ESCUELA SUPERIOR DE

ADMINISTRACION
PUBLICA ¨ESAP¨
FUNDAMENTOS Y ESTRUCTURA DEL
MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO MECI
MARIA NELLY SANCHEZ A .
EXPERTO TEMATICO EN MECI Y
CALIDAD
 Objetivo del MECI
• El MECI tiene por objetivo establecer los
métodos, los procedimientos y los
mecanismos de prevención, control,
evaluación y mejoramiento permanente de
la entidad, de tal forma que le permita el
cumplimiento de los objetivos
institucionales y la finalidad social del
estado en su conjunto.
• Busca coadyuvar con el logro de los objetivos
institucionales, permitiendo establecer
acciones, políticas, métodos,
procedimientos y mecanismos de
prevención, control, evaluación y de
 FUNDAMENTOS DEL MECI
• Se fundamenta en la construcción de una ética institucional.
• Toma como base Modelos Internacionales de Control Interno: COSO
(Usa), COCO (Canadá), CADBURY (Reino Unido), COBIT
(Australia), GAO (USA Gubernamental) y MECI (Colombia).
• Se orienta a la prevención de riesgos.
• Se hace efectivo en una organización por procesos (Gestión de la
Calidad).
• Orienta la entidad hacía un control corporativo permanente.
• Mide la gestión en tiempo real.
Enfatiza en la generación de Información suficiente,
pertinente, oportuna, de utilidad organizacional y social,
articulada con los sistemas de información existentes.
Controla la efectividad de los procesos de comunicación
pública y rendición de cuentas.
Fortalece la función de evaluación independiente al control y
la gestión.
Se orienta hacía la estandarización de metodologías y
procedimientos de evaluación del sistema de control interno.
Otorga alto nivel de importancia a los planes de mejoramiento
 PROPÓSITOS DEL MECI
• Autorregulación: Capacidad
institucional de la Entidad Pública
para reglamentar los asuntos que le
son propios a su función
administrativa. Autocontrol:
Capacidad de cada Servidor Público
de considerar el control como
inherente e intrínseco a sus
responsabilidades, acciones,
decisiones, tareas y actuaciones.
Autogestión: Capacidad de la
Entidad Pública para interrelacionar la
Autorregulación y el Autocontrol a fin
de establecer la forma más efectiva
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005
AÑO 2008 COMPONENTE
SUBSISTEMA ELEMENTO LIDER OBJETIVO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

CONTROL AMBIENTE DE CONTROL Acuerdos, compromisos o Carlos Alberto Creación de una

 

protocolos éticos Hurtado cultura organizacional

ESTRATÉGI Desarrollo del talento Humano

Estilo de dirección
Olga Lucia Rendon

Jairo Díaz Jurado

fundamentada en el
control a los procesos
CO de direccionamiento
estratégico,
administrativos y
DIRECCIONAMIENTO Planes y programas Grupo Directivo operativos de la
ESTRATÉGICO Modelo de operación por entidad.
procesos
Estructura organizacional

ADMINISTRACIÓN DE Contexto Estratégico

 Carlos Alberto


RIESGOS Identificación de riesgos

 Montes
Análisis de riesgos

Valoraciones de riesgos

Políticas de administración de

riesgos
ACTIVIDADES DE Políticas de operación  Hugo Osorio Asegurar el control a
CONTROL Procedimientos
la ejecución de los
CONTROL INFORMACIÓN
Controles

Información Primaria
Indicadores Sonia María Salgado
procesos de la
Universidad,
DE Información Secundaria
Manual de procedimientos
Sistemas de información
COMUNICACIÓN PÚBLICA Comunicación organizacional Jairo Londoño
orientándola a la
consecución de los
GESTIÓN Comunicación informativa

Medios de comunicación
Orozco
resultados y productos
necesarios para el
cumplimiento de su
misión.
AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación de control Carlos Alberto
Valorar en forma
CONTROL


 Autoevaluación de gestión Montes permanente la

DE efectividad del control

EVALUACI EVALUACIÓN  Evaluación independiente del Carlos Alberto

interno, nivel de
cumplimiento de
SU DISEÑO REQUIERE QUE ESTEN TOTALMENTE
ÓN
INDEPENDIENTE

sistema de CI
Auditoria Interna
Montes

planes, programas,
detectar desviaciones.
TERMINADOS LOS DEMAS SUBSISTEMAS
PLANES DE Plan de mejoramiento Carlos Alberto

MEJORAMIENTO institucional Montes

Plan de mejoramiento por 

procesos
Plan de mejoramiento Individual

NORMOGRAMA Néstor Jairo

Zapata Gil
Diseñar una matriz que
contenga las normas
internas y externas que
regulan la universidad.
Laadministración de riesgos y las actividades de control, son componentes transversales
Que es el MECI

