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 Para poder controlar el fraude, es preciso familiarizarse con las
formas que adopta y con los métodos que usa el ladrón y el
desfalcador. En estos comentarios sobre las formas que adopta el
fraude, no se trata de considerar en forma completa los remedios.
La sección siguiente de este capítulo, titulada "Instalación de un
sistema de control interno", se ocupa de la fase de los remedios
que pueden aplicarse. Las formas comunes de fraude, cuando se
trata del robo de partidas de activo, son las siguientes:
 Robo de mercancías
 Robo de valores bursátiles y otro activo
 Robos en efectivo, no contabilizando los recibos
 Robos en efectivo, efectuando desembolsos fraudulentos
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mcasionalmente los robos han venido cometiéndose durante
largo tiempo antes de descubrirlos, especialmente si el. sistema de
control de inventarios es inadecuado y si los robos aisladamente
son pequeños. Podrá reducirse este tipo de robo si se revisan los
paquetes que llevan los empleados a la salida y a la entrada al
local. Deben tomarse periódicamente inventarios físicos
empleando personal diferente al habitualmente encargado de la
custodia de las existencias. mtra forma de robo de mercancías es
por medio de órdenes falsas de venta, que ordenan el embarque
de mercancías a clientes ficticios, recogiendo después la
mercancía en el domicilio de un cómplice o en la dirección indicada
del cliente ficticio. (Para estudiar el control interno apropiado,
véase la sección titulada "Ventas".)
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El robo de valores bursátiles no es frecuente, pero su
comisión podrá no descubrirse hasta largo tiempo
después de haberse perpetrado. El robo de acciones y
bonos registrados a nombre del tenedor precisa otro
nuevo delito, la falsificación, antes de poder liquidarlos.
Los robos de suministros y pequeñas herramientas son
comunes; un control centralizado y un procedimiento
adecuado de entrega disminuyen estos robos. (Sobre el
tema de control interno, véanse las secciones de este
capítulo tituladas "Control interno de las inversiones" y
"Control interno del activo fijo".)
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En esta clase de robos existe bastante variedad de
métodos. A continuación se citan algunos de los más
comunes:
a) El robo del importe de una venta al contado, no
registrando las
ventas en una caja registradora, ni anotándolas en una
factura de venta. Este tipo de robo ocurre
inmediatamente después de haber hecho una venta al
contado y es difícil de descubrir. En algunos casos se
marca en la caja registradora o se anota en la factura
de ventas solamente una parte del total vendido,
apropiándose la diferencia inmediatamente o cuando se
presenta la oportunidad. Debe haber separación entre
la caja y las ventas.
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b) La substracción en efectivo de las ventas al contado o de la
cobranza de cuentas por cobrar, haciendo el asiento
correspondiente en la contabilidad por la cantidad exacta,
sumando después en defecto la columna del debe de Caja y la
columna del haber en la cuenta de Ventas o bien en la de
Cuentas por Cobrar en el libro de recibos en efectivo, de forma
que el saldo de la cuenta de Caja en el mayor concuerde con el
saldo en el estado bancario reconciliado. Una variante de este
procedimiento es llevar un total en la columna del debe de Caja
y un total en la columna del haber de Ventas o Cuentas por
Cobrar a la página siguiente en cifras inferiores al verdadero
total. En caso de que se hayan substraído cheques recibidos de
los clientes, es necesario falsificar la firma para cobrarlos.
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Los totales de columna mal sumados, mostrando una cifra inferior
a la verdadera, tienen por objeto equilibrar el debe y el haber. Esta
forma de fraude puede descubrirse comprobando la exactitud de las
sumas. La función de Caja y la de contabilidad deben estar
separadas.
