Colorado, 09-10 Agosto 2008

EXP: Raimundo Romero Cavero

FORMULACION DE DOCUMENTOS NORMATIVOS DE GESTION

RIC
REGLAMENTO INTERNO DE CONCEJO

EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONCEJO MUNICIPAL (RIC)

Es un documento interno de vital importancia para el Concejo Municipal, el cual precisa las competencias que la Ley establece, el mbito de las atribuciones de sus miembros (Alcaldes, regidores), el desarrollo de las sesiones (ordinarias, extraordinarias i solemnes), y el funcionamiento de las Comisiones Ordinarias de trabajo.

Este importante documento debe ser aprobado mediante Ordenanza Municipal, tal como lo seala el numeral 12 del Art. 9 de la nueva Ley Orgnica de Municipalidades.

ROF
REGLAMENTO DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES

Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su visin, misin y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de cada uno rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

CMO SE DETERMINAN LAS FUNCIONES?

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A partir de la finalidad y de los objetivos bsicos en forma tal que se delimiten los campos de accin de las diferentes reas funcionales.

Deben permitir que los rganos cumplan con los propsitos de planeamiento, organizacin, direccin, coordinacin,ejecucin y control de sus actividades.

Adems................

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Deben de contribuir a definir los niveles de decisin en los procesos y procedimientos que competen al nivel de alta direccin, direccin ejecutiva y operativa y control de sus actividades.

Las funciones asignadas a cada dependencia deben ser homogneas y concordantes con los objetivos determinados para cada rgano de lnea o unidades orgnicas

Adems................

Para establecer las funciones contenidas en las disposiciones deber verificarse previamente si las necesidades sociales o situaciones de conflicto que dieron lugar a la creacin de la entidad, se mantienen o han tenido alguna variacin. La verificacin debe ser el resultado de los anlisis del diagnstico situacional u otros estudios de evaluacin de la organizacin.

.La derivacin de funciones se realizar teniendo en consideracin los siguientes aspectos:

A) Situacin actual de la entidad

B) La finalidad u objetivos estratgicos institucionales. D) El tipo de bienes y/o servicios que ofrece la entidad.

C) La naturaleza de las funciones conferidas

E) Las caractersticas de la poblacin

Las funciones podrn agruparse de acuerdo a uno de los tres criterios:

A) Determinacin de funciones por Sistemas

B) Por el Proceso Administrativo

C) Por Organos

DETERMINACIN DE LA NOMENCLATURA DE LOS RGANOS

PARA LA DIRECCION ALTA PARA ORGANOS DE PARA APOYO, LINEA ASESORA Y CONTROL. Concejo Municipal Direccin General Oficina General Alcalda Direccin Oficina Direccin Municipal Divisin Unidad Direccin Departamento Area Administrativa Seccin Equipo

CULES SON LAS VENTAJAS DE TENER EL ROF?

A) Establece las funciones que corresponden a los diferentes rganos de la Municipalidad. B) Clasifica y ordena las funciones de acuerdo a los tipos de rganos C) Tipifica las jerarquas de los cargos jefaturales. D) Facilita la formulacin del Cuadro para Asignacin del Personal (CAP) y de los Manuales de Organizacin y Funciones (MOF) E) Constituye un documento base para efectuar los procesos de reestructuracin que estime conveniente la Alta Direccin de la Municipalidad.

ESQUEMA DEL ROF

ndice Generalidades Introduccin

Ttulo I.- De la naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales.

Titulo II.- De la estructura, funciones de los rganos, facultades a atribuciones. Titulo III.- De las Relaciones Institucionales. Titulo IV.- De las disposiciones complementarias, transitorias y finales.

CAP
EL CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL

O tambin "Cuadro de Necesidades de Cargo". El CAP es un documento tcnico normativo de gestin institucional que prev los cargos necesarios previstos por la Alta Direccin para la entidad municipalidad de acuerdo a la estructura orgnica vigente para el normal funcionamiento en un perodo determinado en que pudiera regular.

