Administración Financiera de Programas

Administracin Financiera de Programas
DIDECO 2011 Municipalidad de Alto Hospicio
Proceso general de Rendicin de gastos

06/12/11 Direccin de Desarrollo Comunal
Todo Programa establece procedimientos financieros - administrativos para la transferencia de recursos, y la Rendicin de cuentas que debern ser efectuadas por las municipalidades receptoras de recursos, para la ejecucin de los proyectos financiados.
De los recursos
Los recursos transferidos no se incorporan al presupuesto de la municipalidad. Es decir, el municipio slo administra los fondos recibidos para la ejecucin de los proyectos y, tiene la obligacin de rendir cuenta a la Entidad otorgante, conforme a lo establecido en el convenio y la normativa vigente.
De la transferencia de recursos
La Direccin de Administracin y Finanzas (DAF) del Municipio, deber acusar recibo, enviando al rea de Finanzas de cada organismo financista, original de la orden de ingresos que emita Tesorera Municipal por la recepcin conforme de las remesas. Este procedimiento es obligatorio, lo que permitir registrar y controlar la transferencia de recursos, con la probidad y transparencia que exige la legalidad vigente.
De la responsabilidad de la municipalidad
La Municipalidad deber rendir cuenta de los recursos recibidos y ejecutados de acuerdo a lo sealado en el convenio de cada programa. Esta rendicin, deber ser enviada a travs de un Oficio formal al rea de Finanzas de cada financista y estar disponible en la oficina de partes de stos dentro de los cinco (5) primeros das hbiles de cada mes, con la documentacin tcnica exigida por cada unidad
De la devolucin de Saldos
La Municipalidad deber depositar o transferir a la cuenta corriente del Organismo otorgante, todos aquellos recursos que no se ejecuten en los proyectos financiados, al final de cada ao o al trmino de cada convenio, segn corresponda. Para ello los coordinadores de programas, debern solicitar la devolucin de los saldos.
DE LOS TEMS PARA LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA

Recursos Humanos Adquisicin de Activos No-Financiero Materiales de uso o consumo Servicios Bsicos Difusin y Publicidad Infraestructura Mantencin y Reparaciones
RECURSOS HUMANOS
La contratacin directa respecto de uno o ms profesionales, tcnicos y/o administrativos. Se debe seleccionar a los profesionales ms idneos para el cargo y su dedicacin debe ser exclusivaa las intervenciones del programa. Si el convenio estipula procedimiento para la contratacin de personal, habr que regirse por ello.
Adquisicin de Activos no-Financiero

Comprende los gastos por concepto de adquisicin de mobiliario de oficina, mquinas y equipos de oficina, equipos computacionales y perifricos, programas computacionales y sistemas de informacin y otros activos fsicos .
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Material de uso y consumo

Este tem es el relacionado con la compra de bienes fungibles, que se consumirn durante el desarrollo del proyecto y que son forzosamente necesarios para realizar las actividades. Ejemplos son papelera, pinturas, carpetas y toda clase de artculos de similar naturaleza para el uso o consumo de oficinas.
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Servicios Bsicos
Los servicios bsicos se relacionan con el pago de consumos de energa elctrica, agua, gas, correo y arriendo de recintos. Este ltimo se podra aplicar para proyectos psicosociales de ejecucin directa y en la medida que no exista disponibilidad de infraestructura municipal alternativa. Dentro del tem podr incluirse un Fondo Fijo por Rendir, destinado a financiar la movilizacin de los beneficiarios de los respectivos proyectos y para actividades propias del proyecto.
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Difusin y Publicidad
Se entiende este tem como el relacionado con el pago de servicios especficamente vinculados con la difusin del proyecto e incluye adems, servicios de impresin atingentes con el proyecto.
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Infraestructura
Tiene como objeto de financiar la construccin y/o mejoramiento de espacios pblicos, entendindose por tales, bienes nacionales de uso pblico o bienes municipales y/o la adquisicin de materiales de construccin para tal fin
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Mantencin y Reparaciones
. Se podr financiar los gastos por servicios que sean imprescindibles para hacer reparaciones y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, instalaciones, construcciones menores y sus artculos complementarios. Se incluye en este tem la modificacin o mejoras al recinto que atiendan a los beneficiarios directos de los proyectos, la mantencin de equipos informticos u otros.
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FLUJOGRAMA DE PAGO
PASO 2 DIDECO FIRMAS PASO 3 DAF
PASO 11 TESORERA PAGO A PROV.
PASO 10 TESORERA CONF. CHEQUE
PASO 1 BOLETA FACTURA COORD. PROG.
PASO 4 PPTO. Y CONTAB D.P.
PASO 9 DAF
PASO 5 DAF, FIRMA D.P.
PASO 8 ALCALDE FIRMA PASO 7 DAF
PASO 6 CONTROL REV. Y FIRMAS
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PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

