CARTILLA

DIDACTICA
DOCUMENTO DE
ARCHIVO
 CARTILLA DIDÁCTICA
DOCUMENTO DE ARCHIVO

TATIANA ANGELICA MENDOZA MENDOZA

APRENDIZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS (1804043)
HATONUEVO – LA GUAJIRA
MAYO DE 2019
 CARTILLA DIDÁCTICA
DOCUMENTO DE ARCHIVO

TATIANA ANGELICA MENDOZA MENDOZA

APRENDIZ

SIGEN PATRICIA MARULANDA PINEDO

INSTRUCTORA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS (1804043)
HATONUEVO – LA GUAJIRA
MAYO DE 2019
Con esta cartilla, se busca dar a conocer los documentos, no solo desde el punto de vista actual, sino
logrando mostrar un poco su origen, además se comenta la importancia que alcanza actualmente dentro
y fuera de las organizaciones públicas y privadas.
Para dar inicio se dará una serie de conceptos relacionados al documento, con lo que se busca
ubicarnos en el contexto del tema que estaremos tratando a lo largo de este trabajo.

Por otra parte se darán a conocer, características, clasificación, caracteres y los elementos que
componen o identifican un documento.
Con esta cartilla, se labora con el fin de brindar una herramienta practica y sencilla de entender, para
incentivar a las empresas a aplicar la gestión documental de una manera ágil y eficaz, aprovechando
todas sus ventajas, y mejorar así el rendimiento dentro de la misma. Esto debido a que cuando se tiene
el conocimiento y compromiso con lo que hacemos, en este caso el manejo de los archivos, la
información fluye constantemente.
Fortalecer la administración documental de las empresas.

 Identificar características y tipologías de documentos.

 Entregar pautas del tratamiento de cada documento según sus
características.
 Reflexionar sobre la importancia de los documentos.
Los documentos siempre se han visto involucrados en la actividad intelectual del ser humano. Desde el principio de la
historia del pensamiento, el hombre ha utilizado una serie de objetos o materiales donde poder plasmar y almacenar
aquello que pensaba o sentía. Las pinturas rupestres, las tabletas de arcilla mesopotámicas, los muros de los edificios
sagrados egipcios, los papiros, los pergaminos o, posteriormente, el papel, son claros ejemplos de tipo de objeto o
materiales. En la actualidad, con el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, se está
apostando cada día más por los formatos digitales para recoger la producción intelectual.
 Documento Según el concepto de Michael
Buckland: es un contenedor de información, es
decir, aquello que hace posible organizar,
presentar y gestionar información relativa a un
hecho, una persona o una temática
determinada.
 Un documento de archivo es un instrumento de
carácter contemporáneo que es creado por
individuos y organizaciones en el desarrollo de
sus actividades; con el transcurrir del tiempo
estos documentos se convertirán en una
ventana que nos permitirá tener acceso a los
eventos ocurridos en el pasado.
 “Se entiende por documento toda expresión en
lenguaje natural o convencional y cualquier
otra expresión gráfica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte
material, incluso los soportes informáticos”. Ley
16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio
Histórico Español (BOE número 155 de
29/6/1985)
 Los documentos de archivo son el subproducto
documental de las actividades que desarrolla
el hombre y son conservados a largo plazo
por su valor testimonial.
 Es un testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por
instituciones o personas físicas o morales,
jurídicas, públicas o privadas, registrado en
una unidad de información en cualquier tipo
de soporte (papel, cintas, discos magnéticos,
fotografías, etc.) en lengua natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad
humana fijada en un soporte, dando lugar a
una fuente archivística, arqueológica,
audiovisual, etc.
 Impartir una orden: «asentar la voluntad
de la autoridad con intención de que sea Ejemplos
obedecida», son los Documentos
dispositivos, leyes, decretos, ordenanzas,
sentencias, resoluciones, sentencias, etc

 Probar algo: Documentos testimoniales:

hay documentos que dan fe, testimonian.
Los diplomatistas los llaman Documentos Ejemplos
testimoniales, actas, registros del estado
civil, estructuras, declaraciones, etc.

