COMITES Y TOMA DE DECISIONES

DE GRUPOS
I) LA NATURALEZA DE LOS COMITES
II) RAZONES PARA USAR LOS COMITÉS
III) DESVENTAJAS DE LOS COMITES
IV) EL EJECUTIVO PLURAL Y EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÒN
V) MAL USO DE LOS COMITÉS
VI) OPERACIÓN EXITOSA DE LOS COMITÉS
VII) OTROS GRUPOS EN LA ADMINISTRACIÓN
I) LA NATURALEZA DE LOS COMITES
Proceso de grupo en los comités
Funciones
y formalidades de los
comités
El uso de los comités en
diferentes organizaciones
Formación.
Tormentas de ideas.
Establecimientos de normas.
Desempeño.
Son formales; si se establecen como parte de la estructura
de la organización, con deberes y autoridad específicamente
delegadas.
Los comités informales se organizan sin una delegación
especifica de autoridad; por lo general son designados por
alguna persona que desea conocer el pensamiento de un
grupo u obtener una decisión grupal sobre un problema en
particular.
En el gobierno se pueden encontrar muchos comités
permanentes y especiales en cada cuerpo legislativo.
En la educación, las facultades en las universidades,
preocupadas por la libertad académica y recelosa del
poder administrativo, tradicionalmente restringen la
autoridad de los presidentes y de los decanos con
infinidad de comités.
II) RAZONES PARA USAR LOS COMITÉS
Quizá la razón mas importante para el uso
de los comités es la ventaja de lograr la
deliberación y del criterio del grupo, una
variante del proverbio de que “dos cabezas
piensan mejor que una”.
Deliberación y criterios de grupo
Temor a concentrar demasiada
autoridad a una sola persona
Se puede establecer un comité para hacer
recomendaciones sobre un problema, en gran
parte debido a que el director general o el jefe
del departamento no desean responsabilizarse
por completo de tomar una decisión.
La representación desempeña una parte en la
creación e interacción de los comités en los
negocios. Los concejos de directores se
seleccionan con mas frecuencia, con base en
grupos con los que la compañía tiene interés.
Representación de los grupos
interesados
Coordinación de los
departamentos, planes y políticas
Existe un consenso casi general en que los
comités son muy útiles para coordinar las
actividades de diversas unidades
organizacionales. También son útiles para
coordinar los planes y las políticas y su
puesta en práctica.
Todos los miembros del grupo afectados
por un problema o un proyecto común,
pueden aprender sobre el mismo en
forma simultanea y las decisiones e
instrucciones se pueden recibir de modo
uniforme.
Transmitir y compartir información
Consolidación de la autoridad
Con frecuencia, un administrador de un
departamento, sucursal o sección sólo tiene una
parte de la autoridad necesaria para cumplir un
programa, esto se conoce como autoridad
dividida.
Las personas que colaboran en la planeación de
un programa o que toman una decisión por lo
general la aceptan y ejecutan con más
entusiasmo. Incluso una participación limitada
puede ser útil.
Motivación mediante la participación
Evitar la acción
No se puede negar que algunas veces los
administradores nombran comités cuando
quieren evitar alguna acción.
 III) DESVENTAJAS DE LOS COMITES
La acción del comité puede ser
muy costosa en términos de
tiempo. El comité quizá
requiera de que sus miembros
recorran ciertas distancias
para llegar a la reunión.
Alto costo en tiempo y dinero
Compromiso en el mínimo
común denominador
Cuando se requiere que los
comités lleguen a alguna
conclusión o que tomen alguna
decisión, existe el peligro de
que su acción no dé como
resultado la solución óptima.
Otra desventaja de los comités
es que, a menudo, la discusión
de temas periféricos o estudiar un problema,
tangenciales insume tiempo
valioso, por lo cual la reunión
termina sin que se haya tomado
acción alguna.
Indecisión
Tendencia a ser
autodestructivos
La indecisión quizá la dé al
presidente, o a un miembro con