Es un SISTEMA integrado por una serie de reglas, instrumentos, métodos y

mecanismos de control representados en normas, principios, planes, políticas,
esquemas de organización, procesos, actividades, procedimientos, recursos,
acciones y actuaciones estructurados bajo un marco de control, que unido a
los demás sistemas y personas que conforman la Institución Pública y
garantizan una gestión eficiente, transparente y orientada al cumplimiento de
los objetivos institucionales y sociales.
 ASPECTO JURIDICO

LEY 87 de 1993: ¨Por la cual se establecen normas para el ejercicio del

Control Interno en las Entidades y Organismos del Estado.
LEY 489 de 1998:Por el cual se dictan normas sobre la organización y
funcionamiento de las enytçtidades del orden Nacional, se expiden las
disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del art 125 de la CP y se
dictan otras disposiciones En EL Art 27 se crea el Sistema Nalde C.I.
DECRETO 1599 de 2005:Se adopta el Modelo Estandar de C.I para el Est
Colombiano
CIRCULAR 03 de 2005:Compromiso de la Alta Direcc,Adopc del MECI,
Responsabilidad de las diferentes instancias,socilizac y capacitacion, apoyo
oficina de Planeacion.
Decreto 2621 de 2006:Fija termino de 20 meses para implementar el MECI
04/03/2007
CIRCULAR 1000-02:2004:Armonizacion NTCGP 1000: y MECI 1000:2005
-procesos paralelos,un solo equipo, CCCI asume funciones en materia de
calidad
CIRCULAR 01 de 2008:Evaluacion y seguimiento al avance en la
implementacion del MECI, termino para la implementación 8 de diciembre
de 2008
DECRETO 3181 de 2009: Determina como plazo el 30 de Junio de 2010
 BASE TECNICA DEL MECI

El modelo estándar de control interno tiene bases técnicas:

ØSe fundamenta en la constitución de una ética institucional Toma como
base los modelos internacionales de control interno: COSO, COCO,
CADBURY, COBIT y GAO
ØSe orienta a la prevención de riesgos Se hace efectivo en una organización
por procesos (Gestión de Calidad) Encausa la entidad hacia un control
corporativo permanente Mide la gestión en tiempo real
ØEnfatiza en la generación de información suficiente, pertinente, oportuna,
de utilidad organizacional y social, articulada con los sistemas de
información existentes
ØControla la efectividad de los procesos de comunicación pública y rendición
de cuentas
ØFortalece la función de evaluación independiente al control y la gestión Se
orienta hacia la estandarización de metodologías y procedimientos de
evaluación del sistema de control interno
ØOtorga alto nivel de importancia a los planes de Mejoramiento
 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
1 . 1 AMBIENTE DE CONTROL
1 . CONTROL ESTRATÉGICO
1 . 2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1 . 3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
2 . 1 ACTIVIDADES DE CONTROL
2 . CONTROL DE GESTIÓN
2 . 2 INFORMACIÓN
2 . 3 COMUNICACIÓN PÚBLICA
3 . 1 AUTOEVALUACIÓN
3 . CONTROL DE EVALUACIÓN3 . 2
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
3 . 3 PLANES DE MEJORAMIENTO
* Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
* Desarrollo del talento humano
* Estilo de Dirección
* Planes y programas
* Modelo de operación por procesos
* Estructura organizacional
* Contexto estratégico
* Identificación de riesgos
* Análisis de riesgos
* Valoración de riesgos
* Políticas de administración de riesgos
* Políticas de Operación
* Procedimientos
* Controles
* Indicadores
* Manual de Procedimientos
* Información Primaria
* Información Secundaria
* Sistemas de Información
* Comunicación Organizacional
* Comunicación informativa
* Medios de comunicación
* Autoevaluación del control
* Autoevaluación de gestión
* Evaluación independiente al Sistema de
Control Interno
* Auditoría Interna
* Plan de Mejoramiento Institucional
* Plan de Mejoramiento por Procesos
* Plan de Mejoramiento Individual
1 . SUBSITEMA DE CONTROL
ESTRATÉGICO

Garantiza el Control al cumplimiento de

la orientación Estratégica y
organizacional de la Entidad.

Controla la planificación y su acción,

hacia la consecución de sus objetivos en
forma eficiente y eficaz, con un claro
sentido de cumplimiento a la finalidad
social del Estado.

