CAPACITACIÓN

SISTEMA QUIPUX
 AGENDA

1. Qué es el Sistema de Gestión Documental “Quipux”

2. Esquema Operativo de Funcionamiento de “Quipux”
3. Creación de Documentos en “Quipux”
4. Módulo: Bandejas del Sistema “Quipux”
5. Módulo: Otros del Sistema “Quipux”
6. Estrategia de Implementación
7. Ejemplos prácticos
 1. QUÉ ES EL SISTEMA “QUIPUX”
Arquitectura de la solución

SERVIDOR
SUBSECRETARIA INFORMATICA

QUIPUX

Internet

…
Of. M1 Of. M2 Of. M3 Of. Mn
 1. QUÉ ES EL SISTEMA “QUIPUX”
Gestión Documental
Tramite Documentario
DOC. FISICOS

DIGITALIZACION
RECEPCION
E
INDIZACION

CONTROL CALIDAD
Formularios

Datos
provenientes de Cálculos
DOC. DIGITALIZADO Maestros

Datos
particulares del
formulario Norma o
procedi-
miento
Personas/sectores que de
BASE DE DATOS intervienen procesos
DE GESTION
DOCUMENTAL
WORKFLOW
GESTION Reacción/acción que se requiere o
DOCUMENTAL
espera del sistema
Sistema de Gestión
Documental

Tareas a
realizar
 1. QUÉ ES EL SISTEMA “QUIPUX”
Descripción

QUIPUX, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la
enviada por la ciudadanía a las instituciones. A continuación se resume la funcionalidad general del sistema:

 Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios y circulares y anexos.

 Búsqueda, recuperación y presentación de documentos, incluido el flujo conforme al orgánico regular.

 Control de documentos impresos almacenados en archivos físicos.

 Recepción, captura e ingreso de documentos impresos.

 Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados.

 Almacenamiento permanente y transferencia de archivos o expedientes.

 Administración de instituciones, áreas, carpetas virtuales, numeración y formatos de documentos.

 Generación de documentos digitales (o para imprimir) en formato PDF

 Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoría

 2. FUNCIONAMIENTO SISTEMA “QUIPUX”

ESQUEMA OPERATIVO DE FUNCIONAMIENTO

 3. CREACIÓN DE DOCUMENTOS “QUIPUX”

ACCIONES CON LOS DOCUMENTOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL “QUIPUX”

Entre las acciones del usuario se tiene: REGRESAR, ELIMINAR, EDITAR, REASIGNAR, INFORMAR,
FIRMAR/ENVIAR, ARCHIVAR, RESTAURAR, RESPONDER.

 Regresar. Permite regresar a la pantalla anterior.

 Eliminar. Permite eliminar un documento que se encuentra en Elaboración.

 Restaurar. Permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados por el usuario. Los
documentos restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta de “en elaboración”.

 Comentar. Permite poner comentarios a documentos.

 Reasignar. Permite enviar un documento al usuario que debe realizar el trámite o enviar un documento en
estado de edición a cualquier usuario para que sea corregido.
 3. CREACIÓN DE DOCUMENTOS “QUIPUX”

ACCIONES CON LOS DOCUMENTOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL “QUIPUX”

 Informar. Permite enviar una copia del documento. Los documentos informados son enviados
inmediatamente a la carpeta de “informados”.

 Archivar. Permite archivar documentos que se encuentran en estado de en trámite o enviado. Los
documentos archivados son enviados inmediatamente a la carpeta de “archivados”.

 Firmar/enviar. Permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado de edición o no enviado.
Los documentos firmados y enviados correctamente son guardados en la carpeta de “enviados”. Caso
contrario son guardados a la carpeta de “no enviados”.

 Eliminar. Permite eliminar documentos que se encuentran en estado de edición. Los documentos
eliminados son enviados a la carpeta de “eliminados”.

 Restaurar. Permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados por el usuario. Los
documentos restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta de “en elaboración”.

 Comentar. Permite poner comentarios a documentos.

 4. MÓDULO: BANDEJAS DEL SISTEMA

MÓDULO: BANDEJAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

“QUIPUX”

La carpetas con las que cuenta el sistema de gestión documental son las siguientes: en elaboración,
recibidos, eliminados, no enviados, enviados, archivados, pendientes e informados.

Todos los documentos pueden ser listados por “leídos” y “no leídos”. Los que aparecen con color azul son los
“leídos”, mientras que los de color verde son los “no leídos”. El sistema cuenta actualmente con los
siguientes tipos de carpetas:

 En elaboración: Aquí se encuentran los documentos que están en estado de edición, para que sean
revisados y corregidos.
 4. MÓDULO: BANDEJAS DEL SISTEMA

MÓDULO: BANDEJAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

“QUIPUX”

 Recibidos: Aquí se encuentran los documentos por tramitar.

 Eliminados: Aquí se listan los documentos que se encontraban en estado de edición y que han sido
eliminados.

 No Enviados: Aquí se listan los documentos que tuvieron errores al momento de ser firmados digitalmente
y no se enviaron.

 Enviados: Aquí se listan los documentos que fueron correctamente enviados con firma digital por el
sistema a sus destinatarios.

 Archivados: Aquí se encuentran los documentos que fueron previamente archivados.

 Informados: Aquí se encuentran los documentos que se le enviaron al usuario(s) para que sea
informado(s) del mismo.
 5. MÓDULO: OTROS DEL SISTEMA

MÓDULO: OTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL “QUIPUX”

 Consulta y Búsqueda de Documentos. Este módulo permite consultar por medio de parámetros como
número o clase de documento, uno o varios documentos que concuerden con dicha solicitud de búsqueda.

 Carpetas virtuales. Esta opción permite incluir los documentos ingresados en las carpetas virtuales
existentes y además muestra todos los documentos que pertenecen a estas carpetas

 Reportes. Este módulo permite generar diferentes tipos de reportes como: a) Consulta de registros por
estados del documento. b) Estadísticas de digitalización de documentos. c) Consulta de registros por tiempos
de demora. d) Cantidad de registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados de
documentos se tiene: tramitados, en edición, eliminados, archivados, vencidos, etc. Para generar un reporte
se debe: a) Escoger el tipo de consulta o estadística. b) Escoger el área. c) Escoger el usuario. d) Ingresar la
fecha desde y hasta.
 6. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION

MÓDULO: OTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL “QUIPUX”

Organigrama

Base de datos de Pruebas

 Base de datos Producción

 Configuración de secuenciales
 6. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION
Organigrama

COORDINACIÓN
NACIONAL

ASESORÍA
SECRETARÍA
JURÍDICA

SUB - DIRECCIÓN DE
COORDINACIÓN SERVICIOS
NACIONAL INSTITUCIONALES

PLANIFICACIÓN Y
INFORMÁTICA CONTABILIDAD PRESUPUESTO
TALENTO HUMANO

DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE

PLANIFICACIÓN Y LOGÍSTICA Y INVESTIGACIÓN Y
COMPRAS MONITOREO ESTUDIOS

ADMINISTRACIÓN INVESTIGACIÓN DE
DE CONTRATOS MERCADO