poder, la oportunidad de obligar
al comité a tomar una decisión
en la forma en que él lo desea.
Cuando se delega en un
grupo la autoridad para
hacer recomendaciones o
tomar una decisión, la
autoridad se dispersa a
través del grupo.
División de la
responsabilidad
Tiranía de unas pocas
personas
Los comités tienden a buscar
decisiones unánimes, o casi
unánimes. Por lo tanto, unos
pocos miembros, representen
un punto de vista minoritario,
se encuentran en una posición
fuerte para imponer su
voluntad a la mayoría.
IV) EL EJECUTIVO PLURAL Y EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÒN
Autoridad Del Consejo De
Administración
Papel del ejecutivo plural en la
elaboración de políticas
Papel del ejecutivo plural en la
ejecución de políticas
No siempre es fácil determinar el grado de
autoridad para administrar y tomar
decisiones que tiene un ejecutivo plural. Es
evidente que algunos comités, como es el
caso del consejo de administración, tienen
este poder, aunque quizá no lo ejerzan.
Con frecuencia, al ejecutivo plural se le
encuentra en el campo de la elaboración de
estrategias o políticas. Muchas compañías
tienen un comité ejecutivo o de
administración para desarrollar planes
importantes y adoptar estrategias básicas.
Las compañías pueden establecer
diferencias entre la creación de las políticas
y la ejecución de las mismas. La
preocupación principal puede ser establecer
principios amplios para orientar a la
administración.
 V) MAL USO DE LOS COMITÉS
Ya se ha observado la debilidad
del comité como organismo
administrativo. Para que una
toma de decisión sea aguda,
clara, rápida y sujeta a una
responsabilidad indiscutible, es
mejor que la tome una sola
persona.
Para sustituir a un
administrador
Para investigación o estudio
Es difícil que un grupo de
personas que se reúnen
puedan dedicarse a la
investigación o al estudio,
aunque pueden ponderar
y criticar los resultados de
cada una de estas
actividades.
Incluso si al comité sólo se le En ocasiones, los
asigna autoridad de asesoría, las ejecutivos que tienen
desventajas del mismo imponen la autoridad requerida
que se limite su uso a asuntos no pueden asistir a
importantes. una reunión del
comité.
Para decisiones sin
importancia Para decisiones fuera de la
autoridad de los participantes
Para consolidar una autoridad
dividida
Una desventaja de la
departamentalización es que la
autoridad se delega tanto que,
en algunos casos, nadie excepto
el director general, tiene la
autoridad suficiente para hacer lo
que tiene que hacerse.
VI) OPERACIÓN EXITOSA DE LOS COMITÉS
La autoridad del comité se debe
exponer con toda claridad para que los
miembros conozcan si su
responsabilidad es tomar decisiones,
hacer recomendaciones o simplemente
deliberar y dar alguna información al
presidente del comité en relación con el
tema analizado.
Autoridad
Tamaño
El tamaño de un comité es muy importante.
Si éste es demasiado grande quizá no
existan las oportunidades suficientes para
una comunicación adecuada entre sus
miembros. Si el grupo está integrado por
sólo tres personas, existe la posibilidad de
que dos de ellas formen una coalición
contra la tercera.
Es necesario seleccionar con mucho
cuidado a los miembros de un comité. Para
tener éxito, éstos deben ser representativos
de los intereses que se espera que sirvan.
Membresía
Temas de análisis
El tema se debe seleccionar con
cuidado. El trabajo del comité debe
limitarse a un tema que se pueda
manejar mediante un análisis grupal.
Ciertos temas se prestan para la
acción de un comité, mientras que
otros no.
 La selección del presidente es crucial para las
reuniones eficaces de los comités. Éste debe evitar
la pérdida de tiempo y los inconvenientes de los
El presidente comités planeando la reunión, asegurándose de que
los miembros cuenten con anticipación con los
resultados de la investigación y formulando
propuestas definidas para análisis