Componentes: Ambiente de
Control

Administración Direccionamien
de to
Riesgos Estratégico
 1 . 1 COMPONENTE AMBIENTE DE
CONTROL

Conjunto de elementos que al

interrelacionarse, otorgan una conciencia
de control, influyendo en la
planificación de la gestión y en los
procesos de mejoramiento institucional.
 INSUMOS Y PRODUCTOS DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

Fines esenciales del

estado

ción de competencias constitucionales y Autorregulación del comportamiento ético d

legales públicos
SUBSISTEMA DE CONTROL
esidades de las comunidades y partes ESTRATÉGICO
interesadas

orales y éticos de la sociedad y Componente Políticas

: AMBIENTE
del servidor y prácticas de desarrollo del
DE CONTROL
público
Elementos:

üAcuerdos, compromisos o protocolos

éticos .
cipios y valores del Gobernante y sus
Directivos üDesarrollo del talento Humano.
üEstilo de dirección
Caracterización del. estilo de dirección favorable al control
pública
Cultura de la
entidad
Relaciones con otras entidades y
organismos
 1 . 1 . 1 ACUERDOS , COMPROMISOS O
PROTOCOLOS ÉTICOS

Define el estándar de conducta de la entidad pública.

üEstablecen las declaraciones explícitas en
relación con las conductas de los servidores
públicos.
ü
üSon acordados en forma participativa para la
consecución de los propósitos de la entidad.
ü
üDeben mantener la coherencia de gestión con los
principios consagrados en la Constitución
política, la ley y la finalidad social del Estado.
ü
üEn el DAFP, estos estándares de comportamiento
son conocidos como código de ética o decálogo de
valores.
 METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓN
Acuerdos o Protocolos éticos

1. Establecer criterios y 2. Aplicar la encuesta,

parámetros importante
para la encuesta de Definir la muestra mínima.
diagnóstico (Equipo MECI)
(CCSCI)

3. Tabular, valorar y analizar 4. Someter a consideración del

la CCSCI
Información recolectada. Los resultados del diagnóstico
Conformación de un Comité de y
Ética Propuestas
(Equipo MECI) (Representante de la Dirección)

5. Analizar el diagnóstico y
adoptar
las acciones correspondientes
(CCSCI)
 1 . 1 . 2 DESARROLLO DEL TALENTO
HUMANO

Elemento de Control, que define el compromiso de la

entidad pública con el desarrollo de las competencias,
habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público .
ü
Determina las políticas y prácticas de gestión humana a
aplicar por la entidad, las cuales deben incorporar los
principios de justicia, equidad y
transparencia al realizar :
ü
üDISEÑO DE PERFILES üINCENTIVOS
üPROCESOS DE INDUCCION üEVALUACION DE
üDIAGNOSTICO DE DESEMPEÑO
REQUERIMIENTOS DE PERSONAL üEVALUACION DE LA
üREINDUCCION GESTION GERENCIAL
üFORMACION Y CAPACITACION üPUBLICIDAD Y DIFUSION
üBINESTAR SOCIAL DE LAS PRACTIVAS DE
ü GESTION DEL TALENTO
HUMANO
ü
 METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓN
Desarrollo del Talento Humano

1 . Establecer criterios y 2 . Aplicar la encuesta ,

parámetros importante
para la encuesta de Definir la muestra mínima .
diagnóstico ( Equipo MECI )
( CCSCI )

4 . Someter a consideración
3 . Tabular , valorar y del CCSCI
analizar la Los resultados del
Información recolectada . diagnóstico y
( Equipo MECI ) Propuestas
( Representante de la
Dirección )

5 . Analizar el diagnóstico 6 . Revisar periódicamente

y adoptar las políticas
las acciones y efectuar ajustes
correspondientes ( Servidores asignados según
( CCSCI ) Modelo de operación )
 1 . 1 . 3 ESTILO DE LA DIRECCIÓN

Define la filosofía y el modo de administrar de la

gerencia, el cual se debe distinguir por su competencia,
integridad, transparencia y responsabilidad.
EL ESTILO DE DIRECCION INCORPORA:
ØUNA GUIA PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO SOCIAL
ØCONOCIMIENTO DIRECTIVO SOBRE LAS FUNCIONES DE LA ENTIDAD
ØGENERACION DE CONFIANZA EN EL PERSONAL
ØPARTICIPACION DE LOS SERVIDORES EN LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD
ØPARTICIPACION CIUDADANA EN EL CONTROL SOCIAL
ØDELEGACION DE RESPONSABILIDADES
ØASIGNACION Y USO TRANSPARENTE DE LOS RECURSOS
ØCOMPROMISO DE LA DIRECCION EN OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
ØACCIONES DE MEJORAMIENTO EN COMPROMISOS CON EL ESTADO
ØCONOCIMIENTO DIRECTIVO PARA ASIGNAR CARGAS DE TRABAJO
ØCOMUNICACIÓN.
ØTRATO RESPETUOSO.
 METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓN
Estilo de la Dirección

1. Establecer criterios y 2. Aplicar la encuesta,

parámetros importante
para la encuesta de Definir la muestra mínima.
diagnóstico (Equipo MECI)
(CCSCI)
4. Someter a consideración del
CCSCI
3. Tabular, valorar y Los resultados del diagnóstico
analizar la
Información recolectada. y
(Equipo MECI) Propuestas
(Representante de la
Dirección)

5. Analizar el diagnóstico y
adoptar
las acciones
correspondientes
(CCSCI)
 2 . 1 ACTIVIDADES DE
CONTROL

Conjunto de elementos que garantizan el control a la

ejecución de la función, planes y programas de la entidad
pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al
manejo de riesgos y orientando la operación hacia la
consecución de los resultados, metas y objetivos.

