16 juin 2005 - Démarche qualité en recherche : améliorer la traçabilité et la capitalisation des connaissances dans les laboratoires - CNRS - Délégation

Aquitaine Limousin - Session 2004

MISE EN PLACE D’UNE DEMARCHE QUALITE AU LTDS

Thierry LE MOGNE, Matthieu GUIBERT
Contexte
Le Laboratoire de Tribologie et Dynamique des Systèmes (LTDS) est une UMR de 150 personnes environ. Il associe l’Ecole Centrale
de Lyon, l’Ecole Nationale d’Ingénieur de Saint Etienne et le CNRS. Son domaine d’activité scientifique est large, ses moyens d’actions
importants. Il entretient de nombreuses collaborations contractuelles avec le milieu industriel et institutionnel (>1.5M€). Les dernières
évaluations du Comité National ont jugées son fonctionnement satisfaisant. Le LTDS est dans une phase de croissance, ses partenaires
sont de plus en plus nombreux avec des exigences de plus en plus fortes (certains sont déjà engagés dans une démarche qualité depuis
plusieurs années). Pour répondre au mieux à ces exigences, le laboratoire doit faire preuve d’une rigueur accrue dans ses modes de
fonctionnement comme la gestion des contrats, la fiabilité de ses mesures, la gestion de sa communication, la capitalisation de ses
connaissances, etc.
janvier 2005
Cette évolution peut être considérée sous l’angle de l’amélioration continue. Suite à la formation de deux personnes du laboratoire, Il
a été décidé d’initier une démarche qualité. Une antenne de management de la qualité autour de la direction du laboratoire, est crée.

Création d’une Antenne Management de la Qualité (AMQ):

Constitution:
Philippe KAPSA (directeur du LTDS) L’ANTENNE QUALITE DU LTDS
Denis MAZUYER (professeur, élu CN section 9)
Avril 2005 Matthieu GUIBERT VALEURS :
Thierry LE MOGNE Favoriser la création et l’innovation chez les acteurs du Laboratoire

A l’aide des outils de

planification dynamique stratégique, MISSIONS
l’antenne a initié une réflexion sur la Construire et définir une démarche Qualité
Diffuser la démarche Qualité aux différents
mise en place d’une démarche qualité acteurs
Maintenir une documentation qualité
au sein du LTDS. L’antenne a
Se situer par rapport aux autres labos sur les
commencé par définir ses propres questions de qualité
Organiser une méthode de conduite de
missions déclinés en objectifs chiffrés. l’action.
S’appliquer à soi même une démarche
Ceux-ci sont traduits en actions à qualité.
Accompagner les démarches qualité issues
mener. du Labo.
OBJECTIFS :
Recenser et analyser les actions proches d’une
démarche qualité.
Engager 3 actions intégrant la démarche qualité (à 1 an)
Officialiser la démarche qualité au labo (d’ici l’été)
Identifier les compétences et les volontés internes au
labo en démarche qualité (à 6 mois)
ACTIONS :
1. Définir la cartographie des processus du laboratoire.
2. Identifier les processus clef du fonctionnement du labo
3. Définir et prioriser les actions à entreprendre.
4. Communiquer sur la démarche qualité:existence d’un document
descriptif de notre système qualité, avalisé par le conseil de labo,
présentation en séminaire interne.

Cette démarche est illustrée à

l’aide du schéma ci contre.

Mai 2005 Mise en place de la démarche qualité au LTDS :

LA DEMARCHE QUALITE DU LTDS A partir d’un état des lieux de

la situation du laboratoire, les
différents partenaires et leurs attentes
Direction du laboratoire respectives ont été identifiés.
Antenne management de la qualité
Une cartographie de la
démarche qualité a été réalisée selon
le graphe directeur de l’approche
processus. Cette réflexion a conduit à
décrire l’ensemble des activités du
Partenaires

laboratoire sous forme de processus.

RESSOURCES DU MESURES, ANALYSES
LABORATOIRE ET AMELIORATIONS Les processus identifiés font
actuellement l’objet d’une définition
approfondie (pilote, caractéristiques,
vitalité…).
DEROULEMENT DES PROCESSUS
Processus de direction Processus de réalisation Processus support La connaissance de ces
Définition de la stratégie du Activité de recherche  AMQ processus, de leurs interactions,
Formation (Thèse, formation
labo initiale, formation permanente)  Gestion
Conseil de labo Collaborations Académiques, Financier
permettra de définir des indicateurs
Communication (interne et
Contractuelles:
Valorisation Personnels (RH, PFU) pertinents d’évaluation et les
externe) Suivi Locaux
Capitalisation des Rapport  Administration, règles,
ressources nécessaires au bon
Vie de « manip »
connaissances (séminaires Conception, développement contrats fonctionnement de la démarche.
internes, cahier de laboratoire) Mesures  Sécurité
Recyclage
Rédaction du bilan et des Archivage des données  Assistance technique La méthode de mise en
perspectives : Diffusion de la connaissance :  Ressource bibliographique
Comité national
publications et congrès application de cette démarche se fera
Plan quadriennal par la création de groupes de travail
par action ou processus. Un ou
plusieurs membres de l’AMQ font
partis de ces groupes de travail pour
Mars-Juillet 2005 Exemple de Conduite d’une action: Réalisation du site WEB. diffuser la démarche et ses outils.

La réalisation d’un nouveau site Web était programmée. Nous avons décidé de conduire ce projet selon l’approche qualité. Un pilote a été désigné et des ressources (humaines et
financières) ont été allouées. Le pilote du processus a pu constituer un groupe de travail, incluant deux personnes de l’AMQ. L’approche PDCA a été initiée dès le départ au sein du groupe de travail,
permettant de définir les clients et leurs attentes. Cette définition a servi de support à la rédaction du cahier des charges. Un calendrier avec des jalons précis a été fixé avant le départ de la phase de
réalisation. Tout au long de cette phase, il a été régulièrement fait des contrôles pour s’assurer que l’avancement du projet ne remettait pas en cause le cahier des charges. Cette action est, à l’heure
actuelle, encore en phase de réalisation.
Régulièrement, un compte rendu sur l’évolution de la réalisation a été fait au sein de l’AMQ.
Cette démarche, bien que n’ayant pas été annoncée initialement comme une démarche qualité au sein du groupe de travail, a bien fonctionné. Après quelques semaines de fonctionnement,
une rapide présentation de ce que pouvait être une démarche qualité a alors été faite auprès des membres du groupe de travail. Les différents acteurs ont pu mesurer les avantages apportés par ce
formalisme.

Septembre 2005 Communication:

La démarche doit être officialisée au sein du laboratoire (septembre). Une communication du directeur de labo est prévue au conseil de laboratoire. Une explication de la démarche se fera en
Perspectives séminaire interne. La communication externe pourra être faite au travers du site Internet dans un premier temps et sera décrite dans le prochain rapport d’activité.
Un document décrivant la démarche qualité au LTDS est en cours de rédaction et sera diffusée lors de l’officialisation de la démarche.

Déploiement de la démarche:
D’autres actions doivent être entreprises pour satisfaire nos besoins qualité (capitalisation des connaissances, gestion de la production scientifique, vie de « manip », gestion des locaux, assistance
technique, etc). L’objectif chiffré initial est de trois actions en 2005.

Ecole Centrale de Lyon - Laboratoire de Tribologie et Dynamique des Système – UMR 5513 - 36 Avenue Guy de Collongue – 69134 Ecully – France - ltds.ec-