Normalmente la comunicación eficaz en los

comités requiere distribuir minutas y verificar las
Minutas conclusiones. En ocasiones. las personas salen
de una reunión con diferentes interpretaciones
respecto a los acuerdos a los que se llegaron.

El comité tiene que valer su costo. Quizá

sea difícil contar los beneficios, en
Costo-beneficio especial hechos tan intangibles como la
moral, el mejoramiento de la posición de
los miembros del comité y el valor de éste.
VII) GRUPOS EN LA ADMINISTRACIÓN
• Sus miembros comparten una o más metas
comunes.
Los grupos tienen muchas funciones.
• Normalmente requieren de interacción y
Influyen para cambiar comportamientos,
comunicación entre sus miembros.
actitudes y valores y para disciplinar a sus
• Los miembros de un grupo asumen papeles.
miembros. Los grupos también
Por ejemplo, responsabilidad en diseño, la
proporcionan ventajas a las personas.
producción, la venta o la distribución de un
Suministran satisfacción social a sus
producto.
integrantes, sensación de pertenencia y
• Los grupos, por lo general son parte de un
respaldo para sus necesidades.
grupo mayor.

Características de los grupos Funciones y ventajas de los grupos

Una clase especial de grupo: el grupo de enfoque Desventajas de los grupos

Las actividades de los grupos también

Durante algún tiempo se han utilizado en la
investigación de mercados los grupos de
enfoque. Por ejemplo, en un ambiente de grupo
se pide a clientes reales o potenciales que
comenten sobre un producto o servicio antes de
llevar a cabo investigaciones en gran escala.
presentan problemas. El uso de los
grupos puede ser costoso en tiempo y
dinero. El presidente, o uno de los
miembros con poder, puede usar al
grupo para propósitos egoístas. Por
último. unos pocos miembros pueden
tiranizar al grupo y obstaculizar su
funcionamiento adecuado.
 CONCLUSIONES

•Un comité es un grupo de personas a las que se les encomienda. en

conjunto, algún asunto.
•Los comités también se usan para coordinar departamentos. planes y
políticas. así como para compartir Información.
•Los comités también tienen desventajas: pueden ser costosos; sus
discusiones pueden provocar indecisión y tienen la tendencia a su
autodestructivos cuando una persona domina ha reuniones.
•La operación eficaz de un comité requiere determinar su autoridad,
seleccionar su tamaño apropiado, elegir con cuidado a los miembros,
usarlos sólo para el tema apropiado, nombrar a un presidente eficaz,
elaborar y distribuir minutas y usarlo solo cuando sus beneficios
excedan a sus costos.
•Un comité es una clase de grupo: otra clase es, por ejemplo, un
equipo.
COMUNICACIÓN
La comunicación es la transferencia de información de
un emisor a un receptor, asegurándose de que este
último la comprenda. Por lo tanto, esta definición es la
base del modelo del proceso de comunicación
el cual centra su atención en el emisor de la
comunicación, en la transmisión del mensaje y en el
receptor del mismo. El modelo destaca la Importancia
del ruido, que interfiere la buena comunicación y la
retroalimentación, que la facilita.

I) FUNCIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES
II) EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN.
III) COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA
IV) BARRERAS Y FALLAS EN LA COMUNICACIÓN
V) HACIA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ
VI) MEDIOS ELECTRÓNICOS DE COMUNICACION
 I) FUNCIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

la función de la comunicación es ser el medio gracias al cual se unifica la

actividad organizada. Se puede considerar como el medio por el que la
información se convierte en un insumo de los sistemas sociales. También es
el medio a través del que se modifica la conducta, se realiza el cambio, se
hace útil la Información y se logran las metas.

La comunicación es el medio El propósito de la

a través del cual se vinculan comunicación en una
los integrantes de una empresa es llevar a cabo el
organización para lograr un cambio, esto es, influir sobre
propósito común. La actividad la acción en beneficio de la
La importancia de la de grupo es imposible sin la empresa.
comunicación comunicación, debido a que no se El propósito de la
puede llevar a cabo la coordinación comunicación
y el cambio.
La comunicación resulta esencial para el funcionamiento interno de las empresas,
debido a que integra las funciones administrativas, ya que se necesita especialmente
para:

1) establecer y difundir las metas de la empresa.

2) desarrollar planes para lograrlas.
3) organizar los recursos humanos y otros en la forma más eficaz y eficiente
4) seleccionar. desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.
5) dirigir, orientar. motivar y crear un clima que incentive la participación del personal
6) controlar el desempeño.
II) EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
Uso de un canal para El Receptor del Mensaje
El emisor del mensaje transmitir el mensaje

Es el que tiene Vincula al emisor Tiene que estar

un pensamiento con el preparado para el
o una idea que receptor. El mensaje Mensaje de modo que
después codifica puede ser verbal éste se pueda decodificar
en una forma tal que pueda o escrito convirtiéndolo en un
ser comprendida pensamiento.
tanto por él como
por el receptor Retroalimentación en La
Comunicación