Las actividades de control constituyen el componente que

permite ejercer control sobre toda la operación de la
entidad, se da para todos los procesos, interviene todas
las funciones y compromete todos los niveles de
responsabilidad.
 INSUMOS Y PRODUCTOS DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
orregulación del comportamiento ético

Lineamientos claros para la acción

as y prácticas de Desarrollo del Talento desempeño
Humano
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
Procedimientos estandarizados para la ejecución
Caracterización del Estilo de Entidad
Dirección

Componente: ACTIVIDADES DE
CONTROL
Planes y
programas Elementos: Controles inmersos de los
procesos
Modelo de operación por üPolíticas de operación
procesos üProcedimientos
üControles Mecanismos de monitoreo a la
üIndicadores operación
Estructura üManual de procedimientos
Organizacional
Instrumento general para la regulació
Administración de operaciones
Riesgos
 2 . 1 . 1 POLÍTICAS DE
OPERACIÓN

üEste elemento de control, establece las guías de

acción para la implementación de las estrategias de
ejecución de la entidad pública.
ü
ü
üEste elemento define los límites y parámetros
necesarios para ejecutar los procesos y actividades en
cumplimiento de la función, los planes, los programas,
proyectos y políticas de administración del riesgo
previamente definidos por la entidad.
ü
ü
üLas políticas de Operación constituyen los marcos de
acción necesarios para hacer eficiente la operación de
los componentes Direccionamiento Estratégico y la
Administración del Riesgo.
 2 . 1 . 1 POLÍTICAS DE
OPERACIÓN

üLas políticas de operación establecen las acciones y

mecanismos asociados a los procesos que permiten prever
los riesgos que inhiben el cumplimiento de las metas y
sus resultados.
ü
ü
üDefinen los parámetros de medición del desempeño de los
procesos y de los servidores que tienen bajo su
responsabilidad su ejecución.
ü
ü
üFacilitan el control Administrativo y reducen la
cantidad de tiempo que los administradores ocupan en
tomar decisiones sobre asuntos rutinarios.
METODOLOGÍA
POLÍTICAS DE OPERACIÓN

La política de operación se define teniendo en cuenta lo

siguiente:

üEl aspecto específico que requiere la guía de acción.

ü
üLos responsables de acatarla, esto es, el ámbito de la
aplicación.
ü
üLa guía de acción que deben cumplir los responsables para
evitar las situaciones indeseables.
ü
üTérmino de aplicación en caso de no ser permanente.
ü
üProceso al que aplica.
 METODOLOGÍA
POLÍTICAS DE OPERACIÓN

1. Analizar:
Estrategias, planes, programas, 2. Analizar o aprobar las
Políticas, requisitos, necesidades, políticas
Especificaciones, en donde se de operación a la entidad
requiera el diseño e sugeridas
implementación de políticas Para cada proceso.
de operación.
(Equipo MECI) (CCSCI)
(Responsables asignados )

. Divulgar la política de operación,4en

. Revisiones
el ámbito periódicas
de la aplicación
y ajustes
. de la políticas de o
(Servidores asignados al proceso) (CCSCI)
(Servidores asignados al proceso)
2 . 1 . 2 PROCEDIMIENTOS

La Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP

1000:2009 define procedimiento como la forma especificada de
llevar a cabo una actividad o un proceso.

Este elemento se constituye en un estándar de control que

establece los métodos o formas más eficientes y eficaces
de operativizar las actividades de los procesos, permitiendo
describir y comprender las relaciones entre áreas, flujos de
información que se suceden en el proceso y la coordinación
de las actividades.
 METODOLOGÍA
PROCEDIMIENTOS
ada proceso los criterios necesarios para atener
2. Instruir todosenlos
cuenta en el diseño
servidores de los procedimientos
de la entidad .
sobre el modelo de oper
(CCSCI) (Equipo MECI)

3. Describir y documentar cada una de las actividades

4. Diseñar
de los
losprocesos
diagramas
. de flujo que se requieren.
(Equipo MECI) (Equipo MECI)
(Servidores asignados al proceso ) (Servidores asignados al proceso )

5. Socializar la información a los servidores públicos

6. Analizar
y retroalimentar
y aprobar los
. procedimientos sugeridos.
(Equipo MECI) (Directivo responsable del proceso )
(Servidores asignados al proceso )

7. Revisar periódicamente, efectuar ajustes y socializar cam

(Servidores asignados al proceso )
2 . 1 . 3 CONTROLES

Son el conjunto de acciones o mecanismos definidos para

prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en
riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos
para el logro de los objetivos de la entidad pública.

