son de mayor cuidado.
 TIPO DE MATERIAL

SUMINISTROS
• Son materiales necesarios para el funcionamiento y
conservación de los productos.
• No forman parte del producto, pero siempre se requieren
para la producción.
Características
• Consumo en partidas pequeñas
• Ocupan poco espacio en el almacén
• Se compran con menor frecuencia.
 TIPO DE MATERIAL

MATERIALES Y EQUIPOS
Los materiales y equipos necesarios para desenvolvernos en la operación gastronómica.
Características
• Aprobada por los directivos.
• Representan mayores costos de adquisición.
• Las especificaciones deben ser minuciosas y en concordancia con el menú a elaborar.
 TIPO DE MATERIAL

PRODUCTOS TERMINADOS
• Son pequeñas artículos que se adquieren para revender.
Características
• Margen de ganancias en reventa decisivo para la adquisición.
(Cotizaciones para obtener mejor precio, al tratarse de productos estándar
pueden obtenerse precios de mayoristas).
 CARACTERÍSTICAS DEL JEFE COMPRAS

• a) Tener experiencia y capacidad de compras.

• b) Ser honesto y confiable.
• c) Poseer inteligencia y buen juicio.
• d) Dominar el arte de la comunicación.
• e) Capacidad de negociación
• e) Tener conocimientos profundos de alimentos y bebidas.
• f) Ser firme en su criterio, pero abierto a los cambios.
• g) Ser organizado y sistemático.
 FUNCIONES DEL COMPRADOR
• Atender oportunamente a los proveedores.
• Análisis y definición de nuevos productos en forma oportuna.
• Revisar y actualizar las bases de datos.
• Negociar descuentos y condiciones de pago.
• Visitar las bodegas o centros de distribución y zonas de despachos.
• Determinar las cantidades de compra.
• Hacer conocer oportunamente las condiciones de negociación y los
cambios que se presenten en las relaciones con los proveedores.
• Estar atentos a: ofertas, productos en temporada, eventos y
promociones.
• Verificar el cumplimiento de las ordenes de compra en
fechas, cantidad y calidad.
• Conocer niveles de inventario y fijar acciones que permitan
optimizar su manejo.
• Estar informado permanentemente de las necesidades del
consumidor.
• Velar por la adecuada exhibición y distribución de espacios de
acuerdo con la rotación.
• Asesorar a los miembros de la empresa en sistema de
almacenamiento y distribución de mercaderías, que por sus
características requieren tratamiento especial.
 POLITICAS Y NORMAS DE COMPRAS

• Las políticas de compras es una actividad muy importante dentro de la

vida organizacional de las empresas de hospitalidad en donde se debe
gestionar y accionar de la manera mas optima para el bien de la empresa,
siempre basándose en las reglas y normas o código de acción.
• Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa
• Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos
obsoletos para malas gestiones de compras
• Mantener los niveles de calidad de los productos
• Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa
• Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido
• Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
• Realizar visitas periódicas a la competencia
• Negociar descuentos y condiciones de pago
• Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa
• Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra
• Verificar que se cumplan las ordenes de compra emitidas
• Renegociar los servicios que prestan los proveedores
• Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra la empresa
ORDENES DE
COMPRA
Es un documento que emite el comprador hacia el vendedor para la adquisición de
mercaderías.
INFORMACION NECESARIA DENTRO DE LA ORDEN DE
COMPRA:
• Producto
• Presentación
• Marca
• Proveedor
• Precio
PRODUCTO
PRESENTACIÓN
MARCA
PROVEEDOR
CONSIDERACIONES AL MOMENTO DE REALIZAR EL PEDIDO
 CONSIDERACIONES AL REALIZAR EL PEDIDO

La capacidad de almacenamiento.

