ArchivArte Ltda.

Gestión integral en administración documental

 Integrantes
 Florez Rodríguez Maritza Alejandra
 Galvis Díaz Rosa
 Pérez González Javier
 Pérez González Luis Alejandro
 Ramos Manrique Oscar Iván
 Rodríguez Rodríguez Dany Andrue
 Vásquez Peña Jhosdian Viviana
 QUIENES SOMOS
ArchivArte Ltda., es una compañía que ofrece servicios
en el campo de la administración documental de una
forma integral, construimos de manera eficaz y
profesional caminos para hallar soluciones técnicas y
logísticas a la gestión del manejo de la información y
todo su soporte documental.
 Misión
 Prestar el mejor servicio a nuestros clientes en todos los procesos que
tienen que ver con la administración documental, así como ofrecer las
condiciones necesarias para la conservación y adecuado almacenamiento
de la información. Tener a nuestra disposición y al servicio de nuestros
clientes la mejor tecnología para ejecutar de una forma confiable y rápida
todos los procesos de organización, clasificación, ordenación, descripción,
depuración y consulta, garantizando así el mejor desempeño de nuestro
talento humano. Realizar de una manera responsable la custodia y
confidencialidad de toda la información que nos entregan nuestros clientes,
respetando las políticas internas de sus empresas.
 
  
 visión
 
 Seremos elegidos por nuestros clientes, como una excelente empresa en
la prestación de los servicios de administración documental integral.
Nuestra fortaleza será ir de la mano con nuestros clientes y
proveedores para crecer mutuamente garantizando la calidad de
nuestro trabajo satisfaciendo totalmente las expectativas de cada uno
de ellos.
 Esto será posible gracias a la confiabilidad de nuestro equipo humano,
servicio, solidez financiera y a la calidad de los procesos y productos
ofrecidos, soportados con la tecnología adecuada.
 Política de calidad
ArchivArte Ltda., es una organización que le suministra a
sus clientes soluciones en el manejo y administración de
la información satisfaciendo sus necesidades de una
manera oportuna, optimizando la calidad en cada uno de
sus servicios. Para esto contamos con un seleccionado
equipo humano atento y con la capacidad de lograr día a
día el mejoramiento continuo en el sistema de gestión de
calidad.
 DIAGNÓSTICO
VALORACIÓN DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
SELECCION DOCUMENTAL
PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN
ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
ESTUDIO DE ESPACIO FÍSICO
MEDIDAS DE SEGURIDAD
ORGANIZACIÓN PARA LA AUTOMATIZACIÓN
TRANSPORTE DOCUMENTAL
CONSULTORIA Y CAPACITACION
DIGITALIZACION Y MICROFILMACION
DESTRUCCION ESPECIALIZADA DE ARCHIVOS
ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
RESTAURACION DE DOCUMENTOS
ALOJAMIENTO DE IMÁGENES DIGITALIZADAS
INVENTARIO DOCUMENTAL
 ANALISIS
A los resultados
obtenidos se aplicará el
análisis archivístico
documental
correspondiente para
emitir las conclusiones
y recomendaciones del
caso.
 Diagnostico
El diagnóstico permite obtener
una visión integral de la
situación actual de la
documentación y los archivos
en la institución u/o empresa,
por lo que se le da una
importancia fundamental
dentro del proceso de
organización de los archivos.
 VALORACION
DOCUMENTAL
Se realiza un análisis, técnico y objetivo,
para determinar si el documento tiene
valor histórico, por lo cual, será
conservado permanentemente (memoria
institucional) y servirá como fuente de
investigación para la institución u/o
empresa, si por el contrario posee valor
administrativo e indica su vigencia
administrativa deberá permanecer en
los Archivos de: Gestión (oficina),
intermedio, Central, o General.
 ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LOS
DOCUMENTOS

Estudio de la estructura
orgánica y del flujo de
información para determinar
las unidades
administrativas
involucradas en el trámite,
en donde intervienen los
documentos como entes
fundamentales del proceso.
 SELECCION Y ELIMINACIÓN
DOCUMENTAL

Se aplican
mecanismos técnicos
y objetivos que
facultan la reducción
de la acumulación de
documentos.
 PROCESAMIENTO DE LA
DOCUMENTACIÓN
Clasificación: Elaboración y diseño de CDC Cuadros de Clasificación
Ordenación: Disposición numérica, alfanumérica, o cronológica de los
documentos,
Descripción: Diseño y elaboración de Instrumentos de descripción:
Inventarios, Catálogos, resúmenes, compilaciones bibliográficas e índices,
según sea el caso para permitir la consulta y el préstamo de la información
al usuario.
Manuales de: Normas y Procedimientos, instructivos de acceso a la
información
Acondicionamiento de los documentos para Sistemas Archivísticos
Automatizados en Red: Aplicación de normas y criterios archivísticos que
permitirán la implantación de sistemas de organización de documentos de
forma automatizada.
ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
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ESTUDIO DE ESPACIO FÍSICO
Definición y Redefinición
de áreas en cuanto a:
ubicación, aspectos
arquitectónicos,
distribución, iluminación,
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MEDIDAS DE SEGURIDAD
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ORGANIZACIÓN PARA LA
AUTOMATIZACION