 Meramente transmitir una información: todo

documento es, de alguna manera, informativo. Por
eso se agrega el adverbio meramente. Esta frase se
refiere a aquellos Documentos informativos, que
solamente llevan noticas, sin gozar del atributo de Ejemplos
hacer fe, ni de imponer la voluntad de la autoridad:
Boletines, panfletos, ofertas, anuncios, etc.
Los documentos en su configuración están formados por dos aspectos fundamentales, una parte intangible que le
da razón de ser al evidenciar el contenido informático, denominada elementos formales y otra totalmente
material que le da sustento corpóreo, es decir, lo hace evidente a los sentidos:

 Elementos formales: transmite información o mensaje.

Constituidos por:
 Los alfabetos Ejemplos
 Signos de puntuación
Cartas, facturas etc.
 Signos de acentuación
 Abreviaturas
 Figuras o trazos de carácter convencional.
 Elementos materiales:

Lo conforman en primera instancia las tintas y los

colorantes, los cuales sirven para hacer visible el
escrito.

En segunda instancia los calamos, estiletes o

plumas.

y en tercer instancia se encuentran los soportes

o láminas sobre las cuales se registra o asienta
la información objeto del mensaje a trasmitir o
conservar y que va desde los primeros
documentos lapidarios, pasando por el papiro y
el pergamino hasta nuestros días con el papel y
los nuevos soportes informáticos
Varios elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo.

 Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas

por funciones especificas. Se producen uno a uno y en un orden natural,
ejemplo resoluciones, actas, recibos de caja, etc.

 Carácter de unicidad: los documentos de un archivo se distinguen

por ser únicos y no se producen en grandes cantidades, por ejemplo
los registros civiles, que solo existe un ejemplar.

 Carácter de objetividad o ingenuidad: estos documentos son elaborados

para la posteridad, registran hechos tomados del acontecer inmediato, no
compartan elementos de critica subjetivos o valorativos. Se producen
naturalmente como resultado del quehacer de las instituciones.

 Originalidad o autenticidad: es la capacidad que tiene el documento de

probar o evidenciar su origen o autor, no implica la veracidad de su contenido.
Con capacidad de probar o negar hechos ciertos o verdaderos

 Integridad: el documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes,

es decir en sus caracteres interno o externos.
 Son los atributos que adquieren en razón de su materialidad y se dividen en :

 INTERNOS : que se refieren al contenido del documento y son:

 ENTIDAD PRODUCTORA
El autor del documento. Como  FORMULARIOS Y CLÁUSULAS PARA SU
ya se sabe, en el caso de ELABORACIÓN
documentos producidos por
instituciones corresponde a la Consiste en la disposición de los datos que deben
entidad, órgano y cargo de la
estar contenidos en él.
persona que los firma.

 DATA TÓPICA Y CRÓNICA

 ORIGEN FUNCIONAL
Corresponde con el lugar y fecha donde fue
producido el documento.
La razón, función o
actividad, por la cual se
produce el documento y el
trámite a que está sometido  CONTENIDO SUSTANTIVO
para entrar en vigencia, es
decir para cumplir con el
Hace referencia al tema, negocio o asunto de que
objeto por el cual fue
trata el documento.
creado
 EXTERNOS : Determina la materialidad del documento y son:.

 CLASE  FORMATO
Es el medio por el cual se
trasmite el mensaje: Textual, Es la configuración física del documento, depende
gráficos, sonoros, visuales, de la materia, soporte, de la manipulación para
audiovisuales, legibles por
crearlo y de la manera en que los documentos se
máquina
reúnen al ser producidos, depende de la clase: Los
textuales: legajos, expedientes, carpetas, folios, etc.
 TIPO Los de imagen: vidrios, microformas, microfilmes,
acetatos. Los sonoros: Discos, cintas. Los
Unidad mínima que reúne las características audiovisuales: cinta, películas, discos. Los legibles
necesarias para ser considerado documento. por máquina: fichas perforadas, discos, cintas.
Es el resultado de la aplicación de normas y
reglas formales de producción para el
registro de una actividad especifica : La de
informar: produce crónicas, boletines; La de
 CANTIDAD
pedir: produce solicitudes, peticiones; La de
mandar u ordenar: produce leyes, decretos,
ordenanzas, etc. Define la cantidad de copias que se producen de
un mismo documento.