Los controles se definen para las actividades, tomando

como base los procesos identificados y las políticas de
operación, con el fin de definir las acciones conducentes
a reducir los riesgos; éstos deben ser suficientes,
comprensibles, eficaces, económicos y oportunos.
2 . 1 . 3 CONTROLES

Los controles se clasifican en:

-Preventivos: Aquellos que actúan para eliminar las

causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o
materialización.
-
-
-
-Correctivos: Aquellos que permiten el restablecimiento
de la actividad después de ser detectado un evento no
deseable.
 METODOLOGÍA
CONTROLES
rios y parámetros necesarios para el diseño
2. Asistir de los controles
técnicamente en las actividades
a los responsables de los de los procesos
procesos en el . diseño
(CCSCI) (Equipo MECI)

n y evaluación de riesgos y hacer selección

4. Diseñardelos
loscontroles
que requieran medidas
para los de reducción
riesgos según
en orden de su acalific
mayor menor
(Equipo MECI) (Se diligencia formato 2.1.3)
(Servidores asignados al proceso ) (Equipo MECI)
(Servidores asignados al proceso )

5. Analizar y aprobar los controles sugeridos para cada proceso.

(CCSCI )
6. Medir la eficacia de los controles (Se usa tabla de eficacia de
(Equipo MECI)
(Servidores asignados al proceso )
 METODOLOGÍA
CONTROLES
ntroles , valorando cualitativamente el beneficio
8. Medir la efectividad que controles
de los presta el utilizando
control y el
loscosto que de
valores genera implementa
la eficacia y e
(Equipo MECI) (Equipo MECI)
(Servidores asignados al proceso ) (Servidores asignados al proceso )

tividad del control con la calificación y evaluación del riesgo con el fin de determinar el nivel de ri
10. Revisar periódicamente
(Equipo MECI) los controles diseñados para cada actividad y propon
(Servidores asignados al proceso ) (Servidores asignados al proceso )
2 . 1 . 4 INDICADORES

üConjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas

sujetas a la medición, que permiten observar la situación y
las tendencias de cambio generadas en la entidad, en
relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
ü
ü
üLos indicadores son mecanismos que permiten controlar el
comportamiento de factores críticos en la ejecución de los
planes y de los procesos de la entidad.
ü
ü
üLa medición periódica de los indicadores permite
establecer el grado de avance o logro de objetivos trazados
y de los resultados esperados del proceso, en relación con
los productos y servicios que éste genera para la
ciudadanía o para las partes interesadas de la entidad.
2 . 1 . 4 INDICADORES

Las entidades deberán diseñar indicadores de:

üIndicadores de Eficiencia: Establecen la relación entre los

costos de los insumos y los productos de proceso.
ü
üIndicadores de eficacia: Miden el grado de cumplimiento de
los objetivos definidos en el modelo de operación.
ü
ü
üIndicadores de efectividad (impacto): Miden la satisfacción
de las necesidades de la ciudadanía o las partes
interesadas.
 METODOLOGÍA
INDICADORES
ámetros necesarios las
2. Determinar paravariables
el diseñoo de indicadores
aspectos , que(Factores
claves permitancríticos
el cumplimiento
de éxito)deque
losdeben
resultados
tenerseespera
en c
(CCSCI) (Equipo MECI)
(Servidores asignados al proceso )

ectividad para los planes, programas, proyectos y procesos dependiendo de los factores críticos de éxit
4. Analizar
(Equipo MECI) y aprobar los indicadores diseñados o solicitar los ajust
(Servidores asignados al proceso ) (Directivo responsable del proceso )
(Servidores asignados al proceso )

5. Medir periódicamente los resultados

6. Revisardel
periódicamente
indicador. el diseño y pertinencia de los indic
(Directivo responsable del proceso ) (Directivo responsable del proceso )
(Servidores asignados al proceso ) (Servidores asignados al proceso )
2 . 1 . 5 MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

Elemento de control, materializado en una normativa de

autorregulación interna que contiene y regula la forma de
llevar a cabo los procedimientos de la entidad pública,
convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que
permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o
desarrolla su función administrativa, propiciando la
realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los
servidores públicos.