El ruido dificulta La
acabo el cambio individual
Comunicación
La comunicación
resulta afectada por el
“ruido”, es cualquier
elemento, tanto del
emisor, como
del transmisor o del
receptor que obstaculiza
la comunicación.
Factores situacionales Y
Señala si se ha llevado
Organizacionales en la
Comunicación
u organizacional
como resultado de la
comunicación
Muchos factores
situacionales y organizacionales
afectan el proceso de la comunicación.
Este tipo de factores en el ambiente
externo pueden ser
educacionales, sociológicos,
legales,políticos y
económicos
III) COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

Para ser eficaz. el administrador necesita la información necesaria para

llevar a cabo sus funciones y actividades. Con frecuencia los ejecutivos
carecen de información vital para la toma de decisiones, o que reciben
Necesidad del demasiada Información.
administrador
de saber

En una organización
eficaz la comunicación DESCENDENTE: Fluye desde personas
fluye en varias ubicadas en niveles altos hacia otras que
Flujo de la ocupan niveles inferiores en la jerarquía
Comunicación direcciones: en forma
organizacional.
en la Organización descendente,
ascendente y cruzada.

ASCENDENTE: Viaja desde los subordinados

CRUZADA: La comunicación también fluye de hada los superiores y continúa ascendiendo por la
modo horizontal, es decir, entre personas jerarquía organizacional.
ubicadas en niveles organizacionales iguales o
similares y diagonalmente, lo cual incluye
personas de diferentes niveles que no tienen
una relación de dependencia directa entre sí

Comunicación escrita, oral
y no verbal
La comunicación oral
•La ventaja principal es que
permite un rápido intercambio
con retroalimentación inmediata.
•Desventajas: No siempre ahorra
tiempo. Estas reuniones pueden
ser costosas en términos de
tiempo y dinero.
La comunicación escrita :
•tiene la ventaja de proporcionar registros,
referencias y defensas legales. Se puede preparar
un mensaje con todo cuidado y después dirigirlo a
un gran público mediante correo masivo.
•Las desventajas; son que los mensajes escritos
pueden crear montañas de papeles, estar
expresados en forma deficiente por redactores
ineficaces y suelen no proporcionar una
retroalimentación inmediata.
Comunicación no verbal.
Las personas se comunican de muchas formas
diferentes. Lo que dice una persona es
reforzado (o refutado) por la comunicación no
verbal, como son las expresiones faciales y los
gestos corporales.
 IV) BARRERAS Y FALLAS EN LA COMUNICACIÓN
Con demasiada frecuencia las
personas comienzan a hablar
y escribir sin pensar, planear y
definir en primer lugar el
propósito del mensaje.
Falta de planeación
Suposiciones no aclarados
Existen suposiciones no
comunicadas que
fundamentan los mensajes
pero que con frecuencia se
pasan por alto a pesar de su
Importancia.
La comunicación en el
ambiente internacional se
hace aún más difícil
debido a las diferencias de
Otra barrera a la comunicación idiomas, culturas y
eficaz es la distorsión semántica, costumbres sociales.
que puede ser deliberada o
accidental.
Barreras a la comunicación en el
Distorsión semántica ambiente internacional
Mensajes mal expresados Pérdida por transmisión y
retención deficientes
A pesar de lo clara que pueda
estar la idea en la mente del
En una serie de
emisor de la comunicación, el
transmisiones de una
mensaje puede perder claridad si
persona a otra, el mensaje
se escogen mal las palabras,
paulatinamente, pierde
haya omisiones y incoherencia.
exactitud. La retención
deficiente de la información
es otro problema grave.