Los contratos que celebre la Municipalidad, a ttulo oneroso, para el suministro de bienes muebles, y de los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, se ajustarn a la ley N 19.886, de Compras Pblicas.
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Definiciones:
Adjudicacin: Acto administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o ms oferentes para la suscripcin de un contrato de suministro o servicios, regidos por la Ley de Compras. Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotizacin en un proceso de compras, para la suscripcin del contrato definitivo.
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Definiciones:
Bases: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad Licitante, que describen los bienes y servicios a contratar y regulan el proceso de compras y el contrato definitivo. Incluyen las Bases Administrativas y Tcnicas. Cotizacin: Requerimiento de in formacin respecto de precios, especificaciones y detalles del bien o servicio. Contratista: Proveedor que suministra bienes o servicios a las Entidades en virtud de la Ley de Compras y su reglamento.
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Definiciones:
Contrato de Suministro de Bienes Muebles: Aqul que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso con opcin de compra, de productos o bienes muebles. Contrato de Servicios: Aqul mediante el cual las Entidades de la Administracin del Estado encomiendan a una persona natural o jurdica la ejecucin de tareas, actividades a la elaboracin de productos intangibles. Oferente: Proveedor que participa en un proceso de compras, presentando una oferta o cotizacin.
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Las adquisiciones de bienes o contrataciones de servicios sern efectuadas por las Entidades a travs de:
Convenios Marco: Procedimiento de contratacin realizado por la direccin de compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en la forma, plazo y dems condiciones establecidas en dicho convenio. La Entidad celebrar directamente sus contratos de suministro o servicio por medio de los Convenios Marco, licitados y adjudicados, sin importar el monto de las contrataciones.
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Licitacin o Propuesta Pblica: Procedimiento administrativo de carcter concursal mediante el cual la Administracin realiza un llamado pblico, convocando a los interesados para que, sujetndose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionar y aceptar la ms conveniente. Cuando no proceda la contratacin a travs de Convenio marco, la Entidad celebrar sus contratos de suministro y/o servicios a travs de una Licitacin pblica. Cuando las contrataciones superen las 1.000 UTM, la Licitacin Pblica ser siempre obligatoria.
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Licitacin o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carcter concursal, previa resolucin fundada que lo disponga, mediante el cual la Administracin invita a determinadas personas para que, sujetndose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionar y aceptar la ms conveniente. Trato o Contratacin Directa: Procedimiento de contratacin que por la naturaleza de la negociacin debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos sealados para la Licitacin o Propuesta Pblica y para la Privada.
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De las rendiciones de cuenta:


RENDICIN A LOS ORGANISMOS QUE TRANSFIEREN LOS FONDOS:

La rendicin de cuentas ser realizada por la Encargada Contable de DIDECO dentro de los 5 primeros das del mes siguiente al perodo que se rinde.
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De las obligaciones del coordinador

Los Coordinadores de los Programas enven el da 1 de cada mes la planilla de ingresos y gastosgenerados en el mes a rendir, con la correspondientes fotocopias de los documentos de respaldo.
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Planilla de Gastos
PROGRAMA CONTROL INGRESOS Y GASTOS 2011
ITEM PRESUPUESTARIO MONTO GASTOS SALDO ASIGNADO REALIZADOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 REMESA RECIBIDA OBSERVACIONES
RECURSOS HUMANOS
GASTOS OPERACIONALES
TOTAL FONDOS PROGRAMA
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Documentos de respaldos
Decreto de Pago. Facturas. Boletas de Honorarios del personal. Orden de compra, cuando proceda. Planillas. Respecto de los Ingresos de dinero, se debe adjuntar original de la Orden de Ingresos emitida por Tesorera Municipal.
La citada documentacin debern
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IMPORTANTE !!
Es de suma importancia la entrega oportuna de la informacin, ya que el atraso implica incumplir al Municipio con las fechas establecidas por las Entidades para la rendicin y liberar de responsabilidad a la encargada de las rendiciones. Aquellos gastos que se paguen en un mes distinto al generado, sern rendidos en el mes que se paguen, siendo responsabilidad de los Coordinadores hacer el seguimiento al documento.
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De los fondos a rendir