Ejemplo. El robo de efectivo totalizando en defecto los recibos
puede ilustrarse de la siguiente manera: la cobranza en efectivo de
las ventas y cuentas por cobrar fueron las que se indican a
continuación en el diario de recibos en efectivo:

Fecha Caja Debe Cuentas por Ventas al

Cobrar Haber Contado Haber
Junio 1-15 $ 3,440 $ 2,140 $ 1,300
16-30 13,416 4,724 8,692
$ 16.756 $ 6,864 $ 9.892
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c) Calculando en exceso los descuentos de venta
concedidos al cliente. La diferencia entre el
descuento justo y el descuento contabilizado en
exceso es la cantidad robada. Este método es
practicable, cuando hay efectivo disponible; es
necesario recurrir a la falsificación y otras
manipulaciones si se aumenta el importe de los
descuentos y se roba un cheque, se falsifica un
endoso y se cobra el cheque. El método es sencillo y
no se descubre a menos que el auditor examine
los asientos correspondientes a los descuentos y
compare el detalle de cheques en los volantes de
depósitos bancarios con el importe de los cheques
contabilizados en el libro de recibos en efectivo.
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d) Cargando a alguna cuenta que no sea la de Caja
cuando se recibe dinero en efectivo de un cliente.
Las cuentas de gastos son las más favorecidas,
pues son las menos susceptibles de una
comprobación completa y el cliente recibe el abono
correspondiente en su cuenta. El auditor podrá
encontrar un asiento en el diario general cargando la
cuenta de Deudas Incobrables y acreditando
Cuentas por Cobrar; un supuesto asiento de
contrapartida cargando a un cliente ficticio y
acreditando a un cliente verdadero; o un cargo a
Suministros, Devoluciones de Ventas, o
Bonificaciones sobre Ventas, u otras parecidas.
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e) Dando de baja en libros cuentas válidas como
incobrables y no contabilizando el recibo de su
importe cuándo lo envía el cliente. Una variante de
este método es el robo del efectivo cuando se
liquida después dé su vencimiento una cuenta que
se creía en realidad incobrable.
f) Abriendo una cuenta a un cliente ficticio cargándole
las ventas hechas a un cliente verdadero. Los
cobros del cliente verdadero nunca se
contabilizarán, porque no tiene cuenta por cobrar
abierta en los libros. Más adelante la cuenta ficticia
se cargará a Deudas Incobrables. La ratificación de
las cuentas por cobrar ayuda a descubrir esta forma
de fraude, pues la solicitud de ratificación será
devuelta al remitente.
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g) El traslapo significa retener el efectivo recibido en
una fecha determinada sin contabilizarlo; al recibir otra
cantidad en efectivo posteriormente, se hace el asiento
del efectivo recibido con anterioridad y el posterior no
se contabiliza.
h) No contabilizando los cheques devueltos y no
reclamados de pago de dividendos y nóminas,
cobrando estos cheques con endosos falsificados.
Alguna persona que no sea el tenedor de libros ni el
cajero debe abrir toda la correspondencia devuelta con
objeto de evitar este riesgo.
El robo de dinero en efectivo recibido puede tomar
numerosas formas, pero su principio operativo es el
mismo que los ejemplos presentados aquí; las
circunstancias en cualquier caso particular podrán
alterar el método específico de manipulación.
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a) El robo de los fondos de caja chica. Se colocan en
el cajón de la caja chica pólizas de caja chica con
aprobaciones falsificadas, pólizas falsas con
aprobaciones verdaderas y pólizas usadas con
fechas alteradas, que cubren la cantidad robada.
Como ayuda para descubrir este tipo de fraude,
el auditor debe marcar en forma permanente las
pólizas usadas de caja chica. El control de las
pólizas sin usar de caja chica no debe estar en
manos del cajero de caja chica.
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b) Falsificando cheques, cobrándolos y
destruyéndolos cuando los devuelve el banco. El
cajero no debe tener acceso al archivo de los
cheques pagados que devuelve el banco y el
auditor debe cerciorarse de que no falte ninguno.