El manual permite la estandarización del conocimiento

 METODOLOGÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
spilar la información
y parámetros de los
necesarios estándares
para el diseñodey control diseñados
construcción de todos
del manual delos elementos dedecontrol
procedimientos , que .debe
la Entidad
(CCSCI) (Representante de la dirección )
(Equipo MECI)

procedimientos con el fin de direccionarlo hacia el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

(Representante de la dirección )
(Equipo MECI)
4. Analizar y aprobar el manual de procedimientos , o realizar los aju
(CCSCI)

5. Expedir el acto administrativo

6. Revisar
de adopción
periódicamente
del manual
el manual
de procedimientos
y efectuar . los ajustes necesarios, previ
(Representante legal) (Directivo responsable de cada proceso )
 INSUMOS Y PRODUCTOS DEL COMPONENTE INFORMACION
ea mientos cl aros para la acción y el
desempeño . Flujos de información interna y externa re
operación

SUBSISTEMA DE CONTROL DE
imientos estandariz ados para ejecutar la GESTION
misión . Mecanismos para registro y generación de

Controles inmersos de los Componente: Información

procesos
Elementos:
Parámetros de requerimiento de información al gobierno nac
üInformación primaria. control
Mecanismo de monitoreo a la üInformación
operación secundaria.
üSistemas de
información.

mento general para la regulación de las

Parámetros y necesidades de información y rendición de cuenta
operaciones
2 . 2 COMPONENTE INFORMACION

Conjunto de datos que al ser ordenados y

procesados adquiere significado para el grupo
de interés de la entidad .
Reduce la incertidumbre y aumenta el
conocimiento con respecto a eventos internos y
externos que se suceden en la organización .
vincula la entidad con su entorno .
hace parte fundamental de la operación de la
entidad .
Es insumo para la ejecución de los procesos .
debe ser considerada como uno de los
principales recursos o activos de la entidad
pública .
Se debe acceder a ella con rapidez y con
facilidad , sin ningún obstáculo ; es un
instrumento y no un fin y su aplicación
comprende todos los ámbitos de la entidad .
LA INFORMACION DEBE DE SER :

- Objetiva para que represente la realidad .

- Relevante para que sea útil y se ajuste a
las necesidades de los usuarios .
- Verificable para comprobar su veracidad .
- Debe brindar las condiciones y
herramientas necesarias para la toma de
decisiones en la entidad .

- Debe permitir la intercomunicación ,

integración y unificación de criterios .
NIVELES DE RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACION

El nivel directivo de la entidad pública es

responsable por la generación y administración de
la INFORMACIÓN , en procura del logro de los
objetivos institucionales .
Los servidores públicos a su vez , son
responsables por su producción , captura , uso y
socialización a los diferentes grupos de interés .
En consecuencia el manejo de la información es de
carácter estratégico por su papel en el
direccionamiento institucional y su impacto se
logra a nivel operativo , al facilitar las
relaciones necesarias a la gestión institucional .
 2.2.1 ACTIVIDAD INFORMACION
PRIMARIA

Conjunto de datos provenientes de fuentes

externas que se procesan al interior de la
entidad pública . .

ENTORNO INFORMACION ENTORNO LEJANO

PRIMARIA
INMEDIATO
CONTACTO NO HAY RELACION

-AMBIENTE
POLITICO
- COMUNIDAD
- TENDENCIAS
- SOCIALES
PROVEEDORES ENTORNOS
-VARIABLES
- ECONOMICAS
CONTRATISTA
- AVANCE MECI
- ENTRE TECNOLOGICO
OTRAS

MECI: 1000:2005
(Modelo Estándar de Control Inte
La principal fuente de INFORMACIÓN PRIMARIA
por lo tanto es la comunidad y los grupos de
interés .
Para a ella se puede acceder a través de
entrevistas con sus líderes , encuestas de
opinión o de percepción , estudios de mercado y
la implementación de un Sistema de Quejas y
Reclamos , Las cuales son fuente de información
sobre los incumplimientos institucionales ; a
través de éstos se puede conocer su origen ,
alcance , gravedad , impacto y frecuencia .
 METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓN
Información primaria

1. Establecer criterios y 2. Aplicar la encuesta,

parámetros importante
para la encuesta de Definir la muestra mínima.
diagnóstico (Equipo MECI)
(CCSCI)

4. Someter a consideración del

3. Tabular, valorar y analizar CCSCI
la Los resultados del diagnóstico
Información recolectada. y
(Equipo MECI) Propuestas

5. Analizar el diagnóstico y 6.Revisiones periódicas de

adoptar políticas y
las acciones correspondientes Realizar los ajustes necesarios
(CCSCI) (CCSCI)
2.2.2 ACTIVIDAD INFORMACION
SECUNDARIA
Conjunto de datos que se origina y procesa al
interior de la entidad .
proviene de la fijación de políticas , de la
ejecución de los procesos y de sus
actividades y se obtiene de los diferentes
sistemas de información que soportan la
gestión de la entidad pública .
Debe garantizarse su registro oportuno ,
exacto y confiable para traducirla en
reportes necesarios para su divulgación .
La INFORMACIÓN SECUNDARIA
constituye la base para
establecer la comunicación a
nivel interno, y su
prospección a los clientes
externos y hacia la comunidad,
permitiendo la rendición de
cuentas.
 2 . 2 . 2 ACTIVIDAD INFORMACION
SECUNDARIA