Objeto y Finalidad

Objeto

Es establecer normas de carcter permanente para la Formulacin, Aprobacin, Revisin y Modificacin del Cuadro para Asignacin de Personal (CAP).

Finalidad

A) Establecer mecanismos de planeamiento estratgico B) Formalizar la planta orgnica de la entidad

Importancia

A) Determina los cargos, a travs de los cuales ser posible cumplir las funciones sealadas en el Reglamento de Organizacin y funciones y las metas indicadas en los planes de trabajo.

B) Es el punto de partida para elaborar el presupuesto de personal. La elaboracin del CAP debe obedecer a necesidades reales de los cargos que tiene una Municipalidad de acuerdo con sus objetivos, funciones, estructura orgnica y relaciones.

Adems.............

C) Seala las remuneraciones que se debe otorgar al personal, tomando como base la normatividad vigente y la disponibilidad presupuestal con que cuenta la municipalidad.

D) Siendo el CAP un documento que contiene el listado de cargos necesarios en la Municipalidad, permite efectuar la descripcin de los cargos para efectos de clasificarlos y de elaborar el MOF.

CMO SE ELABORA EL CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL?

A) Es recomendable elaborar el CAP, mediante un taller del equipo Directivo de la Municipalidad, presidido por el Titular de Pliego, Director Municipal, Jefe de Personal; segn sea el caso.

B) El Cuadro para Asignacin de Personal (CAP), se formular a partir de la estructura orgnica debidamente aprobada y se habr tomando como referencia la Ley de Creacin y/o Ley Orgnica, etc

Adems.............
C) El CAP, se formular nicamente hasta el tercer nivel organizacional, el mismo que supone el ejercicio de autoridad o mando sobre un conjunto de personas y/o sobre Unidades Orgnicas.

D) Para los efecto de normalizar la interpretacin del trmino Nivel Organizacional, las Oficinas de Racionalizacin o de Personal, debern entender por dicho concepto como el escaln o nivel que ocupa una Unidad Orgnica en la estructura de organizacin de la Entidad.

Adems.............
E) El CAP, ser formulado empleando la nomenclatura aprobada en los Cuadros Institucionales de Cargos Clasificados, en caso de no contar con dicho instrumento, emplearn la denominacin de cargo estructural, hasta que se efecte el proceso de Clasificacin de Cargos

F) El Cuadro de Asignacin de Personal, deber ser elaborado en formularios que responden al diseo e instrucciones que se presentan en Anexos de la Directiva N 005-84-INAP/DNR.

Adems.............
G) El Proyecto del CAP, deber estar acompaado con un informe de carcter tcnico donde se especifiquen y justifiquen el total de cargos y sus niveles jerrquicos por cada Organo de la Entidad; as como el puntajes asignados por Remuneraciones Complementarias al cargo. H) Debe estar formulado por: Ministerios Instituciones pblicas descentralizadas Universidades nacionales y Organismos autnomos del Estado -

MOF
MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

Es un instrumento normativo de gestin municipal que detalla y especifica las funciones que corresponde desarrollar a una determinada oficina. Los rganos que comprende y sus funciones; los cargos que conforman cada rgano, sus funciones, sus lneas de autoridad y responsabilidad y sus requisitos mnimos. Todas las dependencias de la Municipalidad debern contar obligatoriamente con sus respectivo MOF.

CUL ES LA UTILIDAD DEL MOF?

A) Determinar las funciones de manera especfica, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia. B) Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones formales que corresponda.

Adems.............

C) Ayuda a institucionalizar y perfeccionar la simplificacin administrativa, proporcionando informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en flujo de los procedimientos.

D) Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin.

Finalmente...

E) El MOF se elaborar independientemente en cada unidad orgnica de segundo nivel de organizacin, lo cual no quiere decir que debe compatibilizarse y consolidarse en el mbito institucional.

CUNDO SE DEBE ELABORAR EL MOF?

Preferentemente cuando la Municipalidad es grande o mediana; porque en este caso el volumen de funciones y de personal es mayor y se hace necesario desagregar con ms detalle las funciones y la composicin orgnica interna de cada Oficina, Direccin o Departamento.