Probablemente todos hemos tenido
la ocasión de observar a personas
que intervienen en una discusión con
comentarios que no se relacionan
con el tema que se trata. Escuchar
exige atención total y autodisciplina.
También requiere evitar evaluaciones
prematuras de lo que tiene que decir
la otra persona.
Falta de atención y evaluación
prematura
Comunicación impersonal
Requiere del contacto cara a cara
en un ambiente de franqueza y
confianza. La mejora real de la
comunicación no requiere medios
de comunicación caros y tiempo, lugar, tipo y orden de
complejos (e impersonales) sino
la disposición de los superiores a
realizar una comunicación cara a
cara.
La desconfianza, la amenaza y el
temor debilitan la comunicación. En
un ambiente donde existan estas
fuerzas cualquier mensaje será
contemplado con escepticismo.
Desconfianza, amenaza y temor
Periodo insuficiente para
adecuarse al cambio
El propósito de la comunicación
es efectuar cambios que pueden
preocupar seriamente a los
empleados; modificaciones de
trabajo, o cambios en las
estructuras grupales o en las
habilidades a utilizar.
La gente responde al exceso de
información en varias formas:
1. Es posible que hagan caso
omiso de cierta información.
2. Si se sienten abrumadas con
demasiada información, las
personas cometen errores al
procesarla.
3. Las personas pueden
postergar el procesamiento
de la información.
4. Las personas quizá filtren la
información.
Sobrecarga de información
Otras barreras a la comunicación
Si utilizan una percepción selectiva,
las personas tienden a percibir lo
que esperan percibir. La influencia
de la actitud, que es la
predisposición a actuar o a dejar de
actuar en cierta forma. Las
diferencias de posición social y de
poder entre el emisor y el receptor
de la Información.
V) HACIA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ

La auditoria es una herramienta para examinar las políticas, las redes

y las actividades de comunicación.
Las cuatro principales redes de comunicación que es necesario auditar
Auditoria de son las siguientes:
comunicación a. La red reguladora
b. La red innovadora
c. La red integradora
d. La red informativa-instructiva

Los emisores de los mensajes deben tener claro qué es lo que

desean comunicar.
La comunicación eficaz requiere que la codificación y decodificación
Pautas para mejorar se realicen con símbolos que sean familiares tanto para el emisor
la comunicación como para el receptor del mensaje.
La planeación de la comunicación no se debe hacer en el vacío.
Se dice que el tono hace la melodía.

El administrador apresurado, que nunca escucha, rara vez obtiene una

Escuchar: la clave visión objetiva del funcionamiento de la organización. El tiempo, la
para la comprensión empatía y la concentración en los mensajes del comunicador son
requisitos previos para la comprensión.
 • Usar palabras y frases sencillas.
Algunas sugerencias para • Usar palabras cortas y familiares.
mejorar la comunicación • Proporcionar ilustraciones y ejemplos; usar gráficas.
por escrito • Usar frases y párrafos cortos.
• Evitar palabras innecesarias.

Según Jay A. Conger sugiere las siguientes pautas para la

comunicación oral:
• Exprese la misión en una forma que sea congruente con valores y
creencias positivas.
• Incluya valores de la organización y de la sociedad en la
Algunas sugerencias para
declaración de las metas de la empresa.
mejorar la comunicación
• Muestre la importancia de la misión.
verbal
• Haga llegar el mensaje en un lenguaje fácil de comprender.
• Practique la comunicación oral y pida retroalimentación sobre su
discurso.
• Muestre su entusiasmo y emociones al presentar su visión de la
compañía.
VI) MEDIOS ELECTRÓNICOS DE COMUNICACION
Aunque las telecomunicaciones están apenas en sus primeras etapas, varias
compañías ya han utilizado con eficacia la nueva tecnología en diversas
formas:
•Varios bancos ofrecen el servicio de banca por teléfono, incluso para
Telecomunicaciones personas particulares.
•El servicio de facsímil (fax) transmite información en unos minutos a países
ubicados en el otra extremo del mundo.
•La telecomunicación proporciona un vinculo importante para los sistemas de
inventarios justo a tiempo.

Ventajas. Algunas de las ventajas potenciales de la teleconferencia

incluyen ahorros en gastos y tiempo de viajes.
Teleconferencia
Desventajas. La teleconferencia también tiene sus inconvenientes. Debido
a la facilidad de preparar reuniones en esta forma, quizá se realicen más de
las necesarias.

El uso de los En la actualidad el procesamiento electrónico de datos permite manejar

computadoras para el grandes cantidades de datos y poner la información a disposición de un
manejo de información número mayor de personas.
 CONCLUSIONES

• La comunicación es la transferencia de información

de un emisor a un receptor, cuando éste comprende
la información.
• La información puede fluir no sólo en forma
descendente o ascendente en la estructura
organizacional, sino también en forma horizontal o
diagonal.
• La comunicación puede efectuarse en forma
escrita, pero es mayor la información que se
comunica en forma oral.
• Los medios electrónicos pueden mejorar la
comunicación.