FORMAL INFORMACION INFORMAL

SECUNDARIA

- Reportes
- Informes Conocimientos
- ,
Registros experiencias
Físicos y ejercicios
- Actas TIPOS de los
- Intranet servidores
 METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓN
Información Secundaria

1 . Establecer criterios y 2 . Aplicar la encuesta ,

parámetros importante
para la encuesta de Definir la muestra mínima .
diagnóstico ( Equipo MECI )
( CCSCI )

4 . Someter a consideración
3 . Tabular , valorar y del CCSCI
analizar la Los resultados del
Información recolectada . diagnóstico y
( Equipo MECI ) Propuestas
( Representante de la
Dirección )

MECI
5 . Analizar el diagnóstico 6 . Revisar periódicamente
y adoptar las políticas
las acciones y efectuar ajustes
MECI: 1000:2005
correspondientes ( Servidores asignados según
o Estándar de Control Interno) ( CCSCI ) Modelo de operación )
2 . 2 . 3 SISTEMAS DE
INFORMACION

Los SISTEMAS DE INFORMACIÓN ,

necesitan de un componente
físico ( hardware ), de programas
( software ), recurso humano ,
información que se pretende
procesar para agregarle valor
obteniendo información adicional
de mayor soporte .
 2 . 2 . 3 SISTEMAS DE
INFORMACION

SISTEMAS DE PARA LA
ESTRATEGIC INFORMACION
OS GESTION
Entre estos se
encuentran los se diseñan e
sistemas de implementan
planeación, de para el
administración procesamient
del talento o de grandes
humano y todos volúmenes de
aquellos información
diseñados para y para la
cumplir con ejecución de
los Macro GRUPOS actividades
procesos rutinarias
Estratégicos y en la
Misionales. entidad
 METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓN
Sistemas de información

1. Establecer criterios y 2. Aplicar la encuesta,

parámetros importante
para la encuesta de Definir la muestra mínima.
diagnóstico (Equipo MECI)
(CCSCI)
4. Someter a consideración del
CCSCI
3. Tabular, valorar y Los resultados del diagnóstico
analizar la
Información recolectada. y
(Equipo MECI) Propuestas
(Representante de la
Dirección)

5. Analizar el diagnóstico y
adoptar
las acciones
correspondientes
(CCSCI)
Adicionalmente, los Sistemas
de Información deben tener
como características básicas
la Integralidad, la
oportunidad, la relevancia, la
disponibilidad y la
seguridad.
 INSUMOS Y PRODUCTOS DEL COMPONENTE COMUNICACIÓN PUBLICA
información externa e interna requeridos en la
operación

Flujos de comunicación requeridos p

operación

SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
nismo para registro y generación de la
información
Componente: COMUNICACIÓN
PUBLICA y órganos de
de información al gobierno nacional , territorial
control Mecanismos eficientes de socialización de
Elementos: institucional
üComunicación organizacional
üComunicación informativa
üMedios de comunicación

ormación a las partes interesadas y rendición de cuentas a la

comunidad Estrategias para el manejo de los medios de comunicación hac
interesadas
Administración de
Riesgos
 2 . 3 COMUNICACIÓN
PUBLICA

Es el Componente del Control que apoya la

construcción de visión compartida .
Apoya las relaciones humanas de la entidad
pública con sus grupos de interés internos y
externos .
Se da la interacción entre las personas con el
propósito de lograr que mensajes , datos , ideas y
actitudes que apoyen el acercamiento de la
entidad a los públicos que atiende ( Clientes ).
Es factor hace posible que las personas puedan
asociarse para lograr objetivos comunes .

Define y gestiona la proyección de su identidad e

imagen corporativas .
Caracteriza y regula sus interacciones con los
grupos de interés de la entidad pública .
 2 . 3 . 1 COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL

orienta la difusión de políticas y la

información generada al interior de la entidad .
identifica los objetivos , las estrategias , los
planes , los programas y los proyectos hacia los
cuales se enfoca el accionar de la entidad .
debe convocar a los servidores públicos entorno
a una imagen corporativa que comprenda una
gestión ética , eficiente y eficaz que proyecte su
compromiso con la rectitud y la transparencia ,
como gestores y ejecutores de lo público .
Busca que los servidores públicos se integren a
un proyecto político y administrativo , con clara
conciencia de su pertenencia y compromiso con
los propósitos misionales definidos por cada
administración .
ü
 METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓN
Comunicación organizacional

1. Establecer criterios y 2. Aplicar la encuesta,

parámetros importante
para la encuesta de Definir la muestra mínima.
diagnóstico (Equipo MECI)
(CCSCI)
4. Someter a consideración del
CCSCI
3. Tabular, valorar y Los resultados del diagnóstico
analizar la
Información recolectada. y
(Equipo MECI) Propuestas
(Representante de la
Dirección)