CMO SE ELABORA EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

A) Las Jefaturas de cada una de la unidades orgnicas del segundo nivel organizacional de las entidades pblicas, elaborarn los correspondientes Manuales de Organizacin y Funciones en base a normas y orientaciones tcnicas que emita la respectiva Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces dentro del contexto dispuesto en la Directiva y tomando como punto de partida el correspondiente Cuadro Orgnico de cargos, elaborado en base al CAP.

Adems.............
B) El Responsable de la elaboracin del MOF, dispondr la recopilacin de la informacin relacionada con la ubicacin, funciones, lnea de autoridad y responsabilidad e informacin adicional sobre cada cargo o puesto de trabajo, a travs del denominado Formulario de Descripcin del Cargo para efectos de anlisis. C) La informacin recopilada podr ser verificado o complementarse con la investigacin realizada al desempeo de los trabajadores, entrevistas con funcionarios y servidores municipales y la observacin directa desarrollada a los trabajos.

Adems.............
D) Una vez analizada la informacin, las funciones de los cargos sern descritas en Hojas de Especificacin de Funciones individuales, teniendo en cuenta los siguientes elementos: - La accin a realizar, expresada en verbo infinitivo - Asunto sobre el que trata la accin; y

- El mbito formal del asunto cuando una mejor comprensin de la funcin lo hace necesario.

Finalmente..

E) Una vez formulado el Proyecto de MOF, ser enviado a la Oficina de Racionalizacin o Planificacin o la que haga sus veces, para que realice el anlisis tcnico correspondiente y formular las recomendaciones a que hubiere lugar. F) Las jefaturas correspondientes de cada unidad orgnica describir las funciones especficas de los cargos vacantes, reservados y aquellos que se encuentren previsto en el CAP.

CULES SON LAS SEMEJANZAS Y LAS DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF?

Ambos constituyen una respuesta a la pregunta!Qu se va hacer?

SEMEJANZAS

Ambos documentos recogen para su aplicacin, los principios de organizacin. El ROF es en el mbito de toda la Municipalidad y describe las funciones generales de cada uno de sus rganos. El MOF, comprende especficamente a un rgano determinado, llmese Oficina, Direccin, etc. y describe las funciones.

DIFERENCIAS

ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Presentacin Indice

Organigrama estructural del rgano

Cuadro Orgnico de Cargos Descripcin de Funciones Especficas a nivel de cargos Disposiciones Complementarias y Transitorias

MAPRO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Es un documento descriptivo y normativo que instruye e informa de manera detallada sobre las acciones que se siguen en la ejecucin de los procedimientos generados para cumplir determinadas funciones.

Este documento debe contener, informacin referida a:

- Su utilidad, alcance, aprobacin y actualizacin - Requisitos que se exigen en el procedimiento - Descripcin del procedimiento, indicando donde empieza y dnde termina, los rganos y las personas que participan, los documentos que se utilizan, el tiempo que se demora y el costo que demanda. Diagramacin de Procedimiento, indicando principalmente su secuencia; y - Modelos de solicitudes o formatos que se emplean.

CUL ES LA UTILIDAD DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?

A) Establece la secuencia de pasos que deben cumplir los diferentes rganos de la Municipalidad en la atencin de solicitudes B) Permite controlar si el personal utiliza los mtodos y los procedimientos preestablecidos en la ejecucin de sus funciones y minimizar esfuerzos, costos y tiempo. C) Proporcionar informacin al personal de la Municipalidad sobre sus responsabilidades e interrelaciones para la prestacin de servicios.

CARACTERISTICAS

A) Informacin completa, concisa y clara. B) Fcil manejo e identificacin. C) Pequeo volumen. D) Que permita intercambiar las hojas para su permanente actualizacin.

Contenido del manual de procedimientos

A) Introduccin B) Indice C) Datos Generales D) Objetivo E) Alcance F) Aprobacin y actualizacin

Escuela de Gobernabilidad CENTRO GUAMAN POMA