Esta forma de fraude tiene mayor éxito si se obtiene
otro libro cheques además del que se usa
normalmente. Con objeto de ocultar el fraude,
deben elevarse fraudulentamente los totales
contabilizados de los desembolsos en efectivo; o
cantidades en efectivo recibidas y no contabilizadas
deberán depositarse en el banco.
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c) Elevando las cifras de los cheques pagados
devueltos por el banco. Los asientos originales
podrán alterarse después, o podrán hacerse por
cantidades falsas antes de preparar el cheque,
anotando una cantidad en exceso del cheque
enviado al acreedor. El empleado inmoral substrae
entonces la cantidad en efectivo representada por
la diferencia entre el asiento y el cheque. El cajero
no debe estar en contacto con los cheques
devueltos por el banco después de pagados y
deben examinarse éstos cuidadosamente para
cerciorarse de que sus cifras no están alteradas.
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d) Alterando la fecha en una póliza de desembolsos pagada,
presentándola nuevamente para su pago. Los funcionarios
que firmen el cheque deben compararlo con la póliza y deben
marcar esta en forma bien visible o mutilarla para que no
pueda presentarse nuevamente al cobro. La fecha
de pago debe fijarse en forma indeleble en la póliza.
e) Preparando pólizas falsas para gastos y compras ficticias,
haciendo asientos falsos en los libros de primera entrada y
preparando cheques para los pagos falsos. Habitualmente las
pólizas y cheques están hechas a nombre y a la orden de
acreedores ficticios, un cómplice recoge el cheque, o el
empleado falsifica las firmas. Si la póliza y el cheque están
expedidos a favor de un acreedor real, es preciso falsificar los
endosos. Los funcionarios que aprueban las pólizas deben
estar familiarizados con los acreedores y el auditor debe
conocerlos. Además, los cheques deben ser enviados por
correo directamente por la última persona que los firma.
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f) Circulación de cheques en descubierto. Esta tiene lugar
cuando un cheque sobre un banco (A) se deposita en otro
banco (B) y el importe del cheque no aparece deducido del
saldo en el Banco A en la fecha de la transferencia. Esto
siempre sucede cerca del final del período contable. No se
hace ningún asiento en libros, pero el cheque depositado en el
Banco B cubre el déficit y aumenta los saldos en bancos según
los libros al final del período, pues el cheque no ha sido
liquidado contra el Banco A. La circulación de cheques en
descubierto tiene por objeto cubrir el robo en efectivo y
algunas veces simular un aumento en el estado de caja.
g) mmitiendo las devoluciones y bonificaciones sobre Compras
de mercancías, sobrestimando en esta forma las compras
netas. Se substrae en efectivo una cantidad igual al importe de
la devolución; o bien se presentan para su aprobación dos
cheques en fechas diferentes, uno por la cantidad exacta del
importe neto de la compra y el otro por la devolución.
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h) Los descuentos de compra podrán subestimarse, totalizarse en
defecto, o no aprovecharse aparentemente, substrayendo en
efectivo el importe del descuento. El auditor debe comparar las
condiciones de compra de la factura con los asientos en el
registro de cheques y con los cheques y debe comprobar las
sumas.
i) Sumando en exceso fraudulentamente la columna del haber de
la cuenta de Caja donde se registran los desembolsos en
efectivo, con objeto de ocultar un robo directo en efectivo.
Habrá que sumar en exceso también alguna otra columna.
j) Manipulación de las nóminas. Este es un campo fértil para el
que siente inclinación al crimen. Podrá perpetrarse un fraude
usando alguno de estos medios: 1) con aumento simulado en
los sueldos y jornales, 2) sumando en exceso los diarios de
nómina, 3) simulando un aumento en la nómina con empleados
imaginarios, 4) dejando ex empleados en la nómina, 5)
conservando los jornales no reclamados, y 6) no contabilizando
las deducciones de los jornales. Hay multitud de posibilidades,
pero todas son variantes de las seis mencionadas.