El(a) Coordinador(a) del Programa deber efectuar la rendicin de cuentas a la Direccin de Control, previa revisin de la Encargada Contable de DIDECO, se debe tener en cuenta lo siguiente:
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Para tener en cuenta:

No
pueden incluirse gastos anteriores a la fecha de dictacin del Decreto Alcaldicio que autoriza el fondo. pueden efectuarse gastos distintos al destino del fondo otorgado. rendicin deber acompaarse de una planilla en la que se detalle: fecha de la compra, nombre del proveedor, N de comprobante, monto, especificacin de los productos adquiridos, uso o destino de los mismos, persona que realiz el gasto.
No La
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Las boletas y/o facturas deben ser en original, pegadas en hoja anexa, ordenadas segn planilla citada en punto a) y cada hoja enumerada. No se aceptarn boletas, facturas o comprobantes que No se estn enmendados, remarcados, ilegibles o sucios No se pueden rendir gastos con Vales por o Recibos de Dinero Los gastos que se efecten no podrn fraccionarse por motivo alguno con el fin de evitar presentacin de factura
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Los gastos inferiores o gastos de locomocin, por los cuales no exista obligacin de extender boleta, debern detallarse en planilla anexa, la que estar firmada por el funcionario que rendir cuenta. En el caso de la planilla de locomocin deber indicarse la fecha, el cometido, origen, destino y valor de la carrera. Si no se ocupa todo el fondo, el cuentadante deber reintegrarlo en Tesorera Municipal, quien emitir la Orden de Ingreso correspondiente la que se adjuntar a la rendicin.
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De los gastos menores o Caja Chica

Aquellos Programas que manejan fondos de caja chica, el(a) Coordinador(a) deber efectuar la rendicin de cuentas a la Direccin de Control, previa revisin de la Encargada Contable de DIDECO, y deber tener presente:
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Para tener presente:

La rendicin deber acompaarse de una planilla en la que se detalle: fecha de la compra, nombre del proveedor, N de comprobante, monto, especificacin de los productos adquiridos, uso o destino de los mismos, persona que realiz el gasto. Las boletas y/o facturas deben ser en original, pegadas en hoja anexa, ordenadas segn planilla citada en punto a) y cada hoja enumerada. No se aceptarn boletas, facturas o comprobantes que estn enmendados, remarcados, ilegibles o sucios.
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No se pueden rendir gastos con Vales por o Recibos de Dinero. Los gastos que se efecten no podrn fraccionarse por motivo alguno con el fin de evitar presentacin de factura. Los gastos inferiores o gastos de locomocin, por los cuales no exista obligacin de extender boleta, debern detallarse en planilla anexa, la que estar firmada por el funcionario que rendir cuenta. En el caso de la planilla de locomocin deber indicarse la fecha, el cometido, origen, destino y valor de la carrera.
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Los gastos a rendir deben haberse efectuado entre la fecha de reposicin del fondo anterior y la rendicin actual.
36
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN
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Material de uso y consumo

PASO 11 TESORERA PAGO A PROV.

PASO 10 TESORERA CONF. CHEQUE

PASO 1 BOLETA FACTURA COORD. PROG.

PASO 4 PPTO. Y CONTAB D.P.

PASO 5 DAF, FIRMA D.P.

PASO 8 ALCALDE FIRMA PASO 7 DAF

PASO 6 CONTROL REV. Y FIRMAS

PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

De las rendiciones de cuenta:

RENDICIN A LOS ORGANISMOS QUE TRANSFIEREN LOS FONDOS:

De las obligaciones del coordinador

TOTAL FONDOS PROGRAMA

La citada documentacin debern

De los fondos a rendir

Para tener en cuenta:

Para tener en cuenta:

Para tener en cuenta:

De los gastos menores o Caja Chica

Para tener presente:

Para tener presente:

Para tener presente:

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN

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