5. Analizar el diagnóstico y 6. Revisar periódicamente las

adoptar políticas
las acciones y efectuar ajustes
correspondientes (Servidores asignados según
(CCSCI) Modelo de operación)
 Comunicación organizacional

FLUJOS DE
COMUNICACION

COMUNICACIÓN
DESCENDENTE COMUNICACON COMUNICACIÓN
ASCENDENTE CRUZADA

NIVELES
ALTOS SUPERIORES FUNCIONARIOS

NIVELES FUNCIONARIOS
INFERIORES
SUBALTERNOS
Comunicación organizacional

La Comunicación Descendente :
Una desventaja de este flujo de Comunicación es que la
información se pierde o se distorsiona al descender por
la cadena de mando.
muchas de las órdenes no se comprenden y ni siquiera se
leen. Por consiguiente, es fundamental contar con un
sistema de retroalimentación para determinar sí la
información se percibió tal como era la intención del
emisor .

La Comunicación Ascendente :
El problema que presenta este flujo es que puede ser
obstaculizado por servidores que filtran los mensajes y
no transmiten toda la información a sus jefes, en especial
la información desfavorable.

La Comunicación Cruzada: Incluye el flujo horizontal

de información entre funcionarios de niveles
organizacionales iguales o similares, y el flujo diagonal
entre funcionarios de niveles diferentes que no tienen
una relación de dependencia directa entre sí.
 2 . 3 . 2 COMUNICACIÓN INFORMATIVA

Está constituida por la información amplia y

transparente de la entidad pública hacia los
diferentes grupos de interés externos, sobre los
objetivos y los resultados comparativos de su
gestión.
Contribuye a la Rendición de Cuentas ante los
diferentes grupos de interés.
Rendición de la Cuenta a los órganos encargados de
la vigilancia Fiscal en el uso de los recursos
públicos.
El deber legal y ético de la Rendición de la Cuenta
está determinado por la normatividad que obliga al
servidor público a responder e informar sobre su
actuación.

en lo referente a la administración y manejo de

recursos públicos, así como frente a los resultados
en el cumplimiento que le ha sido conferido.
2 . 3 . 2 COMUNICACIÓN INFORMATIVA

COMUNICACIÓN INFORMATIVA permite el

cumplimiento de los principios de
Transparencia, al mantener y promover
una actitud institucional que permita
que los propósitos, actuaciones y
resultados de la gestión sean visibles
para todos los grupos o personas
interesadas en su gestión.
 METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓN
Comunicación informativa

1. Establecer criterios y 2. Aplicar la encuesta,

parámetros importante
para la encuesta de Definir la muestra mínima.
diagnóstico (Equipo MECI)
(CCSCI)
4. Someter a consideración del
CCSCI
3. Tabular, valorar y Los resultados del diagnóstico
analizar la
Información recolectada. y
(Equipo MECI) Propuestas
(Representante de la
Dirección)

5. Analizar el diagnóstico y 6. Revisar periódicamente las

adoptar políticas
las acciones y efectuar ajustes
correspondientes (Servidores asignados según
(CCSCI) Modelo de operación)
2 . 3 . 3 MEDIOS DE
COMUNICACIÓN

Constituye el conjunto de mecanismos,

métodos, recursos e instrumentos utilizados
para garantizar la divulgación y circulación
amplia y focalizada de la información y de
su sentido, hacia los diferentes grupos de
interés.
Corresponde a cada entidad pública disponer
de medios de comunicación permanentes y
eficaces para que todos los grupos de
interés de la organización conozcan lo que
se planea y se ejecuta.
los medios además, permiten la necesaria
realimentación que genere unidad de criterio,
de convicción o de mejoramiento.
MEDIOS DE COMUNICACION

La adecuación de los sistemas de comunicación con

la información que se pretende comunicar y los
grupos de interés que han de recibirla, promueve
los principios de Transparencia, mediante la
implementación de distintos mecanismos masivos de
comunicación que brinden información completa,
sencilla y oportuna acerca de la gestión.
permitiendo el ejercicio del control ciudadano a
través de la observación, entendimiento y
evaluación de las decisiones y conducta de los
servidores públicos; de Economía, Eficiencia y
Eficacia, al alinear los medios internos de
comunicación con los propósitos y fines de la
entidad.
 METODOLOGÍA IMPLEMENTACION
Medios de comunicación

1. Establecer criterios y 2. Aplicar la encuesta,

parámetros importante
para la encuesta de Definir la muestra mínima.
diagnóstico (Equipo MECI)
(CCSCI)
4. Someter a consideración del
CCSCI
3. Tabular, valorar y Los resultados del diagnóstico
analizar la
Información recolectada. y
(Equipo MECI) Propuestas
(Representante de la
Dirección)

5. Analizar el diagnóstico y 6. Revisar periódicamente las

adoptar políticas
las acciones y efectuar ajustes
correspondientes (Servidores asignados según
(CCSCI) Modelo de operación)