 FORMA

Se refiere a si es original, copia, minuta, borrador

Los documentos pueden ser clasificados de acuerdo con Múltiples criterios, tantos cuantos tratadistas se
encarguen del tema, unos más objetivos que otros, esta clasificación obedece en gran mediad a aspectos de la
administración documental o del ciclo vital de los documentos o la actividad de los documentos, veamos algunas
de ellas:

 SEGÚN SU CLASE O FORMA DE PRESENTACIÓN: De acuerdo con este criterio, los documentos se dividen
en: Textuales, sonoros, gráficos, de imagen, audiovisuales y legibles por máquina.
 SEGÚN SU ENTIDAD PRODUCTORA, CALIDAD DE SUS AUTORES O NATURALEZA: Bajo este criterio, los
documentos se dividen en:

PUBLICOS: los producidos por los funcionarios

públicos en ejercicio de sus funciones

PRIVADOS: los producidos por particulares o

por empresas privadas

ECLESIÁSTICOS: los producidos por los grupos

religiosos

MIXTOS: los producidos por empresas mixtas,

(capital público y privado).
 SEGÚN SU ESTRUCTURA: Los documentos en este apartado se pueden clasificar en:

SIMPLES: cuando el documento está conformado por una sola tipología

como una Ley.

COMPUESTOS O COMPLEJOS: cuando el documento está constituido por

varias tipologías documentales como es el caso de los expedientes.

 SEGÚN SU ALCANCE O JURISDICCIÓN: Dependiendo de la competencia de sus contenido los documentos

se dividen en: personales, institucionales, locales, municipales, regionales, departamentales, distritales,
nacionales, internacionales.

 SEGÚN EL TIPO DE INFORMACIÓN: Los documentos pueden ser:

INTENSIVOS: cuando tienen mucha información sobre pocas cosas como

una hoja de vida; las genealogías.

EXTENSIVOS: cuando presentan pocos datos sobre muchas cosas como los
censos de población.

DIVERSIFICADOS: cuando presentan varios datos sobre varias cosas.

 SEGÚN SU FINALIDAD: Dependiendo del fin por el cual se produce el documento, éstos pueden
ser:

DOCUMENTOS DISPOSITIVOS O IMPERATIVOS, cuya finalidad es

mandar u ordenar como una ley o una directiva.

DOCUMENTOS TESTIMONIALES O PROBATORIOS, cuya importancia

radica en la fe o constancia que dan sobre los hechos, acciones o cosas
como los diplomas y certificados académicos.

DOCUMENTOS INFORMATIVOS O NOTICIOSOS como es el caso de

boletines.

DOCUMENTOS FACILITATIVOS: llamados también comunes. Son los que

todas las instituciones producen; sirven de apoyo, facilitan la actividad de
cada uno, como los documentos contables, hojas de vida.

DOCUMENTOS ESPECÍFICOS O SUSTANTIVOS: son los que se producen

por la actividad específica de cada institución; en una entidad educativa:
los planes de estudio, las historias académicas; en un hospital: las historias
clínicas, en una entidad financiera: los cheques, pagares.
 SEGÚN SU VIGENCIA O CICLO VITAL: de acuerdo con este criterio, los documentos pueden ser:

ADMINISTRATIVOS: cuando se encuentran en cumplimiento de la actividad que le

dio origen.

PLAZO PRECAUCIONAL O INTERMEDIOS: cuando se encuentran en espera de

que las acciones sobre las cuales versa su contenido prescriben o pierden su
vigencia.

HISTÓRICOS: aquellos que después de haber sido evaluados mediante la selección

documental alcanza a ser transferidos a los archivos históricos para servir de
fuente de investigación retrospectiva para la investigación, la ciencia o la cultura.

 SEGÚN SU FRECUENCIA DE USO: Este es un criterio que nunca debe tenerse en cuenta para una
clasificación de los documentos (activos, semiactivos e inactivos), pues los documentos pueden ser poco
utilizados pero vigentes y esto puede inducir a hacer procesos de selección, expurgo y descarte con base
en este criterio.
Con la elaboración de este documento, pude ampliar mi comprensión a cerca de la importancia
de una buena gestión documental, pudiendo identificar características de los diferentes
documentos que en algunos casos los hace únicos e irrepetibles.