La caducidad de las materias primas
Grado de confiabilidad de los proveedores
Los costos por pedido ( flete)
 ESPECIFICACIONES DE COMPRA
Datos Relevantes
• Nombre del producto
• Calidad, tamaño y peso deseados
• Tamaño de la caja, tarro, bolsa etc. que contiene al producto
• Número de unidades por caja o bolsa en que se despacha el
producto
• Características organolépticas
• Rangos de tolerancia de calidad
• Procedimientos de testeo de los productos.
• Rangos de tolerancia de pesos recibidos. (aves, carne,
pescado)
• Tipos de corte (carnes, aves)
• Variedades. (frutas, verduras)
• Peso bruto y peso neto.
• Temperaturas aceptadas al momento de recibirlos
productos
 Especificaciones de Marcas
• Utilizadas en productos donde el establecimiento desea utilizar una
marca específica por una cuestión de status o marketing.

Especificaciones de Rendimiento
• La especificación en este caso está basada en el rendimiento del
producto
RELACIÓN CON OTROS DEPARTAMENTOS DEL RESTAURANTE

PRODUCCION

ALMACEN CONTABILIDAD
DEPARTAMEN
TO DE
COMPRAS

GERENCIA VENTAS
PROCESO DE COMPRAS
Quién es el GERENTE DE A& B?
• Administra las operaciones del restaurante, el bar y eventos;
planificando el trabajo con jefes y supervisores de las secciones de
preparación y servicio de alimentos y bebidas para maximizar la
eficiencia de los recursos humanos y materiales disponibles y ofrecer
productos de calidad que satisfagan las expectativas de los clientes.
 Responsabilidad del gerente de A&B en relación con las
compras.

1. Almacén:
a) Supervisa las necesidades de los almacenes de alimentos y bebidas, de
acuerdo con los mínimos, máximos y existencias establecidas.
b) Verifica que los formatos de requisición estén de acuerdo a las
especificaciones estándar.
2. Compras:
a) Será responsable de que se lleven a efecto las normas
referentes a esta área, así como su objetivo.

b) Interviene en la realización de los estándares de compras.

c) Revisa que las ordenes llenen todos los requisitos y estén

debidamente autorizadas para su entrega a los proveedores.
3. Recepción de las mercancías:
a) Revisa que las básculas funcionen con exactitud.
b) Verifica que las mercancías recibidas estén pesadas, contadas y revisadas
adecuadamente.
c) Verifica que la mercancía recibida esté de acuerdo con las órdenes de compra en
cuanto a cantidad, calidad y precio, aspectos que deberán coincidir con las facturas
o remisiones del proveedor.
d) Revisa que las facturas o remisiones estén firmadas y selladas por el
recepcionista al término de su revisión y aceptación.
4. Almacenamiento de las mercancías:
a) Supervisa la adecuada distribución de los alimentos y bebidas en
sus respectivos lugares de almacenamiento.
b) Para evitar perdidas por descomposición de mercancías, verifica
que estén en las temperaturas adecuadas y que se usen las técnicas
de conservación y manejo de las mismas.
c) Verifica las técnicas para el congelamiento de las carnes.
d) Revisa que se lleven a efecto los controles de las carnes por
medio de sus etiquetas de inventarios.
5. Despacho de mercancías:
a) Verifica que los productos del almacén salgan únicamente
por medio de documento debidamente autorizados y
establecidos.
b) Revisa que los despachos de mercancías se hagan dentro
de los horarios prefijados.
c) Efectúa revisiones para que la rotación de mercancías sea
adecuada y se eviten perdidas.
6. Producción y elaboración de alimentos y bebidas:
a) Supervisa las porciones, guarniciones y presentación de los platos, con base
en recetas estándar.
b) Revisa las cámaras de conservación para verificar si los alimentos se
manejan adecuadamente.
c) Supervisa la elaboración de platos con base en las órdenes de producción.
d) Revisa que el carnicero prepare los cortes y porciones previamente
determinados.
e) Supervisa que los alimentos de los empleados se elaboren según lo
establecido.
f) Verifica en los bares el manejo de las porciones, presentación y elaboración
de las bebidas con base en las recetas estándar.
7. Ventas de alimentos y bebidas:
a) Se cerciora de que toda salida de alimentos o bebidas esté amparada
por comandas debidamente registrados.
b) Efectúa o supervisa la rotación de platos de la carta o menú.
c) Verifica que las cortesías y descuentos estén dentro de las normas
establecidas.