Procesamiento y puesta
apunto de toda la
documentación administrativa
para su automatización
.
TRANSPORTE DOCUMENTAL
El traslado de los
archivos magnéticos y
documentales se
realiza con todas las
medidas técnicas y de
seguridad necesarias
para que la información
no sufra ningún tipo de
deterioro.
 CONSULTIRIA Y CAPACITACION

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 DIGITALIZACION Y
MICROFILMACION
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 DESTRUCCION ESPECIALIZADA DE
ARCHIVOS
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 ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
Las Tablas de Retención Documental son el
instrumento archivístico esencial que
permite la normalización de la gestión
documental, la racionalización de la
producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico.
La elaboración de las Tablas de Retención
Documental se basa en la estructura
orgánico funcional de la Empresa y se
apoyan en los inventarios documentales de
los archivos de gestión, lo que permite
identificar Series y Subseries documentales.
 RESTAURACION DE
DOCUMENTOS
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 ALOJAMIENTO DE IMÁGENES
DIGITALIZADAS
 El texto no siempre podrá ser
convertido a un texto electrónico,
en algunas ocasiones deberá
permanecer como imagen. El
proceso de digitalización de
imágenes va directamente ligado al
uso que se le dará al resultado de
la digitalización.
 INVENTARIO DOCUMENTAL
Las tareas de organización de
un archivo ya sea
administrativo o histórico,
deben iniciar o culminar
necesariamente con la
elaboración de un inventario
que describa el contenido y
organización de los
documentos que lo integran.
Un inventario “es el instrumento
de consulta que describe un
fondo o una colección
mediante la reseña de sus
series” [1] documentales
 ArchivArte Ltda.
Gestión integral en administración
documental
 PROPUESTA TECNICA
 La información tanto física como virtual de una compañía es el reflejo de la ejecución de su
actividad económica e histórica y la importancia de poder responder a las inquietudes de sus
clientes y proveedores de manera oportuna y asertiva, dando a conocer que es una empresa
dinámica y que es pionera en la evolución del mercado, para ello es necesario asesorarse de una
entidad que pueda ejecutar los procesos adecuados para el buen manejo de sus archivos tales
como:
 Transferencia de archivos
 Digitalización e inventario de documentos en bases de datos
 Almacenaje y custodia de documentos
 Suministro de consulta, préstamo y copia de documentos
 Asesorías en cuanto a la administración, organización, clasificación, descripción, custodia,
conservación, y depuración de archivos
 Servicio de outsourcing
 TRANSFERENCIA DE
ARCHIVOS
Al ser realizado todo el proceso de inventario y
empaque nuestra compañía procederá a realizar
el traslado de la información para ser ubicada en
nuestra bodega de una manera ordenada para
que se pueda ejecutar la consulta rápida y
efectiva por parte de nuestros clientes.
Suministramos el transporte para atender las
diferentes requisiciones de información
trasladándola de la bodega a sus oficinas y una
vez sea consultada por ustedes se procederá a
recoger y realizar su respectiva ubicación en
nuestras instalaciones.
CUSTODIA Y ALMACENAJE DE LA INFORMACION
Nuestra compañía cuenta con los procesos adecuados
de custodia y almacenamiento de la información y las
instalación de estantería metálica tipo industrial acorde
para la ubicación de archivos, sistema de seguridad
física y ambiental para la conservación y almacenaje de
los mismos.
Tenemos zonas especificas para realizar tareas de
organización, clasificación, ordenación, descripción y
depuración de los documentos, además contamos con el
servicio de vigilancia 24 horas al día los siete días a la
semana, circuito de televisión cerrada, censores de
seguridad contra incendios, robos y control ambiental.
 MEDIDAS CONTRA INCENDIOS
Servicio de intervención, formación, simulacros,
lucha contra el fuego, servicios auxiliares,
evacuación, comunicaciones, entre otras.
Además prohibir fumar en el depósito de
archivo, vigilancia de las instalaciones,
interrupción total de las luces y focos eléctricos
al finalizar la jornada laboral, formación del
personal en el uso de extintores y
comportamiento ante un incendio de poca y alta
intensidad, se privilegiara la situación de la
documentación considerada como vital en
zonas de fácil y rápido desalojo.
 CONTROLES DE SEGURIDAD Y ACCESO A LA
INFORMACION
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EQUIPO HUMANO

ArchivArte Ltda., cuenta con el

talento humano capacitado en
todas las aéreas de la labor
archivística, dispuesta a ofrecer
un servicio de excelente calidad a
cada uno de los clientes que nos
elijan para la gestión documental.
En la actualidad contamos con el
personal calificado para
desarrollar de una manera optima
todos y cada uno de los procesos
relacionados con la
administración documental.